Lohnsteuern in Estland: Ein Leitfaden für Arbeitgeber

Wenn Sie ein estnisches Unternehmen führen – in Tallinn oder als E-Resident im Ausland – und Ihren ersten Mitarbeiter einstellen, sollten Sie von Anfang an wissen: Das Gehalt im Vertrag ist weder der Betrag, den der Mitarbeiter erhält, noch der Betrag, den das Unternehmen zahlt. Dieser Leitfaden erklärt verständlich, wie Lohnsteuern in Estland auf Gehälter und Löhne angewendet werden: welche Arbeitgeberabgaben zusätzlich anfallen, welche Arbeitnehmerabgaben einbehalten werden, was ein Mitarbeiter tatsächlich kostet und was monatlich einzureichen ist. Er behandelt Beschäftigte mit Arbeitsvertrag. Für Zahlungen an Sie selbst als Vorstandsmitglied oder Gesellschafter gelten andere Regeln, die unser Leitfaden zum Bezug von Zahlungen aus einer estnischen OÜ erläutert.

Bruttogehalt, Nettogehalt und Arbeitgeberkosten: die drei Zahlen

Jedes Gehalt in Estland umfasst drei Beträge:

• Bruttogehalt (brutopalk) ist der im Arbeitsvertrag festgelegte Betrag und die Grundlage für alle Lohnsteuern.
• Nettogehalt (netopalk) ist die Auszahlung, die nach Abzug von Einkommensteuer, Arbeitslosenversicherung und Rentenbeitrag auf dem Bankkonto des Mitarbeiters eingeht.
• Gesamte Arbeitgeberkosten (tööjõukulu) sind das Bruttogehalt zuzüglich der vom Unternehmen getragenen Lohnabgaben: Sozialsteuer und Arbeitgeberanteil der Arbeitslosenversicherung.

Wenn ein Bewerber sagt: „Ich möchte €2,000“, fragen Sie, welchen Betrag er meint. Estnische Stellenangebote nennen üblicherweise das Bruttogehalt; der Unterschied ist erheblich: €2,000 brutto entsprechen etwa €1,658 netto und €2,676 Gesamtkosten für das Unternehmen.

Estnische Lohnsteuern im Überblick

Der Arbeitgeber berechnet, behält ein, meldet und zahlt alle fünf Abgaben. Der Mitarbeiter muss während des Jahres nichts tun: Das Steuer- und Zollamt füllt seine Jahreserklärung anhand der Unternehmensmeldungen vorab aus.

Arbeitgeberabgaben in Estland: Sozialsteuer und Arbeitslosenversicherung

Sozialsteuer: 33 % vom Arbeitgeber gezahlt

Die Sozialsteuer von 33 % ist Estlands größte Lohnabgabe und überrascht ausländische Arbeitgeber oft. Sie wird vollständig vom Unternehmen gezahlt, niemals vom Mitarbeiter abgezogen, und ist nicht gedeckelt: Auf ein Gehalt von €10,000 fallen €3,300 Sozialsteuer an. Dafür ist der Mitarbeiter bei der estnischen Krankenkasse (Tervisekassa) versichert und erwirbt Ansprüche auf die staatliche Rente.

Die Mindestsozialsteuerpflicht

Die Sozialsteuer in Estland hat auch eine Untergrenze, die Mindestsozialsteuerpflicht. Für jeden Mitarbeiter, für den Sie Hauptarbeitgeber sind, ist Sozialsteuer mindestens auf einen staatlich festgelegten Monatsbetrag zu zahlen, derzeit €886. Das bedeutet mindestens €292.38 monatlich, auch bei niedrigerem Gehalt. Ein Teilzeitmitarbeiter mit €500 monatlich kostet das Unternehmen daher trotzdem die vollen €292.38; sehr kleine Teilzeitstellen sind in Estland dadurch unverhältnismäßig teuer. Beim Mindestlohn von derzeit €946 monatlich übersteigt die 33%-Abgabe bereits die Untergrenze.

Die Untergrenze gilt nicht für Mitarbeiter mit staatlicher Rente, Personen mit festgestellter teilweiser oder fehlender Arbeitsfähigkeit, Eltern eines Kindes unter drei Jahren oder von drei oder mehr Kindern unter 19 Jahren, Schüler und Studenten sowie Personen, die im Jahr vor der Einstellung mindestens sechs Monate arbeitslos gemeldet waren. Für sie zahlt das Unternehmen 33 % auf das tatsächliche Gehalt und bewahrt Nachweise auf. Bei mehreren Arbeitsverhältnissen gilt der Mindestbetrag beim Arbeitgeber, bei dem der Antrag auf Grundfreibetrag vorliegt.

Arbeitslosenversicherung des Arbeitgebers: 0.8 %

Der Arbeitgeberbeitrag zur Arbeitslosenversicherung von 0.8 % wird ohne Ober- oder Untergrenze auf das volle Bruttogehalt berechnet. Zusammen mit der Sozialsteuer beträgt der Arbeitgeberaufschlag 33.8 % des Bruttos. Damit sind die Arbeitgeber-Lohnabgaben in Estland vollständig: Es gibt keinen gesonderten Arbeitgeberbeitrag zur Rente oder Krankenversicherung.

Arbeitnehmerabgaben: Einkommensteuer, steuerfreies Einkommen und kapitalgedeckte Rente

Persönliche Einkommensteuer: einheitlich 22 %

Die Einkommensteuer auf Gehalt beträgt in Estland einheitlich 22 %: keine Steuerstufen, keine Kommunalsteuer, derselbe Satz bei €1,200 wie bei €12,000. Sie wird auf das Bruttogehalt abzüglich Arbeitslosenversicherungsbeitrag, Rentenbeitrag und des nachstehend erläuterten steuerfreien Einkommens berechnet und bei Auszahlung vom Arbeitgeber einbehalten.

Steuerfreies Einkommen: €700 monatlich

Vor Anwendung der 22 % zieht der Arbeitgeber den Grundfreibetrag (maksuvaba tulu) ab: €700 monatlich steuerfreies Einkommen (€776 im Rentenalter), für alle unabhängig vom Verdienst gleich. Der Arbeitgeber darf ihn jedoch nur anwenden, wenn der Mitarbeiter einen schriftlichen Antrag eingereicht hat – holen Sie ihn am ersten Arbeitstag ein. Er kann jeweils nur bei einem Arbeitgeber genutzt werden. Liegt das Monatsgehalt unter €700, wird der Freibetrag nur bis zur Gehaltshöhe angewendet; der ungenutzte Rest wird über die Jahressteuererklärung erstattet.

Arbeitslosenversicherung (1.6 %) und kapitalgedeckte Rente (2–6 %)

Der Arbeitslosenversicherungsbeitrag des Mitarbeiters von 1.6 % wird von jedem Gehalt einbehalten. Mitarbeiter im Rentenalter sind davon befreit, während der Arbeitgeberanteil von 0.8 % weiterhin gilt.

Die kapitalgedeckte Rente (kogumispension, die „zweite Säule“) ist ein persönliches Rentenkonto. Für Mitarbeiter, die nach einem festgelegten Stichtag geboren wurden, ist die Teilnahme grundsätzlich vorgesehen, mit Austrittsmöglichkeit. Mitglieder wählen 2 %, 4 % oder 6 % des Bruttos, die der Arbeitgeber einbehält; der Staat ergänzt weitere 4 Prozentpunkte aus der bereits vereinnahmten Sozialsteuer. Das Unternehmen zahlt nichts zusätzlich; die Lohnsoftware prüft Mitgliedschaft und Satz jedes Mitarbeiters automatisch im Rentenregister.

Was ein Mitarbeiter in Estland kostet: Brutto-Netto-Beispiele

Lohnabgaben bei Gehältern von €1,000 bis €5,000

Bevor Sie einen Gehaltsrechner nutzen, verwenden Sie die folgende Tabelle. Sie geht von einem Vollzeitmitarbeiter mit vorliegendem Antrag auf Grundfreibetrag und 2 % Rentenbeitrag aus.

Die Brutto-Netto-Berechnung von €2,000 Schritt für Schritt

Die letzte Spalte der ersten Tabelle zeigt den Steuerkeil: den Anteil der Arbeitgeberkosten, der in Steuern und Pflichtbeiträge statt in die Tasche des Mitarbeiters fließt. Lohnsteuern wiegen in Estland bei höheren Gehältern stärker, weil €700 steuerfreies Einkommen bei einem kleinen Gehalt einen größeren Anteil ausmachen. Für eine schnelle Budgetplanung: Die Kosten eines Mitarbeiters betragen Brutto × 1.338, und das Nettogehalt ungefähr 75 % des Bruttos plus €154.

Estnische Lohnabrechnung Monat für Monat: Beschäftigungsregister und TSD

1. Registrieren Sie den Mitarbeiter vor dem ersten Arbeitstag. Jedes Arbeitsverhältnis wird spätestens bei Arbeitsbeginn im Beschäftigungsregister (töötamise register) in e-MTA, dem Selbstbedienungsportal des Steuer- und Zollamts, eingetragen. Dieser Eintrag verschafft dem Mitarbeiter die Krankenversicherung: Wer noch nicht versichert ist, erhält Schutz nach einer Wartezeit von 14 Tagen ab dem Registrierungsdatum; dieser gilt noch zwei Monate nach Ende des Arbeitsverhältnisses.
2. Holen Sie den Antrag auf Grundfreibetrag ein. Ohne ihn müssen Sie 22 % auf das gesamte Gehalt einbehalten.
3. Zahlen Sie das Nettogehalt aus. Behalten Sie bei Auszahlung, normalerweise monatlich, Einkommensteuer, 1.6 % Arbeitslosenversicherung und den Rentenbeitrag ein.
4. Reichen Sie die TSD-Erklärung bis zum 10. des Folgemonats ein. Die TSD (tulu- ja sotsiaalmaksu deklaratsioon) ist die einheitliche monatliche Erklärung für Einkommensteuer, Sozialsteuer, Arbeitslosenversicherung und Rentenbeiträge aller vergüteten Personen. Sie wird in e-MTA manuell oder direkt aus der Buchhaltungssoftware eingereicht.
5. Zahlen Sie sämtliche Lohnabgaben bis zu demselben 10. Die Zahlung erfolgt auf das Vorauszahlungskonto des Unternehmens beim Steuer- und Zollamt. Im März gezahlte Gehälter werden bis 10. April gemeldet und gezahlt; ab dem Folgetag fallen Zinsen an. Die estnische Lohnsteuer folgt dem Zuflussprinzip: Entscheidend ist der Auszahlungsmonat, nicht der Monat, in dem das Gehalt verdient wurde.

Ein Unternehmen, das in einem Monat niemanden bezahlt, reicht für diesen Monat nichts ein. Der Ablauf ist derselbe, ob Sie einen oder fünfzig Mitarbeiter beschäftigen.

Lohnsteuern für nichtansässige und Remote-Mitarbeiter

Ausländische Mitarbeiter sind in vom Ausland aus geführten estnischen Unternehmen häufig. Die Regel ist einfach: Entscheidend ist eher der Ort der tatsächlichen Arbeitsleistung als Pass des Mitarbeiters oder Eintragung des Unternehmens.

• Ein nichtansässiger Mitarbeiter, der in Estland arbeitet, wird wie ein Ansässiger besteuert: 33 % Sozialsteuer, 22 % Einkommensteuer, Arbeitslosenversicherung und gegebenenfalls kapitalgedeckte Rente. Der Freibetrag von €700 darf an der Quelle nur angewendet werden, wenn der Mitarbeiter in einem anderen EWR-Staat ansässig ist, einen Antrag gestellt hat und beim Steuer- und Zollamt eine Ansässigkeitsbescheinigung seiner heimischen Steuerbehörde registriert ist; andernfalls wird Einkommensteuer ab dem ersten Euro einbehalten. Wer sich innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten 183 Tage oder mehr in Estland aufhält, wird unabhängig von der Staatsangehörigkeit estnischer Steueransässiger.
• Ein Remote-Mitarbeiter, der aus einem anderen Land arbeitet, erzielt kein estnisches Quelleinkommen; daher wird keine estnische Einkommensteuer einbehalten, sondern er wird am Arbeitsort besteuert. Für die Sozialversicherung gilt dieselbe Logik. Nach den EU-Koordinierungsregeln ist ein Mitarbeiter in einem anderen EU-, EWR- oder Schweizer Staat dort versichert; das estnische Unternehmen muss sich meist als ausländischer Arbeitgeber registrieren und dortige Beiträge statt estnischer Sozialsteuer zahlen. Außerhalb der EU hängt es davon ab, ob Estland mit dem betreffenden Land ein Sozialversicherungsabkommen hat.
• e-Residency ändert daran nichts. Sie ermöglicht E-Residenten die Online-Führung des Unternehmens, befreit es aber weder in Estland noch anderswo von Lohnabgaben.

Fünf Lohnabrechnungsfehler neuer Arbeitgeber

• Mit dem Brutto statt den Arbeitgeberkosten zu budgetieren. Multiplizieren Sie vor einem Angebot mit 1.338.
• Teilzeit als proportional günstiger anzusehen. Die Mindestsozialsteuer von €292.38 gilt je Mitarbeiter, nicht je Stunde.
• Den Antrag auf steuerfreies Einkommen zu vergessen. Der Mitarbeiter erhält monatlich €154 weniger und macht das Unternehmen verantwortlich.
• Vorteile statt Gehalt zu zahlen. Sachleistungen wie Firmenwagen, Wohnraum oder übernommene private Ausgaben sind Nebenleistungen (erisoodustus). Sie werden auf Unternehmensebene mit Einkommensteuer 22/78 zuzüglich 33 % Sozialsteuer auf den hochgerechneten Betrag besteuert: rund €70 Steuer je €100 Vorteil – mehr als Gehalt kosten würde.
• Einen Mitarbeiter als Auftragnehmer zu bezeichnen. Ein „Freelancer“, der Ihrer estnischen OÜ Rechnungen stellt, aber feste Arbeitszeiten nach Weisung des Unternehmens hat, wird vom Steuer- und Zollamt als Mitarbeiter eingestuft – mit Nachsteuern und Zinsen.

Lohnbuchhaltung für Ihr estnisches Unternehmen

Die estnische Lohnabrechnung ist strukturell einfach, bei Fristen jedoch streng. Das Buchhaltungsteam von Eesti Firma registriert Ihre Mitarbeiter, berechnet Nettogehalt und Arbeitgeberkosten, wendet steuerfreies Einkommen und Rentensätze korrekt an, reicht die TSD monatlich ein und berät zur Steuerlage nichtansässiger und Remote-Mitarbeiter. Unser Buchhaltungsservice für estnische Unternehmen umfasst die Lohnabrechnung als Teil der monatlichen Buchführung; Gründern können wir zudem gemeinsam mit der Unternehmensgründung in Estland die Beschäftigungsstruktur planen.

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