So ändern Sie die Geschäftsanschrift einer estnischen Gesellschaft

Gesellschaften ziehen aus gewöhnlichen Gründen um: wegen eines neuen Büros, eines Gründers, der Estland verlässt, eines Anschriftanbieters, der schließt, oder eines Wechsels von der bei der Unternehmensgründung angegebenen Wohnanschrift zu einer professionellen Anschrift. Unabhängig vom Grund muss der Vorstand die eingetragene Anschrift aktualisieren, denn bis zur Änderung des Eintrags geht amtliche Post weiterhin an die alte Anschrift. Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie Ihre Geschäftsanschrift in Estland ändern: Das Verfahren selbst ist kurz; unterschiedlich sind die erforderlichen Unterlagen.

Drei Situationen, drei Dokumentensätze

Welche Unterlagen das e-Business-Register bei der Änderung einer eingetragenen Anschrift verlangt, hängt davon ab, wohin die Gesellschaft zieht. Entscheidend ist die kommunale Gebietskörperschaft: eine Stadt (linn) oder Landgemeinde (vald).

Ein Umzug innerhalb Tallinns, etwa von Kesklinn nach Lasnamäe, erfordert nur wenige Klicks und eine Unterschrift. Ein Umzug von Tallinn nach Tartu ändert den Gesellschaftsvertrag, weil dieser nach dem Handelsgesetzbuch den Sitz der Gesellschaft angibt. Auch eine ausländische Anschrift ist nach dem Handelsregistergesetz zulässig, sofern die Gesellschaft eine zugelassene Kontaktperson in Estland hat.

So ändern Sie eine Geschäftsanschrift im e-Business-Register

1. Melden Sie sich mit Ihrer ID-Karte, e-Residency-Karte, Mobile-ID oder Smart-ID an, öffnen Sie My dashboard, wählen Sie die Gesellschaft und klicken Sie auf Change data.
2. Ersetzen Sie im Bereich Contacts die eingetragene Anschrift. Estnische Anschriften werden aus dem nationalen Anschriftensystem ausgewählt; eine ausländische Anschrift wird manuell eingegeben. Wechselt auch die Kontaktperson, entfernen Sie die alte und fügen Sie die neue mit dem Enddatum ihrer Amtszeit hinzu. Prüfen Sie auch die E-Mail-Adresse: Das Register sendet seine Mitteilungen dorthin.
3. Wenn sich die Gemeinde ändert oder die Anschrift ins Ausland verlegt wird, laden Sie im Bereich Articles of association den neuen Gesellschaftsvertrag und unter Documents den Gesellschafterbeschluss hoch, beide digital unterzeichnet. Nach Einreichung werden beide öffentlich.
4. Unterzeichnen Sie den Antrag. Die Unterschrift eines Vorstandsmitglieds genügt, sofern das Register nicht ausweist, dass Vorstandsmitglieder nur gemeinsam handeln dürfen.
5. Zahlen Sie die staatliche Gebühr, sofern eine fällig ist, über den Banklink im Portal. Der Antrag wird anschließend automatisch eingereicht.
6. Der Registerführer entscheidet innerhalb von einem bis fünf Arbeitstagen.

Einreichung ohne e-Residency-Karte

Ein Vorstandsmitglied ohne estnische digitale Signatur kann den Antrag nicht online einreichen. Die Alternative ist ein estnischer Notar, der ihn im Namen der Gesellschaft einreicht: Sie unterzeichnen im Notarbüro, erteilen einem Vertreter in Estland eine Vollmacht oder unterzeichnen die Dokumente auf Papier. Dieser Weg verlängert den Vorgang um Tage statt um Wochen. Es ist eine normale, bewährte Option und keine Ausweichlösung: Viele Gründer ohne e-Residency reichen jede Änderung auf diesem Weg ein, und wir organisieren dies für unsere Kunden.

Was das Portal nicht verlangt

Das Formular verlangt keinen Nachweis, dass Sie die neue Anschrift nutzen dürfen, und in der Praxis fordert der Registerführer ihn anschließend fast nie an. Das macht die Anschrift nicht zu einer Formalität: Das wissentliche Einreichen falscher Daten im Register ist strafbar, und das Vorstandsmitglied ist dafür verantwortlich. Bewahren Sie einen Mietvertrag, die schriftliche Einwilligung des Eigentümers oder einen Vertrag mit einem Anbieter für Geschäftsanschriften auf, denn eine Bank wird sicherlich einen solchen Nachweis verlangen.

Ist die Gesellschaft unter der Anschrift nicht erreichbar, kann der Registerführer sie löschen, die Kontaktschwierigkeiten auf der Registerkarte der Gesellschaft vermerken und, wenn nichts behoben wird, die Auflösung der Gesellschaft veranlassen. Unser Leitfaden zum Anschriftnachweis für eine estnische Gesellschaft erläutert, welche Dokumente Banken akzeptieren.

Wechsel Ihres Anschriftanbieters

Viele Anschriftänderungen sind gar keine Umzüge, sondern ein Wechsel von einem Anbieter für Geschäftsanschriften zu einem anderen. Sie benötigen nicht die Zustimmung des alten Anbieters, um zu wechseln; Sie müssen nur den Vertrag gemäß seinen Bedingungen kündigen. Prüfen Sie daher die Kündigungsfrist vor der Einreichung. Lassen Sie den alten Dienst weiterlaufen, bis der neue Eintrag im Register erscheint, da die Gesellschaft sonst einige Tage keine funktionsfähige Anschrift hat.

Wird der neue Anbieter zugleich Ihre Kontaktperson, ändert sich der Eintrag der Kontaktperson im selben Antrag. Diese Änderung löst die staatliche Gebühr von 25 € aus, auch wenn die neue Anschrift in derselben Stadt liegt. Die Gebühr wird pro Antrag und nicht pro Änderung erhoben. Ändern sich also zugleich ein Vorstandsmitglied oder die E-Mail-Adresse, bleiben es insgesamt 25 €.

Ein weiterer Punkt für Gesellschaften mit ausländischer Anschrift: War der alte Anbieter Ihre Kontaktperson und zieht seine Bestellung zurück, setzt der Registerführer eine Frist zur Bestellung einer neuen Kontaktperson und kann die Gesellschaft drei Monate nach Ablauf dieser Frist löschen. Organisieren Sie daher den Ersatz, bevor der alte Eintrag verschwindet.

Nach dem Eintrag: Wer die neue Anschrift noch benötigt

Staatliche Behörden, einschließlich des Steuer- und Zollamts, übernehmen die Anschrift der Gesellschaft aus dem estnischen Handelsregister (Äriregister), sodass Sie dort nichts einreichen müssen. Ihre Bank, Kunden, Lieferanten und die Post benötigen jedoch eine Mitteilung von Ihnen; die Bank wird üblicherweise ein Dokument verlangen, das die neue Anschrift belegt.

Änderung Ihrer Anschrift mit Eesti Firma

Ob die neue Anschrift in derselben Stadt, in einer anderen Gemeinde oder im Ausland liegt: Wir bereiten den Beschluss und den geänderten Gesellschaftsvertrag vor und reichen die Änderung für Sie ein. Hat niemand im Vorstand eine e-Residency-Karte, organisieren wir den Weg über den Notar. Benötigen Sie die Anschrift selbst, platziert unser Service für Geschäftsanschriften Ihre Gesellschaft im Kadrioru Plaza in Tallinn; für eine im Ausland eingetragene Gesellschaft handeln wir als zugelassene Kontaktperson. Unser virtuelles Büro in Tallinn ergänzt dies um die Postbearbeitung: Eingehende Post wird empfangen, eingescannt und an Sie weitergeleitet.

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