Keine gültige e-Residency-Karte? Ihr estnischer Jahresabschluss (majandusaasta aruanne) kann trotzdem eingereicht werden

In jeder Berichtssaison stellen uns e-residents dieselbe Frage: „Meine e-Residency-Karte funktioniert nicht mehr – wie reiche ich den Jahresabschluss ein?“ Das ist eine berechtigte Sorge, da fast alle estnischen E-Services mit einer digitalen Signatur funktionieren. Eine fehlende Karte ist jedoch ein praktisches, kein rechtliches Problem, und es gibt einen bewährten Weg darum herum.

Wenn Sie nicht mit Ihrer e-Residency-Karte unterschreiben können

• Die Karte ist abgelaufen. Ihre Zertifikate funktionieren nicht mehr, und die Ausstellung sowie Abholung einer Ersatzkarte für e-Residency braucht Zeit – manchmal mehr Zeit, als Ihnen bis zur Frist bleibt.
• Die Karte ist verloren, gestohlen oder gesperrt. Sobald ihre Zertifikate gesperrt sind, können Sie damit nicht mehr unterschreiben.
• Sie hatten nie eine. Beispielsweise wurde Ihr Unternehmen ohne e-Residency gegründet, und Sie haben überhaupt keine estnische digitale ID.

Jahresabschluss ohne e-Residency-Karte: Was sich ändert

Normalerweise meldet sich das Mitglied der Geschäftsleitung mit seiner Karte im e-Business Register an, gewährt dem Buchhalter Zugang zum Abschluss des Unternehmens und unterschreibt ihn digital, sobald er fertig ist. Ohne funktionierende Karte ist keiner der beiden Schritte möglich: Sie können niemandem Zugang gewähren und nicht online unterschreiben.

Das ist keine Sackgasse. Unser Buchhalter erstellt den Jahresabschluss einfach außerhalb des Portals als PDF, das nach estnischen Rechnungslegungsstandards ausgearbeitet wird. Sobald Sie ihn unterschrieben haben, kümmern wir uns um die Einreichung. Mit anderen Worten: „keine Karte“ bedeutet nicht „kein Abschluss“; der Abschluss gelangt lediglich auf einem anderen Weg zum Register.

So wird der Abschluss über einen Notar eingereicht

Kann ein Abschluss nicht elektronisch unterzeichnet und eingereicht werden, verweist das Register selbst Unternehmen an einen estnischen Notar, der den Abschluss im Namen des Unternehmens einreicht. Je nachdem, wo Sie sich befinden und was der Notar akzeptiert, gibt es drei Möglichkeiten zu unterschreiben:

• Bei einem Notar. Das Mitglied der Geschäftsleitung unterschreibt den Abschluss persönlich, und der Notar übermittelt ihn an das Register.
• Mit einer Vollmacht. Das Mitglied der Geschäftsleitung bevollmächtigt uns, die Einreichung beim Notar zu erledigen; eine Reise nach Estland ist daher nicht erforderlich.
• In Papierform per Post. Das Mitglied der Geschäftsleitung unterschreibt den ausgedruckten Abschluss handschriftlich und sendet ihn uns per Post. Anschließend leiten wir ihn an einen Notar weiter, der handschriftlich unterzeichnete Abschlüsse akzeptiert. Dies ist häufig die einfachste Option.

Sie müssen nicht selbst herausfinden, welche Option am besten zu Ihnen passt: Wir empfehlen Ihnen eine auf Grundlage Ihrer Situation.

Schritt für Schritt: vom PDF zum eingereichten Abschluss

1. Sie teilen uns mit, dass Ihre Karte nicht verwendet werden kann, und senden uns Ihre Buchhaltungsunterlagen.
2. Unser Buchhalter erstellt den Jahresabschluss als PDF.
3. Sie müssen nur eines tun: bei einem Notar unterschreiben, uns eine Vollmacht erteilen oder den Abschluss auf Papier unterschreiben und uns per Post senden.
4. Wir organisieren die Einreichung mit dem Notar und informieren Sie, sobald der Abschluss im Register eingetragen ist.

Die Frist für den Jahresabschluss ist mit oder ohne funktionierende Karte gleich, und per Post versandte Unterlagen brauchen Zeit, um anzukommen. Je früher Sie sich bei uns melden, desto weniger Eile entsteht.

Karte abgelaufen? Wir organisieren die notarielle Einreichung für Sie

Was auch immer mit Ihrer Karte passiert ist: Ihr Jahresabschluss wird eingereicht. Wir erstellen den Abschluss, kümmern uns um den Notar und bestätigen das Ergebnis; Sie müssen nur unterschreiben. Sehen Sie, was unser Service für Jahresabschlüsse umfasst, oder senden Sie uns eine kurze Nachricht mit Ihrer Situation.

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