¿Qué pasa con su empresa en Estonia y su dinero si llega una crisis?

Elegir el país de su empresa es una decisión a largo plazo. Por eso es lógico preguntarse hasta qué punto ese país protege sus registros y qué le ocurriría a una empresa en Estonia ante una crisis. Los fundadores extranjeros nos plantean a menudo una pregunta sencilla: ¿es segura mi empresa estonia? Y es una pregunta razonable para cualquier jurisdicción.

La respuesta es la misma para todas las empresas estonias, pero la pregunta suele preocupar más a los propietarios que viven en el extranjero, y en especial a los e-residentes. Muchos nunca han estado en Estonia, no tienen socios locales y solo ven su empresa a través de un lector de tarjetas y unas cuantas páginas web. Cuando la empresa parece existir solo en formato digital, es fácil preguntarse qué quedaría de ella si esas webs dejaran de funcionar.

La buena noticia es que esta pregunta tiene una respuesta muy práctica. Estonia, miembro de la Unión Europea, de la zona del euro y de la OTAN, fue el primer país del mundo en guardar una copia de seguridad de sus registros estatales en el extranjero. Anticiparse forma parte de la manera en que Estonia gestiona su Estado digital. Una empresa bien dirigida hace lo mismo cuando mantiene copias de seguridad y un plan B: no porque espere problemas, sino porque es lo propio de una buena gestión.

Este tipo de preparación es una señal de fortaleza. Cuanto más cuidadosamente está diseñado un sistema para seguir funcionando en cualquier situación, más fiable es en el día a día. Y cuanto más fiable es, con más confianza puede usted construir un negocio sobre él.

En este artículo le explicamos con palabras sencillas cómo funciona el sistema estonio y qué pequeños hábitos ayudan a que su empresa funcione sin contratiempos, viva donde viva.

De qué se compone toda empresa estonia

La forma más fácil de responder a la pregunta es descomponer la empresa en sus piezas. Consta de cuatro elementos, y ninguno depende de que las webs estonias estén en línea:

• Su existencia jurídica. La empresa existe conforme al Derecho estonio desde el momento en que se inscribió en el Registro Mercantil.
• Sus datos. Los datos oficiales de la empresa constan en el Registro Mercantil y tienen una copia de seguridad fuera de Estonia.
• Su dinero. El dinero de la empresa está en un banco o en un proveedor de servicios de pago, a menudo en otro país de la UE.
• Su administración. Usted y, en su caso, los demás administradores dirigen la empresa. Esas facultades derivan de la ley y de la inscripción registral, no del lugar donde usted se encuentre.

Para un propietario que vive en el extranjero, el principal vínculo con Estonia es el acceso digital: la tarjeta de e-Residency o la tarjeta de identidad estonia, el e-äriregister (portal en línea del Registro Mercantil) y los servicios en línea de la Agencia Tributaria y Aduanera de Estonia (EMTA). En momentos difíciles, ese acceso podría interrumpirse durante un tiempo. Las secciones siguientes repasan las cuatro piezas una a una y muestran lo que realmente le ocurre a una empresa estonia ante una crisis: el acceso puede quedar en pausa, pero la empresa sigue existiendo.

Su empresa existe jurídicamente, no en un servidor

Su OÜ estonia nació con su inscripción en el Registro Mercantil, el listado oficial de sociedades del país. Solo deja de existir si el registrador la cancela, y eso únicamente puede ocurrir mediante un procedimiento previsto en la ley, nunca porque un sistema esté fuera de línea.

Por tanto, que los servicios en línea no estén disponibles no cambia nada en cuanto a quién es el propietario de su empresa ni quién la dirige. Una caída del servidor no transfiere sus participaciones a otra persona, no le cesa como administrador ni anula sus contratos. Cuando los sistemas vuelven a funcionar, todo está exactamente como estaba.

Continuidad jurídica: el Estado estonio respalda su empresa

El Derecho en el que se basa su empresa es el de la República de Estonia, y sigue vigente mientras exista el Estado estonio y otros países lo reconozcan. Es un principio básico del Derecho internacional y ofrece a los propietarios de empresas un alto grado de seguridad jurídica. Además, el Derecho de sociedades estonio se apoya en normas comunes a toda la UE.

Estonia concede gran importancia a la continuidad jurídica, y su propia historia explica por qué. Se considera la misma república fundada en 1918, no un país nuevo. Durante medio siglo, varios países occidentales, con Estados Unidos a la cabeza, siguieron reconociendo esa república, y su consulado general en Nueva York nunca dejó de funcionar. En 1991, su independencia se restauró precisamente sobre la base de esta continuidad.

La embajada de datos de Estonia en Luxemburgo: dónde se guarda la copia del Registro Mercantil

Las grandes empresas guardan copias de seguridad de sus datos en una segunda ubicación. Estonia, que presta en línea casi todos sus servicios públicos, aplica el mismo principio a todo el Estado y lo llama continuidad digital. Su solución es la embajada de datos, la primera de este tipo en el mundo.

Dicho de forma sencilla, es un centro de datos de alta seguridad en Luxemburgo donde Estonia guarda copias de sus registros más importantes. Funciona desde 2019 y alberga, entre otras, copias de estos registros:

• el Registro Mercantil, donde está inscrita su empresa;
• el registro de población;
• el registro de la propiedad;
• la base de datos de documentos de identidad;
• el registro tributario.

La idea no es solo almacenar copias. Si fuera necesario, Estonia puede restaurar sus datos y mantener en funcionamiento sus servicios más importantes desde fuera del país.

La embajada de datos sigue el mismo principio de continuidad jurídica. El acuerdo entre Estonia y Luxemburgo le otorga una protección similar a la de una embajada: ningún funcionario, policía o tribunal luxemburgués puede acceder a ella sin el permiso de Estonia. Los datos allí almacenados se consideran archivos de la República de Estonia. Si el acuerdo llegara a extinguirse, los datos solo se entregarían a los representantes legítimos del Estado estonio.

Usted nunca tendrá que iniciar sesión en la embajada de datos. Lo que le aporta es sencillo: el registro oficial de su empresa también existe fuera de Estonia y permanece siempre en manos del Estado estonio.

¿Está seguro el dinero de su empresa? Cuentas bancarias y proveedores de pago

Hay una idea clave que conviene recordar: su dinero está donde está su banco o su proveedor de pagos, no donde está inscrita su empresa.

Muchas empresas estonias, sobre todo las de propietarios extranjeros, tienen su dinero en un proveedor de servicios de pago de otro país de la UE. En ese caso, el dinero está protegido por las normas del país en el que el proveedor tiene licencia, y el proveedor está sujeto a la supervisión del regulador financiero de ese país. Además, el Derecho de la UE obliga a estos proveedores a salvaguardar los fondos de sus clientes manteniéndolos separados de los suyos propios. Así, el dinero queda a salvo incluso si el propio proveedor atraviesa dificultades financieras. Nuestra guía sobre cuentas bancarias para empresas de no residentes explica las opciones.

Si su cuenta está en un banco estonio, sus depósitos están protegidos por el sistema de garantía de depósitos de Estonia hasta 100.000 € por banco. Esto se aplica también a las empresas, no solo a los particulares. Si un banco quiebra, los depósitos se reembolsan en un plazo de siete días hábiles. La misma protección de 100.000 € rige en todos los países de la UE.

Un hábito sensato para cualquier negocio es tener dos cuentas en dos proveedores distintos, por ejemplo en dos países de la UE. Descargue sus extractos de vez en cuando para disponer siempre de su propia copia de los movimientos.

Cómo dirigir su empresa estonia a distancia en una crisis

No hace falta estar en Estonia para llevar una empresa estonia. Muchos propietarios residen fuera y lo gestionan todo en línea; nuestro artículo sobre cómo dirigir una empresa estonia viviendo en el extranjero explica cómo funciona.

Este mismo esquema sigue funcionando en una crisis, aunque los servicios en línea no estén disponibles temporalmente. Sus derechos como administrador no dependen de que funcione ninguna web. Puede seguir firmando contratos, pagando facturas y tomando decisiones, y los trámites en línea podrán hacerse cuando los sistemas vuelvan a funcionar.

¿Es segura la e-Residency? Su tarjeta es una llave, no la empresa

La respuesta corta es sí, y la razón está en su diseño. Su tarjeta de e-Residency, como la tarjeta de identidad estonia, le permite iniciar sesión y firmar documentos digitalmente. Su empresa no está dentro de la tarjeta ni depende de ella. Si durante un tiempo no puede firmar con la tarjeta, usted sigue siendo administrador con los mismos derechos.

Estonia ya ha demostrado cómo gestiona una situación así. En 2017 se detectó una vulnerabilidad en los chips de las tarjetas de identidad estonias, incluidas las de e-Residency. Como medida de precaución, el Estado desactivó temporalmente las funciones en línea de las tarjetas afectadas (el inicio de sesión y la firma digital) hasta que sus titulares instalaran una actualización. La actualización podía instalarse en línea, desde cualquier lugar, y cada tarjeta volvía a funcionar en cuanto se actualizaba.

Tres hábitos para la continuidad del negocio

• Mantenga actualizada en el registro la dirección de correo electrónico de su empresa. Las notificaciones oficiales se envían por correo electrónico.
• No dependa de una sola persona. Si es el único administrador y durante un tiempo no puede firmar, por ejemplo mientras renueva su tarjeta, la empresa tiene que esperar. Una segunda persona con facultad de firma resuelve el problema.
• No pierda de vista su tarjeta. Si firma con una tarjeta de e-Residency, sepa cuándo caduca y cómo renovarla. Nuestra guía sobre qué ocurre cuando caduca una tarjeta de e-Residency se lo explica paso a paso.

Lista de comprobación de continuidad del negocio para propietarios de empresas estonias

Su empresa estonia, preparada ante una crisis con Eesti Firma

La mayor parte de lo que protege a una empresa estonia en una crisis ya está previsto en el Derecho estonio y en el de la UE. El resto es simplemente buena organización, y ahí es donde ayuda un socio local fiable. Eesti Firma es un proveedor autorizado de servicios fiduciarios y societarios (TCSP) con sede en Tallin. Ofrecemos domicilio social a empresas gestionadas desde el extranjero, llevamos su contabilidad y las asesoramos en cuestiones societarias con nuestros servicios jurídicos. ¿Quiere que revisemos cómo está organizada su empresa? Podemos comprobar quién tiene facultad de firma, dónde está su dinero y qué documentos tiene: solo tiene que enviarnos una solicitud.

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