Comment démissionner de l’organe de direction lorsque les associés ne font rien

Figurer comme membre de l’organe de direction d’une société que vous ne contrôlez plus est inconfortable. Les propriétaires ont cessé de répondre, les comptes annuels sont en retard, les courriers du Tax and Customs Board continuent d’arriver et votre nom apparaît toujours dans le registre du commerce estonien (Äriregister). Chaque obligation d’un dirigeant continue de vous incomber.

Le droit estonien ne permet pas aux associés de maintenir contre son gré un membre de l’organe de direction en fonction. Vous n’avez besoin ni de leur décision, ni de leur signature, ni même de leur réponse pour démissionner de l’organe de direction d’une société estonienne. Vous devez toutefois disposer de preuves documentaires irréprochables, car le registre du commerce estonien (Äriregister) ne supprimera votre nom que s’il constate que vous avez correctement démissionné et que la société n’a pas agi. Les règles générales de nomination et de révocation des dirigeants figurent dans notre guide sur l’organe de direction d’une société estonienne ; cet article traite de la procédure de départ lorsque les propriétaires restent silencieux.

Votre droit de démissionner ne dépend pas des associés

Le Code de commerce estonien (äriseadustik) prévoit qu’un membre de l’organe de direction peut démissionner, quel qu’en soit le motif, en notifiant l’organe qui l’a nommé. Dans une OÜ sans organe de surveillance, cet organe est constitué des associés. Aucune décision des associés n’est nécessaire, aucun motif ne doit être fourni et personne ne doit donner son accord. La démission est un acte unilatéral, accompli lorsque votre notification parvient aux associés. Le moment choisi peut toutefois compter pour une entreprise active. Quitter une société active à un moment qui lui cause un préjudice peut lui ouvrir droit à des dommages-intérêts, mais cette question concerne l’argent, non votre droit de partir.

La date indiquée dans la notification compte plus qu’on ne le pense. Votre mandat prend fin à la date mentionnée dans votre notification, et non le jour où l’inscription au registre est modifiée. L’inscription au registre du commerce estonien (Äriregister) est déclarative : elle informe le public mais ne crée ni ne met fin au mandat. L’écart entre ces deux dates explique l’importance des preuves, car, vis-à-vis des banques, cocontractants et autorités, vous êtes présumé être le dirigeant jusqu’à ce que le registre indique le contraire.

Étape 1 : notifier les associés d’une manière prouvable

La notification constitue le fondement de toute la démission d’un membre de l’organe de direction. Elle doit faire deux choses simultanément : mettre fin à votre mandat à une date claire et donner aux associés une action concrète à effectuer.

Ce que doit indiquer la notification

Indiquez que vous démissionnez de l’organe de direction de la société, précisez son nom et son code d’immatriculation, ainsi que la date exacte à compter de laquelle vous n’exercez plus ce mandat et n’agirez plus pour la société. Demandez ensuite aux associés de nommer un nouveau membre de l’organe de direction et de déclarer votre révocation au registre du commerce estonien (Äriregister) dans un délai déterminé, généralement de deux à quatre semaines.

La date est l’élément que les personnes omettent le plus souvent. Une notification disant seulement « Je souhaiterais démissionner » invite à débattre de la question de savoir si, et quand, vous êtes réellement parti. Une notification précisant « mon mandat prend fin le 15 novembre et, à compter de cette date, je ne représente plus la société » ne laisse aucune place à la discussion. C’est la formulation que le registre recherchera ultérieurement.

Où l’envoyer

Envoyez la notification par e-mail à l’adresse officielle de la société figurant dans le registre e-Business et à chaque adresse e-mail personnelle d’associé dont vous disposez. Si vous avez des adresses postales, envoyez-la également par lettre recommandée. Ce qui compte, ce sont les preuves : conservez les e-mails envoyés avec leurs en-têtes, les éventuels accusés de lecture et les justificatifs de suivi postal.

Si un associé est lui-même une société, écrivez à son adresse e-mail enregistrée et aux membres de son organe de direction. Lorsque certains associés sont absolument impossibles à joindre, notifier la majorité est considéré comme suffisant, mais conservez une note des tentatives ayant échoué. Et si vous êtes l’unique membre de l’organe de direction, utilisez la même notification pour convoquer une assemblée des associés afin d’élire votre remplaçant. Cela ne coûte rien et montre au registre que vous avez offert aux propriétaires une solution concrète.

Étape 2 : laisser aux associés le temps d’agir

Après la notification, attendez l’expiration du délai que vous avez fixé. Les associés sont responsables de la nomination d’un nouveau membre de l’organe de direction et de la déclaration de la modification, et le registre voudra constater qu’ils ont eu une possibilité équitable de le faire.

Profitez de ce temps pour vous protéger. Remettez les documents comptables, contrats et identifiants d’accès à un associé ou au comptable de la société, et conservez une trace de ce que vous avez remis et de la date. Si une déclaration fiscale ou des comptes annuels arrivent à échéance avant votre date de départ et que vous pouvez les déposer, faites-le. L’obligation d’organiser la comptabilité incombe au membre de l’organe de direction en fonction à ce moment-là. Informez la banque de la société de votre démission et de sa date d’effet ; les banques ne surveillent pas le registre et continueront sinon à vous traiter comme signataire.

Si les associés déclarent la modification à temps, votre démarche est terminée et le registre affichera le nouveau membre de l’organe de direction. S’ils restent silencieux, passez à la troisième étape.

Étape 3 : demander au registre du commerce de corriger l’inscription

Lorsque les associés n’agissent pas, vous saisissez vous-même le registre du commerce estonien (Äriregister). Le Code de commerce prévoit que lorsqu’une inscription concernant un membre de l’organe de direction est devenue inexacte à la suite d’une démission, le greffier peut la corriger sans demande de la société. Dès lors que le registre est convaincu de votre démission, les associés ne sont plus nécessaires du tout.

La demande est une déclaration libre adressée au service du registre du tribunal de comté de Tartu, qui tient le registre du commerce estonien (Äriregister). Expliquez que vous avez démissionné à une date donnée, que vous avez notifié les associés à une date donnée, qu’ils n’ont pas déclaré la modification et que vous demandez au greffier de supprimer votre inscription comme membre de l’organe de direction. Joignez la notification de démission et la preuve qu’elle est parvenue aux associés. Signez la déclaration électroniquement avec une carte d’identité estonienne ou une carte e-Residency. Sans signature électronique, signez-la sur papier devant un notaire, qui certifiera votre signature, puis envoyez-la par courrier ; la certification d’un notaire étranger requiert une apostille.

Le greffier ouvre alors sa propre procédure. Il notifie à la société que l’inscription semble inexacte et lui accorde deux semaines pour déclarer elle-même la modification ou s’y opposer. Si rien ne se produit dans ce délai, le greffier supprime votre inscription de sa propre initiative et, à partir de là, le registre public correspond à la réalité. Une demande accompagnée de la notification et d’une preuve claire de remise est traitée bien plus rapidement qu’une demande que le greffier doit vérifier, de sorte que le temps consacré aux preuves à la première étape porte ici ses fruits.

Ce qui arrive à une société laissée sans organe de direction

Votre suppression peut laisser la société sans aucun organe de direction. Il appartient aux associés de résoudre ce problème, non à vous, mais il est utile de savoir ce qui suit, car les membres de l’organe de direction craignent souvent de « détruire » la société en partant.

Une société sans organe de direction ne satisfait pas aux exigences légales, et le greffier traite cette situation comme toute autre irrégularité du registre. Il fixe à la société un délai pour mettre son organe de direction en conformité avec la loi et, comme il n’y a aucun organe de direction auquel écrire, s’adresse directement aux associés. Si le délai expire sans résultat, un tribunal peut ordonner la dissolution forcée de la société et, lorsque les comptes annuels ont également cessé d’être déposés, le greffier peut supprimer la société sans liquidation. Nos articles sur une société en crise et sur les comptes annuels tardifs décrivent ces procédures. Si les propriétaires se réveillent plus tard, la société peut généralement être rétablie au registre dans les trois ans suivant sa suppression.

Rien de cela ne vous est imputable. La loi donne aux associés toutes les possibilités de nommer un nouveau dirigeant, et une société inactive dont personne ne veut aboutira au même résultat, que vous restiez ou partiez.

Ce dont vous restez responsable après votre démission

Lorsque vous démissionnez de vos fonctions de membre de l’organe de direction en Estonie, votre mandat prend fin à la date indiquée. Cela ne réécrit pas le passé. Un membre de l’organe de direction reste responsable des manquements à ses obligations commis pendant son mandat, et des actions contre un membre de l’organe de direction peuvent être intentées pendant cinq ans. Si la comptabilité n’a pas été tenue, si les rapports n’ont pas été déposés ou si la société a exercé ses activités alors qu’elle était insolvable sous votre responsabilité, quitter l’organe de direction ne règle pas ces questions. Le Commercial Code énonce ces règles dans son chapitre consacré à l’organe de direction.

Le Tax and Customs Board dispose d’un outil distinct : il peut rendre une décision de responsabilité à l’encontre d’un membre de l’organe de direction qui, intentionnellement ou par négligence grave, a causé la dette fiscale de la société. Cette décision examine la période durant laquelle vous étiez en fonction ; une date de démission prouvable est donc également la date à partir de laquelle les nouveaux arriérés fiscaux ne vous concernent plus.

En pratique, la personne la plus exposée est rarement le dirigeant qui démissionne correctement. C’est celle qui part sans notification. Des années plus tard, le registre affiche toujours son nom, les amendes pour rapports non déposés lui sont adressées et elle ne possède aucun document prouvant la date à laquelle elle a cessé d’être responsable. Une notification datée, remise d’une manière que vous pouvez prouver, est la protection la moins coûteuse qu’un membre de l’organe de direction puisse obtenir.

Aide pour démissionner d’un organe de direction en Estonie

La plupart des difficultés sont ici pratiques plutôt que juridiques : trouver les bonnes adresses, rédiger une notification efficace, réunir les preuves et correspondre avec le registre en estonien. Eesti Firma traite les démissions de membres de l’organe de direction pour les dirigeants de sociétés estoniennes. Nous rédigeons la notification, la remettons à la société et aux associés de manière prouvable, préparons la demande au registre du commerce estonien (Äriregister) et suivons la procédure du greffier jusqu’à la suppression de votre inscription.

Si les associés peuvent être joints et ont simplement besoin d’être relancés, nous pouvons plutôt préparer pour eux la décision et le dépôt auprès du registre, ce qui est plus rapide pour tous. Et si l’on vous demande de rejoindre l’organe de direction d’une société que vous ne contrôlerez pas, notre équipe de services juridiques peut examiner l’accord avant que vous l’acceptiez. C’est à ce moment-là que ce problème est le plus facile à éviter.

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Questions fréquemment posées