Eesti Firma OÜ — Prestataire agréé de services aux fiducies et aux sociétés en Estonie (FIU000144)

Eesti Firma OÜ est un prestataire agréé de services aux fiducies et aux sociétés (TCSP), exerçant ses activités sous la licence nº FIU000144, délivrée et contrôlée par la Financial Intelligence Unit estonienne (Rahapesu Andmebüroo). L’immatriculation de sociétés, les sociétés prêtes à l’emploi, l’adresse de siège social et les services aux entreprises connexes vous sont donc fournis par un prestataire réglementé et placé sous le contrôle de l’État, et non par un intermédiaire dépourvu d’agrément.

Nous publions ouvertement ces informations, car une licence ne vaut que si vous pouvez la vérifier. Chaque client — ainsi que toute banque, tout partenaire ou toute autorité susceptible d’effectuer des recherches à notre sujet — doit pouvoir connaître l’étendue de notre agrément, la base juridique de nos activités et la manière de le vérifier de façon indépendante. Ainsi, vos propres vérifications préalables ne prennent que cinq minutes.

Nous expliquons ci-dessous la nature de cette licence, la législation qui la sous-tend, les services qu’elle autorise, les obligations qu’elle nous impose et ce que tout cela signifie concrètement pour vous.

Notre licence d’activité en bref

Un prestataire de services aux fiducies et aux sociétés est une entreprise réglementée qui, dans le cadre de son activité économique ou professionnelle, constitue des sociétés pour ses clients, leur fournit une adresse de siège social ou organise leur représentation au sein d’une société. En Estonie, cette activité ne peut être exercée qu’en vertu d’un agrément officiel. Eesti Firma OÜ en détient un, consultable à tout moment dans les registres publics.

• Titulaire de la licence : Eesti Firma OÜ
• Code d’immatriculation : 14164797
• Licence d’activité (TCSP) : FIU000144
• Autorité de surveillance : Financial Intelligence Unit (Rahapesu Andmebüroo)
• Base juridique : loi sur la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme (Rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadus)
• Siège social : Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estonie

La législation qui régit notre licence

Notre activité est réglementée par le principal texte estonien en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux : la loi relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme (Rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadus, couramment abrégée RahaPTS ou MLTFPA), en vigueur depuis 2017. Elle vise à renforcer la transparence et la fiabilité de l’environnement des affaires et à empêcher que le système financier estonien ne soit utilisé à des fins de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme. Cette loi transpose les directives de l’Union européenne relatives à la lutte contre le blanchiment de capitaux et suit les recommandations du Groupe d’action financière (FATF).

Définition d’un prestataire de services aux fiducies et aux sociétés

Aux termes de l’article 8 de la loi, un prestataire de services aux fiducies et aux sociétés est une personne physique ou morale qui, dans le cadre de son activité économique ou professionnelle, fournit à un tiers des services tels que : la constitution d’une société ou d’une autre personne morale, y compris les démarches liées au transfert d’une participation ; l’exercice des fonctions de dirigeant ou de membre du conseil d’administration, ou la désignation d’une autre personne à ces fonctions ; la mise à disposition d’une adresse comme siège ou lieu d’activité, y compris le droit de l’utiliser comme coordonnée et pour recevoir du courrier ; ou l’exercice des fonctions de fiduciaire ou de représentant. Ce sont précisément les services aux entreprises qu’Eesti Firma OÜ est autorisée à fournir.

Obligation d’autorisation et surveillance

Aux termes de l’article 70 de la loi, les prestataires de services aux fiducies et aux sociétés ne peuvent exercer leurs activités que s’ils détiennent un agrément ; notre licence FIU000144 satisfait à cette exigence. Le respect de la réglementation est contrôlé par la Financial Intelligence Unit estonienne, une autorité publique indépendante relevant du ministère des Finances. La FIU peut effectuer des contrôles, émettre des injonctions et, en cas d’infractions graves, suspendre ou retirer un agrément. Cette responsabilité permanente est ce qui distingue un prestataire réglementé d’un prestataire non réglementé.

Ce que la licence nous autorise à faire

L’agrément définit les services aux entreprises que nous sommes légalement autorisés à fournir. En pratique, il couvre l’ensemble du cycle de création d’une entreprise en Estonie :

• Immatriculation de sociétés : constitution de sociétés estoniennes (société privée à responsabilité limitée / OÜ, société anonyme / AS et autres formes juridiques), y compris la préparation des actes constitutifs et l’inscription au registre du commerce.
• Sociétés prêtes à l’emploi : vente de sociétés préalablement immatriculées et organisation du transfert des parts sociales, afin que vous puissiez commencer vos activités sans délai.
• Bureau virtuel et adresse de siège social : mise à disposition d’une adresse légale comme siège ou lieu d’activité d’une société, y compris le droit de l’utiliser comme coordonnée et pour recevoir la correspondance officielle — un service expressément réservé aux prestataires agréés.
• Personne de contact et représentation : exercice de la fonction de personne de contact pour les sociétés dont le conseil d’administration est établi à l’étranger, ainsi que d’autres formes de représentation autorisée.

Parallèlement à ces activités agréées, nous fournissons également un accompagnement comptable et juridique aux sociétés que nous servons. Ces prestations ne relèvent pas en elles-mêmes de l’agrément TCSP — ce ne sont pas des activités soumises à licence en Estonie — mais elles sont assurées par la même entité réglementée et dans le cadre du même dispositif de lutte contre le blanchiment de capitaux, puisque les prestataires de services comptables sont eux-mêmes des entités assujetties au titre de la loi.

Ce que la licence nous oblige à faire

Une licence n’est pas seulement un droit ; elle implique aussi un ensemble d’obligations. En tant qu’entité assujettie, Eesti Firma OÜ applique un dispositif complet de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (AML/CFT). Ces obligations vous protègent et préservent l’intégrité de l’environnement des affaires estonien ainsi que celle du système financier au sens large.

• Connaissance du client (KYC) et vérifications préalables : nous identifions et vérifions chaque client ainsi que, le cas échéant, les bénéficiaires effectifs et les représentants avant d’établir une relation d’affaires.
• Évaluation des risques et approche fondée sur les risques : nous évaluons et documentons le risque de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme associé à chaque relation, en appliquant des mesures renforcées lorsque le risque est plus élevé.
• Règles et contrôle internes : nous tenons à jour des procédures AML/CFT écrites et désignons une personne chargée de leur mise en œuvre.
• Contrôle des sanctions et des PEP : nous vérifions les clients au regard des listes internationales de sanctions et identifions les personnes politiquement exposées, en appliquant un examen supplémentaire lorsque cela est nécessaire.
• Surveillance continue : nous surveillons les relations d’affaires et tenons les informations relatives aux clients à jour pendant toute la durée de la relation.
• Signalement à la Financial Intelligence Unit : lorsqu’un soupçon de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme apparaît, nous sommes tenus d’en informer la FIU dans le délai prévu par la loi.
• Conservation des documents et coopération : nous conservons les documents et données requis pendant la durée prévue par la loi et coopérons avec les autorités de surveillance et les services chargés de l’application de la loi.

Pourquoi notre agrément est important

Travailler avec un prestataire contrôlé constitue un avantage pratique, et non une simple formalité. Cela influe sur la fluidité de la création de votre société, sur la manière dont les banques l’accueillent et sur sa capacité à résister à un examen approfondi ultérieur.

• Un prestataire habilité à effectuer ces démarches : la constitution de sociétés et la fourniture d’une adresse de siège social sont des activités réglementées ; en faisant appel à un prestataire agréé, vous vous assurez que votre société est constituée par une partie légalement habilitée à le faire.
• Contrôle de l’État et responsabilité : notre travail est soumis au contrôle de la Financial Intelligence Unit, ce qui ajoute un niveau indépendant de responsabilité dont un intermédiaire non réglementé est tout simplement dépourvu.
• Meilleure crédibilité auprès des banques et prestataires de paiement : une société constituée par l’intermédiaire d’un mandataire réglementé et disposant d’un dossier KYC en bonne et due forme est nettement plus facile à faire accepter par les banques et les établissements de paiement.
• Confidentialité et protection des données : le même cadre qui nous impose de recueillir vos données nous oblige à les protéger et à les traiter conformément au GDPR.
• Des références que vous pouvez vérifier : notre société et notre licence sont toutes deux inscrites dans des registres publics ; vous n’avez donc jamais à nous croire sur parole.

Comment vérifier notre licence

Vous pouvez vérifier notre statut de manière indépendante en quelques minutes. Les informations relatives à notre société sont publiées dans le registre électronique estonien des entreprises sous le code d’immatriculation 14164797, et notre agrément en tant que prestataire de services aux fiducies et aux sociétés (FIU000144) est inscrit dans le registre estonien des activités économiques, sous le contrôle de la Financial Intelligence Unit. Le cadre juridique lui-même est consultable dans le texte officiel de la loi relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.

Conclusion : travailler avec un partenaire agréé

Notre licence d’activité est bien plus qu’une référence affichée sur une page : elle détermine notre manière de travailler. Elle définit les services aux entreprises que nous pouvons fournir, nous place sous le contrôle d’une autorité publique et nous engage à respecter des normes claires en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et de protection des clients. Pour vous, cela se traduit simplement : lorsque vous immatriculez une société, achetez une société prête à l’emploi ou utilisez notre adresse de siège social, tout est réalisé légalement, en toute transparence et d’une manière à laquelle les banques, les partenaires et les autorités peuvent se fier.

Sur un marché où des intermédiaires non agréés exercent encore, choisir un prestataire réglementé dont le statut est vérifiable élimine une part des risques qui pèsent sur votre entreprise avant même son lancement. Vous savez avec qui vous traitez, sur quelle base juridique et comment le vérifier vous-même — tout en bénéficiant d’un partenaire dont les propres obligations contribuent à maintenir durablement la conformité de votre société.

Vous avez une question sur notre licence, les services qu’elle couvre ou les documents que nous pouvons demander lors de votre entrée en relation ? Écrivez-nous à [email protected] — nous serons heureux de vous expliquer le fonctionnement de la procédure et la manière dont notre statut réglementé vous protège.