有効なe-Residencyカードがなくてもエストニアの年次報告書は提出できます

毎年の報告シーズンになると、e-residentの皆様から同じ質問をいただきます。「e-Residencyカードが使えなくなった場合、年次報告書はどのように提出すればよいですか？」エストニアの電子サービスのほぼすべてが電子署名で動いているため、もっともな懸念です。しかし、カードがないことは実務上の問題であり、法的な問題ではありません。これには確立された対応方法があります。

e-Residencyカードで署名できない場合

• カードの有効期限が切れている場合。証明書が機能しなくなり、e-Residencyカードの再発行には発行および受取まで時間がかかります。期限までの残り時間より長くかかることもあります。
• カードを紛失、盗難またはブロックされた場合。証明書が停止されると、カードで署名できなくなります。
• カードを一度も保有していない場合。たとえば、会社をe-Residencyなしで設立し、エストニアのデジタルIDをまったく持っていない場合です。

e-Residencyカードなしの年次報告書：変わる点

通常、取締役会メンバーはカードでe-Business Registerにログインし、会計士に会社の報告書へのアクセスを付与し、報告書の準備ができると電子署名します。有効なカードがない場合、どちらもできません。誰にもアクセスを付与できず、オンラインで署名することもできません。

しかし、それで行き詰まるわけではありません。当社の会計士がポータル外で、エストニアの会計基準に従って作成したPDFとして年次報告書を作成します。お客様が署名後、提出手続きは当社が対応します。つまり、「カードなし」は「報告書なし」を意味しません。報告書は別の経路で登記簿に届きます。

公証人を通じた報告書の提出方法

報告書を電子的に署名・提出できない場合、登記簿自体が会社をエストニアの公証人に案内し、公証人が会社に代わって報告書を提出します。お客様の所在地と公証人が受け入れる方法に応じて、署名方法は3つあります。

• 公証人役場で署名する方法。取締役会メンバーが直接報告書に署名し、公証人が登記簿へ送付します。
• 委任状による方法。取締役会メンバーが公証人役場での提出手続きを当社に委任するため、エストニアへ渡航する必要はありません。
• 郵送による紙の報告書。取締役会メンバーが印刷した報告書に手書きで署名し、当社へ郵送します。当社が手書き署名済みの報告書を受け付ける公証人に渡します。これは多くの場合、最も簡単な選択肢です。

どの方法がお客様に最適かを判断する必要はありません。状況に応じて当社がご提案します。

手順：PDFから提出済み報告書まで

1. カードを利用できないことを当社にお知らせいただき、会計書類をお送りください。
2. 当社の会計士が年次報告書をPDFで作成します。
3. お客様に必要な対応は1つだけです。公証人役場で署名する、当社に委任状を付与する、または紙の報告書に署名して当社へ郵送します。
4. 当社が公証人との提出手続きを手配し、報告書が登記簿に登録され次第お知らせします。

年次報告書の提出期限は、有効なカードの有無にかかわらず同じです。また、郵送書類は到着まで時間がかかります。早めにご連絡いただくほど、期限前の慌ただしさを抑えられます。

カードの有効期限切れでも、公証人を通じた提出を手配します

カードに何が起きたとしても、年次報告書は提出されます。当社が報告書を作成し、公証人への対応と結果確認を行います。お客様に必要なのは署名だけです。年次報告書サービスの内容をご確認いただくか、状況を簡単に記してメッセージをお送りください。

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