非居住者企業向けエストニアの連絡担当者

エストニアの連絡担当者：お客様に代わる公的文書の受領

エストニアの会社が現地の連絡担当者を選任すべき理由：主要な法的要件を解説

2018年以降、登記住所が国外にあるエストニア企業には、公的文書および通知を受領するため、商業登記簿に登録された現地の連絡担当者を選任することが求められてきました。2023年の法改正後は、すべての場合に厳格な義務が課されるわけではなくなりましたが、選任は引き続き強く推奨されます。以下では、サービスの内容、必要となる場合、連絡担当者ができること・できないこと、担当者になれる者、費用について説明します。

• 正式な連絡担当者として商業登記簿に登録

• 訴訟・手続文書および意思表示を受領

• エストニアにおける会社の法的に有効な送達先住所

• FIUの監督下にある認可TCSPが提供（FIU000144）

• 遠隔運営される会社の商法典への完全な準拠を維持

• 隠れた費用のない固定年額料金

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エストニアの連絡担当者：基本情報

非居住者取締役およびe‑resident向けの概要です。

エストニアの連絡担当者とは？

連絡担当者制度は、エストニア企業が国外に登記住所を置き、経営機関を他国に置いて完全に遠隔運営できることを背景に導入されました。エストニアは、e‑Residencyプログラムの影響もあり、非居住者に人気の法域となっており、現在では数万社に及ぶエストニア企業を外国人やe‑residentが所有しています。

この要件は、2018年の商法典改正によって初めて施行されました。その後、2023年2月1日施行の商業登記法によって見直され、国外住所を持つエストニア登記企業のみが連絡担当者を選任する法的義務を負うことが明確化されました。選任された連絡担当者の住所は、会社への連絡に使用されるエストニア国内の正式住所となります。

連絡担当者が必要となる場合

2023年2月1日の商業登記法改正以降、連絡担当者の選任はすべての場合に厳格な義務ではなくなりました。ただし、会社の登記住所が国外にある場合、たとえばエストニア国外に経営役員会を置く非居住者がエストニアOÜを所有・運営している場合には、引き続き強く推奨されます。実務上、エストニアの認可連絡担当者を選任することで、当局、裁判所、取引先がその会社へ確実に連絡できる状態が保たれます。

登記上の本店がすでにエストニア国内にある場合、たとえばタリンの法定住所サービスを利用している場合、会社にはエストニア国内の連絡可能な住所がすでにあるため、通常は連絡担当者を必要としません。一方、会社が国外住所を維持する場合、連絡担当者を置かないことには現実的なリスクがあります。公的な連絡文書を確実に送達できず、商業登記所が、会社の登記住所では連絡が取れない旨を記録・公開する可能性があります。この措置は2023年初頭以降、登記官が実施できるようになっています。

連絡担当者の権限

連絡担当者は厳格に限定された範囲で会社の代理人を務め、その詳細情報は会社の登記カードに記載されます。その役割は受動的なものです。連絡担当者には会社宛ての公的文書を受領する権限のみがあり、会社に代わって法的に重要な行為を行う権利はありません。

重要なのは、連絡担当者に通知または文書を送達することが、会社の経営役員または取締役に送達することと法的に同等である点です。選任後、連絡担当者の詳細情報は会社の正式な連絡先情報の一部となり、その住所は国外から運営される会社の正式住所となります。

連絡担当者を務められる者

法律は連絡担当者を務められる者を制限し、高い資格基準とデューデリジェンス義務をすでに課されている専門家だけにこの権利を認めています。現行法では、次の者が担当できます。

• 公証人および公証人事務所。
• 弁護士および法律事務所。
• 宣誓監査人および非居住者の税務代理人。
• 認可を受けた信託・会社サービスプロバイダー（TCSP） — Eesti Firmaなど。

当社の強み

当社は10年以上にわたり、法定住所やバーチャルオフィスなど、体系化された法人・コンプライアンスソリューションを通じて、エストニア国内外の企業を支援してきました。当社のチームは、さまざまな業界の国内外の起業家を対象に、エストニアでの会社設立と5,000を超える法人の継続的な管理を支援してきました。

当社は、認可TCSPに適用されるエストニアのAMLおよび法人規制要件に従って業務を行い、エストニアに拠点を維持する企業に安定性、法的確実性、予測可能な管理支援を提供しています。

連絡担当者の選任方法：ステップごとの流れ

サービスの設定は迅速かつ完全に遠隔で行えます。利用開始後は、すべてバックグラウンドで処理されます。開始から継続利用までの流れは次のとおりです。

1. 1

   サービス範囲を確認し、契約を締結

   サービス内容について合意し、連絡担当者契約を作成します。

2. 2

   当社を商業登記簿に登録

   新しいOÜを設立する場合も、既存会社の情報を更新する場合も、当社を会社の連絡担当者として登録します。

3. 3

   お客様に代わって公的文書を受領

   商業登記所、税関税務庁、その他の当局からの書簡をタリンで受領します。

4. 4

   お客様への通知と文書の転送

   受領した郵便物をデジタル化してお客様へ送付し、原本は保管するか、ご要望に応じて宅配便で発送します。

5. 

   どこからでも会社を運営

   完全にオンラインで事業を運営しながら、エストニアOÜの法令遵守と連絡可能な状態を維持できます。