エストニア会社の現任証明書：概要と取得方法

現任証明書とは

現任証明書、すなわち incumbency certificateは、特定の日付時点で会社の役職に就く者、すなわち取締役、持分保有者、該当する場合は会社秘書役を記載する書類です。英国、キプロス、香港、英領ヴァージン諸島などのコモン・ロー法域では、会社秘書役または登録代理人が署名し、銀行は誰が会社を代表して行為できるかの証明として扱います。

エストニア法には、そのような書類はありません。同じ情報はe-Business Registerで公開されているため、エストニアの銀行は会社を照会するだけです。外国の取引先のチェックリストで「在任証明書」が名指しで求められると、問題が生じます。

エストニア会社が必要とする場面

依頼はほぼ常にエストニア国外から来ます。口座を開設する外国の銀行または決済機関、販売者を審査するマーケットプレイスや暗号資産取引所、know-your-customer（KYC）確認を行う弁護士、または不動産・持分取引を扱う海外の公証人などです。

e-Business Registerの登記カードは、特にアポスティーユ付きであれば、しばしば要件を満たします。ただし、一部のコンプライアンス部門は「Certificate of Incumbency」という表題で規制対象の専門家が署名した書類を求め、登記簿の印刷物では受け付けません。

エストニア当局が発行しない理由

エストニア商業登記所（Äriregister）は登記カードと抄本を発行し、証明書は発行しません。一方、公証人は署名と写しを認証します。エストニアのOÜには会社秘書役も登録代理人もいないため、通常現任証明書に署名する者は存在しません。

存在するのは、認可済みのtrust and company service provider（TCSP）です。Money Laundering and Terrorist Financing Prevention Actに基づき、このような事業者はFinancial Intelligence Unit（FIU）からライセンスを取得し、その監督下で業務を行います。認可済みTCSPが自社名義で発行する現任証明書は、外国の銀行が期待するものに最も近いエストニアの代替書類であり、これまで当社のものが拒否されたことはありません。

当社の現任証明書の記載内容

当社はEesti Firmaのレターヘッドで証明書を発行し、登記コードおよびFIUライセンス番号を記載して、会社について以下を証明します。

署名前に、エストニア商業登記所（Äriregister）、EMTAの租税債務照会、その他の公的情報源で会社を確認します。証明書には確認日を記載し、Eesti Firmaの弁護士兼取締役会メンバーが署名・押印します。受領者が求める場合、公証人が署名を認証できます。アポスティーユは別の問題です。これは公文書を対象とするため、このような私文書の証明書には直接付与できません。受領者が求める場合は、アポスティーユ付きの登記カードがより適切です。

注文方法

会社名、証明書の受領者、署名の公証を必要とするかをお知らせください。証明書の料金は€100で、登記情報が最新であれば1営業日以内に準備できます。例えば取締役会メンバーがすでに退任しているなど登記情報が古い場合は、まず修正すべき事項をお伝えします。

よくある質問

エストニア会社の会社書類の注文

現任証明書その他のエストニア会社の会社書類が必要な場合は、当社で準備できます。まだ会社がない場合は、エストニアでの会社設立から開始できます。

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