Kort antwoord
Met een e-Residency-kaart wordt uw vennootschap binnen 24 uur na indiening van de aanvraag ingeschreven in het Ests handelsregister (Äriregister). Zonder kaart worden de documenten ondertekend bij een Estse notaris, persoonlijk of via een vertegenwoordiger, en verricht de registerfunctionaris de inschrijving binnen vijf werkdagen. Registratie via volmacht duurt in totaal twee tot drie weken; het grootste deel daarvan gaat op aan het opmaken, verzenden en vertalen van het document.
De registratietijd van een vennootschap in Estland hangt van één ding af: of u de aanvraag digitaal kunt ondertekenen. Zo ja, dan verloopt het hele proces online en is het binnen een dag afgerond. Zo nee, dan worden de documenten bij een notaris ondertekend en hangt de planning ervan af of u zelf naar Tallinn komt of in plaats daarvan een volmacht stuurt.
Registratietijd van een vennootschap in Estland per route
| Route | Wat u nodig hebt | Inschrijving in het register | Waaraan de extra tijd opgaat |
|---|---|---|---|
| Online met e-Residency | Een geldige e-Residency-kaart of andere Estse e-ID | Binnen 24 uur | Nergens: ondertekenen duurt enkele minuten |
| Persoonlijk bij een notaris in Tallinn | Eén bezoek met uw paspoort | Maximaal vijf werkdagen | Wachten op de afspraak, doorgaans twee tot drie dagen, en de reis zelf |
| Met een notariële volmacht | Een notarieel bekrachtigde en van apostille voorziene volmacht die naar Estland wordt gestuurd | Maximaal vijf werkdagen | Het opmaken, verzenden en vertalen van het document: circa twee weken |
Online bereiden wij de aanvraag voor in het e-Business Register, ondertekent u deze met uw e-Residency-kaart en verricht de registerfunctionaris de inschrijving binnen 24 uur. Volgens de Commercial Register Act moet de registerfunctionaris een versnelde aanvraag uiterlijk de volgende werkdag beoordelen, maar in de praktijk duurt dit zelden zo lang. Het trage deel is het verkrijgen van de kaart. Als u nog geen e-Residency hebt, duurt de aanvraag ervan drie tot acht weken. Daarom gaan oprichters met haast vaak liever naar een notaris.
Een bezoek aan Tallinn is de snelste optie zonder kaart. Wij boeken de notaris, doorgaans twee of drie dagen vooruit, bereiden de oprichtingsdocumenten voor en bevestigen de gegevens met u vóór uw aankomst, zodat het ondertekenen in één afspraak gebeurt. De notaris dient vervolgens de aanvraag in en de registerfunctionaris heeft vijf werkdagen om de inschrijving te verrichten.
Volmacht: waaraan de twee tot drie weken opgaan
Registratie op afstand via volmacht betekent dat u niet reist, maar het document moet in het buitenland worden opgemaakt en ons in Estland bereiken voordat er iets anders kan gebeuren. In onze praktijk zien de stappen er als volgt uit.
| Fase | Wie doet dit | Tijd |
|---|---|---|
| De volmacht bij een notaris ondertekenen en een apostille verkrijgen | U, in uw eigen land | Twee tot drie dagen |
| Koeriersbezorging naar Estland | Koerier | Twee tot drie dagen |
| Beëdigde vertaling naar het Ests, terwijl wij de oprichtingsdocumenten voorbereiden en de notaris boeken | Eesti Firma | Maximaal vijf werkdagen |
| Namens u ondertekenen bij de notaris en inschrijving in het register | Eesti Firma en de registerfunctionaris | Maximaal vijf werkdagen |
Bij elkaar opgeteld is dat twee tot drie weken vanaf de dag waarop wij u de conceptvolmacht sturen tot de dag waarop de vennootschap bestaat. Wat de volmacht moet bevatten en wanneer een apostille nodig is, behandelen wij in onze gids over een vennootschap registreren zonder e-Residency.
Wat een week kan toevoegen
In onze ervaring is de vennootschapsnaam de meest voorkomende oorzaak van vertraging. Als de registerfunctionaris deze te veel op een bestaande naam vindt lijken of anderszins ongeschikt vindt, wordt de aanvraag niet meteen afgewezen: de registerfunctionaris stelt een termijn, doorgaans twee weken, om dit te corrigeren. Zodra u dat hebt gedaan, wordt de aanvraag opnieuw binnen vijf werkdagen beoordeeld.
Online wijzigt u de naam en dient u de aanvraag opnieuw in. Bij de notaris moeten de oprichtingsdocumenten opnieuw worden ondertekend. Met een volmacht gaan wij zelf binnen een of twee dagen terug naar de notaris, maar als u persoonlijk hebt ondertekend, zou u naar Tallinn moeten terugkeren. In de praktijk kost de correctie circa een week. Controleer daarom de naam in het e-Business Register vóór indiening en houd een tweede optie gereed.
Registreer uw vennootschap met Eesti Firma
Welke registratieroute ook bij uw situatie past, wij verzorgen de registratie van uw OÜ vanaf het eerste advies tot de inschrijving in het register: online met uw e-Residency-kaart, tijdens uw bezoek aan Tallinn of via volmacht terwijl u thuisblijft. Vertel ons of u een e-Residency-kaart hebt en of u naar Tallinn kunt komen; wij zeggen dan welke route voor u sneller is en met welke datum u rekening moet houden. Op onze pagina over oprichting van een vennootschap in Estland leest u wat elk pakket omvat. Onze gids over de kosten van het oprichten van een vennootschap in Estland toont voor elke optie de staatsleges, notariskosten en servicekosten.
Veelgestelde vragen
Ja, als elke oprichter en elk bestuurslid digitaal kan ondertekenen met een e-Residency-kaart of een andere Estse e-ID. De aanvraag wordt online ingediend en de inschrijving gebeurt binnen 24 uur. Een aanvraag die op vrijdagavond of in het weekend wordt verstuurd, geldt als ingediend op de volgende werkdag; de termijn begint dus op maandag. Zonder digitale handtekening is een bezoek aan een notaris in Tallinn de snelste optie, waarbij de inschrijving maximaal vijf werkdagen duurt.
Nee. e-Residency maakt de registratie zelf sneller, maar het duurt drie tot acht weken om de kaart te verkrijgen. Als u er geen hebt, wordt uw vennootschap met een afspraak bij een notaris in Tallinn in ongeveer een week geregistreerd. Daarna kunt u e-Residency aanvragen om de vennootschap online te beheren.
Een notariële volmacht, die in totaal twee tot drie weken duurt. Ook een kant-en-klare vennootschap is geen kortere route, omdat de aandelen daarvan eveneens bij een notaris worden overgedragen en de doorlooptijd vergelijkbaar is. Onze vergelijking van kant-en-klare vennootschappen en nieuwe registratie legt uit wanneer het zinvol is er een te kopen.
