Eesti Firma OÜ
W skrócie
- Niniejsza polityka obejmuje wyłącznie nasze usługi związane z LEI. Pozostałe usługi są objęte ogólną polityką prywatności Eesti Firma.
- Do wniosku o LEI potrzebujemy imienia i nazwiska, adresu e-mail oraz numeru telefonu przedstawiciela organizacji, dokumentów potwierdzających jego umocowanie oraz danych płatniczych.
- Jesteśmy agentem rejestracyjnym: przyjmujemy wniosek i przekazujemy go wystawcy LEI. Płatności obsługuje dostawca płatności.
- Otwarta międzynarodowa baza LEI, prowadzona przez fundację GLEIF, zawiera dane o organizacji, a nie o jej przedstawicielu: tego wymagają zasady GLEIF.
- Możemy udostępniać dane kontaktowe spółkom z naszej grupy i partnerom umownym. Można zrezygnować z tego w dowolnym momencie.
- Przechowujemy dane tak długo, jak zarządzamy LEI organizacji, oraz przez kolejne 3 lata. Dłużej przechowujemy je wyłącznie, gdy wymaga tego prawo: faktury przez 7 lat, a dane dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy przez 5 lat.
- Relacje z Państwem podlegają prawu Republiki Estonii.
- W razie pytań dotyczących danych prosimy pisać na [email protected].
1. Kim jesteśmy
Usługi związane z LEI świadczy Eesti Firma OÜ: kod rejestrowy 14164797, LEI 2549006RA6TCO1KHOJ54, adres Vesivärava tn 50-301, 10152 Tallinn, Estonia. Jesteśmy agentem rejestracyjnym LEI: za pośrednictwem strony eestifirma.ee/lei przyjmujemy wnioski o uzyskanie, odnowienie lub przeniesienie LEI i przekazujemy je wystawcy LEI. Odpowiadamy za naszą część przetwarzania danych osobowych: zgodnie z ogólnym rozporządzeniem UE o ochronie danych (GDPR) jesteśmy administratorem danych. Wystawca i dostawca płatności odpowiadają każdy za swoją część (zob. sekcja 4).
W sprawach dotyczących danych prosimy pisać na [email protected].
LEI uzyskują organizacje, a nie osoby prywatne, dlatego informacje o samej organizacji nie są danymi osobowymi. Istnieje jeden wyjątek: jednoosobowy przedsiębiorca uzyskuje LEI we własnym imieniu, a jego dane są danymi osobowymi. We wszystkich pozostałych przypadkach dane osobowe we wniosku dotyczą przedstawiciela organizacji lub osoby kontaktowej (kontaktisik): imienia i nazwiska, adresu e-mail oraz numeru telefonu.
Niniejsza polityka dotyczy wyłącznie naszych usług związanych z LEI. Pozostałe usługi są objęte ogólną polityką prywatności Eesti Firma, opublikowaną na eestifirma.ee.
2. Jakie dane zbieramy
Zbieramy dane potrzebne do rozpatrzenia wniosku, przyjęcia płatności i spełnienia wymogów prawnych. Bez tych danych nie możemy zapewnić LEI.
| Dane | Źródło |
|---|---|
Imię i nazwisko przedstawiciela lub osoby kontaktowej, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko lub podstawa umocowania |
Wnioskodawca |
Dokumenty potwierdzające umocowanie i wskazujące strukturę grupy (pełnomocnictwo, odpis z rejestru, dokumenty spółek dominujących); mogą one zawierać imię i nazwisko, numer identyfikacyjny oraz podpis |
Wnioskodawca i rejestry urzędowe |
Dane płatnicze: nazwa płatnika, czas, kwota i metoda płatności; przy płatnościach kartą token, tj. pseudonimizowany identyfikator karty od dostawcy płatności |
Płatnik i dostawca płatności |
Korespondencja z nami |
Państwo |
Dane o korzystaniu ze strony internetowej (adres IP, cookies) |
Państwa urządzenie |
Zarówno my, jak i wystawca możemy sprawdzać dane we wniosku w rejestrach urzędowych oraz w otwartej bazie GLEIF. Nie widzimy ani nie przechowujemy numeru karty, daty jej ważności ani kodu bezpieczeństwa: obsługuje je wyłącznie dostawca płatności.
Wniosek często składa nie osobiście dyrektor, lecz księgowy, prawnik lub inny pomocnik. Jeżeli we wniosku podają Państwo dane innej osoby, na przykład dane członka zarządu (juhatus) lub osoby, która podpisała pełnomocnictwo, prosimy pokazać jej tę politykę. Jeżeli Państwa dane podała inna osoba, niniejsza polityka również ma zastosowanie do Państwa, w tym wszystkie prawa wskazane w sekcji 7.
3. Dlaczego wykorzystujemy dane
Poniższa tabela przedstawia, dlaczego wykorzystujemy dane i na jakiej podstawie prawnej. Do złożenia wniosku nie jest potrzebna odrębna zgoda: bez tych danych nie można zawrzeć ani wykonać umowy.
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
Rozpatrzenie wniosku o uzyskanie, odnowienie lub przeniesienie LEI, weryfikacja umocowania przedstawiciela, przyjęcie płatności (w tym automatyczne odnowienie z użyciem tokenu) oraz odpowiedzi na pytania |
Dla jednoosobowego przedsiębiorcy: umowa z nim i działania przed zawarciem umowy (art. 6(1)(b) GDPR). Dla przedstawiciela organizacji: nasz i organizacji prawnie uzasadniony interes w zawarciu i wykonaniu umowy (art. 6(1)(f)) |
Przypomnienie o zbliżającym się wygaśnięciu LEI |
Prawnie uzasadniony interes, nasz i organizacji (art. 6(1)(f)): przy wygasłym LEI organizacja może zostać odrzucona przez bank lub brokera |
Informowanie klientów o naszych podobnych usługach |
Prawnie uzasadniony interes (art. 6(1)(f)): informowanie klientów, co jeszcze możemy dla nich zrobić |
Udostępnianie danych kontaktowych spółkom z naszej grupy i partnerom umownym, aby mogli oferować klientowi powiązane usługi |
Prawnie uzasadniony interes, nasz i odbiorcy (art. 6(1)(f)): rozwój działalności i oferowanie klientom powiązanych usług |
Prowadzenie ksiąg, odpowiadanie na żądania organów publicznych oraz spełnianie wymogów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy i sankcji międzynarodowych |
Obowiązek prawny (art. 6(1)(c)) |
Obrona naszych praw w sporach, zapewnienie działania i bezpieczeństwa strony internetowej, prowadzenie statystyk wewnętrznych oraz ulepszanie usługi |
Prawnie uzasadniony interes (art. 6(1)(f)) |
Gromadzenie statystyk strony internetowej i pomiar reklam przy użyciu cookies |
Państwa zgoda (art. 6(1)(a)) |
Mogą Państwo zrezygnować z naszych e-maili i udostępniania danych kontaktowych, wysyłając e-mail na [email protected]. Wiadomości usługowe (potwierdzenia, faktury, zawiadomienia o zbliżającym się obciążeniu za automatyczne odnowienie) są wysyłane w każdym przypadku: stanowią część usługi.
Podczas sprawdzania wniosków i dokumentów używamy zautomatyzowanych narzędzi, w tym narzędzi opartych na sztucznej inteligencji. Wspierają one naszych specjalistów. Jeżeli nie zgadzają się Państwo z wynikiem sprawdzenia, prosimy do nas napisać, a człowiek rozpatrzy wniosek.
4. Komu udostępniamy dane
Każdy odbiorca otrzymuje tylko tyle danych, ile potrzebuje do wykonania swojego zadania.
| Kto | Rola | Cel |
|---|---|---|
Wystawca LEI, organizacja akredytowana przez fundację GLEIF do wydawania LEI (w dokumentach GLEIF jest także nazywana Local Operating Unit, LOU). Nasz wystawca jest wskazany w Ogólnych Warunkach Usługi LEI |
Samodzielnie odpowiada za dane (niezależny administrator zgodnie z GDPR) |
Wydaje, odnawia i przenosi LEI. Otrzymuje dane z wniosku, w tym imię i nazwisko oraz dane kontaktowe przedstawiciela, a także dokumenty potwierdzające jego umocowanie |
Dostawca płatności widoczny podczas płatności |
Samodzielnie odpowiada za dane (niezależny administrator zgodnie z GDPR) |
Przetwarza płatności, w tym dane karty |
Nasi usługodawcy: hosting, dostarczanie e-maili, czat, narzędzia do sprawdzania dokumentów, księgowość |
Działają na nasze polecenie (podmioty przetwarzające dane zgodnie z GDPR) |
Zapewniają działanie strony internetowej i czatu, wysyłają e-maile, sprawdzają dokumenty i prowadzą księgowość. Nie mogą wykorzystywać danych do własnych celów |
Spółki z naszej grupy i nasi partnerzy umowni |
Samodzielnie odpowiadają za dane (niezależni administratorzy zgodnie z GDPR) |
Otrzymują nazwę organizacji i dane kontaktowe jej przedstawiciela, aby obsłużyć klienta lub zaoferować powiązane usługi |
Usługi analityczne i reklamowe |
Na nasze polecenie lub niezależnie |
Statystyki strony internetowej i pomiar reklam, wyłącznie za Państwa zgodą |
Od czasu do czasu zmieniamy dostawców i partnerów, dlatego podajemy tu jedynie ich kategorie. Jeśli napiszą Państwo na [email protected], poinformujemy dokładnie, kto obecnie otrzymuje Państwa dane.
Ponadto dane mogą otrzymać organy publiczne i sądy, gdy przewiduje to prawo, oraz nasi prawnicy, audytorzy i inni profesjonalni doradcy, gdy jest to potrzebne do ochrony naszych praw lub sprawdzenia naszej pracy. Jeżeli przekażemy tę działalność innej spółce, dane klientów przejdą do niej, a klienci zostaną powiadomieni.
Zgodnie z zasadami GLEIF wystawca przekazuje dane organizacji fundacji, a ona publikuje je w otwartej bazie: nazwę, numer rejestracyjny, adresy, status LEI i informacje o spółkach dominujących. Dane te są otwarte i każdy może z nich korzystać. Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe przedstawiciela nie są częścią tego zbioru danych. Jeżeli organizacja jest własnością osoby prywatnej, podaje się tylko ten fakt, bez nazwiska. Wyjątek: jednoosobowy przedsiębiorca uzyskuje LEI we własnym imieniu, dlatego publikowane są jego imię i nazwisko oraz adres.
Dane przechowujemy głównie w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Niektórzy odbiorcy znajdują się poza nim lub przetwarzają tam dane. W takim przypadku przekazanie opiera się na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo na standardowych klauzulach umownych. Prosimy napisać na [email protected], a przekażemy szczegóły, w tym informacje o krajach.
5. Jak długo przechowujemy dane
Przechowujemy dane nie dłużej, niż jest to potrzebne do świadczenia usługi lub wymagane przez prawo.
| Dane | Okres |
|---|---|
Wniosek, dokumenty i korespondencja |
Tak długo, jak zarządzamy LEI organizacji, oraz przez kolejne 3 lata (okres przedawnienia zgodnie z prawem estońskim) |
Dane, które musimy przechowywać zgodnie z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy |
5 lat od zakończenia relacji z klientem |
Nieopłacone wnioski i zapytania, które nie doprowadziły do złożenia zamówienia |
6 miesięcy |
Faktury i inne źródłowe dokumenty księgowe |
7 lat od końca roku finansowego, zgodnie z estońską ustawą o rachunkowości |
Token płatności kartą |
Gdy automatyczne odnowienie jest włączone lub do wygaśnięcia karty |
Dane dotyczące sporu |
Do ostatecznego rozstrzygnięcia sporu |
Po upływie okresu usuwamy lub anonimizujemy dane podczas kolejnego zaplanowanego czyszczenia. Wystawca przechowuje dane z wniosku zgodnie z własnymi zasadami i sam za to odpowiada.
6. Cookies
Cookies niezbędne do działania strony internetowej są używane bez zgody. Wszystkie pozostałe (funkcjonalne, statystyczne i marketingowe cookies) są włączane wyłącznie, jeśli wyrażono na nie zgodę w komunikacie o cookies. Zgodę można w dowolnym momencie zmienić lub wycofać w ustawieniach cookies na stronie internetowej. Znajduje się tam również lista cookies wraz z ich dostawcami i okresami przechowywania.
7. Państwa prawa
Mogą Państwo:
- dowiedzieć się, które Państwa dane przetwarzamy, i otrzymać ich kopię;
- zażądać poprawienia nieprawidłowych danych;
- zażądać usunięcia danych, jeśli nie są już potrzebne lub nie ma podstawy ich przetwarzania;
- zażądać ograniczenia przetwarzania, na przykład gdy prawidłowość danych jest sporna;
- wnieść sprzeciw wobec przetwarzania prowadzonego na podstawie prawnie uzasadnionego interesu. Na pierwsze żądanie zaprzestajemy przypomnień, wszelkiego marketingu bezpośredniego i udostępniania danych kontaktowych spółkom z grupy oraz partnerom; nie trzeba podawać przyczyny;
- otrzymać dane przetwarzane na podstawie umowy lub zgody w formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub, gdy jest to technicznie możliwe, zażądać ich przekazania innej spółce;
- wycofać zgodę w dowolnym momencie. Nie wpływa to na przetwarzanie już przeprowadzone.
W tym celu prosimy pisać na [email protected]. Odpowiadamy w ciągu jednego miesiąca. Jeżeli żądanie jest złożone, możemy przedłużyć ten okres o kolejne dwa miesiące i poinformujemy o tym w pierwszym miesiącu. Niekiedy prosimy o potwierdzenie tożsamości, aby dane nie zostały przekazane niewłaściwej osobie.
8. Prawo właściwe, skargi i zmiany tej polityki
Nasze relacje z Państwem podlegają prawu Republiki Estonii, w tym GDPR w zakresie jego stosowania w Estonii.
Jeżeli uważają Państwo, że niewłaściwie przetwarzamy Państwa dane, prosimy napisać na [email protected], a dołożymy wszelkich starań, aby to naprawić. Mają Państwo również prawo w dowolnym momencie złożyć skargę do estońskiego organu nadzorczego ochrony danych (Andmekaitse Inspektsioon, Tatari 39, 10134 Tallinn; [email protected]; +372 627 4135) albo do organu nadzorczego kraju, w którym Państwo mieszkają lub pracują.
Aktualna wersja tej polityki jest zawsze publikowana na eestifirma.ee/lei, a data ostatniej aktualizacji jest wskazana u góry. O istotnych zmianach informujemy na stronie internetowej lub e-mailem.