Polityka prywatności

Eesti Firma (nazwa prawna: Eesti Firma OÜ, kod rejestrowy 14164797, adres siedziby: Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estonia) jest operatorem strony internetowej eestifirma.ee oraz administratorem danych osobowych przetwarzanych za jej pośrednictwem. Jesteśmy licencjonowanym dostawcą usług powierniczych i usług dla spółek (licencja TCSP FIU000144), nadzorowanym przez estońską Jednostkę Analityki Finansowej, i ściśle przestrzegamy przepisów o ochronie danych, w tym ustawy Republiki Estońskiej o ochronie danych osobowych oraz ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (UE) 2016/679 (GDPR).

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia prostym językiem, jakie dane osobowe gromadzimy, dlaczego je gromadzimy, jaka jest podstawa prawna każdego sposobu ich wykorzystania, jak długo je przechowujemy, komu je udostępniamy oraz z jakich praw możesz skorzystać. Korzystając ze strony eestifirma.ee, potwierdzasz, że zapoznałeś(-aś) się z opisanymi tutaj zasadami przetwarzania danych i je rozumiesz.

Aby w pełni zrozumieć zasady naszego działania, zalecamy również zapoznanie się z powiązanymi politykami i regulaminami:

• Warunki korzystania
• Polityka AML
• Zasady zgodności z GDPR
• Informacja o plikach cookie

Kim jesteśmy (administrator danych)

Administratorem odpowiedzialnym za Twoje dane osobowe jest Eesti Firma OÜ, kod rejestrowy 14164797, z siedzibą pod adresem Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estonia. Możesz skontaktować się z nami pod adresem [email protected] lub telefonicznie pod numerem +372 641 7777. Wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych (DPO), którego dane kontaktowe znajdują się w sekcji „Dane kontaktowe” poniżej. DPO jest główną osobą kontaktową we wszystkich sprawach dotyczących sposobu przetwarzania Twoich danych.

Informacje, które gromadzimy

Gromadzimy i przetwarzamy różne rodzaje informacji, ściśle przestrzegając zasad minimalizacji danych i zgodnego z prawem ich pozyskiwania. Główne kategorie gromadzonych przez nas danych obejmują:

• Dane osobowe: Informacje przekazywane nam bezpośrednio, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz inne dane podawane podczas rejestracji konta, kontaktowania się z nami lub korzystania z naszych usług. W określonych przypadkach (np. w celu spełnienia wymogów AML) mogą one również obejmować dane identyfikacyjne, takie jak kopia dokumentu tożsamości oraz informacje o beneficjencie rzeczywistym.
• Dane techniczne: Informacje gromadzone automatycznie podczas odwiedzania naszej strony internetowej, w tym adres IP, typ przeglądarki, informacje o urządzeniu, wersja systemu operacyjnego i inne parametry techniczne. Dane te pozwalają nam zapewnić prawidłowe działanie strony, jej zgodność z różnymi urządzeniami oraz optymalizować komfort użytkowania.
• Dane dotyczące korzystania: Informacje o Twoich interakcjach ze stroną. Rejestrujemy odwiedzane strony, czas spędzony na każdej z nich, sposób poruszania się między sekcjami, źródła odesłań do naszej strony oraz sposób interakcji z treściami. Dane te są niezbędne do analizy aktywności użytkowników i ulepszania naszych usług.
• Dane dotyczące komunikacji: Informacje zawarte w korespondencji z nami. Jeśli kontaktujesz się z naszym zespołem za pośrednictwem poczty elektronicznej, formularzy opinii lub innych kanałów, przechowujemy zapisy takiej komunikacji, w tym podane dane kontaktowe i treść wiadomości. Pozwala nam to sprawnie obsługiwać zapytania i podnosić jakość usług.

Świadomie nie gromadzimy danych osób poniżej 18. roku życia. Nasza strona internetowa i usługi nie są przeznaczone dla osób małoletnich. Jeśli dowiemy się, że dane osobowe dziecka zostały zgromadzone bez zgody rodzica lub opiekuna, niezwłocznie je usuniemy.

Jak wykorzystujemy Twoje informacje

Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie na podstawach prawnych określonych w GDPR: w celu wykonania zobowiązań umownych, spełnienia wymogów prawnych, realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów lub na podstawie Twojej zgody. Wykorzystujemy informacje w sposób etyczny i wyłącznie do celów, dla których zostały zgromadzone. Główne cele przetwarzania Twoich danych obejmują:

• Świadczenie Usług: Wykorzystujemy Twoje dane do świadczenia naszych usług i wykonywania zobowiązań umownych wobec Ciebie. Obejmuje to rejestrację spółek, wsparcie prawne, usługi księgowe oraz inne oferowane przez nas usługi. Przetwarzanie danych w tych celach jest niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy z Tobą, a także do zarządzania bieżącymi relacjami z klientami.
• Komunikacja z użytkownikami: Twoje dane kontaktowe są wykorzystywane do udzielania odpowiedzi na zapytania, konsultacji dotyczących usług oraz przekazywania ważnych powiadomień i aktualizacji. Za Twoją zgodą możemy także wysyłać newslettery lub oferty promocyjne dopasowane do Twoich preferencji. Z wiadomości marketingowych możesz zawsze zrezygnować, korzystając z zawartego w wiadomości e-mail łącza rezygnacji z subskrypcji lub kontaktując się z nami bezpośrednio.
• Analityka i ulepszanie usług: Analizujemy zachowanie odwiedzających naszą stronę internetową, aby ulepszać jej funkcjonalność i treści. Dane dotyczące korzystania (w formie zanonimizowanej lub zagregowanej) pomagają nam zrozumieć potrzeby odbiorców, optymalizować nawigację, zwiększać wygodę interfejsu użytkownika i rozwijać nowe funkcje. Takie przetwarzanie opiera się na naszym prawnie uzasadnionym interesie polegającym na ulepszaniu usług, przy czym podejmujemy działania ograniczające ingerencję w Twoją prywatność (na przykład korzystamy z danych zagregowanych).
• Zgodność z prawem: Możemy przetwarzać i przechowywać określone dane w celu wypełnienia naszych obowiązków prawnych. Dotyczy to w szczególności przepisów księgowych i podatkowych, a także wymogów związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Przykładowo prawo zobowiązuje nas do identyfikowania klientów oraz przechowywania określonych danych do celów sprawozdawczych. Przetwarzanie danych w celu zapewnienia zgodności z prawem jest obowiązkowe i oparte na wymogach prawnych.
• Środki bezpieczeństwa: Zgromadzone dane służą do zapewnienia bezpieczeństwa naszej strony internetowej, Twoich kont i naszych usług. Prowadzimy monitoring w celu wykrywania oszustw, nieuprawnionego dostępu, cyberataków i innych zagrożeń oraz zapobiegania im. Takie przetwarzanie opiera się na naszym prawnie uzasadnionym interesie polegającym na ochronie infrastruktury i użytkowników. Stale udoskonalamy systemy monitorowania i ochrony, aby zapewnić bezpieczeństwo Twoich danych.

Pamiętaj, że nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji, które wywoływałoby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływało. Żadna kluczowa decyzja (na przykład o tym, czy świadczyć usługę lub po jakiej cenie) nie jest podejmowana wyłącznie przez algorytmy, bez udziału człowieka.

Podstawy prawne i okresy przechowywania — zestawienie

Poniższa tabela podsumowuje dla każdej kategorii danych cel ich przetwarzania, podstawę prawną wynikającą z GDPR oraz okres ich przechowywania. Zestawienie przedstawiono w celu zapewnienia przejrzystości; pozostała część niniejszej polityki wyjaśnia każdy punkt bardziej szczegółowo.

Pliki cookie i technologie śledzące

Aby poprawić komfort użytkowania i analizować ruch na stronie internetowej, korzystamy z plików cookie i podobnych technologii śledzących. Pozwala nam to dostosowywać treści strony do Twoich zainteresowań i lepiej rozumieć, w jaki sposób użytkownicy wchodzą w interakcję z naszą stroną.

Pliki cookie są wykorzystywane zgodnie z obowiązującymi przepisami (np. dyrektywą UE o prywatności i łączności elektronicznej) oraz naszą odrębną Informacją o plikach cookie. Główne kategorie używanych przez nas plików cookie to:

• Ściśle niezbędne pliki cookie: Te pliki cookie są niezbędne do prawidłowego działania strony internetowej. Umożliwiają korzystanie z podstawowych funkcji (takich jak zapisywanie preferencji dotyczących prywatności lub utrzymywanie aktywnej sesji po zalogowaniu) i nie można ich wyłączyć, ponieważ bez nich strona nie działałaby prawidłowo.
• Analityczne pliki cookie: Te pliki cookie gromadzą zanonimizowane statystyki dotyczące sposobu korzystania z naszej strony przez odwiedzających, na przykład informacje o odwiedzanych stronach, czasie spędzanym na każdej z nich lub napotkanych błędach. Wykorzystujemy te informacje do poprawy wydajności i użyteczności strony. Technologie te pomagają nam między innymi identyfikować najpopularniejsze sekcje i odpowiednio optymalizować treści.
• Marketingowe pliki cookie: Te pliki cookie służą do wyświetlania trafniejszych reklam i promocji naszych usług. Pozwalają nam mierzyć skuteczność kampanii reklamowych i mogą zapamiętywać treści oglądane przez Ciebie na naszej stronie, aby oferować Ci podobne usługi. Korzystamy z marketingowych plików cookie w sposób odpowiedzialny, a tam, gdzie jest to wymagane, uzyskujemy Twoją zgodę przed umieszczeniem ich na urządzeniu.

Masz prawo w dowolnym momencie zarządzać ustawieniami plików cookie. Większość przeglądarek pozwala wyłączyć zbędne pliki cookie lub usunąć już istniejące. Pamiętaj jednak, że wyłączenie ściśle niezbędnych plików cookie może wpłynąć na funkcjonalność strony. Więcej szczegółowych informacji znajdziesz w naszej Informacji o plikach cookie oraz w ustawieniach swojej przeglądarki.

Udostępnianie danych osobom trzecim

Nie sprzedajemy ani nie wynajmujemy Twoich danych osobowych osobom trzecim. Aby jednak prowadzić działalność i świadczyć nasze Usługi, możemy być zmuszeni udostępniać dane zaufanym partnerom związanym obowiązkiem zachowania poufności. Do takich osób trzecich mogą należeć:

• Zewnętrzni usługodawcy: Współpracujemy z wiarygodnymi firmami i specjalistami, którzy pomagają nam świadczyć usługi. Należą do nich na przykład dostawcy hostingu i centra danych (zapewniający hosting naszej strony i baz danych), operatorzy płatności (obsługujący transakcje), platformy analityczne (monitorujące ruch) oraz dostawcy obsługi klienta. W takich przypadkach przekazujemy partnerom wyłącznie niezbędne minimum danych i na mocy umów powierzenia przetwarzania danych wymagamy ścisłego przestrzegania zasad poufności i środków ochrony danych.
• Spełnianie wymogów prawnych: Możemy ujawnić Twoje informacje organom administracji publicznej, organom regulacyjnym lub innym uprawnionym podmiotom, gdy wymaga tego prawo — na przykład Jednostce Analityki Finansowej, Urzędowi Podatkowemu i Celnemu lub sądowi. Ujawnienie może być konieczne w celu wykonania nakazu sądowego, w toku dochodzenia dotyczącego nielegalnej działalności albo dla ochrony naszych uzasadnionych praw i interesów. W każdym przypadku starannie oceniamy zgodność żądania z prawem i ujawniamy wyłącznie informacje wymagane przepisami.

Poza powyższymi przypadkami Twoje dane mogą zostać przekazane w ramach restrukturyzacji przedsiębiorstwa. Jeśli połączymy się z innym podmiotem, sprzedamy przedsiębiorstwo lub przeprowadzimy inną reorganizację, dane osobowe użytkowników mogą zostać przekazane następcy prawnemu. W takich przypadkach dopilnujemy, aby odbiorca podlegał takim samym obowiązkom zachowania poufności, jakie określono w niniejszej polityce.

Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić Twoje dane osobowe przed nieuprawnionym ujawnieniem, bezprawnym dostępem, zniszczeniem lub zmianą. Obejmują one szyfrowanie, zapory sieciowe, systemy wykrywania włamań oraz ścisłą kontrolę fizycznego i logicznego dostępu do naszych serwerów. Nasze wewnętrzne polityki bezpieczeństwa informacji ograniczają dostęp pracowników do danych osobowych zgodnie z zasadą niezbędnej wiedzy, a personel uczestniczy w regularnych szkoleniach. Łącznie środki te chronią poufność, integralność i dostępność Twoich danych zgodnie z wymogami GDPR. Chociaż żadna metoda przesyłania ani przechowywania danych w Internecie nie jest w 100% bezpieczna, stale aktualizujemy i testujemy nasze systemy bezpieczeństwa, aby minimalizować ryzyko.

Okres przechowywania danych

Przechowujemy dane osobowe wyłącznie tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji celów opisanych w niniejszej polityce, chyba że prawo wymaga lub zezwala na ich dłuższe przechowywanie. Obowiązują następujące ustawowe okresy: dane dotyczące należytej staranności wobec klienta (KYC), zgromadzone w celu przeciwdziałania praniu pieniędzy, przechowujemy przez 5 lat od zakończenia relacji gospodarczej, zgodnie z wymogami estońskiej ustawy o zapobieganiu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu; księgowe dokumenty źródłowe przechowujemy przez 7 lat od zakończenia roku obrotowego, zgodnie z wymogami estońskiej ustawy o rachunkowości. Inne dane są zasadniczo przechowywane przez czas trwania relacji oraz obowiązujący okres przedawnienia. Po upływie odpowiedniego okresu dane są bezpiecznie usuwane lub anonimizowane w taki sposób, aby nie można było Cię już zidentyfikować. Regularnie przeglądamy posiadane dane i okresy ich przechowywania, aby nie przechowywać ich dłużej, niż jest to konieczne.

Międzynarodowe przekazywanie danych

Obecnie wszystkie dane osobowe są przechowywane i przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), przede wszystkim na serwerach znajdujących się w Estonii lub innych krajach UE. Nie przekazujemy Twoich danych do państw spoza EOG, chyba że jest to wyraźnie konieczne do świadczenia usług (np. gdy przebywasz poza UE i prosisz nas o kontakt z lokalnym partnerem).

Jeśli kiedykolwiek będziemy musieli przekazać Twoje dane poza EOG, wdrożymy wszystkie zabezpieczenia wymagane prawem. W praktyce oznacza to przekazywanie danych wyłącznie do państw uznanych przez Komisję Europejską za zapewniające odpowiedni poziom ochrony albo na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) lub innego dozwolonego mechanizmu. Twoje dane pozostaną chronione, nawet jeśli będą przetwarzane poza Unią Europejską.

Łącza do stron internetowych osób trzecich

Nasza strona internetowa może zawierać łącza do zewnętrznych stron lub usług, nad którymi nasza firma nie sprawuje kontroli. Niniejsza Polityka prywatności nie ma zastosowania do takich zewnętrznych zasobów. Nie ponosimy odpowiedzialności za treści ani praktyki w zakresie prywatności stosowane przez zewnętrzne strony internetowe. Przed podaniem danych osobowych na takich stronach zalecamy zapoznanie się z polityką prywatności każdego zewnętrznego zasobu.

Prywatność dzieci

Zdajemy sobie sprawę, jak ważna jest ochrona danych osobowych dzieci. Nasza strona internetowa i usługi nie są przeznaczone dla osób poniżej 18. roku życia i nie gromadzimy świadomie danych dzieci bez odpowiedniej zgody ich rodziców lub opiekunów prawnych. Jeśli dowiemy się, że nieumyślnie otrzymaliśmy dane osobowe osoby małoletniej poniżej 18. roku życia, niezwłocznie podejmiemy działania w celu usunięcia tych informacji z naszych serwerów. Zachęcamy rodziców, którzy stwierdzą, że ich dziecko mogło przekazać nam dane osobowe, do skontaktowania się z nami, abyśmy mogli szybko usunąć odpowiednie informacje.

Twoje prawa

Zgodnie z GDPR i innymi obowiązującymi przepisami przysługują Ci, jako osobie, której dane dotyczą, szerokie prawa odnoszące się do Twoich danych osobowych. Szanujemy te prawa i staramy się ułatwiać korzystanie z nich. Masz prawo do:

• Dostępu do swoich danych: możesz zażądać potwierdzenia, czy Twoje dane osobowe są przetwarzane, a także uzyskać kopię danych, które posiadamy na Twój temat. Dzięki temu możesz dokładnie sprawdzić, jakie informacje są przetwarzane, oraz zweryfikować zgodność ich przetwarzania z prawem.
• Sprostowania swoich danych: możesz zażądać poprawienia dotyczących Ciebie nieprawidłowych lub nieaktualnych danych osobowych. Niezwłocznie wprowadzimy niezbędne zmiany, aby zapewnić prawidłowość i aktualność Twoich informacji.
• Usunięcia swoich danych: w określonych okolicznościach możesz zażądać usunięcia swoich danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”). Możesz na przykład zażądać usunięcia danych, jeśli nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zgromadzone, albo jeśli wycofasz zgodę, a my nie mamy innej zgodnej z prawem podstawy ich przetwarzania. Pamiętaj, że prawo to nie jest bezwzględne — istnieją wyjątki (na przykład nie możemy usunąć danych, do których przechowywania zobowiązuje nas prawo).
• Ograniczenia przetwarzania: w określonych sytuacjach możesz zażądać czasowego ograniczenia przetwarzania swoich danych (na przykład na czas kwestionowania ich prawidłowości lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania). W okresie ograniczenia będziemy jedynie przechowywać Twoje dane, wstrzymując aktywne operacje z ich wykorzystaniem.
• Sprzeciwu wobec przetwarzania: masz prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych, jeśli opiera się ono na naszych prawnie uzasadnionych interesach lub jest prowadzone do celów marketingu bezpośredniego. W określonych przypadkach przewidzianych prawem musimy na Twoje żądanie zaprzestać takiego przetwarzania. W szczególności zawsze możesz zrezygnować z przesyłanych wiadomości i sprzeciwić się profilowaniu do celów marketingowych.
• Przenoszenia danych: możesz otrzymać dane osobowe, które nam przekazano, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie (np. CSV) lub zażądać ich bezpośredniego przekazania innemu usługodawcy, jeżeli jest to technicznie możliwe. Prawo to ma zastosowanie, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie Twojej zgody lub umowy z Tobą i jest prowadzone w sposób zautomatyzowany.
• Wycofania zgody: jeśli jakiekolwiek przetwarzanie danych opiera się na Twojej zgodzie, możesz ją wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem, ale zaprzestaniemy takiego przetwarzania na przyszłość. Możesz na przykład w dowolnym momencie zrezygnować z newsletterów marketingowych, na których otrzymywanie wcześniej wyrażono zgodę.

Masz również prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, jeśli uważasz, że Twoje prawa zostały naruszone lub Twoje dane były przetwarzane niezgodnie z prawem. Organem nadzorczym w Estonii jest Inspektorat Ochrony Danych (Andmekaitse Inspektsioon). Możesz skontaktować się z tym organem lub z organem nadzorczym właściwym dla Twojego miejsca zamieszkania. Mamy nadzieję, że wszelkie problemy uda się rozwiązać bezpośrednio z nami, ale w dowolnym momencie masz prawo skierować sprawę do organu regulacyjnego.

Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, skontaktuj się z nami w dowolny sposób wskazany w sekcji „Dane kontaktowe”. Rozpatrujemy wnioski bezpłatnie i odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, a w każdym przypadku w ciągu jednego miesiąca od otrzymania wniosku, zgodnie z wymogami GDPR. Jeśli będziemy potrzebować więcej czasu lub będziemy musieli odmówić realizacji wniosku na zgodnej z prawem podstawie, poinformujemy Cię o tym w tym terminie i wyjaśnimy przyczyny.

Aktualizacje polityki

Możemy okresowo aktualizować niniejszą Politykę prywatności, aby uwzględnić zmiany naszych praktyk, przepisów prawa lub nowych technologii. Po opublikowaniu zaktualizowanej wersji pojawi się ona na tej stronie, a data ostatniej zmiany zostanie podana u góry.

Zaktualizowana wersja wchodzi w życie z chwilą publikacji. Zalecamy okresowe sprawdzanie tej sekcji, aby być na bieżąco z aktualną wersją.

Dane kontaktowe

Jeśli masz pytania, uwagi lub żądania związane z przetwarzaniem Twoich danych osobowych na naszej stronie internetowej, skontaktuj się z nami:

• Spółka: Eesti Firma OÜ
• Kod rejestrowy: 14164797
• Adres: Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estonia
• Inspektor ochrony danych (DPO): Ilja Nikiforov
• Adres e-mail: [email protected]
• Telefon: +372 641 7777

Cenimy zaufanie naszych klientów i odwiedzających oraz staramy się odpowiadać szybko i wyczerpująco. Odpowiedź otrzymasz nie później niż w ciągu jednego miesiąca od daty złożenia wniosku, zgodnie z obowiązującym prawem.

Chętnie odpowiemy na Twoje pytania i zawsze z przyjemnością udzielimy dodatkowych informacji na temat Twoich danych osobowych oraz sposobów ich ochrony. Twoja prywatność i bezpieczeństwo danych są dla nas najwyższym priorytetem.