Osoba kontaktowa w Estonii dla spółek nierezydentów

Osoba kontaktowa w Estonii: odbiór dokumentów urzędowych w Twoim imieniu

Dlaczego Twoja spółka w Estonii powinna wyznaczyć lokalną osobę kontaktową: objaśnienie najważniejszych wymogów prawnych

Od 2018 roku od estońskich spółek, których adres rejestrowy znajduje się za granicą, oczekuje się wyznaczenia lokalnej osoby kontaktowej, wpisanej do Rejestru Handlowego, w celu odbierania dokumentów urzędowych i zawiadomień. Po reformie z 2023 roku nie jest to już bezwzględnie obowiązkowe w każdym przypadku, ale nadal jest zdecydowanie zalecane. Poniżej wyjaśniamy, na czym polega ta usługa, kiedy jest potrzebna, co osoba kontaktowa może, a czego nie może robić, kto może pełnić tę funkcję oraz ile to kosztuje.

• Wpis do Rejestru Handlowego jako oficjalna osoba kontaktowa Twojej spółki

• Odbiór dokumentów procesowych i oświadczeń woli

• Prawnie ważny adres do doręczeń dla Twojej spółki w Estonii

• Usługa świadczona przez licencjonowanego TCSP pod nadzorem FIU (FIU000144)

• Zapewnia zdalnie zarządzanej spółce pełną zgodność z Kodeksem handlowym

• Stała opłata roczna bez ukrytych kosztów

Zamów usługę osoby kontaktowej

Osoba kontaktowa w Estonii: najważniejsze fakty

Krótkie podsumowanie dla dyrektorów niebędących rezydentami i e-rezydentów.

Kim jest osoba kontaktowa w Estonii?

Instytucję osoby kontaktowej wprowadzono, ponieważ estońskie spółki mogą mieć adres rejestrowy za granicą i być zarządzane całkowicie zdalnie, a ich organy zarządzające mogą znajdować się w innym państwie. Estonia stała się popularną jurysdykcją wśród nierezydentów — częściowo dzięki programowi e-Residency — a dziesiątki tysięcy estońskich spółek należą obecnie do cudzoziemców i e-rezydentów.

Wymóg ten po raz pierwszy wszedł w życie na mocy zmian w Kodeksie handlowym z 2018 roku. Następnie został doprecyzowany w ustawie o Rejestrze Handlowym z 1 lutego 2023 roku, która wyjaśniła, że prawny obowiązek wyznaczenia osoby kontaktowej dotyczy wyłącznie spółek zarejestrowanych w Estonii, których adres znajduje się za granicą. Adres wyznaczonej osoby kontaktowej staje się oficjalnym estońskim adresem, za pośrednictwem którego można skontaktować się ze spółką.

Kiedy wymagana jest osoba kontaktowa?

Od reformy ustawy o Rejestrze Handlowym z 1 lutego 2023 roku wyznaczenie osoby kontaktowej nie jest już bezwzględnie obowiązkowe w każdym przypadku — pozostaje jednak zdecydowanie zalecane, gdy adres rejestrowy spółki znajduje się za granicą, na przykład gdy estońska OÜ należy do nierezydentów i jest przez nich zarządzana, a jej zarząd znajduje się poza Estonią. W praktyce licencjonowana osoba kontaktowa w Estonii zapewnia organom administracji, sądom i kontrahentom niezawodną możliwość kontaktu z taką spółką.

Jeżeli siedziba rejestrowa spółki znajduje się już w Estonii — na przykład dzięki usłudze adresu prawnego w Tallinnie — osoba kontaktowa zasadniczo nie jest potrzebna, ponieważ ze spółką można już skontaktować się pod estońskim adresem. Jeśli jednak spółka zachowuje adres za granicą, brak osoby kontaktowej wiąże się z realnym ryzykiem: korespondencja urzędowa może nie zostać skutecznie doręczona, a Rejestr Handlowy może odnotować i opublikować informację, że ze spółką nie można skontaktować się pod jej adresem rejestrowym — rejestrator dysponuje takim środkiem od początku 2023 roku.

Uprawnienia osoby kontaktowej

Osoba kontaktowa działa jako przedstawiciel spółki w ściśle ograniczonym zakresie, a jej dane widnieją na karcie rejestrowej spółki. Rola ta ma charakter bierny: osoba kontaktowa jest upoważniona wyłącznie do przyjmowania dokumentów urzędowych adresowanych do spółki i nie ma prawa podejmować w jej imieniu żadnych czynności wywołujących skutki prawne.

Co istotne, doręczenie osobie kontaktowej dowolnego zawiadomienia lub dokumentu jest pod względem prawnym równoważne z doręczeniem go członkom zarządu lub dyrektorom spółki. Po jej wyznaczeniu dane osoby kontaktowej stają się częścią oficjalnych danych kontaktowych spółki, a adres osoby kontaktowej staje się oficjalnym adresem spółki zarządzanej z zagranicy.

Kto może pełnić funkcję osoby kontaktowej?

Prawo ogranicza krąg podmiotów, które mogą pełnić funkcję osoby kontaktowej, przyznając to uprawnienie wyłącznie specjalistom podlegającym wysokim standardom kwalifikacji i należytej staranności. Zgodnie z obowiązującymi przepisami funkcję tę mogą pełnić:

• Notariusze i kancelarie notarialne.
• Adwokaci i kancelarie prawne.
• Biegli rewidenci oraz przedstawiciele podatkowi nierezydentów.
• Licencjonowani dostawcy usług powierniczych i usług dla spółek (TCSP) — tacy jak Eesti Firma.

Nasze atuty

Od ponad dziesięciu lat wspieramy estońskie i międzynarodowe firmy, oferując uporządkowane rozwiązania korporacyjne oraz z zakresu zgodności z przepisami, w tym usługi adresu prawnego i wirtualnego biura. Nasz zespół pomagał w zakładaniu spółek w Estonii oraz bieżącej administracji ponad 5000 podmiotów należących do lokalnych i zagranicznych przedsiębiorców z wielu branż.

Działamy zgodnie z estońskimi wymogami AML i regulacjami dotyczącymi spółek, które mają zastosowanie do licencjonowanych TCSP, zapewniając stabilność, pewność prawną i przewidywalne wsparcie administracyjne spółkom utrzymującym obecność w Estonii.

Jak wygląda wyznaczenie osoby kontaktowej: krok po kroku

Uruchomienie usługi jest szybkie i odbywa się całkowicie zdalnie, a po jej aktywacji wszystko działa w tle. Oto jak przebiega cały proces — od rozpoczęcia po bieżące korzystanie:

1. 1

   Ustalamy zakres i podpisujemy umowę

   Uzgadniamy zakres usługi i przygotowujemy umowę dotyczącą osoby kontaktowej.

2. 2

   Zostajemy wpisani do Rejestru Handlowego

   jako osoba kontaktowa Twojej spółki — niezależnie od tego, czy zakładasz nową OÜ, czy aktualizujesz dane istniejącej spółki.

3. 3

   Odbieramy w Twoim imieniu dokumenty urzędowe

   Pisma z Rejestru Handlowego, Urzędu Podatkowo-Celnego oraz innych organów są odbierane w Tallinnie.

4. 4

   Powiadamiamy Cię i przekazujemy dokumenty

   Przychodząca korespondencja jest digitalizowana i przesyłana do Ciebie, a oryginał przechowujemy lub na życzenie wysyłamy kurierem.

5. 

   Prowadzisz spółkę z dowolnego miejsca

   Twoja estońska OÜ pozostaje zgodna z przepisami i dostępna dla zainteresowanych podmiotów, podczas gdy Ty prowadzisz ją całkowicie online.