Najlepszy kraj do prowadzenia działalności w Europie

O tym, który kraj jest najlepszy do prowadzenia działalności w Europie, decyduje to, co dzieje się po utworzeniu spółki: w jaki sposób otrzymuje ona płatności, ile kosztuje zatrudnienie pracownika, w jakim języku pisze urząd skarbowy oraz jak dużą część miesiąca założyciela pochłania administracja. Te kwestie powtarzają się co roku. Rejestracja odbywa się raz.

Założyciele zastanawiający się, gdzie rozpocząć działalność w Europie, często podchodzą do tej kwestii od odwrotnej strony. Dlatego tak wiele prawidłowo zarejestrowanych spółek ostatecznie działa w niewłaściwym miejscu. Do danego kraju można wejść bez wysiłku, a mimo to prowadzenie z niego działalności może być męczące — i to właśnie drugie doświadczenie trwa latami.

Ten przewodnik dotyczy prowadzenia działalności. Jeśli wiesz już, skąd firma będzie działać, i potrzebujesz informacji o procedurze jej rejestracji, przeczytaj nasz przewodnik po najłatwiejszym kraju do rejestracji spółki w Europie.

Dla kogo jest ten przewodnik

Dla założycieli, którzy decydują, gdzie firma powinna mieć swoją bazę, a nie tylko gdzie ją zarejestrować: konsultantów i agencji obsługujących klientów w kilku krajach, zespołów SaaS i IT, sprzedawców internetowych, firm stawiających na pracę zdalną oraz wszystkich, dla których drugi rok działalności w Europie ma obecnie większe znaczenie niż pierwszy miesiąc.

Dlaczego kraj nadal ma znaczenie na jednolitym rynku

Europa jest jednym rynkiem towarów i usług, ale nie jednym systemem prowadzenia spółek. Prawo spółek, płace i składki społeczne, praktyki księgowe, terminy składania dokumentów oraz język administracji pozostają kwestiami krajowymi, a otwarcie rynku nie doprowadziło do ich ujednolicenia.

Dlatego dwie spółki tej samej wielkości, prowadzące sprzedaż w tych samych krajach, mogą mieć zupełnie inny rytm pracy w zależności od miejsca, w którym mają bazę. Różnice mają charakter administracyjny, a nie strategiczny — wynikają z prawa krajowego, a nie z decyzji założyciela, i pozostają niemal niewidoczne z zewnątrz, dopóki nie trzeba z nimi żyć na co dzień.

Żadna z tych kwestii nie rozstrzyga się podczas rejestracji. Wszystkie wynikają z tego, gdzie spółka ma siedzibę i jak działa, a ich skutki z czasem się kumulują. Miesiąc stracony na administrację jest uciążliwością w pierwszym roku, a w trzecim — kosztem, którego nie da się już odzyskać.

Prowadzenie działalności w Europie: sześć kwestii kształtujących każdy rok

Oto czynniki decydujące o tym, jak naprawdę wygląda prowadzenie spółki w Europie, wymienione mniej więcej w kolejności, w jakiej najczęściej zaskakują założycieli.

Gdzie znajdują się klienci, ponieważ VAT podąża za nimi

Kraj rejestracji rzadko przesądza o sposobie rozliczenia VAT. Decyduje o nim klient. Sprzedaż usług firmie w innym państwie członkowskim zwykle przenosi obowiązek rozliczenia VAT na tego klienta w ramach odwrotnego obciążenia, dlatego faktura nie zawiera VAT — wymaga jednak ważnego numeru VAT po obu stronach, który należy zweryfikować, a nie jedynie przyjąć za prawidłowy.

Przy sprzedaży konsumentom zasady się rozchodzą i łatwo zrozumieć je na opak. Produkty cyfrowe i towary sprzedawane na odległość są co do zasady opodatkowane w miejscu zamieszkania klienta, z zastrzeżeniem jednolitego dla całej UE progu €10,000 sprzedaży transgranicznej, poniżej którego mała firma może nadal naliczać VAT swojego kraju. Większość pozostałych usług świadczonych konsumentom podlega natomiast zasadom kraju dostawcy.

Punkt kompleksowej obsługi VAT One Stop Shop istnieje dlatego, że bez niego pierwsza z tych zasad oznaczałaby konieczność rejestracji w każdym kraju sprzedaży. System łączy te obowiązki w jednej deklaracji składanej kwartalnie — jest to ułatwienie w zakresie sprawozdawczości, a nie zwolnienie, ponieważ podatek nadal jest należny według stawki obowiązującej w każdym kraju.

Dla większości założycieli jest to największa różnica między ich oczekiwaniami a informacjami otrzymanymi od księgowego, a zarazem powód, dla którego spółka może w pełni przestrzegać przepisów w swoim kraju, jednocześnie mając nieuregulowany obowiązek gdzie indziej.

Jak pieniądze faktycznie trafiają do spółki

Nic innego nie będzie działać, dopóki nie działa warstwa płatnicza: rachunek, który pozostaje otwarty, operator płatności obsługujący dany produkt oraz — w stosownych przypadkach — platforma handlowa akceptująca dany podmiot.

Trzy praktyczne kwestie mają większe znaczenie niż wybór usługodawcy. Pierwszą jest waluta. Kilka państw członkowskich UE zachowało własne waluty krajowe, dlatego spółka mająca bazę w jednym z nich, ale wystawiająca faktury w euro, ponosi koszty przewalutowania i przelicza wartość swoich sald na każdy dzień sprawozdawczy. Takie różnice kursowe zazwyczaj ujmuje się w księgach jako opodatkowane zyski lub straty podlegające odliczeniu, co oznacza, że zmiana kursu walut, której firma wcale nie potrzebowała, może wpłynąć na jej wynik podatkowy. Baza w strefie euro całkowicie eliminuje tę warstwę.

Drugą kwestią jest dyskryminacja ze względu na IBAN. Zgodnie z europejskimi przepisami dotyczącymi płatności firma musi akceptować każdy rachunek w UE do przelewów w euro, jednak systemy rozliczeniowe i portale płacowe nadal odrzucają numery IBAN z innych krajów. Jest to zabronione, ale się zdarza — lepiej wiedzieć o tym, zanim odkryje to dział księgowości klienta.

Trzecią kwestią jest kultura płatnicza. W niektórych częściach Europy standardem są terminy od trzydziestu do sześćdziesięciu dni, a w przypadku małej spółki wpływa to na przepływy pieniężne znacznie bardziej niż jakakolwiek stawka podatku.

Ile kosztuje zatrudnienie pracownika

Zatrudnienie jest obszarem, w którym europejskie kraje różnią się najbardziej, a różnica nie dotyczy wynagrodzeń, lecz kosztów, które są do nich doliczane. Składki pracodawcy, obowiązkowe ubezpieczenia i okresy wypowiedzenia znacznie się różnią i zależą od kraju, w którym pracownik wykonuje pracę, a nie od kraju rejestracji spółki.

Zatrudnienie jednej osoby w innym państwie członkowskim może zatem oznaczać konieczność rejestracji do celów płacowych, powstanie lokalnego obowiązku sprawozdawczego i potrzebę skorzystania z doradcy w tym kraju. Obowiązki te może przejąć pracodawca formalny (employer of record): usługodawca formalnie zatrudnia daną osobę, która pracuje dla Twojej firmy. Wiąże się to z miesięczną opłatą, którą warto zestawić z kosztem samodzielnej obsługi, zanim uzna się, że zatrudnianie zdalne jest bezpłatne.

Język, w którym działa administracja

Dokumenty i oficjalna korespondencja są składane i prowadzone w miejscowym języku, co stanowi stały koszt działalności, a nie tylko niedogodność na etapie jej rozpoczynania. Od tego zależy, czy założyciel będzie w stanie przeczytać pismo od organu podatkowego, czy księgowego można wybrać swobodnie, czy tylko spośród niewielkiej grupy osób mówiących po angielsku, oraz czy dokumenty korporacyjne trzeba przetłumaczyć przed ich podpisaniem.

Dla założyciela, który nie zna miejscowego języka, jest to koszt, który nigdy nie znika — a niemal nigdy nie pojawia się w zestawieniach porównawczych.

Przejmowany kalendarz sprawozdawczy

Każda europejska spółka składa roczne sprawozdanie finansowe. Różni się wszystko, co mu towarzyszy: częstotliwość składania deklaracji VAT, comiesięczne obowiązki sprawozdawcze dotyczące płac, ewentualna konieczność składania sprawozdań statystycznych oraz wielkość, od której badanie sprawozdania przestaje być opcjonalne.

Zmianą, którą należy obserwować, jest ustrukturyzowane fakturowanie elektroniczne. W różnych częściach Europy wprowadza się je w różnym tempie, a tam, gdzie zaczyna obowiązywać, przestaje być preferencją dotyczącą formatu i staje się warunkiem wystawienia ważnej faktury, z którym musi poradzić sobie system księgowy. Mała spółka w kraju, który szybko wprowadził ten wymóg, podlega mu bez względu na to, czy jest na niego gotowa.

W praktyce nie należy pytać, czy dany kraj nakłada obowiązki, lecz czy ich zakres jest proporcjonalny do wielkości spółki. System stworzony z myślą o średnich firmach krajowych może być bardzo obciążający dla trzyosobowego zespołu.

Czy zysk może pozostać w firmie

W przypadku rozwijającej się spółki istotne pytanie nie dotyczy stawki podatku dochodowego od osób prawnych, lecz momentu powstania obowiązku podatkowego. Tam, gdzie zysk jest opodatkowany w chwili jego uzyskania, rozwój finansuje się z kwoty pozostałej po zapłacie podatku. Tam, gdzie zobowiązanie powstaje dopiero w momencie wypłaty zysku, pieniądze, które zostałyby przeznaczone na podatek, pozostają dostępne na zatrudnienie, zapasy lub rozwój produktu, dopóki właściciele ich nie wypłacą.

Jest to cecha wpływająca na przepływy pieniężne, a nie ulga, i ma znaczenie wyłącznie dla firm, które rzeczywiście reinwestują. W przypadku właścicieli regularnie wypłacających zysk efekt ten w dużej mierze znika.

Jak różne firmy funkcjonują w Europie

Co decyduje o funkcjonowaniu każdego modelu, gdzie pojawiają się trudności i czy daną firmę w ogóle można prowadzić z dowolnego miejsca.

Przeczytaj wiersz odpowiadający Twojej firmie, zamiast traktować tabelę jako jedną całość. Niektóre z tych modeli można wygodnie prowadzić z niemal dowolnego miejsca w Europie; w przypadku innych geografia rozstrzyga sprawę jeszcze przed rozpoczęciem porównań.

Niezależnie od odpowiedzi na to pytanie należy uwzględnić jedno zastrzeżenie, ponieważ dotyczy ono miejsca, do którego spółka jest przypisywana, a nie miejsca jej rejestracji.

Dlaczego Estonia sprawdza się jako baza operacyjna w Europie

Estonia rzadko jest właściwym wyborem dla firmy zakorzenionej w jednym rynku krajowym. W przypadku spółki, która z założenia działa międzynarodowo, eliminuje jednak kilka opisanych wyżej powtarzających się kosztów.

Administracja pozostaje anglojęzyczna i internetowa

Składanie dokumentów, korespondencja, podpisywanie oraz podejmowanie decyzji korporacyjnych odbywają się cyfrowo, a związane z nimi środowisko profesjonalnych usług standardowo działa po angielsku. Dla założyciela, który nie zna miejscowego języka, oznacza to, że stały koszt tłumaczeń, występujący w innych krajach, przestaje być problemem, a księgowego można wybrać na podstawie kompetencji, a nie znajomości określonego języka.

Kalendarz sprawozdawczy jest dostosowany do małego zespołu

Cykl roczny jest krótki i przewidywalny: księgowość, okresowe deklaracje, jeśli firma jest objęta obowiązkiem ich składania, oraz jedno sprawozdanie roczne, które należy złożyć w ciągu sześciu miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Poniżej określonych progów wielkości nie jest wymagane ani badanie, ani formalny przegląd, a większość spółek zarządzanych przez właścicieli pozostaje poniżej tych progów — próg przeglądu jest jednak niższy, niż spodziewają się założyciele, dlatego warto sprawdzić go w odniesieniu do własnych danych, zamiast opierać się na założeniach.

Reinwestowany zysk pozostaje w firmie

Zysk zatrzymany w spółce nie jest opodatkowany w momencie jego uzyskania; podatek dochodowy od osób prawnych nalicza się przy wypłacie zysku. W przypadku firmy przeznaczającej dochody na zatrudnienie, produkt lub zapasy zmienia to coroczny rytm przepływów pieniężnych — rozwój jest finansowany przed powstaniem obowiązku podatkowego, a nie po nim.

Efekt jest rzeczywisty, ale warunkowy. Sprzyja spółkom, które reinwestują, i jest niemal neutralny dla właścicieli wypłacających zysk na bieżąco.

Koszt samego utrzymania spółki jest niski i przewidywalny

Każda europejska spółka ponosi minimalne koszty, które występują niezależnie od tego, czy prowadzi działalność. Tutaj lista jest krótka: księgowość, sprawozdanie roczne oraz — jeśli zarząd znajduje się za granicą — adres prawny i osoba kontaktowa. Osoba kontaktowa odbiera oficjalną korespondencję, lecz nie jest dyrektorem ani powiernikiem: nie trzeba powoływać ani opłacać dyrektora będącego rezydentem i nie istnieje równoległy zestaw obowiązków sprawozdawczych wyłącznie z powodu zagranicznej własności spółki.

Ta struktura nadal sprawdza się w trzecim roku

Najczęstszym powodem przebudowywania przez założycieli europejskiej struktury jest to, że zaprojektowano ją z myślą o pierwszym miesiącu. Estońska spółka zarządzana z zagranicy zwykle dobrze sprawdza się wraz z upływem czasu właśnie dlatego, że nic nie zależy w niej od fizycznej obecności założyciela: te same narzędzia, ten sam księgowy i ten sam harmonogram składania dokumentów obowiązują bez względu na to, czy założyciel przebywa w Berlinie, Dubaju czy São Paulo.

W codziennej działalności wymaga to prowadzenia księgowości od pierwszej faktury, zamiast odtwarzania jej na koniec roku. Dlatego usługi księgowe w Estonii są zazwyczaj pierwszą rzeczą organizowaną po utworzeniu spółki.

Co jest trudniejsze w prowadzeniu działalności z Estonii

Bankowość stanowi prawdziwą trudność, z którą założyciele spotykają się w drugim roku, a nie w pierwszym. Otwarcie rachunku jest zazwyczaj wykonalne; jego utrzymanie wymaga uwagi. Banki i instytucje płatnicze okresowo ponownie sprawdzają swoich klientów, a spółka, której właściciel, klienci i dostawcy znajdują się poza Estonią, zostanie poproszona o wyjaśnienie, co łączy działalność z krajem jej rejestracji.

Istnieją przekonujące odpowiedzi i większość takich spółek je ma: rzeczywisty powód wyboru bazy, podpisane umowy, spójna księgowość oraz obraz działalności zgodny z transakcjami. Trzeba je jednak udokumentować, a nie improwizować, zaś firma, która nie potrafi wskazać żadnego związku, będzie miała coraz trudniejszą rozmowę za każdym razem, gdy pojawi się ten temat.

Druga kwestia jest prostsza. Korzyści wynikające z niewymagającej bazy nie przenoszą się razem z firmą: gdy tylko działalność fizycznie pojawia się w innym kraju, zaczynają mieć do niej zastosowanie przepisy tego kraju, bez względu na siedzibę spółki.

Kiedy inny europejski kraj lepiej odpowiada firmie

Podstawowe pytanie brzmi, czy daną firmę w ogóle można prowadzić z dowolnego miejsca. Kilka cech wskazuje, że nie:

• pracownicy będą zatrudnieni w jednym kraju, ponieważ płace i prawo pracy podlegają przepisom kraju pracownika i rzadko można je przenieść;
• zapasy, obiekty lub wyposażenie znajdują się w jednym kraju, co powoduje powstanie tam obowiązków rejestracyjnych i sprawozdawczych bez względu na lokalizację bazy;
• niemal wszystkie przychody pochodzą z jednego rynku krajowego, na którym nabywcy oczekują lokalnego dostawcy i umów w miejscowym języku;
• działalność jest nadzorowana przez organ regulacyjny, który udziela firmom zezwoleń i monitoruje je na określonym rynku;
• założyciel mieszka i pracuje na pełny etat w jednym kraju oraz zamierza nadal to robić, co sprawia, że wszelki dystans ma w dużej mierze charakter pozorny.

W takich przypadkach kraj prowadzenia działalności wybiera sama firma, a organizowanie struktury gdzie indziej zwiększa obciążenia administracyjne, nie zapewniając większego pola manewru. Jeśli Twoja lista została zawężona do jednej konkretnej alternatywy, przeczytaj nasze zestawienie Estonii z poszczególnymi krajami europejskimi.

Ostateczny werdykt: najlepszy kraj do prowadzenia działalności w Europie

Wszystkie powyższe kwestie dzieli wyraźna granica. Jeśli firma jest związana z konkretnym miejscem — przez pracowników, zapasy, obiekty lub jedną krajową bazę klientów — miejsce to przesądza o wyborze i żadna struktura go nie poprawi. Jeśli firmę można prowadzić z dowolnego miejsca, bazę należy wybrać pod kątem jak najniższych kosztów prowadzenia działalności przez kilka lat.

Oceniana w ten sposób Estonia jest jedną z najlepszych baz operacyjnych w Europie dla międzynarodowych firm usługowych, programistycznych i internetowych: zapewnia administrację po angielsku, rozliczenia w euro, krótki cykl sprawozdawczy, niskie stałe koszty oraz rytm podatkowy sprzyjający reinwestowaniu. Wiąże się również z relacją bankową, o którą trzeba aktywnie dbać, zamiast uważać ją za oczywistość.

Nie jest to rozwiązanie uniwersalne, a firmy, do których pasuje najmniej, łatwo rozpoznać: ich pracownicy i majątek znajdują się już gdzie indziej. Dla wszystkich pozostałych właściwe pytanie nie brzmi, gdzie można najszybciej zarejestrować spółkę, lecz z którego kraju nadal będzie wygodnie prowadzić ją za trzy lata.

Jak Eesti Firma wspiera firmy działające w Europie

Eesti Firma jest licencjonowanym estońskim dostawcą usług powierniczych i usług dla spółek, dysponującym połączonym zespołem prawnym i księgowym. Wspieramy międzynarodowe firmy na etapie prowadzenia działalności — w zakresie księgowości, kwestii VAT, sprawozdawczości rocznej, dokumentów korporacyjnych oraz praktycznych decyzji pojawiających się wraz z rozwojem spółki.

Jeśli nadal ustalasz, gdzie firma powinna mieć swoją bazę, opisz sposób jej działania: gdzie znajdują się klienci i pracownicy oraz czy zysk będzie reinwestowany, czy wypłacany. Zwykle wystarczy to, aby stwierdzić, czy estońska spółka jest właściwą bazą — oraz, co równie przydatne, kiedy nią nie będzie. Jeśli jest odpowiednia, nasza strona poświęcona zakładaniu spółki w Estonii wyjaśnia, z czym wiąże się jej utworzenie.

Wyślij zapytanie

Często zadawane pytania