Jak zatrudnić pierwszego pracownika w Estonii: umowa, rejestr zatrudnienia i pierwsza lista płac

Dotychczas Państwa spółka prawdopodobnie płaciła tylko jednej osobie: Państwu, jako członkowi zarządu (juhatus). Pierwszy pracownik to zmienia. Wypłata wynagrodzenia członkowi zarządu wymaga niewiele więcej niż uchwała wspólników. Wynagrodzenie za pracę oznacza prawo pracy: pisemną umowę, płacę minimalną, płatny urlop i rejestr zatrudnienia, który musi znać tę osobę przed jej pierwszą godziną pracy. Nic z tego nie jest trudne i wszystko odbywa się online; liczy się kolejność. Ten przewodnik krok po kroku wyjaśnia zatrudnienie pierwszego pracownika w Estonii założycielowi, który nigdy nie był tu pracodawcą. Dotyczy pracownika wykonującego pracę w Estonii.

Kto jest pracownikiem

Poniższe zasady dotyczą osoby, która pracuje dla Państwa spółki pod jej kierownictwem, w ustalonych godzinach i z użyciem jej narzędzi. Jest to pracownik, niezależnie od nazwy umowy. Specjalista, który dostarcza określony rezultat na własny sposób i na własne ryzyko, jest wykonawcą na podstawie umowy o świadczenie usług. Wykonawcy nie przysługuje płaca minimalna ani płatny urlop, chociaż spółka nadal płaci podatki od wynagrodzeń od honorarium, jeśli wykonawca jest osobą fizyczną. Osoba zarządzająca spółką jest członkiem zarządu, wynagradzanym na podstawie umowy członka zarządu, a nie umowy o pracę.

Dwa błędy pojawiają się stale. Pierwszym jest opłacanie faktycznego pracownika na podstawie faktur lub przez jego własną spółkę, aby oszczędzić na podatku socjalnym; Urząd Podatkowy i Celny przekwalifikowuje takie ustalenia, a nasz przewodnik po ukrytych stosunkach pracy wyjaśnia kryteria stosowane przez sądy. Drugim jest ujęcie własnego wynagrodzenia założyciela w umowie o pracę. Tylko praca wyraźnie odrębna od zarządzania, na przykład jako programista produktu spółki, może być objęta umową o pracę równolegle z funkcją w zarządzie.

Zatrudnienie pracownika w Estonii krok po kroku

Estonia nie wymaga odrębnej rejestracji pracodawcy. Państwa spółka staje się pracodawcą z chwilą dokonania pierwszego wpisu w rejestrze zatrudnienia i złożenia pierwszej deklaracji listy płac. Poniższe kroki podano w wymaganej kolejności.

1. Zbierz dane pracownika. Potrzebne są: pełne imię i nazwisko, estoński osobisty numer identyfikacyjny (isikukood, 11-cyfrowy numer posiadany przez każdego rezydenta), adres zamieszkania i rachunek bankowy. Cudzoziemiec bez numeru osobistego składa wniosek o niego w Urzędzie Policji i Straży Granicznej lub w urzędzie samorządu lokalnego.
2. Podpisz pisemną umowę o pracę. Employment Contracts Act wymaga pisemnej umowy; jedynym wyjątkiem jest praca trwająca nie dłużej niż dwa tygodnie. Można ją podpisać cyfrowo lub na papierze, w dowolnym języku zrozumiałym dla obu stron, a spółka przechowuje ją przez dziesięć lat po jej zakończeniu. Elementy, które musi zawierać, wymieniono w następnej sekcji.
3. Zarejestruj pracownika w rejestrze zatrudnienia przed rozpoczęciem pracy. To krok, w którym założyciele najczęściej popełniają błąd, i za którego niedopełnienie grozi grzywna. Wpisu dokonuje się w e-MTA, portalu samoobsługowym Urzędu Podatkowego i Celnego, a dalsza część opisuje rejestr.
4. Przyjmij wniosek o dochód wolny od podatku. Pracodawca może odliczyć €700 miesięcznej kwoty podstawowego zwolnienia przed pobraniem podatku dochodowego tylko wtedy, gdy pracownik złożył pisemny wniosek. Bez niego podatek dochodowy pobiera się od całego wynagrodzenia.
5. Uporządkuj dokumentację BHP. Każdy pracodawca mający co najmniej jednego pracownika musi posiadać ocenę ryzyka środowiska pracy wprowadzoną do systemu samoobsługowego Inspekcji Pracy oraz przeszkolić pracownika z bezpieczeństwa przed rozpoczęciem pracy. Jeżeli ocena wskazuje czynniki ryzyka, a regularna praca przy ekranie się do nich zalicza, pracownik przechodzi również badanie lekarskie w ciągu czterech miesięcy od daty rozpoczęcia. W przypadku pracy biurowej jest to krótkie ćwiczenie.
6. Przeprowadź pierwszą listę płac. Wypłacaj wynagrodzenie co najmniej raz w miesiącu, w dniu wskazanym w umowie, pobierając podatek dochodowy, ubezpieczenie od bezrobocia oraz, jeśli pracownik przystąpił do finansowanej emerytury, jego składkę emerytalną. Do 10. dnia następnego miesiąca spółka składa TSD, miesięczną deklarację obejmującą wszystkie podatki od wynagrodzeń, i wpłaca je do Urzędu Podatkowego i Celnego.

Co musi zawierać umowa o pracę

Employment Contracts Act (töölepingu seadus, TLS) wymienia dane, które musi zawierać każda pisemna umowa o pracę. Wskazuje strony, datę rozpoczęcia, pracę i jej nazwę oraz miejsce pracy. Określa wynagrodzenie brutto wraz z dniem i sposobem płatności, czas pracy, wymiar corocznego urlopu i okresu próbnego oraz okresy wypowiedzenia umowy.

Przed uzupełnieniem tych pól warto znać kilka zasad domyślnych. Pełny etat wynosi 40 godzin tygodniowo, a coroczny urlop to co najmniej 28 dni kalendarzowych. Ustawa zakłada czteromiesięczny okres próbny, chyba że uzgodniono krótszy albo zrezygnowano z niego całkowicie, a w okresie próbnym każda strona może rozwiązać umowę z 15-dniowym okresem wypowiedzenia. Wynagrodzenie ustala się w kwocie brutto i nie może być niższe od krajowej płacy minimalnej za pracę w pełnym wymiarze, którą rząd określa w rozporządzeniu i która wynosi €946 miesięcznie.

Rejestracja pracownika w rejestrze zatrudnienia (TÖR)

Rejestr zatrudnienia (töötamise register, TÖR) to baza danych prowadzona przez Tax and Customs Board, w której każdy pracodawca rejestruje, kto dla niego pracuje, na jakiej podstawie i od jakiej daty. Na podstawie wpisu państwo ustala prawo pracownika do ubezpieczenia zdrowotnego, ubezpieczenia od bezrobocia i emerytury. Dlatego prawo wymaga, aby wpis był dokonany przed rozpoczęciem pracy, a nie po pierwszym dniu wypłaty. Zgodnie z Taxation Act zatrudnienie należy zarejestrować najpóźniej w chwili rozpoczęcia pracy przez pracownika. Spółce, która tego nie zrobi lub zrobi to z opóźnieniem, grozi grzywna do €3 200.

W przypadku umowy o pracę rejestr wymaga sześciu informacji: osobistego numeru pracownika, rodzaju zatrudnienia, daty rozpoczęcia, stanowiska, adresu wykonywania pracy oraz wymiaru czasu pracy (1.0 dla pełnego etatu, 0.5 dla połowy etatu itd.). Członek zarządu loguje się do e-MTA za pomocą estońskiego dowodu osobistego, karty e-Residency, Mobile-ID lub Smart-ID i albo wprowadza dane, albo nadaje księgowemu prawo do ich wprowadzenia; nasi księgowi dokonują wpisów dla klientów w ramach obsługi listy płac. Portal ma interfejs angielski, wpis zajmuje kilka minut i można go dokonać z wyprzedzeniem, wskazując przyszłą datę rozpoczęcia. Jeśli nikt nie może na czas uzyskać dostępu do portalu, dopuszczalna jest uproszczona rejestracja telefoniczna lub SMS, którą należy uzupełnić w e-MTA w ciągu siedmiu dni.

Wpis uruchamia również publiczne ubezpieczenie zdrowotne pracownika. Dla osoby, która nie była wcześniej ubezpieczona, ochrona zaczyna się po upływie 14-dniowego okresu oczekiwania od daty rozpoczęcia w rejestrze i trwa przez dwa miesiące po dacie zakończenia wpisanej przy rozwiązaniu zatrudnienia.

Ile kosztuje pierwszy pracownik

Wynagrodzenie wskazane w umowie nie jest ani kwotą otrzymywaną przez pracownika, ani kwotą płaconą przez spółkę. Oprócz wynagrodzenia brutto spółka płaci 33% podatku socjalnego i 0.8% ubezpieczenia od bezrobocia, więc koszt pracodawcy to wynagrodzenie brutto pomnożone przez 1.338. Od kwoty brutto potrąca 22% podatku dochodowego po zastosowaniu €700 podstawowego zwolnienia, 1.6% ubezpieczenia od bezrobocia oraz składkę pracownika na finansowaną emeryturę w wysokości 2%, 4% lub 6%.

Jedna zasada dotyczy zatrudnienia w niepełnym wymiarze. Podatek socjalny nalicza się co najmniej od ustalonej przez państwo miesięcznej podstawy €886, więc spółka płaci minimalnie €292.38 miesięcznie podatku socjalnego za każdego pracownika, nawet gdy wynagrodzenie jest niższe. Emeryci, studenci i kilka innych grup są zwolnieni z tego minimum. Pełne wyliczenie i miesięczny cykl TSD znajdują się w naszym przewodniku po podatkach od wynagrodzeń w Estonii.

Zatrudnianie pracownika zagranicznego w Estonii

Estońskie prawo pracy stosuje się do pracownika zagranicznego pracującego w Estonii dokładnie tak samo jak do pracownika estońskiego, dlatego umowa, rejestr zatrudnienia i podatki są takie same. Różni się prawo do pracy, zależne od obywatelstwa pracownika.

Zatrudnienie krótkoterminowe można zarejestrować na maksymalnie 365 dni w okresie 455 dni; dłuższy okres wymaga zezwolenia na pobyt, na które pracodawca zazwyczaj najpierw uzyskuje zgodę Unemployment Insurance Fund. Police and Border Guard Board publikuje warunki obu procedur. Pracownik wykonujący pracę dla Państwa spółki z innego kraju to odmienny przypadek. Jego wynagrodzenie jest opodatkowane tam, gdzie praca jest wykonywana, a nasz przewodnik dotyczący opłacania pracowników zdalnych za granicą wyjaśnia, co to oznacza dla spółki.

Zatrudnienie pierwszego pracownika z Eesti Firma

Pierwsze zatrudnienie to moment, w którym wielu założycieli przestaje samodzielnie prowadzić księgowość: lista płac dodaje miesięczny termin i rejestr, który musi być prawidłowy przed pierwszym dniem. Nasi księgowi rejestrują pracownika w rejestrze zatrudnienia, ustalają potrącenia, co miesiąc obliczają wynagrodzenie netto i koszt pracodawcy oraz składają TSD. Nasz zespół prawny sporządza umowę o pracę, w razie potrzeby po angielsku i estońsku, oraz obsługuje rejestrację zatrudnienia krótkoterminowego przy zatrudnieniu spoza EU.

Wyślij zapytanie

Najczęściej zadawane pytania