Certificado de situação regular para uma OÜ estónia: o que é e onde obtê-lo

Os bancos e parceiros estrangeiros pedem frequentemente a uma OÜ estónia um certificado de situação regular. O Registo Empresarial eletrónico não oferece essa opção, pois o documento não existe no direito estónio. Explicamos o que é, porque a Estónia não o emite e o que podemos fornecer em alternativa.

O que é um certificado de situação regular

Um certificado de situação regular confirma que uma sociedade existe legalmente, permanece inscrita no registo e não está em processo de cancelamento, liquidação ou dissolução. No Reino Unido, em Chipre, nos estados dos EUA e na maioria dos centros offshore, o registo das sociedades emite-o mediante pedido, e as equipas de compliance esperam-no.

Uma sociedade estónia é normalmente solicitada a apresentar um quando abre uma conta bancária ou de pagamentos no estrangeiro, regista uma sucursal ou filial noutro país, participa num concurso ou é sujeita a uma análise KYC. O destinatário pretende uma confirmação assinada de que a sociedade está ativa e regular, e não um conjunto de impressões do registo.

Porque a Estónia não emite este certificado

O direito societário estónio segue o modelo continental. Uma sociedade existe porque está inscrita no Registo Comercial estónio (Äriregister), e a ficha de registo (registrikaart) é a prova. Qualquer pessoa pode consultá-la no Registo Empresarial eletrónico e descarregar uma certidão em inglês do Registo Comercial estónio com selo digital. O registo não avalia se uma sociedade está «em situação regular» e não emite qualquer certificado com esse título.

Para um banco estrangeiro, isto frequentemente não é suficiente. A certidão nada indica sobre situação regular ou dívidas fiscais, não tem assinatura, e muitas equipas de compliance nunca viram uma ficha de registo estónia. Um certificado do prestador de serviços da sociedade preenche essa lacuna.

Como emitimos o certificado

Enquanto prestador de serviços fiduciários e societários licenciado pela Estonian Financial Intelligence Unit (FIU), emitimos o certificado de situação regular em nosso próprio nome, em papel timbrado.

Não o assinamos sem verificação. Primeiro, verificamos a sociedade no Registo Comercial estónio: estatuto, gerência, relatórios e contas anuais, avisos de cancelamento. Em seguida, efetuamos a consulta de dívidas fiscais da Tax and Customs Board e consultamos os Official Announcements (Ametlikud Teadaanded) quanto a processos de liquidação, insolvência ou eliminação. Se uma verificação falhar, indicamos ao cliente o que deve corrigir primeiro.

Normalmente, o certificado é emitido sem reconhecimento notarial: a assinatura e o selo de um prestador licenciado são o que os destinatários esperam, embora um notário possa certificar a assinatura se alguém insistir. Uma apostila é uma questão diferente. Destina-se a documentos públicos; um certificado de uma sociedade privada pode não ser elegível, pelo que, para um documento apostilado, a via mais segura é uma ficha de registo com certificação notarial.

O que contém o certificado

O certificado é um documento de uma página em inglês, datado e emitido em Tallinn. Indica a Eesti Firma OÜ como emitente, com o nosso código de registo e número de licença FIU, seguindo-se a sociedade do cliente, o respetivo código de registo e data de constituição, e cinco confirmações:

1. A sociedade foi devidamente constituída ao abrigo do Código Comercial estónio.
2. A sociedade continua inscrita no Registo Comercial estónio e não tem dívidas fiscais.
3. A sociedade não está em processo de liquidação ou dissolução.
4. Não foram apresentados documentos, iniciados processos ou emitidos avisos para cancelar a sociedade do registo ou liquidar os seus assuntos.
5. Com base nos documentos apresentados ao registo, a sociedade existe validamente e encontra-se em situação jurídica regular na data do certificado.

Um advogado e membro da gerência da Eesti Firma assina-o. A redação pode seguir o modelo do próprio destinatário, desde que cada declaração possa ser verificada.

Encomendar o certificado à Eesti Firma

Um certificado de situação regular para uma sociedade estónia integra o nosso serviço de documentos societários. Custa 100 € mais IVA e fica habitualmente pronto no prazo de um dia útil. Se o cliente ainda estiver a planear, a mesma equipa trata da constituição de sociedade na Estónia e prepara os documentos de que os seus parceiros necessitarão após o registo.

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