Zásady ochrany osobných údajov

Eesti Firma (obchodné meno: Eesti Firma OÜ, registračný kód 14164797, sídlo Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estónsko) je prevádzkovateľom webovej stránky eestifirma.ee a prevádzkovateľom osobných údajov spracúvaných jej prostredníctvom. Sme licencovaným poskytovateľom trustových a podnikových služieb (licencia TCSP FIU000144), nad ktorým vykonáva dohľad Estónska finančná spravodajská jednotka, a dôsledne dodržiavame právne predpisy o ochrane údajov vrátane zákona Estónskej republiky o ochrane osobných údajov a všeobecného nariadenia o ochrane údajov (EÚ) 2016/679 (GDPR).

Tieto zásady ochrany osobných údajov zrozumiteľne vysvetľujú, aké osobné údaje zhromažďujeme, prečo ich zhromažďujeme, právny základ každého spôsobu použitia, ako dlho ich uchovávame, s kým ich zdieľame a aké práva si môžete uplatniť. Používaním webovej stránky eestifirma.ee potvrdzujete, že ste si prečítali postupy spracúvania údajov opísané v tomto dokumente a porozumeli im.

Na úplné pochopenie nášho fungovania odporúčame oboznámiť sa aj s našimi súvisiacimi zásadami a pravidlami:

• Podmienky používania
• Zásady AML
• Zásady súladu s GDPR
• Oznámenie o súboroch cookie

Kto sme (prevádzkovateľ údajov)

Prevádzkovateľom zodpovedným za vaše osobné údaje je Eesti Firma OÜ, registračný kód 14164797, so sídlom Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estónsko. Môžete nás kontaktovať na adrese info@eestifirma.ee alebo na čísle +372 641 7777. Vymenovali sme zodpovedného pracovníka pre ochranu údajov (DPO), ktorého kontaktné údaje sú uvedené nižšie v časti „Kontaktné údaje“. DPO je vaším jediným kontaktným miestom pre akékoľvek otázky týkajúce sa zaobchádzania s vašimi údajmi.

Informácie, ktoré zhromažďujeme

Zhromažďujeme a spracúvame rôzne druhy informácií, pričom dôsledne dodržiavame zásady minimalizácie údajov a ich zákonného získavania. Medzi hlavné kategórie údajov, ktoré zhromažďujeme, patria:

• Osobné údaje: Informácie, ktoré nám poskytnete priamo, napríklad vaše meno, e-mailovú adresu, telefónne číslo a ďalšie údaje, ktoré odošlete pri registrácii účtu, kontaktovaní našej spoločnosti alebo používaní našich služieb. V určitých prípadoch (napr. na splnenie požiadaviek AML) môžu zahŕňať aj identifikačné údaje, ako je kópia dokladu totožnosti a informácie o konečnom užívateľovi výhod.
• Technické údaje: Informácie automaticky zhromažďované pri návšteve našej webovej stránky vrátane IP adresy, typu prehliadača, informácií o zariadení, verzie operačného systému a ďalších technických parametrov. Tieto údaje nám umožňujú zabezpečiť správne fungovanie stránky, kompatibilitu s rôznymi zariadeniami a optimalizáciu používateľského prostredia.
• Údaje o používaní: Informácie o vašich interakciách so stránkou. Zaznamenávame, ktoré stránky navštevujete, čas strávený na každej stránke, spôsob navigácie medzi jednotlivými časťami, zdroje odkazujúce na našu stránku a spôsob vašej interakcie s obsahom. Tieto údaje sú nevyhnutné na analýzu aktivity používateľov a zlepšovanie našich služieb.
• Komunikačné údaje: Informácie obsiahnuté vo vašej komunikácii s nami. Ak kontaktujete náš tím prostredníctvom e-mailu, formulárov spätnej väzby alebo iným spôsobom, uchovávame záznamy tejto komunikácie vrátane poskytnutých kontaktných údajov a obsahu správ. Umožňuje nám to efektívne vybavovať vaše otázky a zvyšovať kvalitu služieb.

Vedome nezhromažďujeme údaje osôb mladších ako 18 rokov. Naša webová stránka a služby nie sú určené maloletým osobám. Ak zistíme, že osobné údaje dieťaťa boli zhromaždené bez súhlasu rodiča alebo zákonného zástupcu, bezodkladne ich vymažeme.

Ako používame vaše informácie

Osobné údaje spracúvame iba na zákonných základoch stanovených v GDPR: na plnenie zmluvných povinností, dodržiavanie zákonných požiadaviek, presadzovanie našich oprávnených záujmov alebo na základe vášho súhlasu. Informácie používame eticky a iba na účely, na ktoré boli zhromaždené. Medzi hlavné účely spracúvania vašich údajov patria:

• Poskytovanie služieb: Vaše údaje používame na poskytovanie našich služieb a plnenie zmluvných povinností voči vám. Patrí sem registrácia spoločností, právna podpora, účtovné služby a ďalšie služby, ktoré ponúkame. Spracúvanie údajov na tieto účely je nevyhnutné na uzatvorenie alebo plnenie zmluvy s vami, ako aj na riadenie prebiehajúcich vzťahov s klientmi.
• Komunikácia s používateľmi: Vaše kontaktné údaje používame na zodpovedanie vašich otázok, poskytovanie konzultácií o službách a doručovanie dôležitých oznámení a aktualizácií. S vaším súhlasom vám môžeme posielať aj informačné bulletiny alebo propagačné ponuky prispôsobené vašim preferenciám. Z odberu marketingových správ sa môžete kedykoľvek odhlásiť pomocou odkazu uvedeného v e-maile alebo tak, že nás priamo kontaktujete.
• Analytika a zlepšovanie služieb: Analyzujeme správanie návštevníkov našej webovej stránky, aby sme zlepšovali jej funkčnosť a obsah. Údaje o používaní (v anonymizovanej alebo súhrnnej podobe) nám pomáhajú pochopiť potreby návštevníkov, optimalizovať navigáciu, zlepšovať používateľské rozhranie a vyvíjať nové funkcie. Takéto spracúvanie vychádza z nášho oprávneného záujmu zlepšovať služby, pričom prijímame opatrenia na minimalizáciu zásahov do vášho súkromia (napríklad používaním súhrnných údajov).
• Dodržiavanie právnych predpisov: Určité údaje môžeme spracúvať a uchovávať s cieľom splniť naše zákonné povinnosti. Týka sa to najmä účtovných a daňových predpisov, ako aj požiadaviek na boj proti praniu špinavých peňazí a financovaniu terorizmu. Zo zákona napríklad musíme identifikovať klientov a uchovávať určité údaje na účely podávania hlásení. Spracúvanie údajov na účely dodržiavania právnych predpisov je povinné a vychádza zo zákonných požiadaviek.
• Bezpečnostné opatrenia: Zhromaždené údaje používame na zaistenie bezpečnosti našej webovej stránky, vašich účtov a našich služieb. Vykonávame monitorovanie s cieľom odhaľovať a predchádzať podvodom, neoprávnenému prístupu, kybernetickým útokom a ďalším hrozbám. Takéto spracúvanie vychádza z nášho oprávneného záujmu chrániť našu infraštruktúru a používateľov. Naše monitorovacie a ochranné systémy neustále zlepšujeme, aby vaše údaje zostali v bezpečí.

Upozorňujeme, že nevykonávame automatizované rozhodovanie, ktoré by voči vám malo právne alebo podobne významné účinky. Žiadne zásadné rozhodnutie (napríklad či vám poskytneme službu alebo za akú cenu) neprijímajú výlučne algoritmy bez zapojenia človeka.

Prehľad právnych základov a lehôt uchovávania

Nasledujúca tabuľka pri každej kategórii údajov sumarizuje, prečo ich spracúvame, o aký právny základ podľa GDPR sa opierame a ako dlho ich uchovávame. Tento prehľad poskytujeme v záujme transparentnosti; zvyšok týchto zásad vysvetľuje jednotlivé body podrobnejšie.

Súbory cookie a sledovacie technológie

Na zlepšenie používateľského prostredia a analýzu návštevnosti webovej stránky používame súbory cookie a podobné sledovacie technológie. Umožňuje nám to prispôsobiť obsah webovej stránky vašim záujmom a lepšie porozumieť tomu, ako používatelia interagujú s našou webovou stránkou.

Súbory cookie používame v súlade s platnými právnymi predpismi (napr. smernicou EÚ o súkromí a elektronických komunikáciách) a naším samostatným oznámením o súboroch cookie. Používame najmä tieto kategórie súborov cookie:

• Nevyhnutne potrebné súbory cookie: Tieto súbory cookie sú nevyhnutné na správne fungovanie webovej stránky. Umožňujú základné funkcie (napríklad uloženie vašich nastavení ochrany súkromia alebo zachovanie vášho prihlásenia) a nemožno ich zakázať, pretože bez nich by webová stránka nefungovala správne.
• Analytické súbory cookie: Tieto súbory cookie zhromažďujú anonymizované štatistiky o tom, ako návštevníci používajú našu webovú stránku, napríklad ktoré stránky navštevujú, ako dlho na nich zostávajú alebo či sa stretávajú s chybami. Tieto informácie používame na zlepšovanie výkonu a použiteľnosti webovej stránky. Takéto technológie nám napríklad pomáhajú identifikovať najobľúbenejšie časti a zodpovedajúcim spôsobom optimalizovať obsah.
• Marketingové súbory cookie: Tieto súbory cookie sa používajú na zobrazovanie relevantnejších reklám a propagáciu našich služieb. Umožňujú nám sledovať účinnosť reklamných kampaní a môžu si pamätať, čo ste si na našej webovej stránke prezerali, aby sme vám mohli ponúknuť podobné služby. Marketingové súbory cookie používame zodpovedne a tam, kde je to potrebné, pred ich uložením do vášho zariadenia získame váš súhlas.

Svoje nastavenia súborov cookie máte právo kedykoľvek spravovať. Väčšina prehliadačov umožňuje zakázať nepotrebné súbory cookie alebo odstrániť existujúce súbory cookie. Upozorňujeme však, že zakázanie nevyhnutne potrebných súborov cookie môže ovplyvniť funkčnosť webovej stránky. Podrobnejšie informácie nájdete v našom oznámení o súboroch cookie a v nastaveniach svojho prehliadača.

Zdieľanie údajov s tretími stranami

Vaše osobné údaje nepredávame ani neprenajímame tretím stranám. Na prevádzku našej činnosti a poskytovanie služieb však môže byť potrebné zdieľať údaje s dôveryhodnými partnermi, ktorí sú viazaní povinnosťou mlčanlivosti. Medzi takéto tretie strany môžu patriť:

• Externí poskytovatelia služieb: Spolupracujeme so spoľahlivými spoločnosťami a odborníkmi, ktorí nám pomáhajú poskytovať služby. Patria medzi nich napríklad poskytovatelia hostingu a dátové centrá (na hosťovanie našej webovej stránky a databáz), služby spracovania platieb (na spracovanie transakcií), analytické platformy (na monitorovanie návštevnosti) a služby zákazníckej podpory. V týchto prípadoch poskytujeme partnerom iba minimálne nevyhnutné množstvo údajov a na základe zmlúv o spracúvaní údajov od nich vyžadujeme prísne dodržiavanie mlčanlivosti a opatrení na ochranu údajov.
• Dodržiavanie zákonných požiadaviek: Vaše informácie môžeme poskytnúť orgánom verejnej moci, regulačným orgánom alebo iným oprávneným subjektom, ak to vyžaduje zákon — napríklad Finančnej spravodajskej jednotke, Daňovému a colnému úradu alebo súdu. Poskytnutie údajov môže byť potrebné na splnenie súdneho príkazu, počas vyšetrovania nezákonnej činnosti alebo na ochranu našich oprávnených práv a záujmov. V každom prípade dôkladne posúdime zákonnosť žiadosti a poskytneme iba informácie vyžadované zákonom.

Okrem uvedených prípadov môžu byť vaše údaje prenesené v rámci reštrukturalizácie spoločnosti. Ak sa zlúčime s iným subjektom, predáme podnik alebo sa inak reorganizujeme, osobné údaje používateľov môžu prejsť na právneho nástupcu. V takých prípadoch zabezpečíme, aby bol príjemca viazaný rovnakými povinnosťami mlčanlivosti, aké stanovujú tieto zásady.

Bezpečnosť údajov

Na ochranu vašich osobných údajov pred neoprávneným zverejnením, nezákonným prístupom, zničením alebo zmenou uplatňujeme primerané technické a organizačné opatrenia. Patria sem šifrovanie, brány firewall, systémy detekcie narušenia a prísna kontrola fyzického a logického prístupu k našim serverom. Naše interné zásady informačnej bezpečnosti obmedzujú prístup zamestnancov k osobným údajom podľa zásady nevyhnutnej znalosti, ktorú podporuje pravidelné školenie zamestnancov. Tieto opatrenia spoločne chránia dôvernosť, integritu a dostupnosť vašich údajov v súlade s požiadavkami GDPR. Hoci žiadny spôsob prenosu alebo uchovávania údajov na internete nie je nikdy 100 % bezpečný, naše bezpečnostné systémy neustále aktualizujeme a testujeme, aby sme minimalizovali riziko.

Uchovávanie údajov

Osobné údaje uchovávame iba tak dlho, ako je potrebné na splnenie účelov opísaných v týchto zásadách, pokiaľ zákon nevyžaduje alebo nepovoľuje dlhšiu lehotu. Uplatňujú sa konkrétne zákonné lehoty: údaje z hĺbkovej kontroly klienta (KYC) zhromaždené na účely boja proti praniu špinavých peňazí sa uchovávajú 5 rokov po skončení obchodného vzťahu, ako to vyžaduje estónsky zákon o predchádzaní praniu špinavých peňazí a financovaniu terorizmu; účtovné doklady sa uchovávajú 7 rokov po skončení finančného roka, ako to vyžaduje estónsky zákon o účtovníctve. Ostatné údaje sa vo všeobecnosti uchovávajú počas trvania vzťahu a následne počas príslušnej premlčacej lehoty. Po uplynutí príslušnej lehoty sa údaje bezpečne vymažú alebo anonymizujú, aby vás už nebolo možné identifikovať. Rozsah uchovávaných údajov a lehoty ich uchovávania pravidelne kontrolujeme a údaje neuchovávame dlhšie, ako je nevyhnutné.

Medzinárodné prenosy údajov

V súčasnosti sa všetky osobné údaje uchovávajú a spracúvajú v rámci Európskeho hospodárskeho priestoru (EHP), predovšetkým na serveroch umiestnených v Estónsku alebo iných krajinách EÚ. Vaše údaje neprenášame do krajín mimo EHP, pokiaľ to nie je výslovne potrebné na poskytovanie služieb (napr. ak sa nachádzate mimo EÚ a požiadate nás, aby sme kontaktovali miestneho partnera).

Ak by sme niekedy potrebovali preniesť vaše údaje mimo EHP, zavedieme všetky záruky vyžadované zákonom. V praxi to znamená, že údaje prenesieme iba do krajín, ktoré Európska komisia uznala za krajiny poskytujúce primeranú ochranu, alebo na základe štandardných zmluvných doložiek (SCC), prípadne iného schváleného mechanizmu. Vaše údaje zostanú chránené, aj keď sa budú spracúvať mimo Európskej únie.

Odkazy na webové stránky tretích strán

Naša webová stránka môže obsahovať odkazy na externé webové stránky alebo služby, ktoré naša spoločnosť nekontroluje. Tieto zásady ochrany osobných údajov sa na takéto zdroje tretích strán nevzťahujú. Nezodpovedáme za obsah ani postupy ochrany súkromia externých webových stránok. Pred poskytnutím akýchkoľvek osobných údajov na takýchto stránkach odporúčame prečítať si zásady ochrany osobných údajov každého externého zdroja.

Ochrana súkromia detí

Uvedomujeme si dôležitosť ochrany osobných údajov detí. Naša webová stránka a služby nie sú určené osobám mladším ako 18 rokov a vedome nezhromažďujeme údaje detí bez príslušného súhlasu ich rodičov alebo zákonných zástupcov. Ak zistíme, že sme neúmyselne získali osobné údaje maloletej osoby mladšej ako 18 rokov, bezodkladne podnikneme kroky na ich odstránenie z našich serverov. Rodičov, ktorí zistia, že ich dieťa nám mohlo poskytnúť osobné údaje, žiadame, aby nás kontaktovali, aby sme mohli príslušné informácie čo najskôr odstrániť.

Vaše práva

V súlade s GDPR a ďalšími platnými právnymi predpismi máte ako dotknutá osoba rozsiahle práva týkajúce sa vašich osobných údajov. Tieto práva rešpektujeme a snažíme sa uľahčiť ich uplatňovanie. Máte právo:

• Na prístup k svojim údajom: požiadať o potvrdenie, či sa vaše osobné údaje spracúvajú, a získať kópiu údajov, ktoré o vás uchovávame. Môžete tak presne zistiť, aké informácie sa spracúvajú, a overiť zákonnosť ich spracúvania.
• Na opravu svojich údajov: požiadať o opravu nepresných alebo neaktuálnych osobných údajov, ktoré sa vás týkajú. Bezodkladne vykonáme potrebné úpravy, aby sme zabezpečili presnosť a aktuálnosť vašich informácií.
• Na vymazanie svojich údajov: za určitých okolností požiadať o vymazanie svojich osobných údajov („právo na zabudnutie“). O vymazanie môžete požiadať napríklad vtedy, ak údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré boli zhromaždené, alebo ak odvoláte svoj súhlas a nemáme iný zákonný základ na ich spracúvanie. Upozorňujeme, že toto právo nie je absolútne — existujú výnimky (napríklad nemôžeme vymazať údaje, ktoré sme zo zákona povinní uchovávať).
• Na obmedzenie spracúvania: v určitých situáciách požiadať o dočasné obmedzenie spracúvania vašich údajov (napríklad počas spochybňovania ich presnosti alebo namietania proti spracúvaniu). Počas obdobia obmedzenia budeme vaše údaje iba uchovávať a pozastavíme aktívne operácie, ktoré sa ich týkajú.
• Namietať proti spracúvaniu: máte právo namietať proti spracúvaniu svojich údajov, ak je založené na našich oprávnených záujmoch alebo sa vykonáva na účely priameho marketingu. V určitých prípadoch stanovených zákonom musíme na vašu žiadosť takéto spracúvanie zastaviť. Z odberu správ sa môžete vždy odhlásiť a namietať proti profilovaniu na marketingové účely.
• Na prenosnosť údajov: získať osobné údaje, ktoré ste nám poskytli, v štruktúrovanom, bežne používanom formáte (napr. CSV) a/alebo požiadať o ich priamy prenos inému poskytovateľovi, ak je to technicky možné. Toto právo sa uplatňuje, ak je spracúvanie založené na vašom súhlase alebo zmluve s vami a vykonáva sa automatizovanými prostriedkami.
• Odvolať súhlas: ak je akékoľvek spracúvanie údajov založené na vašom súhlase, môžete ho kedykoľvek odvolať. Odvolanie nemá vplyv na zákonnosť spracúvania uskutočneného pred jeho odvolaním, do budúcnosti však takéto spracúvanie ukončíme. Z odberu marketingových bulletinov, s ktorých zasielaním ste predtým súhlasili, sa napríklad môžete kedykoľvek odhlásiť.

Ak sa domnievate, že boli porušené vaše práva alebo že vaše údaje boli spracúvané nezákonne, máte tiež právo podať sťažnosť dozornému orgánu. Dozorným orgánom v Estónsku je Inšpektorát ochrany údajov (Andmekaitse Inspektsioon). Môžete sa obrátiť na tento orgán alebo na dozorný orgán v mieste svojho bydliska. Dúfame, že všetky vaše obavy vyriešime priamo, máte však právo kedykoľvek sa obrátiť na regulačný orgán.

Ak si chcete uplatniť ktorékoľvek z týchto práv, kontaktujte nás ktorýmkoľvek spôsobom uvedeným v časti „Kontaktné údaje“. Žiadosti vybavujeme bezplatne a odpovedáme bez zbytočného odkladu, v každom prípade však do jedného mesiaca od prijatia vašej žiadosti, ako to vyžaduje GDPR. Ak budeme potrebovať lehotu predĺžiť alebo budeme musieť žiadosť zo zákonných dôvodov zamietnuť, oznámime vám to v tejto lehote a vysvetlíme dôvody.

Aktualizácie zásad

Tieto zásady ochrany osobných údajov môžeme priebežne aktualizovať, aby odrážali zmeny našich postupov, právnych predpisov alebo nových technológií. Keď zverejníme aktualizovanú verziu, zobrazí sa na tejto stránke s dátumom poslednej revízie uvedeným v hornej časti.

Aktualizovaná verzia nadobúda účinnosť ihneď po zverejnení. Odporúčame túto časť pravidelne kontrolovať, aby ste mali informácie o aktuálnej verzii.

Kontaktné údaje

Ak máte otázky, pripomienky alebo žiadosti týkajúce sa spracúvania vašich osobných údajov na našej webovej stránke, kontaktujte nás:

• Spoločnosť: Eesti Firma OÜ
• Registračný kód: 14164797
• Adresa: Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estónsko
• Zodpovedný pracovník pre ochranu údajov (DPO): Ilja Nikiforov
• E-mail: info@eestifirma.ee
• Telefón: +372 641 7777

Vážime si dôveru našich klientov a návštevníkov a snažíme sa odpovedať rýchlo a dôkladne. Odpoveď dostanete najneskôr do jedného mesiaca odo dňa vašej žiadosti, ako to vyžadujú platné právne predpisy.

Vaše otázky vítame a vždy vám radi poskytneme ďalšie informácie o vašich osobných údajoch a spôsobe ich ochrany. Vaše súkromie a bezpečnosť údajov sú našou najvyššou prioritou.