Firemné dokumenty pre estónske spoločnosti

Objednajte si výpisy z registra a osvedčené kópie pre svoju OÜ

Obsah dokumentov určuje obchodný register; spôsob ich osvedčenia určuje prijímajúca krajina.

Eesti Firma pripravuje firemné dokumenty pre estónske spoločnosti — zákonné a registračné dokumenty, ktoré vám umožnia dôveryhodne zastupovať svoj podnik na medzinárodnej úrovni. Zabezpečujeme aj registráciu spoločností v Estónsku a predaj hotových estónskych podnikov,takže presne vieme, ktoré firemné dokumenty jednotlivé protistrany zvyčajne požadujú. Nižšie nájdete úplný zoznam dokumentov estónskych spoločností, ktoré dokážeme získať, ich ceny a informácie o tom, kedy je potrebná apostila.

Objednať firemné dokumenty

Osvedčené firemné dokumenty pre vašu estónsku spoločnosť

Pre koho je služba určená

Pre vlastníkov a riaditeľov estónskych spoločností, ktorí potrebujú v zahraničí listinný dôkaz o spoločnosti — pri otváraní zahraničného bankového alebo platobného účtu, registrácii pobočky alebo dcérskej spoločnosti, účasti vo verejnej súťaži, podpisovaní zmluvy s novou protistranou alebo absolvovaní kontrol Due Diligence a AML/CFT pri nadväzovaní obchodného vzťahu.

• Výpisy z registra a zákonné dokumenty získané priamo z estónskeho obchodného registra

• Preklad do angličtiny zahrnutý v cene každého dokumentu

• Zabezpečenie apostily na použitie vo viac než 120 štátoch Haagskeho dohovoru

• Daňové potvrdenia a osvedčenia o DPH získané od Estónskej daňovej a colnej správy

• Celosvetové kuriérske doručenie do krajín EÚ aj mimo EÚ

• Štandardná lehota prípravy väčšiny dokumentov 1 až 3 pracovné dni

Firemné dokumenty v Estónsku: kľúčové fakty

Stručný prehľad pre vlastníkov, riaditeľov a tímy zabezpečujúce súlad s predpismi.

Čo sú firemné dokumenty a prečo sú dôležité?

Firemné dokumenty sú oficiálne záznamy preukazujúce právnu existenciu, vlastníctvo a vedenie estónskej spoločnosti. Potvrdzujú dátum registrácie spoločnosti, jej registračný kód a sídlo, totožnosť jej spoločníkov a konečných užívateľov výhod a osoby oprávnené podpisovať v jej mene. Každá seriózna protistrana — banka, platobná inštitúcia, obstarávateľ či zahraničný daňový úrad — overuje tieto skutočnosti z dokumentov, nie podľa toho, čo o sebe uvádza samotná spoločnosť.

Požiadavky sa za posledné desaťročie sprísnili. Pravidlá proti praniu špinavých peňazí, postupy Due Diligence a normy cezhraničnej transparentnosti premenili listinné dôkazy na bežnú požiadavku pre každú spoločnosť, ktorá obchoduje na medzinárodnej úrovni. Tieto dôkazy zároveň musia byť aktuálne, správne vydané a formálne uznávané v prijímajúcej krajine: dokument starý šesť mesiacov, nepreložený alebo neoverený sa bežne zamieta.

Dokumenty estónskej spoločnosti: čo si môžete objednať a koľko to stojí

Nižšie nájdete kompletný rozsah firemných dokumentov, ktoré sa od estónskej spoločnosti bežne požadujú v zahraničí. Každý sa štandardne dodáva s anglickým prekladom a cena je pevne stanovená za dokument bez časovo neobmedzeného účtovania hodinovej sadzby.

• Registračná karta: výpis z estónskeho obchodného registra a základný identifikačný dokument — názov, registračný kód, dátum registrácie, sídlo, základné imanie, členovia predstavenstva a aktuálny stav.
• Stanovy spoločnosti: pravidlá týkajúce sa základného imania, hranice potrebné na prijímanie rozhodnutí a oprávnenia na zastupovanie.
• Zakladateľská listina: zakladajúci dokument. Jej forma sa líši podľa toho, či bola spoločnosť založená online alebo prostredníctvom notára, preto sa tieto dve možnosti oceňujú osobitne.
• Rozhodnutie o vymenovaní riaditeľa: kto má oprávnenie člena predstavenstva a od akého dátumu — štandardná požiadavka pri nadväzovaní vzťahu s bankou.
• Zoznam konečných užívateľov výhod (UBO): fyzické osoby stojace za vlastníckou štruktúrou podľa údajov v obchodnom registri.
• Výročná správa: predložené finančné výkazy používané na preukázanie finančnej situácie veriteľom, investorom a obstarávateľom.
• Potvrdenie o daňovej rezidencii a osvedčenie o DPH: vydáva ich Estónska daňová a colná správa na účely uplatnenia úľav podľa zmlúv o zamedzení dvojitého zdanenia a overenia DPH.
• Osvedčenie o aktuálnom vedení spoločnosti a osvedčenie o riadnom právnom stave: podpísané a opečiatkované spoločnosťou Eesti Firma pre protistrany, ktoré očakávajú tieto formáty.

Kedy potrebujete osvedčené firemné dokumenty?

Dokumenty estónskej spoločnosti sa zvyčajne požadujú v niekoľkých opakujúcich sa situáciách:

• Otvorenie bankového alebo platobného účtu v zahraničí — banky a inštitúcie elektronických peňazí v rámci nadväzovania obchodného vzťahu požadujú aktuálny výpis z registra, stanovy spoločnosti a informácie o UBO.
• Registrácia pobočky alebo dcérskej spoločnosti v inej krajine, keď zahraničný register požaduje overený doklad o materskej spoločnosti.
• Verejné súťaže a obstarávanie,pri ktorých sa zvyčajne vyžaduje dôkaz o právnej existencii, riadnom právnom stave a predložených finančných výkazoch.
• Due Diligence a AML/CFT pri nadväzovaní obchodného vzťahu s novým klientom, dodávateľom, investorom alebo platformou.
• Uplatnenie úľavy podľa zmluvy o zamedzení dvojitého zdanenia,keď zahraničný platiteľ alebo daňový úrad pred uplatnením zníženej sadzby zrážkovej dane vyžaduje potvrdenie o daňovej rezidencii.
• Súdne, notárske a zmluvné konania v zahraničí,pri ktorých treba formálne preukázať oprávnenie podpisujúcej osoby.

V každom z týchto prípadov položte prijímajúcej strane pred objednaním dve otázky: aký aktuálny musí dokument byť a potrebuje apostilu? Správne odpovede na tieto dve otázky zabránia takmer každej opakovanej objednávke.

Ktoré firemné dokumenty sú úradné a ktoré nie?

Nie každý dokument estónskej spoločnosti označovaný ako „osvedčenie“ má rovnakú váhu. Estónske právo uznáva niektoré dokumenty ako verejné listiny vydané štátnym orgánom; iné sú súkromné potvrdenia vydané poskytovateľom služieb. Užitočné sú obe kategórie, ale apostilou možno opatriť iba prvú z nich.

Tri kategórie estónskych firemných dokumentov

Kto jednotlivé dokumenty vydáva a na aké účely sa každá kategória akceptuje.

Potrebujú vaše firemné dokumenty apostilu?

Dokument platný v Estónsku nie je automaticky platný aj v zahraničí. Na uznanie v inej krajine zvyčajne potrebuje apostilu — štandardné osvedčenie potvrdzujúce pravosť podpisu, pečate a postavenia vydávajúceho úradníka. Apostila nevypovedá nič o samotnom obsahu dokumentu.

Estónsko pristúpilo k Haagskemu dohovoru o apostile z roku 1961 s účinnosťou od 30. septembra 2001, takže osvedčenie sa uznáva vo viac než 120 štátoch. V Estónsku ho vydávajú notári, nie ministerstvo, pričom je dostupné v papierovej aj elektronickej podobe. Pred objednaním si overte, ktorú z nich prijímajúci orgán akceptuje.

Jedna praktická poznámka: apostilu možno vydať iba na verejné listiny. Výpis z estónskeho obchodného registra preto musí byť najprv notársky osvedčený a tento krok je zahrnutý, keď si u nás objednáte firemné dokumenty s apostilou.

Potrebujete celý postup vybavenia apostily?

Táto stránka opisuje apostilu ako jeden z krokov pri príprave firemných dokumentov. Samotný postup — ktoré dokumenty spĺňajú podmienky, ako funguje notársky proces, aké sú lehoty, možnosti e‑apostily a čo robiť, ak cieľová krajina nie je zmluvnou stranou dohovoru — nájdete v našom osobitnom sprievodcovi apostilou vEstónsku.

Prečo si vybrať Eesti Firma

Od roku 2016 poskytujeme estónskym aj medzinárodným podnikom štruktúrované firemné riešenia a riešenia v oblasti súladu s predpismi vrátane registrácie spoločností v Estónsku a predaja hotových estónskych podnikov.Príprava firemných dokumentov patrí ku každodennej práci našej kancelárie v Tallinne, preto vieme, čo rôzne banky, registre a úrady skutočne akceptujú.

Pôsobíme ako regulovaný poskytovateľ firemných služieb podľa estónskych pravidiel proti praniu špinavých peňazí a firemných noriem platných pre licencovaných TCSP, čo klientom poskytuje právnu istotu a predvídateľný administratívny proces.

Ako si objednať firemné dokumenty z Estónska

Celý proces prebieha na diaľku a od vašej prvej správy po doručenie dokumentov zvyčajne trvá niekoľko pracovných dní.

1. 1

   Oznámte nám, čo sa požaduje

   Pošlite nám kontrolný zoznam protistrany alebo opíšte situáciu. Potvrdíme, ktoré estónske dokumenty spĺňajú požiadavky a či je potrebná apostila.

2. 2

   Dostanete pevnú cenovú ponuku

   Uvedieme každý dokument, prípadné náklady na apostilu a možnosť doručenia — všetky ceny poznáte vopred.

3. 3

   Zhromaždíme a pripravíme všetko potrebné

   Dokumenty z registra, daňové potvrdenia a potvrdenia poskytovateľa zhromaždíme a preložíme do angličtiny do 1 až 3 pracovných dní.

4. 4

   Notárske osvedčenie a apostila

   Ak to prijímajúca krajina vyžaduje, zabezpečíme osvedčenie notárom a pripojenie apostily.

5. 

   Dostanete kompletný súbor

   Naskenované kópie pošleme e‑mailom a originály doručíme kuriérom na ľubovoľnú adresu v Európskej únii alebo mimo nej.