Kontaktná osoba v Estónsku pre spoločnosti nerezidentov

Kontaktná osoba v Estónsku: prijímanie úradných dokumentov vo vašom mene

Prečo musí vaša spoločnosť v Estónsku vymenovať miestnu kontaktnú osobu: vysvetlenie kľúčových právnych požiadaviek

Od roku 2018 sa od estónskych spoločností s registrovaným sídlom v zahraničí očakáva, že vymenujú miestnu kontaktnú osobu zapísanú v obchodnom registri, ktorá bude prijímať úradné dokumenty a oznámenia. Po reforme z roku 2023 to už nie je v každom prípade striktne povinné, naďalej sa to však dôrazne odporúča. Nižšie vysvetľujeme, čo táto služba zahŕňa, kedy je potrebná, čo kontaktná osoba môže a nemôže robiť, kto môže túto funkciu vykonávať a koľko to stojí.

• Zápis v obchodnom registri ako vaša oficiálna kontaktná osoba

• Prijímanie procesných dokumentov a vyhlásení o zámere

• Právne platná doručovacia adresa vašej spoločnosti v Estónsku

• Služba poskytovaná licencovaným TCSP pod dohľadom FIU (FIU000144)

• Zabezpečuje úplný súlad spoločnosti riadenej na diaľku s Obchodným zákonníkom

• Pevný ročný poplatok bez skrytých nákladov

Objednať službu kontaktnej osoby

Kontaktná osoba v Estónsku: kľúčové fakty

Stručný prehľad pre konateľov nerezidentov a e‑rezidentov.

Čo je kontaktná osoba v Estónsku?

Inštitút kontaktnej osoby bol zavedený preto, že estónske spoločnosti môžu mať registrované sídlo v zahraničí a môžu byť riadené úplne na diaľku, pričom ich riadiace orgány sídlia v inej krajine. Estónsko sa stalo obľúbenou jurisdikciou pre nerezidentov — čiastočne vďaka programu e‑Residency — a desiatky tisíc estónskych spoločností dnes vlastnia cudzinci a e‑rezidenti.

Táto požiadavka prvýkrát nadobudla účinnosť prostredníctvom noviel Obchodného zákonníka z roku 2018. Neskôr ju spresnil zákon o obchodnom registri z 1. februára 2023, ktorý objasnil, že kontaktnú osobu sú zo zákona povinné vymenovať iba spoločnosti registrované v Estónsku so zahraničnou adresou. Adresa vymenovanej kontaktnej osoby sa stáva oficiálnou estónskou adresou, prostredníctvom ktorej možno spoločnosť kontaktovať.

Kedy je kontaktná osoba potrebná?

Od reformy zákona o obchodnom registri z 1. februára 2023 už vymenovanie kontaktnej osoby nie je v každom prípade striktne povinné — naďalej sa však dôrazne odporúča vždy, keď sa registrované sídlo vašej spoločnosti nachádza v zahraničí, napríklad keď estónsku OÜ vlastnia a riadia nerezidenti, ktorých predstavenstvo pôsobí mimo Estónska. V praxi práve licencovaná kontaktná osoba v Estónsku zabezpečuje, že takáto spoločnosť zostane spoľahlivo dostupná pre úrady, súdy a obchodných partnerov.

Ak sa vaše registrované sídlo už nachádza v Estónsku — napríklad prostredníctvom služby sídla spoločnosti v Tallinne — kontaktná osoba vo všeobecnosti nie je potrebná, pretože spoločnosť je už dostupná na estónskej adrese. Ak si však spoločnosť ponechá adresu v zahraničí, absencia kontaktnej osoby predstavuje skutočné riziko: úradnú korešpondenciu nemožno spoľahlivo doručovať a obchodný register môže zaznamenať a zverejniť poznámku, že spoločnosť nie je dostupná na svojom registrovanom sídle — toto opatrenie má registrátor k dispozícii od začiatku roka 2023.

Právomoci kontaktnej osoby

Kontaktná osoba koná ako zástupca spoločnosti v prísne obmedzenom rozsahu a jej údaje sú uvedené na registračnej karte spoločnosti. Táto úloha je pasívna: kontaktná osoba je oprávnená iba prijímať úradné dokumenty adresované spoločnosti a nemá právo uskutočňovať v jej mene žiadne právne významné úkony.

Dôležité je, že doručenie akéhokoľvek oznámenia alebo dokumentu kontaktnej osobe je z právneho hľadiska rovnocenné s doručením členom predstavenstva alebo konateľom spoločnosti. Po jej vymenovaní sa údaje kontaktnej osoby stanú súčasťou oficiálnych kontaktných údajov spoločnosti a jej adresa sa stane oficiálnou adresou spoločnosti riadenej zo zahraničia.

Kto môže pôsobiť ako kontaktná osoba?

Zákon obmedzuje okruh osôb, ktoré môžu pôsobiť ako kontaktná osoba, a toto právo priznáva iba odborníkom, ktorí už podliehajú vysokým požiadavkám na kvalifikáciu a náležitú starostlivosť. Podľa platných právnych predpisov môžu túto funkciu vykonávať:

• Notári a notárske úrady.
• Advokáti a advokátske kancelárie.
• Štatutárni audítori a daňoví zástupcovia nerezidentov.
• Licencovaní poskytovatelia trustových a podnikových služieb (TCSP) — ako napríklad Eesti Firma.

Naše silné stránky

Už viac ako desať rokov podporujeme estónske a medzinárodné podniky štruktúrovanými riešeniami v oblasti podnikových služieb a dodržiavania predpisov vrátane služieb sídla spoločnosti a virtuálnej kancelárie. Náš tím pomáhal pri zakladaní spoločností v Estónsku a priebežnej správe viac ako 5 000 subjektov pre miestnych aj zahraničných podnikateľov z mnohých odvetví.

Konáme v súlade s estónskymi požiadavkami AML a regulačnými požiadavkami na podnikanie, ktoré sa vzťahujú na licencovaných TCSP, čím spoločnostiam udržiavajúcim prítomnosť v Estónsku zabezpečujeme stabilitu, právnu istotu a predvídateľnú administratívnu podporu.

Ako prebieha vymenovanie kontaktnej osoby: krok za krokom

Zriadenie služby je rýchle a prebieha úplne na diaľku. Po jej aktivácii všetko funguje na pozadí. Takto prebieha celý proces od začiatku až po priebežné využívanie:

1. 1

   Potvrdíme rozsah a podpíšeme zmluvu

   Dohodneme sa na službe a pripravíme zmluvu o kontaktnej osobe.

2. 2

   Zapíšeme sa do obchodného registra

   ako kontaktná osoba vašej spoločnosti — či už zakladáte novú OÜ, alebo aktualizujete údaje existujúcej spoločnosti.

3. 3

   Úradné dokumenty prichádzajú vo vašom mene

   Listy z obchodného registra, Daňového a colného úradu a od ďalších orgánov prijímame v Tallinne.

4. 4

   Upozorníme vás a dokumenty vám prepošleme

   Prichádzajúcu korešpondenciu digitalizujeme a odošleme vám, pričom originál uschováme alebo na požiadanie odošleme kuriérom.

5. 

   Spoločnosť riadite odkiaľkoľvek

   Vaša estónska OÜ zostáva v súlade s predpismi a dostupná, zatiaľ čo vy podnikáte úplne online.