Så anställer du din första medarbetare i Estland: avtal, anställningsregister och första lönen

Hittills har ditt företag sannolikt bara betalat en person: dig, som ledamot i styrelsen (juhatus). Den första medarbetaren ändrar detta. Att betala dig själv ett styrelsearvode kräver i princip bara ett beslut från delägarna. Lön medför arbetsrätt: ett skriftligt avtal, minimilön, betald semester och ett anställningsregister som måste känna till personen före den första arbetstimmen. Inget av detta är svårt och allt görs online; ordningen är det viktiga. Den här guiden går steg för steg igenom hur du anställer din första medarbetare i Estland, för en grundare som aldrig tidigare varit arbetsgivare här. Den gäller en medarbetare som arbetar i Estland.

Vem räknas som medarbetare

Reglerna nedan gäller en person som arbetar för ditt företag under dess ledning, på bestämda tider och med dess verktyg. Det är en medarbetare, oavsett vad avtalet kallas. En specialist som levererar ett definierat resultat på sitt eget sätt och på egen risk är en uppdragstagare enligt ett tjänsteavtal. En uppdragstagare har ingen minimilön eller betald semester, även om företaget fortfarande betalar löneskatter på arvodet om uppdragstagaren är en privatperson. En person som leder företaget är styrelseledamot och får ersättning enligt ett avtal för styrelseledamot snarare än ett anställningsavtal.

Två misstag återkommer gång på gång. Det första är att betala en faktisk medarbetare mot fakturor eller via dennes eget företag för att spara socialskatt; Skatte- och tullstyrelsen omklassificerar sådana upplägg, och vår guide om dolda anställningsförhållanden förklarar de kriterier som domstolarna tillämpar. Det andra är att lägga grundarens egen ersättning på ett anställningsavtal. Endast arbete som tydligt är skilt från ledningen, till exempel som utvecklare av företagets produkt, kan omfattas av ett anställningsavtal parallellt med styrelseuppdraget.

Anställ en medarbetare i Estland steg för steg

Estland har ingen separat arbetsgivarregistrering. Ditt företag blir arbetsgivare när det gör sin första registrering i anställningsregistret och lämnar sin första löneredovisning. Stegen nedan kommer i den ordning du behöver dem.

1. Samla in medarbetarens uppgifter. Du behöver fullständigt namn, estnisk personlig identitetskod (isikukood, det 11-siffriga nummer som varje invånare har), hemadress och bankkonto. En utlänning utan personlig kod ansöker om en hos polis- och gränsbevakningsstyrelsen eller ett kommunalt kontor.
2. Underteckna det skriftliga anställningsavtalet. Employment Contracts Act kräver ett skriftligt avtal. Det enda undantaget är en anställning som varar högst två veckor. Det kan undertecknas digitalt eller på papper, på vilket språk som helst som ni båda förstår, och företaget sparar det i tio år efter att det har upphört. Vad det måste innehålla anges i nästa avsnitt.
3. Registrera medarbetaren i anställningsregistret innan arbetet börjar. Detta är det steg som grundare oftast gör fel och det som är förenat med böter. Registreringen görs i e-MTA, Skatte- och tullstyrelsens självbetjäningsportal, och registret har ett eget avsnitt nedan.
4. Ta emot ansökan om skattefri inkomst. Arbetsgivaren får dra av det månatliga grundavdraget på €700 före innehållande av inkomstskatt endast om medarbetaren har lämnat in en skriftlig ansökan. Utan den hålls inkomstskatt inne på hela lönen.
5. Ordna säkerhetsdokumentationen. Varje arbetsgivare med minst en medarbetare måste ha en riskbedömning av arbetsmiljön registrerad i Arbetsinspektionens självbetjäningssystem och ska instruera medarbetaren om säkerhet innan arbetet börjar. När bedömningen visar riskfaktorer, och regelbundet bildskärmsarbete räknas, ska medarbetaren också genomgå en medicinsk undersökning inom fyra månader från startdagen. För ett kontorsarbete är detta en kort övning.
6. Kör den första lönekörningen. Betala lönen minst en gång i månaden på den dag som anges i avtalet och håll inne inkomstskatt, arbetslöshetsförsäkring och, om medarbetaren har anslutit sig till den fonderade pensionen, pensionsavgiften. Senast den 10:e i följande månad lämnar företaget TSD, den månatliga deklarationen som omfattar alla löneskatter, och betalar dem till Skatte- och tullstyrelsen.

Vad anställningsavtalet måste innehålla

Employment Contracts Act (töölepingu seadus, TLS) anger de uppgifter som varje skriftligt anställningsavtal måste innehålla. Den anger parterna, startdatumet, arbetet och dess titel samt arbetsplatsen. Den anger bruttolönen med lönedag och betalningssätt, arbetstiden, längden på årlig semester och provanställningsperiod samt uppsägningstiderna för att avsluta avtalet.

Några standardregler är värda att känna till innan du fyller i dessa uppgifter. Heltidsarbete är 40 timmar i veckan och den årliga semestern är minst 28 kalenderdagar. Lagen förutsätter en provanställningsperiod på fyra månader om ni inte kommer överens om en kortare eller ingen alls, och under provanställningen kan vardera parten avsluta avtalet med 15 kalenderdagars varsel. Lönen avtalas brutto och får inte understiga den nationella minimilönen för heltidsarbete, som regeringen fastställer genom förordning och som är €946 per månad.

Registrera medarbetaren i anställningsregistret (TÖR)

Anställningsregistret (töötamise register, TÖR) är en databas som förs av Tax and Customs Board, där varje arbetsgivare registrerar vem som arbetar för företaget, på vilken grund och från vilket datum. Uppgiften är det staten använder för att avgöra den anställdes rätt till sjukförsäkring, arbetslöshetsförsäkring och pension. Därför kräver lagen att den finns på plats innan arbetet börjar, inte efter första löneutbetalningen. Enligt Taxation Act måste anställningen registreras senast när den anställde börjar arbeta. Ett företag som inte gör det, eller gör det för sent, riskerar böter på upp till 3 200 €.

För ett anställningsavtal begär registret sex saker: medarbetarens personliga kod, anställningstyp, startdatum, befattningstitel, adressen där arbetet utförs och arbetstidsgraden (1,0 för heltid, 0,5 för halvtid och så vidare). En styrelseledamot loggar in i e-MTA med estniskt ID-kort, e-Residency-kort, Mobile-ID eller Smart-ID och registrerar uppgifterna eller ger en redovisningskonsult rätt att göra det; våra redovisningskonsulter gör registreringarna för kunder som en del av lönehanteringen. Portalen har ett engelskt gränssnitt, registreringen tar några minuter och kan göras i förväg med ett framtida startdatum. Om ingen kan komma in i portalen i tid är förenklad registrering via telefon eller SMS tillåten, och ska slutföras i e-MTA inom sju dagar.

Registreringen startar också medarbetarens offentliga sjukförsäkring. För någon som inte redan är försäkrad börjar skyddet när en väntetid på 14 dagar från startdatumet i registret har gått ut, och det fortsätter i två månader efter slutdatumet som registrerats vid avslutet.

Vad din första medarbetare kostar

Lönen i avtalet är varken vad medarbetaren får eller vad företaget betalar. Utöver bruttolönen betalar företaget 33 % socialskatt och 0,8 % arbetslöshetsförsäkring, så arbetsgivarens kostnad är bruttolönen multiplicerad med 1,338. Från bruttolönen håller företaget inne 22 % inkomstskatt efter grundavdraget på €700, 1,6 % arbetslöshetsförsäkring och medarbetarens fonderade pensionsavgift på 2 %, 4 % eller 6 %.

En regel gäller deltidsanställningar. Socialskatt tas ut på minst ett statligt fastställt månadsunderlag på €886, så företaget betalar minst €292,38 per månad i socialskatt för varje medarbetare även när lönen är lägre. Pensionärer, studenter och några andra grupper är undantagna från denna lägstanivå. Den fullständiga beräkningen och den månatliga TSD-cykeln finns i vår guide om löneskatter i Estland.

Anställa en utländsk medarbetare i Estland

Estnisk arbetsrätt gäller för en utländsk medarbetare som arbetar i Estland på exakt samma sätt som för en estnisk medarbetare, så avtalet, anställningsregistret och skatterna är desamma. Det som skiljer sig är rätten att arbeta, och den beror på medarbetarens medborgarskap.

Kortvarig anställning kan registreras i upp till 365 dagar under en period på 455 dagar. Allt längre kräver ett uppehållstillstånd, för vilket arbetsgivaren vanligtvis först får samtycke från Unemployment Insurance Fund. Police and Border Guard Board publicerar villkoren för båda förfarandena. En anställd som arbetar för ditt företag från ett annat land är ett annat fall. Lönen beskattas där arbetet utförs, och vår guide om att betala distansarbetare utomlands förklarar vad det innebär för företaget.

Anställ din första medarbetare med Eesti Firma

Den första anställningen är när många grundare slutar sköta sin egen bokföring: lönehantering tillför en månatlig tidsfrist och ett register som måste vara korrekt före första dagen. Våra redovisningskonsulter registrerar medarbetaren i anställningsregistret, ställer in avdragen, beräknar nettolönen och arbetsgivarens kostnad varje månad samt lämnar TSD. Vårt juridiska team upprättar anställningsavtalet, på engelska och estniska vid behov, och hanterar registreringen av kortvarig anställning för en anställning utanför EU.

Skicka en förfrågan

Vanliga frågor