Thành viên hội đồng quản trị công ty Estonia: Nghĩa vụ, quyền và trách nhiệm

Thành viên hội đồng quản trị của một công ty Estonia là người được pháp luật ủy quyền quản lý công ty và đại diện công ty trong các giao dịch. Mỗi công ty trách nhiệm hữu hạn tư nhân Estonia (osaühing, hoặc OÜ) phải có ít nhất một thành viên hội đồng quản trị; người này đảm nhiệm các nghĩa vụ quản lý hằng ngày, nghĩa vụ tuân thủ và rủi ro trách nhiệm cá nhân gắn với vị trí. Trong thực tiễn tiếng Anh, vị trí này thường được gọi là director, managing director hoặc company officer của một công ty Estonia.

Hướng dẫn này giải thích ai có thể là thành viên hội đồng quản trị hoặc director của OÜ Estonia, quyền và nghĩa vụ của hội đồng quản trị, cách bổ nhiệm, miễn nhiệm và thay thế thành viên hội đồng quản trị, hợp đồng thành viên hội đồng quản trị cần bao gồm những gì, và khi nào một director có thể chịu trách nhiệm cá nhân.

Cơ cấu hội đồng quản trị được quyết định ngay khi thành lập công ty tại Estonia, vì các thành viên hội đồng quản trị đầu tiên được bổ nhiệm ngay trong đơn đăng ký.

Hội đồng quản trị của OÜ Estonia: Các quy tắc chính

Hội đồng quản trị (juhatus) là cơ quan điều hành của công ty trách nhiệm hữu hạn tư nhân Estonia. Đây là cơ quan quản lý duy nhất mà OÜ bắt buộc phải có — ban giám sát là tùy chọn — và nắm cả chức năng quản lý lẫn quyền đại diện.

Tóm lại: hội đồng quản trị điều hành công ty và ký thay mặt công ty, còn các cổ đông sở hữu công ty và quyết định ai tham gia hội đồng quản trị.

Thành viên hội đồng quản trị công ty Estonia: Điểm chính

Tóm tắt thực tế dành cho nhà sáng lập, người có e-Residency và director không cư trú.

Nguồn: Bộ luật Thương mại Estonia (Äriseadustik), Sổ đăng ký thương mại Estonia, Cơ quan Thuế và Hải quan Estonia (Maksu- ja Tolliamet).

Thành viên hội đồng quản trị trong công ty Estonia là ai?

Thành viên hội đồng quản trị của OÜ Estonia là cá nhân được các cổ đông bầu để quản lý công ty và đại diện công ty trong quan hệ với bên thứ ba. Quản lý và đại diện nằm trong cùng một người: người quyết định cũng là người ký.

Luật Estonia đặt ra rất ít hạn chế đối với người có thể đảm nhiệm vị trí này. Thành viên hội đồng quản trị phải là thể nhân có năng lực hành vi pháp lý đầy đủ — pháp nhân không thể được bổ nhiệm vào hội đồng quản trị của công ty Estonia; người bị tòa án cấm kinh doanh (ärikeeld) cũng không thể được bổ nhiệm.

Trên thực tế, đa số OÜ Estonia do nhà sáng lập nước ngoài đăng ký có đúng một thành viên hội đồng quản trị, và người đó thường cũng là cổ đông duy nhất. Các cơ cấu lớn hơn bổ nhiệm nhiều thành viên hội đồng quản trị, đôi khi gồm cả người quản lý bên ngoài hoặc managing director không nắm giữ cổ phần nào.

Ban giám sát (nõukogu) không bắt buộc đối với OÜ Estonia và phần lớn công ty trách nhiệm hữu hạn tư nhân không bao giờ có ban này. Khi ban giám sát được thành lập theo điều lệ công ty, ban này tiếp nhận việc bầu và miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị từ các cổ đông và giám sát hội đồng quản trị. Một người không thể đồng thời thuộc cả hai cơ quan.

Thành viên hội đồng quản trị, cổ đông và chủ sở hữu hưởng lợi là ba vai trò khác nhau

Nhà sáng lập thường nhầm lẫn ba vị trí pháp lý riêng biệt trong một công ty trách nhiệm hữu hạn Estonia:

• Cổ đông (osanik) — sở hữu cổ phần, biểu quyết về các quyết định của công ty và nhận cổ tức;
• Thành viên hội đồng quản trị (juhatuse liige) — quản lý công ty, ký hợp đồng và chịu trách nhiệm về tuân thủ;
• Chủ sở hữu hưởng lợi (tegelik kasusaaja) — thể nhân cuối cùng sở hữu hoặc kiểm soát công ty, được báo cáo riêng cho Sổ đăng ký thương mại.

Một người có thể đồng thời giữ cả ba vai trò, đây là tình huống tiêu chuẩn ở OÜ có một nhà sáng lập. Tuy nhiên, nghĩa vụ gắn với từng vai trò vẫn riêng biệt — và trách nhiệm quản lý theo vai trò thành viên hội đồng quản trị, không theo việc sở hữu cổ phần.

Nghĩa vụ và trách nhiệm của director công ty Estonia

Nghĩa vụ cốt lõi của director công ty Estonia là quản lý công ty với sự cẩn trọng được kỳ vọng ở một doanh nhân thận trọng và hành động vì lợi ích tốt nhất của công ty. Mọi nghĩa vụ khác đều xuất phát từ tiêu chuẩn đó.

• Quản lý hằng ngày. Hội đồng quản trị quyết định về hoạt động, hợp đồng, nhân sự, định giá và định hướng thương mại của công ty.
• Đại diện pháp lý. Thành viên hội đồng quản trị ký thay mặt công ty, mở tài khoản, giao kết thỏa thuận và làm việc với cơ quan có thẩm quyền.
• Kế toán và báo cáo. Hội đồng quản trị phải tổ chức công tác kế toán của công ty và bảo đảm báo cáo thường niên được nộp đúng hạn cho Sổ đăng ký thương mại.
• Tuân thủ thuế. Tờ khai phải được nộp và thuế phải được thanh toán cho Cơ quan Thuế và Hải quan Estonia (Maksu- ja Tolliamet) trong thời hạn luật định.
• Duy trì tính chính xác của dữ liệu đăng ký. Thay đổi về địa chỉ, thông tin liên hệ, cơ cấu hội đồng quản trị, chủ sở hữu hưởng lợi và chuyển nhượng cổ phần phải được báo cáo cho Sổ đăng ký thương mại, nơi hiện cũng quản lý danh sách cổ đông.
• Triệu tập họp cổ đông. Hội đồng quản trị triệu tập đại hội đồng để phê duyệt báo cáo thường niên, phân phối lợi nhuận và sửa đổi điều lệ công ty.
• Nghĩa vụ trung thành. Thành viên hội đồng quản trị phải tránh xung đột lợi ích và không được sử dụng cơ hội hoặc tài sản của công ty vì lợi ích cá nhân.
• Theo dõi khả năng thanh toán. Hội đồng quản trị phải theo dõi tình hình tài chính của công ty và nộp đơn phá sản nếu mất khả năng thanh toán trở thành vĩnh viễn.

Các nghĩa vụ này áp dụng đầy đủ ngay cả khi công ty không hoạt động, không có doanh thu và không có nhân viên. Công ty không có hoạt động vẫn có thành viên hội đồng quản trị với nghĩa vụ báo cáo.

Quyền của thành viên hội đồng quản trị trong OÜ Estonia

Quyền của thành viên hội đồng quản trị là hình ảnh phản chiếu của các nghĩa vụ. Thành viên có quyền quản lý và đại diện công ty trong phạm vi pháp luật và điều lệ công ty, được nhận thù lao đã thỏa thuận trong hợp đồng thành viên hội đồng quản trị, và được hoàn trả các chi phí hợp lý. Thành viên cũng có thể triệu tập họp cổ đông bất cứ khi nào một quyết định nằm ngoài thẩm quyền của hội đồng quản trị, có thể từ chức bất cứ lúc nào bất kể ý muốn của cổ đông, và được bảo vệ khi thực hiện nghị quyết hợp lệ của cổ đông: thiệt hại do thực hiện nghị quyết đó không thuộc trách nhiệm cá nhân của thành viên hội đồng quản trị.

Một quyền đáng lưu ý đặc biệt: quyền tiếp cận đầy đủ sổ sách kế toán, hợp đồng và tài liệu của công ty. Điều này quan trọng nhất khi thành viên hội đồng quản trị không phải là chủ sở hữu — một director không thể xem sổ sách kế toán là director không thể chứng minh sự cẩn trọng về sau, và đây là điểm khởi đầu phổ biến của tranh chấp trách nhiệm.

Cách bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc thay thế thành viên hội đồng quản trị tại Estonia

Thành viên hội đồng quản trị của OÜ Estonia được bổ nhiệm và miễn nhiệm bằng nghị quyết của các cổ đông; thay đổi có hiệu lực đối với bên thứ ba khi được ghi vào Sổ đăng ký thương mại. Không có nhiệm kỳ cố định trừ khi điều lệ công ty quy định.

Bổ nhiệm thành viên hội đồng quản trị mới: Từng bước

1. 1

   Các cổ đông thông qua nghị quyết bầu thành viên hội đồng quản trị mới.

2. 2

   Người đó xác nhận đồng ý được bổ nhiệm.

3. 3

   Nộp đơn cho Sổ đăng ký thương mại, có chữ ký số hoặc được công chứng.

4. 4

   Cơ quan đăng ký thực hiện ghi nhận và thành viên hội đồng quản trị mới được công khai.

5. 5

   Quyền truy cập ngân hàng, nhà cung cấp dịch vụ thanh toán và kế toán được cập nhật tương ứng.

Khi nhà sáng lập hoặc director mới được bổ nhiệm có thẻ ID Estonia, ID số hoặc danh tính số e-Residency, toàn bộ thủ tục được hoàn tất trực tuyến trong Sổ đăng ký kinh doanh điện tử. Nếu không có danh tính số, tài liệu phải được công chứng, và văn bản công chứng nước ngoài thường cần hợp pháp hóa Apostille và bản dịch có tuyên thệ.

Miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị và từ chức

Cổ đông có thể miễn nhiệm director của công ty Estonia bất cứ lúc nào bằng biểu quyết đa số đơn giản, trừ khi điều lệ công ty yêu cầu ngưỡng cao hơn. Không cần nêu lý do và luật công ty không áp dụng thời hạn báo trước — dù hợp đồng thành viên hội đồng quản trị có thể quy định thời hạn này.

Ngược lại, thành viên hội đồng quản trị có thể từ chức bất cứ khi nào họ chọn. Việc từ chức có hiệu lực trong quan hệ với công ty khi đã được tuyên bố, nhưng bên thứ ba có quyền dựa vào Sổ đăng ký thương mại cho đến khi thông tin được thay đổi. Cho đến lúc đó, công ty vẫn có thể bị ràng buộc bởi, và thư từ vẫn có thể được gửi đến, người đã từ chức.

Nhiều thành viên hội đồng quản trị và quyền đại diện

Theo mặc định, mỗi thành viên hội đồng quản trị của OÜ Estonia có thể đại diện riêng lẻ cho công ty. Đại diện chung — ví dụ yêu cầu hai thành viên cùng ký — là có thể, nhưng phải được quy định trong điều lệ công ty và ghi nhận trong Sổ đăng ký thương mại để có hiệu lực đối với bên thứ ba.

Các hạn chế nội bộ chưa đăng ký vẫn ràng buộc thành viên hội đồng quản trị đối với công ty, nhưng không làm vô hiệu giao dịch với đối tác hành động thiện chí. Khi có nhiều thành viên hội đồng quản trị, các quyết định nội bộ thường được thông qua theo đa số trừ khi điều lệ có quy định khác.

Hợp đồng thành viên hội đồng quản trị (Juhatuse Liikme Leping): Vì sao không phải hợp đồng lao động

Thành viên hội đồng quản trị của công ty Estonia không phải là nhân viên của công ty đó, và Employment Contracts Act không áp dụng cho quan hệ thành viên hội đồng quản trị. Quan hệ này dựa trên quyết định bầu của cổ đông và, trong đa số trường hợp, một hợp đồng thành viên hội đồng quản trị riêng (juhatuse liikme leping) chịu sự điều chỉnh của luật nghĩa vụ.

Hệ quả thực tế là không có điều gì được ngầm hiểu. Nghỉ phép có lương, thời hạn báo trước, quy định thời giờ làm việc, chế độ thôi việc và ốm đau không tự động phát sinh từ vị trí này — nếu các bên muốn có, phải ghi vào hợp đồng.

• phạm vi nghĩa vụ quản lý và mọi giới hạn nội bộ đối với việc ra quyết định;
• mức và thời điểm trả thù lao thành viên hội đồng quản trị, cùng hoàn trả chi phí;
• bảo mật, sở hữu trí tuệ và bàn giao tài liệu;
• chấm dứt hợp đồng và mọi khoản bồi thường khi bị miễn nhiệm;
• thỏa thuận không cạnh tranh, nếu có thỏa thuận.

Thành viên hội đồng quản trị không thể ký hợp đồng này cho cả hai bên: các cổ đông thông qua quyết định quy định các điều khoản chính, bao gồm thù lao, và chỉ định người ký thay mặt công ty. Cách đánh thuế thù lao — và khi nào việc chi trả thù lao có ý nghĩa — được trình bày trong hướng dẫn riêng của chúng tôi về thù lao thành viên hội đồng quản trị tại Estonia. Khi một người kết hợp vị trí trong hội đồng quản trị với công việc thực sự ở chức năng khác — ví dụ nhà sáng lập đồng thời là lead developer — hai quan hệ nên được ghi nhận riêng, vì chỉ quan hệ lao động mới được pháp luật lao động bảo vệ.

Không cạnh tranh và xung đột lợi ích

Nếu không có sự đồng ý của cổ đông, thành viên hội đồng quản trị không được cạnh tranh với công ty hoặc giữ vị trí quản lý tại doanh nghiệp cạnh tranh. Giao dịch giữa công ty và chính thành viên hội đồng quản trị của mình cũng cần có quyết định của cổ đông — và tự giao dịch khi không có quyết định đó, đặc biệt là khoản vay giữa công ty và nhà sáng lập, là một trong các nguồn tranh chấp phổ biến nhất về sau tại các công ty do chủ sở hữu quản lý.

Trách nhiệm thành viên hội đồng quản trị tại Estonia: Khi nào director chịu trách nhiệm cá nhân

Trách nhiệm của director tại Estonia dựa trên chức năng, không dựa trên chức danh. Thành viên hội đồng quản trị chịu trách nhiệm cá nhân về thiệt hại gây ra cho công ty do vi phạm nghĩa vụ, và trong các tình huống xác định còn chịu trách nhiệm đối với chủ nợ và nhà nước. Trách nhiệm hữu hạn bảo vệ khoản đầu tư của cổ đông — không bảo vệ director không thực hiện đúng vai trò.

Căn cứ phát sinh trách nhiệm của director

Trách nhiệm phát sinh từ vi phạm nghĩa vụ cẩn trọng hoặc nghĩa vụ trung thành gây thiệt hại. Đặc điểm thực tiễn quan trọng nhất của trách nhiệm director tại Estonia là nghĩa vụ chứng minh được đảo ngược: không phải công ty phải chứng minh thành viên hội đồng quản trị cẩu thả — mà thành viên phải chứng minh rằng nghĩa vụ đã được thực hiện với sự cẩn trọng của một doanh nhân thận trọng. Trong tranh chấp, bằng chứng đó là tài liệu: quyết định, tính toán, thư từ, ý kiến tư vấn nhận được trước khi hành động. Thất bại thương mại đơn thuần không làm phát sinh trách nhiệm. Một quyết định kinh doanh trung thực nhưng có kết quả xấu vẫn được bảo vệ, với điều kiện thành viên hội đồng quản trị không có lợi ích cá nhân và đã được cung cấp thông tin hợp lý khi đưa ra quyết định.

Ngoài sự cẩu thả nói chung, luật Estonia gắn trách nhiệm cá nhân với một số tình huống cụ thể:

• Khoản thanh toán trái luật cho cổ đông — cổ tức trả khi không có lợi nhuận được phân phối hoặc khoản phân phối ngụy trang phải được các thành viên hội đồng quản trị đã cho phép hoàn trả cho công ty;
• Nộp đơn phá sản muộn — khi mất khả năng thanh toán không mang tính tạm thời, hội đồng quản trị phải nộp đơn yêu cầu phá sản trong vòng 20 ngày kể từ khi tình trạng mất khả năng thanh toán trở nên rõ ràng; các khoản thanh toán sau thời điểm đó có thể thuộc trách nhiệm cá nhân của thành viên hội đồng quản trị;
• Thuế chưa nộp — Cơ quan Thuế và Hải quan có thể ban hành quyết định trách nhiệm đối với thành viên hội đồng quản trị đã cố ý hoặc do lỗi cẩu thả nghiêm trọng khiến nghĩa vụ thuế của công ty không được thực hiện;
• Tội phạm — không tổ chức công tác kế toán, che giấu tài liệu kế toán hoặc các hành vi phạm tội về thuế thực hiện thông qua công ty có thể dẫn đến trách nhiệm hình sự và lệnh cấm kinh doanh do tòa án áp đặt (ärikeeld).

Theo Điều 187 Bộ luật Thương mại, yêu cầu đối với thành viên hội đồng quản trị chịu thời hiệu năm năm — và từ chức không xóa bỏ chúng. Cựu thành viên hội đồng quản trị vẫn chịu trách nhiệm về vi phạm trong nhiệm kỳ, và việc bán cổ phần không thay đổi điều này. Cạm bẫy ngược lại cũng rất thực tế: người đã thực tế rời công ty nhưng chưa tuyên bố từ chức và vẫn được ghi nhận trong Sổ đăng ký thương mại tiếp tục giữ chức vụ cùng toàn bộ nghĩa vụ. Mỗi lần rời vị trí hội đồng quản trị cần kết thúc bằng tuyên bố từ chức và xác minh mục đăng ký.

Cách giảm rủi ro trách nhiệm cá nhân

• cập nhật sổ sách kế toán thường xuyên thay vì tái lập mỗi năm một lần;
• lập tài liệu về các quyết định của hội đồng quản trị, đặc biệt giao dịch bất thường hoặc với bên liên quan;
• theo dõi tài sản ròng và khả năng thanh toán, đồng thời hành động sớm nếu tình hình xấu đi;
• không bao giờ nhận vị trí hội đồng quản trị tại công ty có hoạt động mà bạn không kiểm soát;
• lưu giữ bằng chứng về sự cẩn trọng — tư vấn, tính toán và quyết định — ít nhất trong thời hiệu;
• xin quyết định của cổ đông trước mọi giao dịch giữa công ty và chính bạn;
• cân nhắc bảo hiểm trách nhiệm directors and officers khi công ty có mức độ rủi ro thương mại thực tế.

Sai lầm thường gặp của thành viên hội đồng quản trị công ty Estonia

Hầu hết vấn đề mà director của các công ty Estonia nhỏ gặp phải mang tính hành chính hơn là pháp lý — và gần như tất cả đều có thể tránh được.

• bỏ lỡ hạn nộp báo cáo thường niên, kể cả đối với công ty không hoạt động;
• từ chức không chính thức mà không đăng ký thay đổi trong Sổ đăng ký thương mại;
• sử dụng tài khoản ngân hàng công ty cho chi tiêu cá nhân;
• để thông tin chủ sở hữu hưởng lợi hoặc liên hệ trong sổ đăng ký không được cập nhật;
• hoạt động nhiều năm mà không có hợp đồng thành viên hội đồng quản trị và không có hồ sơ quyết định;
• cho vay giữa công ty và nhà sáng lập mà không có quyết định của cổ đông;
• tiếp tục giao dịch sau khi tình trạng mất khả năng thanh toán đã trở nên rõ ràng.

Văn bản hợp nhất của Bộ luật Thương mại Estonia được công bố trên Riigi Teataja, và hướng dẫn về nghĩa vụ của công ty do người không cư trú sở hữu được công bố bởi Cơ quan Thuế và Hải quan Estonia.

Kết luận: Vị trí hội đồng quản trị là nơi đặt trách nhiệm

Estonia trao cho director công ty sự tự do hiếm có. Chỉ cần một người, không yêu cầu nơi cư trú hoặc quốc tịch, và toàn bộ vai trò có thể được thực hiện từ xa bằng danh tính số.

Sự tự do đó đi kèm trách nhiệm tập trung. Thành viên hội đồng quản trị — không phải cổ đông, không phải kế toán — chịu trách nhiệm về báo cáo, thuế, theo dõi khả năng thanh toán và tính chính xác của dữ liệu đăng ký. Nếu hiểu trước, các nghĩa vụ này là thông lệ. Nếu chỉ phát hiện sau một hạn chót bị bỏ lỡ hoặc quyết định trách nhiệm, chúng sẽ rất tốn kém.

Eesti Firma có thể hỗ trợ như thế nào

Eesti Firma hỗ trợ bổ nhiệm và miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị, hồ sơ Sổ đăng ký thương mại, hợp đồng thành viên hội đồng quản trị và quyết định của cổ đông, tính thù lao và bảng lương, báo cáo thường niên và tuân thủ liên tục cho các công ty Estonia được quản lý từ nước ngoài. Khi cơ cấu yêu cầu, chúng tôi cũng cung cấp địa chỉ pháp lý tại Tallinn đã đăng ký và một người liên hệ tại Estonia.

Nếu bạn sắp được bổ nhiệm vào hội đồng quản trị của công ty Estonia, hoặc cần thay đổi cơ cấu hội đồng quản trị của OÜ hiện có, đội ngũ của chúng tôi có thể chuẩn bị nghị quyết, xử lý đơn đăng ký và thiết lập đúng từ đầu chế độ kế toán và thuế cho mọi khoản thù lao.

Đối với nhà sáng lập vẫn đang ở giai đoạn lập kế hoạch, chúng tôi có thể tư vấn về cơ cấu hội đồng quản trị cùng với dịch vụ kế toán tại Estonia liên tục để bảo đảm nghĩa vụ báo cáo của hội đồng quản trị được đáp ứng.

Gửi yêu cầu

Câu hỏi thường gặp