VAT tại Estonia: Mã số VAT, Thuế suất và Đăng ký

VAT tại Estonia (käibemaks) áp dụng cho hầu hết hàng hóa và dịch vụ, và một công ty Estonia phải có mã số VAT khi doanh thu chịu thuế của công ty vượt €40.000 trong một năm dương lịch. Thuế giá trị gia tăng là thuế gián thu được cộng ở từng giai đoạn sản xuất hoặc phân phối và cuối cùng do người tiêu dùng cuối chịu — cũng như các quốc gia Liên minh châu Âu khác, Estonia áp thuế này đối với phần lớn hoạt động bán hàng hóa và dịch vụ trong nước.

Eesti Firma, chuyên gia được công nhận về thành lập công ty tại Estonia và dịch vụ kế toán, chia sẻ hướng dẫn thực tế về VAT của Estonia và mã số VAT trên trang này — cách nhận mã, các mức VAT nào áp dụng, ai phải đăng ký và điều gì xảy ra sau khi đăng ký.

VAT tại Estonia là gì?

Tại Estonia, VAT là thuế tiêu dùng được cộng ở mỗi công đoạn của chuỗi cung ứng — sản xuất, phân phối và bán lẻ — và được tính theo tỷ lệ phần trăm của giá cuối cùng do người tiêu dùng trả. Doanh nghiệp tính VAT trên doanh số bán hàng và thường có thể khấu trừ VAT đã trả cho các giao dịch mua phục vụ hoạt động kinh doanh của mình (VAT đầu vào), do đó thuế cuối cùng do khách hàng cuối chịu thay vì doanh nghiệp.

Tại Estonia, doanh nghiệp phải đăng ký VAT — trở thành người nộp VAT (käibemaksukohustuslane) — khi doanh thu chịu thuế vượt €40.000 trong một năm dương lịch. Công ty cũng có thể tự nguyện đăng ký trước khi đạt ngưỡng này khi đăng ký VAT có lợi hoặc cần thiết cho mô hình kinh doanh — ví dụ trong thương mại quốc tế, bán hàng từ xa hoặc khi chủ yếu làm việc với các đối tác đã đăng ký VAT.

VAT tại Estonia được điều chỉnh bởi Value Added Tax Act của Estonia (phù hợp với EU VAT Directive 2006/112/EC) và do Estonian Tax and Customs Board — cơ quan thuế quốc gia — quản lý.

VAT Estonia: Các điểm chính (2026)

Tóm tắt thực tế về thuế suất VAT, đăng ký và báo cáo dành cho công ty tại Estonia.

Thuế suất VAT tại Estonia

Estonia có bốn mức thuế VAT: mức tiêu chuẩn 24%, các mức giảm 13% và 9%, cùng mức 0%; mỗi mức được xác định theo bản chất giao dịch. Hiểu các nhóm này — tiêu chuẩn, giảm, thuế suất 0 và miễn thuế — giúp doanh nghiệp tính VAT chính xác, tuân thủ quy định và lập kế hoạch tài chính. Dưới đây là phân tích từng nhóm để bạn xác định thuế suất áp dụng cho hàng hóa hoặc dịch vụ của mình.

Thuế suất VAT tiêu chuẩn — 24%

Thuế suất tiêu chuẩn tăng từ 22% lên 24% vào ngày 1 tháng 7 năm 2025 (là 20% đến cuối năm 2023 và 22% trong năm 2024). Mức này áp dụng cho hầu hết hàng hóa và dịch vụ chịu thuế tại Estonia — hàng hóa bán lẻ thông thường, dịch vụ chuyên môn và IT, thiết bị điện tử cùng đa số giao dịch kinh doanh không đủ điều kiện hưởng thuế suất giảm hoặc miễn thuế.

Thuế suất VAT giảm — 13%

Từ ngày 1 tháng 1 năm 2025, dịch vụ lưu trú và lưu trú kèm bữa sáng chịu thuế 13% (tăng từ mức 9% trước đây). Thuế suất giảm áp dụng cho chính dịch vụ lưu trú và bữa sáng đi kèm, không áp dụng cho các dịch vụ khác cung cấp cùng với lưu trú.

Thuế suất VAT giảm — 9%

Mức 9% áp dụng cho sách và tài liệu giáo dục, thuốc kê đơn và một số thiết bị y tế, cùng các ấn phẩm báo chí như báo và tạp chí định kỳ (cả bản in lẫn điện tử, không gồm nội dung chủ yếu là quảng cáo hoặc dành cho người lớn). Ấn phẩm báo chí chuyển từ mức siêu giảm 5% trước đó lên 9% từ ngày 1 tháng 1 năm 2025.

Thuế suất 0 — 0%

Mức 0% (miễn thuế kèm quyền khấu trừ VAT đầu vào) chủ yếu áp dụng cho thương mại quốc tế và nội khối: cung ứng hàng hóa nội khối cho người mua đã đăng ký VAT tại các quốc gia thành viên EU khác và xuất khẩu hàng hóa sang các nước ngoài EU. Các dịch vụ cụ thể như vận tải hàng hóa quốc tế và một số mặt hàng như vàng đầu tư được áp dụng thuế suất 0 hoặc miễn thuế theo các quy định đặc biệt của EU VAT Directive.

Giao dịch miễn VAT

Một số hàng hóa và dịch vụ được miễn VAT — khách hàng không bị tính VAT và nhà cung cấp thường không thể khấu trừ VAT đầu vào liên quan. Các nhóm được miễn tại Estonia gồm nhiều hoạt động xã hội và vì lợi ích công: dịch vụ chăm sóc sức khỏe và y tế, dịch vụ giáo dục, dịch vụ tài chính và bảo hiểm, và việc bán hoặc cho thuê một số bất động sản. Trong các trường hợp được quy định, người nộp thuế có thể chọn tính thuế cho giao dịch vốn được miễn (ví dụ bán bất động sản) để có quyền khấu trừ VAT đầu vào, với điều kiện thông báo cho cơ quan thuế và đáp ứng các điều kiện của VAT Act.

Ai cần đăng ký VAT tại Estonia?

Bạn phải đăng ký VAT tại Estonia khi doanh thu chịu thuế vượt €40.000 trong một năm dương lịch — nhưng không phải mọi công ty đều cần đăng ký ngay sau khi thành lập. Việc đăng ký phụ thuộc vào doanh thu, loại giao dịch bạn thực hiện và việc bạn giao thương trong EU hay quốc tế. Các điều kiện chính được nêu dưới đây.

• Ngưỡng doanh thu — €40.000: khi doanh số chịu thuế tại Estonia vượt €40.000 trong một năm dương lịch, bạn phải nộp đơn đăng ký VAT cho Tax and Customs Board (trên thực tế, trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi vượt ngưỡng). Nếu dự kiến sớm vượt ngưỡng, thường nên đăng ký trước đó một chút.
• Mua lại hàng hóa nội khối — €10.000: ngay cả khi doanh số dưới €40.000, bạn vẫn phải đăng ký nếu mua hàng hóa trị giá trên €10.000 từ các quốc gia thành viên EU khác trong một năm dương lịch.
• Doanh nghiệp ngoài EU bán hàng tại Estonia: doanh nghiệp ngoài EU không có cơ sở thường trú tại Estonia thường không có ngưỡng và phải đăng ký trước lần cung ứng chịu thuế đầu tiên. Doanh nghiệp này cũng thường phải chỉ định đại diện thuế tại Estonia, người cùng chịu trách nhiệm về VAT. Công ty có trụ sở tại EU không cần đại diện thuế và có thể đăng ký trực tiếp.
• Đăng ký tự nguyện: bạn có thể đăng ký trước khi đạt €40.000; điều này phổ biến với doanh nghiệp chủ yếu bán cho khách hàng đã đăng ký VAT hoặc muốn hoàn lại VAT đầu vào đáng kể từ đầu tư. Đăng ký tự nguyện cần được phê duyệt — Tax and Customs Board có thể yêu cầu bằng chứng về hoạt động chịu thuế thực tế hoặc dự kiến, như kế hoạch kinh doanh, hợp đồng hoặc hóa đơn.

Cách đăng ký mã số VAT tại Estonia

Đăng ký mã số VAT Estonia là quy trình đơn giản, nhưng cần có đơn đăng ký và thông tin chi tiết về doanh nghiệp của bạn. Mọi đơn đăng ký đều do Estonian Tax and Customs Board (Maksu- ja Tolliamet) xử lý.

Nộp đơn ở đâu

• Đơn điện tử: phương thức dễ nhất là cổng dịch vụ điện tử của Tax and Customs Board (e‑MTA). Bạn đăng nhập bằng ID điện tử bảo mật — thẻ ID Estonia, Mobile-ID hoặc ID kỹ thuật số e‑Residency — cho phép e-resident nộp đơn thuận tiện từ nước ngoài.
• Trực tiếp: bạn có thể nộp đơn tại văn phòng dịch vụ của Tax and Customs Board ở Estonia nếu muốn được phục vụ trực tiếp.
• Qua người đại diện: bạn có thể ủy quyền cho kế toán viên hoặc luật sư nộp đơn thay mình theo giấy ủy quyền — một lựa chọn hữu ích cho doanh nhân không cư trú.

Thông tin cần thiết

• Thông tin công ty: tên chính thức, mã đăng ký, địa chỉ pháp lý và thông tin liên hệ.
• Mô tả hoạt động kinh doanh: giải thích ngắn gọn về hàng hóa hoặc dịch vụ bạn cung cấp và cách doanh nghiệp tạo doanh số chịu thuế tại Estonia hoặc EU.
• Giao dịch và đối tác dự kiến: khi phù hợp, các khách hàng hoặc nhà cung cấp tiềm năng chính — nhất là các bên đã đăng ký VAT — vì mã số VAT của họ có thể củng cố đơn đăng ký.
• Doanh thu dự kiến: ước tính doanh số dự kiến và, đối với trường hợp tự nguyện, lý do xin đăng ký VAT.
• Tài liệu hỗ trợ: Board có thể yêu cầu hợp đồng, hóa đơn, đơn đặt hàng hoặc kế hoạch kinh doanh để xác minh thông tin của bạn.

Đơn thường được xử lý trong 5 ngày làm việc khi mọi thứ đầy đủ, và mã số VAT thường được gửi qua thông báo e‑MTA. Nếu cơ quan cần làm rõ (phổ biến với công ty mới chưa có doanh thu), họ có thể yêu cầu hợp đồng, hóa đơn hoặc bằng chứng khác về hoạt động kinh tế, điều này có thể kéo dài việc xem xét. Phản hồi nhanh chóng và đầy đủ giúp tránh chậm trễ. Sau khi được phê duyệt, công ty nhận mã số VAT theo định dạng EE123456789 — mã quốc gia “EE” theo sau bởi chín chữ số (EE‑number). Bạn có thể kiểm tra hoặc xác minh mọi mã số VAT Estonia và xác nhận mã hợp lệ trong hệ thống VAT EU tại cơ sở dữ liệu VIES của European Commission.

Gửi yêu cầu

Sau khi đăng ký: Tuân thủ và báo cáo VAT

Nhận mã số VAT chỉ là khởi đầu. Sau khi đăng ký, công ty của bạn có nghĩa vụ liên tục phải tính, báo cáo và nộp VAT đúng cách. Không tuân thủ có thể dẫn đến chế tài, vì vậy cần hiểu các yêu cầu.

• Tính VAT và xuất hóa đơn: từ ngày đăng ký, bạn phải cộng VAT vào doanh số chịu thuế theo đúng thuế suất (24%, 9%, v.v.) và lập hóa đơn VAT hợp lệ thể hiện thông tin của bạn và khách hàng, ngày và số hóa đơn, mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ, thuế suất và số tiền VAT (hoặc ghi chú khi giao dịch áp dụng thuế suất 0 hoặc được miễn).
• Kỳ tính thuế và tờ khai VAT: kỳ tính thuế chuẩn là tháng dương lịch. Bạn phải nộp tờ khai VAT hàng tháng (KMD) ngay cả những tháng không có hoạt động; tờ khai và mọi khoản thanh toán phải nộp trước ngày 20 của tháng kế tiếp — ví dụ, tờ khai tháng 3 phải nộp trước ngày 20 tháng 4.
• Báo cáo bán hàng EU và phụ lục: nếu thực hiện cung ứng nội khối, bạn phải nộp báo cáo cung ứng nội khối (báo cáo VD, EC Sales List của Estonia) hàng tháng cùng tờ khai VAT, nêu chi tiết mã số VAT của khách hàng EU và giá trị doanh số thuế suất 0 cho từng khách hàng. Hóa đơn bán hàng và mua hàng trong nước được báo cáo trong phụ lục KMD INF của tờ khai VAT; doanh nghiệp di chuyển hàng hóa qua biên giới EU vượt ngưỡng thống kê cũng có thể phải nộp báo cáo Intrastat.
• Lưu trữ hồ sơ: lưu hóa đơn bán hàng và mua hàng, cùng chứng từ nhập khẩu và xuất khẩu, ít nhất 7 năm theo yêu cầu của luật Estonia.
• Thanh toán và hoàn thuế: nếu VAT đầu ra vượt VAT đầu vào, bạn nộp phần chênh lệch trước hạn. Nếu VAT đầu vào cao hơn, khoản tín dụng thường được chuyển sang kỳ sau hoặc hoàn sau khi xác minh; việc này có thể mất một tháng hoặc hơn với số tiền lớn.
• Khấu trừ VAT đầu vào: bạn có thể hoàn lại VAT đã trả cho giao dịch mua phục vụ hoạt động cung ứng chịu thuế. Trên mỗi tờ khai, bạn trừ VAT đầu vào khỏi VAT đầu ra — ví dụ VAT 24% hoặc 9% đối với tiền thuê văn phòng, thiết bị hoặc vật tư. Khi giao dịch mua được dùng một phần cho mục đích miễn thuế hoặc ngoài kinh doanh, chỉ phần chịu thuế được khấu trừ và phải lưu giữ hóa đơn mua hợp lệ.
• Chế độ doanh nghiệp nhỏ: Estonia thường áp dụng khai thuế hàng tháng, nhưng chế độ VAT dành cho doanh nghiệp nhỏ của EU có thể cho phép doanh nghiệp nhỏ đủ điều kiện đơn giản hóa nghĩa vụ VAT hoặc tiếp tục được miễn đến các ngưỡng xác định — nên kiểm tra nếu doanh nghiệp của bạn nhỏ.

Các chế độ và thỏa thuận VAT đặc biệt

Luật VAT Estonia, phù hợp với EU VAT Directive, cung cấp một số chế độ đặc biệt mà một số doanh nghiệp có thể sử dụng hoặc phải tuân theo. Các chế độ này thường đơn giản hóa kế toán hoặc áp dụng cho ngành cụ thể.

• Chế độ kế toán tiền mặt: doanh nghiệp nhỏ có thể hạch toán VAT theo cơ sở tiền mặt — chỉ kê khai và nộp VAT khi khách hàng thanh toán, và chỉ khấu trừ VAT đầu vào khi thanh toán cho nhà cung cấp. Có điều kiện áp dụng (bao gồm giới hạn doanh thu theo VAT Act), phải thông báo cho Tax Board và mỗi hóa đơn phải ghi “cash accounting”. Chế độ này hỗ trợ dòng tiền nhưng trì hoãn quyền hoàn VAT đầu vào đến khi thanh toán.
• Cơ chế đảo chiều thuế nội địa: đối với một số giao dịch B2B, người bán không tính VAT và người mua đã đăng ký VAT tự hạch toán. Tại Estonia, cơ chế này áp dụng cho phế liệu kim loại, một số sản phẩm kim loại, dịch vụ xây dựng, bất động sản khi người bán chọn tính thuế và vàng đầu tư khi chọn tính thuế. Hóa đơn ghi “reverse charge applies”; cơ chế này không áp dụng cho bán lẻ cho người tiêu dùng.
• One Stop Shop (OSS): nếu bạn bán dịch vụ kỹ thuật số hoặc hàng hóa trực tuyến cho người tiêu dùng ở các nước EU khác, OSS cho phép giữ mã số VAT Estonia và kê khai VAT phải nộp ở nơi khác qua một tờ khai quý duy nhất nộp tại Estonia. Tax and Customs Board sau đó phân phối thuế đến từng quốc gia — đơn giản hóa đáng kể việc tuân thủ B2C xuyên biên giới.
• Đánh thuế bất động sản: phần lớn việc bán bất động sản đã qua sử dụng và cho thuê nhà ở được miễn, nhưng người bán có thể chọn tính VAT đối với một số giao dịch bất động sản B2B. Lựa chọn này phải được thông báo bằng văn bản cho Tax and Customs Board trước giao dịch, và cơ chế đảo chiều thuế có thể áp dụng nếu cả hai bên đều đã đăng ký VAT.
• Nhập khẩu và liên minh hải quan: VAT nhập khẩu đối với hàng hóa từ ngoài EU thường được nộp tại hải quan; nhà nhập khẩu thường xuyên có thể cân nhắc hạch toán VAT nhập khẩu hoãn lại hoặc kho hải quan. Xuất khẩu áp dụng 0%, nhưng phải lưu chứng từ hải quan xuất khẩu để chứng minh thuế suất 0.

Lưu ý VAT quốc tế cho doanh nghiệp Estonia

Vì Estonia là thành viên EU, các công ty địa phương thường giao thương xuyên biên giới. Mã số VAT Estonia đóng vai trò then chốt trong xử lý các giao dịch này.

• Bán hàng B2B nội EU: bán hàng hóa cho doanh nghiệp đã đăng ký VAT ở nước EU khác là cung ứng nội khối. Với mã số VAT hợp lệ của cả hai bên, bạn áp dụng VAT 0%, hiển thị mã số VAT EU của khách hàng và ghi “intra‑Community supply”; khách hàng hạch toán VAT tại nước họ (reverse charge). Không có mã số VAT, bạn thường không thể bán miễn VAT cho khách hàng doanh nghiệp EU.
• Mua hàng B2B nội EU: khi mua hàng hóa hoặc một số dịch vụ từ nhà cung cấp EU, bạn tự tính VAT Estonia đối với giao dịch mua và, nếu dùng cho hoạt động chịu thuế, hoàn lại trong cùng tờ khai — thường không có thuế ròng. Dưới ngưỡng mua lại €10.000 và không có mã số VAT, nhà cung cấp nước ngoài có thể tính VAT địa phương của họ.
• Bán hàng hóa B2C xuyên biên giới: trên ngưỡng bán hàng từ xa €10.000 toàn EU, bạn phải tính VAT tại quốc gia của khách hàng. Cách đơn giản nhất để tuân thủ là OSS, cho phép báo cáo toàn bộ VAT nước ngoài qua mã số VAT Estonia thay vì đăng ký tại từng quốc gia.
• Cung cấp dịch vụ ở nước ngoài: nhiều dịch vụ B2B thuộc cơ chế đảo chiều thuế chung — bạn không tính VAT Estonia và khách hàng doanh nghiệp tự hạch toán. Với dịch vụ B2C, mặc định là VAT Estonia, nhưng dịch vụ điện tử kỹ thuật số cho người tiêu dùng bị đánh thuế tại nơi người tiêu dùng cư trú (do đó có OSS), còn dịch vụ liên quan đến bất động sản bị đánh thuế tại nơi có bất động sản.
• Giao dịch ngoài phạm vi: một số hoạt động — trợ cấp, quyên góp hoặc bán doanh nghiệp đang hoạt động — hoàn toàn ngoài phạm vi VAT và không tính vào ngưỡng. Việc kết hợp doanh thu như vậy với doanh thu chịu thuế có thể phức tạp và cần được xem xét.
• Phối hợp với thuế thu nhập: thuế doanh nghiệp Estonia chỉ đánh vào lợi nhuận phân phối, nhưng VAT và thuế lợi nhuận vận hành song song. Một số chi phí có thể không được khấu trừ thuế thu nhập nhưng được hoàn VAT, và ngược lại — sổ sách tốt giúp cả hai được đồng bộ.