Người liên hệ tại Estonia cho công ty không cư trú

Người liên hệ tại Estonia: Nhận tài liệu chính thức thay bạn

Vì sao công ty của bạn tại Estonia phải chỉ định người liên hệ địa phương: giải thích các yêu cầu pháp lý chính

Từ năm 2018, các công ty Estonia có địa chỉ đăng ký ở nước ngoài được dự kiến sẽ chỉ định một người liên hệ địa phương, được ghi trong Sổ đăng ký thương mại, để nhận tài liệu chính thức và thông báo. Sau cải cách năm 2023, điều này không còn bắt buộc nghiêm ngặt trong mọi trường hợp, nhưng vẫn rất nên thực hiện. Dưới đây, chúng tôi giải thích dịch vụ bao gồm những gì, khi nào cần dùng, người liên hệ có thể và không thể làm gì, ai có thể đảm nhiệm vai trò này và chi phí là bao nhiêu.

• Được ghi trong Sổ đăng ký thương mại với tư cách người liên hệ chính thức của bạn

• Tiếp nhận tài liệu tố tụng và tuyên bố ý chí

• Địa chỉ giao nhận có hiệu lực pháp lý cho công ty của bạn tại Estonia

• Được cung cấp bởi TCSP được cấp phép dưới sự giám sát của FIU (FIU000144)

• Giúp công ty được quản lý từ xa tuân thủ đầy đủ Bộ luật Thương mại

• Phí thường niên cố định không có phí ẩn

Đặt dịch vụ người liên hệ

Người liên hệ tại Estonia: Thông tin chính

Tóm tắt nhanh dành cho giám đốc không cư trú và người có e‑Residency.

Người liên hệ tại Estonia là gì?

Chế định người liên hệ được đưa ra vì các công ty Estonia có thể có địa chỉ đăng ký ở nước ngoài và được quản lý hoàn toàn từ xa, với cơ quan quản lý đặt tại quốc gia khác. Estonia đã trở thành thẩm quyền phổ biến cho người không cư trú — một phần nhờ chương trình e‑Residency — và hiện hàng chục nghìn công ty Estonia thuộc sở hữu của người nước ngoài và người có e‑Residency.

Yêu cầu này lần đầu có hiệu lực thông qua các sửa đổi năm 2018 của Bộ luật Thương mại. Sau đó, Đạo luật Sổ đăng ký thương mại ngày 01.02.2023 đã làm rõ rằng chỉ các công ty đăng ký tại Estonia có địa chỉ nước ngoài mới bắt buộc theo pháp luật phải chỉ định người liên hệ. Địa chỉ của người liên hệ được chỉ định trở thành địa chỉ Estonia chính thức để có thể liên hệ với công ty.

Khi nào cần người liên hệ?

Kể từ cải cách Đạo luật Sổ đăng ký thương mại ngày 01.02.2023, việc chỉ định người liên hệ không còn bắt buộc nghiêm ngặt trong mọi trường hợp — nhưng vẫn rất nên thực hiện khi địa chỉ đăng ký của công ty bạn ở nước ngoài, ví dụ khi OÜ Estonia thuộc sở hữu và quản lý của người không cư trú có hội đồng quản trị đặt ngoài Estonia. Trên thực tế, người liên hệ được cấp phép tại Estonia giúp công ty đó luôn có thể liên hệ một cách đáng tin cậy với cơ quan nhà nước, tòa án và đối tác.

Nếu trụ sở đăng ký của bạn đã ở Estonia — ví dụ thông qua dịch vụ địa chỉ pháp lý tại Tallinn — thì nhìn chung không cần người liên hệ, vì công ty đã có thể liên hệ tại địa chỉ Estonia. Tuy nhiên, khi công ty duy trì địa chỉ ở nước ngoài, không có người liên hệ sẽ tiềm ẩn rủi ro thực sự: thư từ chính thức không thể được giao một cách đáng tin cậy và Sổ đăng ký thương mại có thể ghi nhận, công bố chú thích rằng không thể liên hệ với công ty tại địa chỉ đăng ký — biện pháp mà cơ quan đăng ký có thể áp dụng từ đầu năm 2023.

Thẩm quyền của người liên hệ

Người liên hệ hành động với tư cách đại diện công ty trong phạm vi bị giới hạn nghiêm ngặt, và thông tin của họ xuất hiện trên thẻ đăng ký công ty. Vai trò này mang tính thụ động: người liên hệ chỉ được ủy quyền nhận tài liệu chính thức gửi đến công ty và không có quyền thực hiện bất kỳ hành động có ý nghĩa pháp lý nào thay mặt công ty.

Quan trọng là, việc giao bất kỳ thông báo hoặc tài liệu nào cho người liên hệ có giá trị pháp lý tương đương với giao cho thành viên hội đồng quản trị hoặc giám đốc của công ty. Sau khi được chỉ định, thông tin người liên hệ trở thành một phần thông tin liên lạc chính thức của công ty, và địa chỉ của người liên hệ trở thành địa chỉ chính thức của công ty được quản lý từ nước ngoài.

Ai có thể làm người liên hệ?

Pháp luật hạn chế đối tượng có thể làm người liên hệ, chỉ trao quyền này cho các chuyên gia vốn đã phải tuân thủ tiêu chuẩn cao về năng lực và thẩm định. Theo pháp luật hiện hành, các đối tượng sau có thể đảm nhiệm:

• Công chứng viên và văn phòng công chứng.
• Luật sư và văn phòng luật.
• Kiểm toán viên tuyên thệ và đại diện thuế của người không cư trú.
• Nhà cung cấp dịch vụ ủy thác và doanh nghiệp (TCSP) được cấp phép — như Eesti Firma.

Thế mạnh của chúng tôi

Trong hơn một thập kỷ, chúng tôi đã hỗ trợ các doanh nghiệp Estonia và quốc tế bằng các giải pháp có cấu trúc về doanh nghiệp và tuân thủ, bao gồm dịch vụ địa chỉ pháp lý và văn phòng ảo. Đội ngũ của chúng tôi đã hỗ trợ thành lập công ty tại Estonia và quản trị thường xuyên cho hơn 5.000 pháp nhân của các doanh nhân trong nước và nước ngoài thuộc nhiều ngành nghề.

Chúng tôi hoạt động theo các yêu cầu AML và quy định doanh nghiệp của Estonia áp dụng cho TCSP được cấp phép, bảo đảm sự ổn định, chắc chắn pháp lý và hỗ trợ hành chính có thể dự đoán cho các công ty duy trì hiện diện tại Estonia.

Quy trình chỉ định người liên hệ: từng bước

Thiết lập dịch vụ nhanh chóng và hoàn toàn từ xa; sau khi kích hoạt, mọi việc vận hành ngầm. Quy trình từ khi bắt đầu đến sử dụng thường xuyên như sau:

1. 1

   Xác nhận phạm vi và ký thỏa thuận

   Chúng tôi thống nhất dịch vụ và chuẩn bị thỏa thuận người liên hệ.

2. 2

   Chúng tôi được ghi trong Sổ đăng ký thương mại

   với tư cách người liên hệ của công ty bạn — dù bạn đang thành lập OÜ mới hay cập nhật công ty hiện hữu.

3. 3

   Tài liệu chính thức đến thay mặt bạn

   Thư từ Sổ đăng ký thương mại, Hội đồng Thuế và Hải quan và các cơ quan khác được tiếp nhận tại Tallinn.

4. 4

   Chúng tôi thông báo và chuyển tiếp tài liệu

   Thư từ đến được số hóa và gửi cho bạn; bản gốc được lưu giữ hoặc gửi chuyển phát theo yêu cầu.

5. 

   Bạn vận hành công ty từ bất cứ đâu

   OÜ Estonia của bạn vẫn tuân thủ và có thể liên hệ trong khi bạn vận hành hoàn toàn trực tuyến.