Tài liệu doanh nghiệp cho công ty Estonia
Tài liệu doanh nghiệp là hồ sơ chính thức chứng minh công ty Estonia tồn tại, ai sở hữu công ty và ai có quyền ký thay mặt công ty. Ngân hàng và cơ quan đăng ký ở nước ngoài xác minh công ty dựa trên các tài liệu này, không dựa trên lời tự khai của công ty.
Trích lục từ Sổ đăng ký
Điều lệ công ty
Biên bản thành lập
Giấy chứng nhận chức danh
Giấy chứng nhận tình trạng tốt
Lợi thế của chúng tôi
Nhà cung cấp dịch vụ tín thác và doanh nghiệp (TCSP) được cấp phép
hoạt động dưới sự giám sát của Đơn vị Tình báo Tài chính Estonia, giấy phép FIU000144.
Hơn 5.000 khách hàng từ hơn 90 quốc gia
từ năm 2016, với văn phòng thực tế tại Tallinn.
Xử lý trọn gói
chúng tôi lấy tài liệu, dịch, sắp xếp chứng thực công chứng và hợp pháp hóa Apostille, rồi chuyển phát bản gốc cho bạn.
Xác định phạm vi minh bạch
nếu tài liệu được yêu cầu không tồn tại theo luật Estonia, chúng tôi sẽ thông báo và đề xuất tài liệu tương đương được chấp nhận.
Giá cố định, minh bạch
mức phí theo từng tài liệu, không tính phí giờ không giới hạn.
Bảng giá: tài liệu doanh nghiệp cho công ty Estonia
Giá tính theo từng tài liệu và bao gồm bản dịch tiếng Anh. Hợp pháp hóa Apostille và giao hàng chuyển phát được tính riêng, chỉ khi cần thiết.
| Tài liệu doanh nghiệp | Giá |
|---|---|
| Thẻ đăng ký (trích lục từ Sổ đăng ký thương mại) | €50 |
| Điều lệ công ty (AoA) | €100 |
| Biên bản thành lập (MoA), công ty đăng ký trực tuyến | €100 |
| Biên bản thành lập (MoA), công ty đăng ký qua công chứng viên | €200 |
| Nghị quyết bổ nhiệm giám đốc | €100 |
| Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi (UBO) | €50 |
| Báo cáo thường niên (trích lục từ Sổ đăng ký thương mại) | €250 |
| Giấy chứng nhận cư trú thuế | €50 |
| Giấy chứng nhận đăng ký VAT | €50 |
| Giấy chứng nhận chức danh (được Eesti Firma ký và đóng dấu) | €100 |
| Giấy chứng nhận tình trạng tốt (được Eesti Firma ký và đóng dấu) | €100 |
| Hợp pháp hóa Apostille | €50 |
| Giao hàng chuyển phát trong Liên minh châu Âu | €75 |
| Giao hàng chuyển phát ngoài Liên minh châu Âu | €125 |
Lưu ý
Giá nêu trên chưa bao gồm VAT, hiện là 24% tại Estonia và có thể được cộng thêm tùy theo tình trạng của bạn. Đơn hàng được xử lý trong vòng 1 đến 3 ngày làm việc. Bản dịch sang tiếng Anh đã được bao gồm trong giá tài liệu; để biết tình trạng cung cấp và chi phí đối với các ngôn ngữ khác, vui lòng hỏi chuyên viên của chúng tôi. Trước khi đặt hàng, vui lòng xem Chính sách giá và Điều khoản và Điều kiện của chúng tôi.
Đặt trích lục đăng ký và bản sao chứng thực cho OÜ của bạn
Sổ đăng ký thương mại quy định nội dung tài liệu; quốc gia tiếp nhận quy định cách tài liệu phải được chứng thực.
Eesti Firma soạn thảo tài liệu doanh nghiệp cho các công ty Estonia — các giấy tờ theo luật định và đăng ký giúp bạn đại diện cho doanh nghiệp của mình một cách đáng tin cậy trên trường quốc tế. Chúng tôi cũng thực hiện đăng ký công ty tại Estonia và bán doanh nghiệp Estonia có sẵn, vì vậy chúng tôi biết chính xác từng đối tác thường yêu cầu những tài liệu công ty nào. Dưới đây là danh sách đầy đủ các tài liệu công ty Estonia mà chúng tôi có thể xin, chi phí của từng loại và thời điểm cần hợp pháp hóa Apostille.
Tài liệu doanh nghiệp được chứng thực cho công ty Estonia của bạn
Thông tin chính
Tài liệu doanh nghiệp chứng minh công ty Estonia của bạn tồn tại, ai sở hữu công ty và ai có quyền ký thay mặt công ty. Chúng tôi chuẩn bị đầy đủ bộ tài liệu: trích lục Sổ đăng ký thương mại, điều lệ công ty, nghị quyết của hội đồng quản trị, danh sách chủ sở hữu hưởng lợi, báo cáo thường niên và chứng nhận thuế. Mỗi tài liệu đều được dịch sang tiếng Anh và, khi quốc gia đến yêu cầu, được hợp pháp hóa Apostille để sử dụng tại ngân hàng, đối tác và cơ quan ở nước ngoài.
Dành cho ai
Chủ sở hữu và giám đốc công ty Estonia cần chứng từ về công ty ở nước ngoài — khi mở tài khoản ngân hàng hoặc tài khoản thanh toán nước ngoài, đăng ký chi nhánh hoặc công ty con, tham gia thầu, ký kết với đối tác mới, hoặc hoàn tất kiểm tra Due Diligence và AML/CFT khi tiếp nhận.
Trích lục đăng ký và tài liệu theo luật định lấy trực tiếp từ Sổ đăng ký thương mại Estonia
Đã bao gồm bản dịch tiếng Anh trong giá từng tài liệu
Sắp xếp hợp pháp hóa Apostille để sử dụng tại hơn 120 quốc gia Công ước Hague
Chứng nhận thuế và VAT lấy từ Cơ quan Thuế và Hải quan Estonia
Chuyển phát toàn cầu tới các điểm đến trong và ngoài EU
1 đến 3 ngày làm việc là thời gian chuẩn bị tiêu chuẩn cho đa số tài liệu
Tài liệu doanh nghiệp Estonia: thông tin chính
Tài liệu tham khảo ngắn dành cho chủ sở hữu, giám đốc và đội ngũ tuân thủ.
| Chủ đề | Giải thích thực tế |
|---|---|
| Là gì | Bản sao chứng thực, trích lục và chứng nhận ghi nhận sự tồn tại pháp lý, quyền sở hữu, quản lý và tình trạng thuế của một công ty Estonia. |
| Bao gồm những gì | Thẻ đăng ký, điều lệ công ty, biên bản thành lập, nghị quyết hội đồng quản trị, danh sách chủ sở hữu hưởng lợi, báo cáo thường niên, chứng nhận cư trú thuế và VAT. |
| Ai cần | Các công ty mở tài khoản ở nước ngoài, đăng ký chi nhánh, dự thầu, tiếp nhận với nhà cung cấp thanh toán hoặc đáp ứng yêu cầu Due Diligence và AML/CFT. |
| Thời gian xử lý | 1 đến 3 ngày làm việc để chuẩn bị tài liệu. Hợp pháp hóa Apostille và giao hàng chuyển phát có thời gian chờ riêng. |
| Ngôn ngữ | Bản dịch tiếng Anh đã bao gồm trong giá tài liệu. Các ngôn ngữ khác được báo giá riêng. |
| Sử dụng ở nước ngoài | Hợp pháp hóa Apostille làm cho tài liệu Estonia có hiệu lực tại hơn 120 quốc gia. Tại Estonia, văn bản này do công chứng viên cấp. |
| Cơ sở pháp lý | Bộ luật Thương mại Estonia, Đạo luật Sổ đăng ký thương mại và Công ước Hague Apostille năm 1961, có hiệu lực với Estonia từ ngày 30.09.2001. |
Tóm lại
Bản in miễn phí từ sổ đăng ký công khai hiếm khi đáp ứng yêu cầu của ngân hàng hoặc cơ quan nước ngoài. Họ chấp nhận tài liệu được cấp đúng quy cách, đã dịch và hợp pháp hóa Apostille để sử dụng xuyên biên giới — và đó chính là gói tài liệu chúng tôi chuẩn bị.
Tài liệu doanh nghiệp là gì và vì sao quan trọng?
Tài liệu doanh nghiệp là hồ sơ chính thức chứng minh sự tồn tại pháp lý, quyền sở hữu và quản lý của công ty Estonia. Chúng xác nhận thời điểm công ty được đăng ký, mã đăng ký và địa chỉ đăng ký, ai là cổ đông và chủ sở hữu hưởng lợi, cũng như ai được ủy quyền ký thay mặt công ty. Mọi đối tác nghiêm túc — ngân hàng, tổ chức thanh toán, cơ quan mua sắm, cơ quan thuế nước ngoài — đều xác minh những sự kiện này từ tài liệu thay vì dựa vào điều công ty tự nói về mình.
Yêu cầu này trở nên nghiêm ngặt hơn trong thập kỷ qua. Quy định chống rửa tiền, thủ tục Due Diligence và tiêu chuẩn minh bạch xuyên biên giới đã biến chứng cứ tài liệu thành yêu cầu thường xuyên đối với mọi công ty kinh doanh quốc tế. Chứng cứ đó cũng phải mới, được cấp chính xác và được công nhận chính thức tại quốc gia tiếp nhận: tài liệu sáu tháng tuổi, chưa dịch hoặc chưa xác thực thường bị từ chối.
Tài liệu công ty Estonia: những gì bạn có thể đặt và chi phí
Dưới đây là đầy đủ các tài liệu công ty mà một doanh nghiệp Estonia thường được yêu cầu xuất trình ở nước ngoài. Mỗi tài liệu được cung cấp kèm bản dịch tiếng Anh theo tiêu chuẩn, với giá cố định theo từng tài liệu, không tính phí giờ không giới hạn.
- Thẻ đăng ký: trích lục từ Sổ đăng ký thương mại Estonia và là tài liệu nhận diện cốt lõi — tên, mã đăng ký, ngày đăng ký, địa chỉ đăng ký, vốn cổ phần, thành viên hội đồng quản trị và tình trạng hiện tại.
- Điều lệ công ty: quy định về vốn cổ phần, ngưỡng ra quyết định và quyền đại diện.
- Biên bản thành lập: văn kiện thành lập. Hình thức khác nhau tùy công ty được thành lập trực tuyến hay thông qua công chứng viên, vì vậy hai loại có giá riêng.
- Nghị quyết bổ nhiệm giám đốc: ai nắm thẩm quyền hội đồng quản trị và từ ngày nào — yêu cầu tiêu chuẩn khi tiếp nhận tại ngân hàng.
- Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi (UBO): các cá nhân đứng sau cơ cấu sở hữu, theo ghi nhận trong Sổ đăng ký thương mại.
- Báo cáo thường niên: báo cáo tài chính đã nộp, dùng để thể hiện tình hình tài chính với bên cho vay, nhà đầu tư và cơ quan mua sắm.
- Chứng nhận cư trú thuế và VAT: do Cơ quan Thuế và Hải quan Estonia cấp, phục vụ miễn giảm theo hiệp định tránh đánh thuế hai lần và xác minh VAT.
- Giấy chứng nhận chức danh và giấy chứng nhận tình trạng tốt: được Eesti Firma ký và đóng dấu cho các đối tác yêu cầu các định dạng này.
Khi nào bạn cần tài liệu doanh nghiệp được chứng thực?
Tài liệu công ty Estonia thường được yêu cầu trong một số tình huống lặp lại:
- Mở tài khoản ngân hàng hoặc thanh toán ở nước ngoài — ngân hàng và tổ chức tiền điện tử yêu cầu trích lục đăng ký mới, điều lệ công ty và thông tin UBO trong quá trình tiếp nhận.
- Đăng ký chi nhánh hoặc công ty con tại quốc gia khác, nơi sổ đăng ký nước ngoài yêu cầu bằng chứng đã xác thực về công ty mẹ.
- Đấu thầu công và mua sắm, thường yêu cầu bằng chứng về sự tồn tại pháp lý, tình trạng tốt và báo cáo tài chính đã nộp.
- Tiếp nhận Due Diligence và AML/CFT với khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư hoặc nền tảng mới.
- Yêu cầu miễn giảm theo hiệp định tránh đánh thuế hai lần, khi bên chi trả hoặc cơ quan thuế nước ngoài yêu cầu chứng nhận cư trú thuế trước khi áp dụng mức khấu lưu giảm.
- Thủ tục tại tòa án, công chứng và hợp đồng ở nước ngoài, nơi thẩm quyền của người ký phải được chứng minh chính thức.
Trong từng trường hợp này, hãy hỏi bên tiếp nhận hai câu hỏi trước khi đặt: tài liệu phải mới đến mức nào và có cần hợp pháp hóa Apostille không? Trả lời đúng hai câu hỏi này sẽ tránh được gần như mọi đơn đặt lại.
Những tài liệu công ty nào là chính thức và những tài liệu nào không?
Không phải mọi tài liệu công ty Estonia được gọi là “giấy chứng nhận” đều có cùng giá trị. Luật Estonia công nhận một số tài liệu là văn bản công do cơ quan nhà nước cấp; các tài liệu khác là xác nhận tư do nhà cung cấp dịch vụ cấp. Cả hai đều hữu ích, nhưng chỉ loại thứ nhất có thể được hợp pháp hóa Apostille.
Ba loại tài liệu doanh nghiệp Estonia
Ai cấp tài liệu nào và mỗi loại được chấp nhận cho mục đích gì.
| Loại | Cấp bởi | Mục đích sử dụng và giới hạn điển hình |
|---|---|---|
| Tài liệu Sổ đăng ký thương mại | Sổ đăng ký thương mại Estonia, thông qua bản sao hoặc bản in được chứng thực công chứng. | Hình thức bằng chứng mạnh nhất. Được công nhận ở mọi nơi và đủ điều kiện hợp pháp hóa Apostille sau khi được chứng thực công chứng. |
| Chứng nhận thuế | Cơ quan Thuế và Hải quan Estonia, từ sổ đăng ký người nộp thuế. | Dùng cho miễn giảm theo hiệp định và xác minh VAT. Được cấp cho một ngày, kỳ hoặc năm cụ thể — hãy chọn kỳ phù hợp với nội dung bên nhận đang xem xét. |
| Xác nhận của nhà cung cấp | Eesti Firma, được ký và đóng dấu với tư cách nhà cung cấp dịch vụ doanh nghiệp được cấp phép. | Giấy chứng nhận chức danh và tình trạng tốt. Được chấp nhận rộng rãi trong thương mại, nhưng là tài liệu tư, không phải văn bản công Estonia. |
Lưu ý
Estonia không có “giấy chứng nhận tình trạng tốt” hoặc “giấy chứng nhận chức danh” theo luật định — đây là các định dạng của thông luật. Khi công ty Estonia được yêu cầu một trong các tài liệu này, nhà cung cấp dịch vụ sẽ cấp dựa trên dữ liệu đăng ký. Hầu hết ngân hàng chấp nhận trực tiếp, nhưng một số ít yêu cầu tài liệu do nhà nước cấp. Nếu ngân hàng của bạn yêu cầu như vậy, hãy đề nghị chúng tôi cung cấp thẻ đăng ký được chứng thực công chứng: tài liệu này có cùng thông tin theo hình thức mà cơ quan đó mong đợi.
Tài liệu doanh nghiệp của bạn có cần hợp pháp hóa Apostille?
Một tài liệu có hiệu lực tại Estonia không tự động có hiệu lực ở nước ngoài. Để được công nhận tại quốc gia khác, tài liệu thường cần hợp pháp hóa Apostille — chứng nhận tiêu chuẩn xác nhận chữ ký, con dấu và thẩm quyền của viên chức cấp tài liệu là xác thực. Chứng nhận này không nói gì về nội dung của chính tài liệu.
Estonia gia nhập Công ước Hague Apostille năm 1961 có hiệu lực từ ngày 30.09.2001, nên chứng nhận được công nhận tại hơn 120 quốc gia. Tại Estonia, công chứng viên cấp chứng nhận này thay vì bộ, và có cả phiên bản giấy lẫn điện tử. Hãy kiểm tra loại nào được cơ quan tiếp nhận chấp nhận trước khi đặt.
Một điểm thực tế: chỉ văn bản công mới đủ điều kiện. Vì vậy, trích lục từ Sổ đăng ký thương mại Estonia trước hết phải được chứng thực công chứng, và bước này đã bao gồm khi bạn đặt tài liệu công ty có hợp pháp hóa Apostille từ chúng tôi.
Cần quy trình hợp pháp hóa Apostille đầy đủ?
Trang này đề cập đến hợp pháp hóa Apostille như một bước trong quá trình chuẩn bị tài liệu doanh nghiệp. Để biết thủ tục cụ thể — những tài liệu nào đủ điều kiện, quy trình công chứng hoạt động ra sao, thời hạn, các lựa chọn e‑apostille và cần làm gì khi quốc gia đến không thuộc Công ước — hãy xem hướng dẫn chuyên biệt của chúng tôi về hợp pháp hóa Apostille tại Estonia.
Thay đổi sắp tới
Chỉ thị (EU) 2025/25 đưa ra Giấy chứng nhận công ty EU đa ngôn ngữ và loại bỏ yêu cầu hợp pháp hóa Apostille đối với thông tin công ty được chứng thực trao đổi giữa các Quốc gia Thành viên EU. Các Quốc gia Thành viên phải áp dụng quy định mới từ ngày 31.07.2028, nên đến thời điểm đó, hợp pháp hóa Apostille vẫn cần thiết đối với tài liệu doanh nghiệp Estonia sử dụng ở nơi khác trong Liên minh.
Vì sao chọn Eesti Firma
Từ năm 2016, chúng tôi đã hỗ trợ các doanh nghiệp Estonia và quốc tế bằng các giải pháp doanh nghiệp và tuân thủ có cấu trúc, bao gồm đăng ký công ty tại Estonia và bán doanh nghiệp Estonia có sẵn. Việc chuẩn bị tài liệu công ty là một phần công việc hằng ngày của văn phòng Tallinn của chúng tôi, vì vậy chúng tôi biết các ngân hàng, cơ quan đăng ký và cơ quan chức năng khác nhau thực sự chấp nhận những gì.
Chúng tôi hoạt động với tư cách là nhà cung cấp dịch vụ doanh nghiệp được quản lý theo các quy định chống rửa tiền của Estonia và các tiêu chuẩn doanh nghiệp áp dụng cho các TCSP được cấp phép, mang lại cho khách hàng sự chắc chắn về pháp lý và quy trình hành chính có thể dự đoán.
Cách đặt tài liệu doanh nghiệp từ Estonia
Quy trình hoàn toàn từ xa và thường mất vài ngày làm việc từ tin nhắn đầu tiên của bạn đến khi nhận tài liệu.
-
1
Cho chúng tôi biết yêu cầu
Gửi danh sách kiểm tra của đối tác hoặc mô tả tình huống. Chúng tôi xác nhận tài liệu Estonia nào đáp ứng yêu cầu và có cần hợp pháp hóa Apostille hay không.
-
2
Bạn nhận báo giá cố định
Chúng tôi liệt kê từng tài liệu, chi phí hợp pháp hóa Apostille nếu áp dụng và phương án giao hàng — mọi mức giá đều được nêu trước.
-
3
Chúng tôi thu thập và chuẩn bị mọi thứ
Tài liệu đăng ký, chứng nhận thuế và xác nhận của nhà cung cấp được thu thập và dịch sang tiếng Anh trong vòng 1 đến 3 ngày làm việc.
-
4
Chứng thực công chứng và hợp pháp hóa Apostille
Khi quốc gia tiếp nhận yêu cầu, chúng tôi sắp xếp chứng thực bởi công chứng viên và đính kèm hợp pháp hóa Apostille.
-
Bạn nhận bộ tài liệu
Bản quét được gửi qua email và bản gốc được chuyển phát đến mọi địa chỉ trong hoặc ngoài Liên minh châu Âu.
Phòng Dịch vụ Doanh nghiệp
Câu hỏi thường gặp
Trong hầu hết trường hợp, bộ tài liệu cốt lõi gồm thẻ đăng ký (trích lục từ Sổ đăng ký thương mại Estonia), điều lệ công ty, nghị quyết bổ nhiệm giám đốc và danh sách chủ sở hữu hưởng lợi. Ngân hàng và tổ chức thanh toán thường yêu cầu thêm biên bản thành lập và báo cáo thường niên mới nhất. Chứng nhận cư trú thuế và VAT được sử dụng khi cần chứng minh miễn giảm theo hiệp định hoặc tình trạng VAT.
Thường là không. Bản in miễn phí không có chứng thực, vì vậy ngân hàng hoặc cơ quan nước ngoài không có cách xác minh và thường sẽ từ chối. Tài liệu được chấp nhận là tài liệu cấp đúng quy cách, được dịch sang ngôn ngữ yêu cầu và — khi quốc gia đến yêu cầu — được hợp pháp hóa Apostille.
Giá từ 50 € mỗi tài liệu, phần lớn từ 50 € đến 250 €; hợp pháp hóa Apostille là 50 €. Đây là giá chưa thuế và VAT Estonia 24% có thể được cộng thêm tùy theo tình trạng của bạn. Phí giao hàng chuyển phát tính riêng: 75 € trong EU và 125 € ngoài EU.
Chuẩn bị tài liệu mất 1 đến 3 ngày làm việc. Chứng thực công chứng và hợp pháp hóa Apostille có thời gian chờ riêng, còn giao hàng chuyển phát phụ thuộc vào điểm đến. Nếu bạn có thời hạn, hãy nêu rõ ở giai đoạn báo giá; chúng tôi sẽ xác nhận khả năng thực hiện trước khi bạn đặt hàng.
Công chứng viên, không phải bộ, cấp hợp pháp hóa Apostille tại Estonia. Bạn chỉ cần nếu quốc gia nơi tài liệu sẽ được sử dụng yêu cầu, vì vậy hãy hỏi bên tiếp nhận trước — hợp pháp hóa Apostille không cần thiết làm tăng chi phí và thời gian. Lưu ý chỉ văn bản công mới đủ điều kiện: trích lục đăng ký phải được chứng thực công chứng trước khi có thể đính kèm hợp pháp hóa Apostille.
Có, bản dịch tiếng Anh đã bao gồm trong giá từng tài liệu. Các ngôn ngữ khác được báo giá riêng. Một số cơ quan yêu cầu bản dịch có tuyên thệ với chữ ký của dịch giả được công chứng, vì vậy nên xác nhận yêu cầu chính xác trước khi đặt hàng.
Không phải với tư cách tài liệu theo luật định — đây là các định dạng thông luật không có tài liệu tương đương trực tiếp tại Estonia. Khi đối tác yêu cầu, Eesti Firma cấp tài liệu được ký và đóng dấu dựa trên dữ liệu đăng ký hiện hành, được hầu hết ngân hàng chấp nhận. Nếu ngân hàng của bạn yêu cầu tài liệu do nhà nước cấp, thẻ đăng ký được chứng thực công chứng có cùng thông tin theo hình thức họ mong đợi.
Lưu ý
FAQ chỉ được cung cấp cho mục đích thông tin chung và không cấu thành tư vấn pháp lý, thuế hoặc tài chính. Yêu cầu và thủ tục có thể khác nhau tùy theo thẩm quyền pháp lý, mô hình kinh doanh và hoàn cảnh cá nhân.