مصاريف رحلة العمل والبدل اليومي: ما يمكن لشركة إستونية دفعه معفى من الضريبة

السفر من المجالات القليلة التي تستطيع فيها شركة إستونية تغطية التكاليف الشخصية لمالكها، بما فيها الوجبات، دون أي ضريبة؛ ولذلك يكثر سؤال المؤسسين عنه. القواعد موجزة ومبينة في قانون ضريبة الدخل وفي اللائحة الحكومية رقم 110 بشأن رحلات العمل. وهي تحدد ماهية رحلة العمل، ومقدار البدل اليومي الذي يمكن دفعه معفى من الضريبة، ومصروفات رحلة العمل التي تُرد مقابل المستندات.

في ممارستنا، نادراً ما تكون القواعد هي المشكلة. المشكلة هي ما يحدث في الرحلة نفسها: تُحمّل كل النفقات على بطاقة الشركة، ولا تُحفظ الإيصالات، ويظهر عشاء عميل بجانب غداء عائلي في كشف الحساب ذاته. ثم يرث المحاسب كومة من مدفوعات البطاقة بلا قرار رحلة يدعمها. يوضح هذا الدليل مصروفات رحلة العمل التي يمكن لـ OÜ إستونية دفعها معفاة من الضريبة، وما الذي يتحول إلى منفعة خاضعة للضريبة، وكيف تسري القواعد على عضو مجلس إدارة يقيم في الخارج. وينتهي بإجراء يحافظ على انتظام السجلات، بحيث لا يغير سؤال من هيئة الضرائب والجمارك الإستونية (EMTA) شيئاً.

ما الذي يُعد رحلة عمل في إستونيا

تبدأ رحلة العمل من مكان عملك المعتاد، لذا فهذه أول نقطة يجب تحديدها. بالنسبة للموظف، مكان العمل هو المحدد في عقد العمل، والمتفق عليه على الأقل بمستوى البلدة أو البلدية. الشركة في Tallinn التي ترسل موظفاً إلى Tartu أو Berlin ترسله في رحلة عمل. والموظف الذي يسمي عقده «Estonia» مكاناً للعمل لا يمكن أن يكون في رحلة عمل داخل البلد، بل في الخارج فقط. والرحلات بين المنزل ومكان العمل المعتاد ليست رحلات عمل أبداً.

تسري القواعد والحدود الضريبية ذاتها على أعضاء مجلس الإدارة (juhatus). لا يحتاج عضو مجلس الإدارة إلى عقد عمل أو مكافأة مجلس إدارة أو أي راتب لكي تغطي الشركة رحلاته. وتنص إرشادات EMTA بشأن رحلات العمل على أن الحدود المعفاة من الضريبة تسري سواء تلقى الشخص مقابلاً أم لا. والفرق الوحيد هو أن عضو مجلس الإدارة لا يملك حقاً قانونياً في طلب بدل يومي، وبالتالي فإن دفع الشركة له من عدمه مسألة اتفاق. بالنسبة لمؤسس يدير OÜ الخاصة به، يعني ذلك أن الشركة تستطيع دفع رحلاته حتى لو لم تدفع له قط مكافأة عضو مجلس الإدارة أو أي شيء آخر.

القرار المكتوب الذي يحسم كل شيء

قبل الرحلة، تصدر الشركة قراراً مكتوباً يحدد من يسافر، وإلى أين، ولمدة كم، ولأي غرض، وأي النفقات ستُرد وبأي معدل للبدل اليومي. لا يوجد نموذج رسمي؛ تكفي صفحة واحدة مؤرخة وموقعة من عضو مجلس الإدارة نيابة عن الشركة. في الشركة ذات الشخص الواحد، يوقع عضو مجلس الإدارة قراراً بشأن رحلته هو، وهو أمر يبدو غريباً لأول مرة لكنه طبيعي تماماً.

القرار أول ما يبحث عنه المحاسب أو مفتش الضرائب. موقف EMTA واضح: من دون قرار مكتوب، أو إذا تبين أن الرحلة ليست رحلة عمل أساساً، تخضع النفقات المدفوعة مقابل الإيصالات للضريبة كمنفعة عينية والتحويلات النقدية إلى الشخص كراتب. والإجازة المتنكرة في صورة رحلة عمل تعامل بالطريقة ذاتها. القرار المكتوب بعد الرحلة أفضل من عدمه، لكنه يجب حينها أن يطابق التذاكر والتواريخ وغرض العمل الحقيقي، ويفضل المحاسب كثيراً وجوده قبل تحرك الأموال.

البدل اليومي المعفى من الضريبة للرحلات الخارجية

يغطي البدل اليومي الوجبات والتكاليف الصغيرة للوجود بعيداً عن المنزل. ويُدفع عن كل يوم دون إيصالات، ويمكن للشركة في رحلة خارجية دفعه معفى من الضريبة ضمن الحدود التالية.

يجوز للشركة دفع أكثر من الحد، لكن الزيادة تخضع للضريبة كراتب. الحدود محددة باللائحة وتتغير من وقت لآخر؛ والأرقام الواردة في هذا الدليل هي السارية عند آخر تحديث له. الرحلات المحلية مختلفة: فلا بدل يومي معفى من الضريبة لرحلة عمل داخل Estonia، وإذا دفعته الشركة رغم ذلك يُفرض عليه الضريبة كراتب. ولا يمكن كذلك رد تكاليف الوجبات في رحلة محلية معفاة من الضريبة، حتى مقابل الإيصالات. أما الفنادق والتذاكر والنقل داخل Estonia فتُرد بالكامل مقابل المستندات، كما في أي رحلة أخرى.

لا يجوز دفع البدل والوجبات المقصودة منه مرتين. إذا دفعت الشركة البدل اليومي وغطت أيضاً فواتير مطاعم المسافر الخاصة، فإن فواتير المطاعم منفعة عينية. الإفطار المشمول في سعر الفندق جزء من تكلفة الإقامة ويبقى معفى من الضريبة، وكذلك الوجبة المشمولة في تذكرة. وإذا قُدمت الوجبات مجاناً في الوجهة، مثلاً من منظم مؤتمر، يجوز للشركة خفض البدل بما يصل إلى 70%.

مصروفات الرحلة التي تُرد معفاة من الضريبة

تُرد كل مصروفات رحلة العمل الأخرى مقابل مستند يبين ما الذي اشتُري وممن وبأي مبلغ. لا يضع القانون حداً أعلى لهذه التكاليف؛ بل يشترط أن تكون لازمة للرحلة.

استخدام سيارتك الخاصة

إذا قدت سيارتك الخاصة في رحلة عمل، تستطيع الشركة اختيار أحد مسارين. يمكنها رد التكاليف الفعلية للرحلة مقابل المستندات، أي الوقود ومواقف السيارات ورسوم الطرق وتذاكر العبّارة، من دون حد أعلى لكن باستثناء الإصلاحات والصيانة. أو يمكنها دفع التعويض العام عن استخدام سيارة شخصية: حتى €0.50 لكل كيلومتر وبحد أقصى €550 شهرياً. ويتطلب ذلك سجل قيادة يبين تاريخ ومسار وكيلومترات كل رحلة. لا يمكن المطالبة بالكيلومترات نفسها بموجب المسارين، وكل ما يتجاوز الحد الشهري في المسار الثاني يعد منفعة عينية. يمكن لأعضاء مجلس الإدارة استخدام أي من المسارين بالطريقة ذاتها للموظفين.

أعضاء مجلس الإدارة والمالكون المقيمون في الخارج

تُدار معظم الشركات الإستونية ذات الملكية الأجنبية من بلد إقامة المالك، ويأتي المالك إلى Estonia مرات قليلة في السنة للقاء المحاسب أو البنك أو شريك. ويتوقف كون تلك الزيارة رحلة عمل على مكان عمل المالك، ويجيب قانون ضريبة الدخل عن ذلك بطريقة لا يتوقعها المؤسسون.

بالنسبة إلى عضو مجلس الإدارة، تعتبر EMTA مكان العمل هو المكان الذي يؤدي فيه الشخص واجباته عادة. فالمؤسس الذي يدير الشركة من Lisbon يكون مكان عمله Lisbon، ورحلته إلى Tallinn بالنسبة إليه رحلة عمل خارجية. ثم يطبق قانون ضريبة الدخل الحدود المعفاة من الضريبة في البلد الذي يُؤدى فيه العمل، لا المعدل الإستوني. وقد أكدت EMTA في إجاباتها المنشورة بشأن رحلات العمل أن الشركة لا تستطيع اختيار الحدود الإستونية بدلاً من ذلك. تُرد تكاليف الطيران والفندق وسيارات الأجرة بالكامل مقابل المستندات كالمعتاد؛ وحده البدل اليومي يتبع معدلات البلد الأم. وكيف يفرض البلد الأم الضريبة على ذلك البدل مسألة منفصلة، ومن المفيد سؤال مستشار محلي عنها قبل أول دفعة.

تقول بعض الأدلة المكتوبة لـ e-residents عكس ذلك، أي إن Estonia هي موطن الشركة وإن الزيارة إلى Tallinn لا يمكن أن تكون رحلة عمل مطلقاً. وتتجاهل هذه القراءة مكان إنجاز العمل. والأكثر أماناً هو تحديد مكان العمل مرة واحدة، وكتابته في قرارات الرحلات، وتطبيقه بالطريقة نفسها على كل رحلة. ومكان عمل المالك فعلياً هو أيضاً السؤال الكامن وراء المنشأة الدائمة، الذي نشرحه في مقالنا عن إدارة شركة إستونية أثناء الإقامة في الخارج.

ما الذي يحدث عند مخالفة القواعد

المصروف الذي لا يجتاز الاختبار لا يختفي من الحسابات؛ بل تتغير صفته الضريبية. يبين الجدول ما تدفعه الشركة عن €100 في كل حالة. والمنفعة العينية هي الأغلى، لأن ضريبة الدخل تُفرض أولاً على المنفعة ثم تُفرض الضريبة الاجتماعية على المنفعة وضريبة الدخل معاً.

يُعلن عن كل ذلك في TSD للشهر الذي دُفع فيه المال، كلٌ في ملحقه، وتُدفع الضريبة في يوم 10 ذاته من الشهر التالي. تعد المنافع العينية والمصروفات غير المتعلقة بالنشاط من المدفوعات التي يعاملها قانون ضريبة الدخل كتوزيعات خاضعة للضريبة، كما يوضح دليلنا بشأن ضريبة دخل الشركات في Estonia. ولذلك قد تظل الشركة التي لم تدفع توزيع أرباح قط مدينة بضريبة بسبب رحلة موثقة على نحو سيئ.

مثال تفصيلي لرحلة ثلاثة أيام

يسافر عضو مجلس إدارة لشركة في Tallinn جواً إلى Berlin يوم الاثنين ويعود مساء الأربعاء للقاء عميل وزيارة معرض تجاري. وُقّع قرار الرحلة في الأسبوع السابق ويحدد التواريخ والغرض وبدلاً يومياً قدره €75.

السطر الأخير هو ما لا يتوقعه معظم المؤسسين. كلّفت وجبات الغداء الشركة €60 إضافة إلى €42.31 ضريبة، في حين أن مبلغ €60 ذاته لم يكن سيكلف شيئاً لو دفع عضو مجلس الإدارة الغداء من بدل €225. والحل بسيط: إذا انتهى الأمر بالوجبات على بطاقة الشركة، فاخفض البدل عن تلك الأيام بالمبلغ نفسه ويبقى الإجمالي ضمن الحد المعفى من الضريبة. لا يمكن إنقاذ عشاء العميل بالطريقة ذاتها، لكن يمكن التخطيط له، لأن الشهر الذي توجد فيه مكافأة مجلس إدارة أو راتب له بدل ضيافة أعلى.

لماذا تسبب بطاقة الشركة أكبر المشكلات

في ممارستنا، العملاء الذين ينتهي بهم الأمر بفاتورة ضريبية عن السفر ليسوا من أخطأوا في فهم البدل اليومي، بل من دفعوا الرحلة كلها، وغالباً بقية الشهر أيضاً، ببطاقة الشركة ولم يحتفظوا بشيء. في نهاية السنة يكون لدى المحاسب كشف مصرفي مليء بمطاعم ومتاجر وفنادق أجنبية، بلا قرار رحلة ولا إيصالات ولا طريقة للتمييز بين عشاء عميل وعطلة عائلية. لا يمكن إدخال تلك المدفوعات في الحسابات كتكاليف أعمال. تصبح منفعة عينية أو مصروفاً غير متعلق بالنشاط أو ذمة مدينة على المالك، والخيار الأخير بداية المشكلة التي نصفها في دليلنا حول قروض الشريك من شركة إستونية.

إجراء يحافظ على نظافة الحسابات

1. وقّع قرار الرحلة قبل المغادرة، أو في موعد أقصاه يوم حجز التذاكر، وقدم نسخة منه إلى المحاسب.
2. حدد البدل اليومي في القرار وادفعه بتحويل واحد بعد الرحلة؛ لا تجعل بطاقة الشركة بديلاً عنه.
3. استخدم بطاقة الشركة فقط للفندق والتذاكر والنقل والتكاليف الأخرى في الجدول أعلاه، وصوّر كل إيصال في اليوم نفسه. سطر كشف البطاقة ليس إيصالاً.
4. احتفظ بالإنفاق الخاص على بطاقتك، بما فيه الوجبات عند دفع بدل يومي وكل ما يتعلق بالأشخاص المسافرين معك.
5. أرسل إلى المحاسب تقرير مصروفات واحداً لكل رحلة خلال أسبوع من العودة: القرار والإيصالات وحساب البدل اليومي وملاحظة عن أي اجتماعات مع العملاء.

الرحلة التي تُدار بهذه الطريقة لا تستغرق من المحاسب سوى بضع دقائق لتسجيلها ولا تترك لـ EMTA شيئاً لإعادة تصنيفه.

تنظيم مصروفات الرحلات مع Eesti Firma

يجدر التعامل مع مصروفات رحلة العمل على نحو صحيح، فهي من أنظف الطرق لتغطية الشركة الإستونية للتكاليف الحقيقية لمالكها. يعد محاسبونا قرارات الرحلات، ويحسبون البدل اليومي ويسجلون تقارير المصروفات، وكل ما يقع خارج الحدود يُعلن عنه على نحو صحيح في TSD. وإذا كنت لا تزال تخطط لشركتك، فنضع إجراء المصروفات ضمن تأسيس الشركة في Estonia.

أرسل طلباً

الأسئلة الشائعة