Какво се случва с Вашата естонска OÜ при криза? Спокойно ръководство за собственици в чужбина

Изборът на държава за Вашата компания е дългосрочно решение. Затова е естествено да се запитате доколко тази държава защитава своите регистри и какво би се случило с естонска компания при криза. Основатели от чужбина редовно ни задават един прост въпрос — колко сигурна е моята естонска компания? — и е разумно да задавате този въпрос за всяка юрисдикция.

Отговорът е един и същ за всяка естонска компания, но въпросът често е най-важен за собствениците, които живеят в чужбина, и особено за e-resident-и. Много от тях никога не са били в Естония, нямат местни партньори и виждат своята компания само чрез четец на карти и няколко уебсайта. Когато цялата компания изглежда цифрова, е лесно да се запитате какво би останало от нея, ако тези уебсайтове престанат да работят.

Добрата новина е, че Естония е дала много практичен отговор на този въпрос. Като член на Европейския съюз, еврозоната и NATO, тя е първата държава в света, която поддържа резервно копие на своите държавни регистри в чужбина. Предварителното планиране е просто част от начина, по който Естония управлява своята цифрова държава. Добре управляваната компания прави същото, когато поддържа резервни копия и план Б — не защото очаква проблеми, а защото това е добро управление.

Този вид подготовка е признак на сила. Колкото по-внимателно една система е изградена да продължава да работи във всяка ситуация, толкова по-надеждна е тя в ежедневието. А колкото е по-надеждна, толкова по-уверено можете да изградите бизнес върху нея.

Тази статия обяснява с ясни думи как е изградена системата на Естония и кои лесни навици помагат на Вашата компания да продължи да работи безпроблемно, независимо къде живеете.

От какво се състои всяка естонска компания

Най-лесният начин да се отговори на въпроса е да разгледаме съставните части на Вашата компания. Тя се състои от четири неща и нито едно от тях не зависи от това дали естонските уебсайтове са онлайн:

• Нейното правно съществуване. Компанията съществува по естонското право от момента, в който е вписана в естонски търговски регистър (Äriregister).
• Нейните данни. Официалните данни за компанията се съхраняват в естонски търговски регистър (Äriregister) и имат резервно копие извън Естония.
• Нейните средства. Парите на компанията се държат от банка или доставчик на платежни услуги — често в друга държава от EU.
• Нейните хора. Вие и всички други членове на управителния съвет управлявате компанията, а правомощията Ви произтичат от закона и вписването в регистъра, а не от местонахождението Ви.

За собственик, който живее в чужбина, основната връзка с Естония е цифровият достъп: карта e-Residency или естонска ID карта, e-Business Register (онлайн порталът на естонски търговски регистър (Äriregister)) и онлайн услугите на Данъчния и митническия съвет. В трудни моменти този достъп може временно да бъде прекъснат. Следващите раздели разглеждат четирите части една по една. Те показват какво действително се случва с естонска компания при криза: достъпът може да бъде спрян, но самата компания продължава да съществува.

Вашата компания съществува по закон, а не на сървър

Вашата естонска OÜ е създадена чрез вписване в естонски търговски регистър (Äriregister), официалния списък на компаниите в страната. Тя престава да съществува само ако регистраторът я заличи, а това може да се случи единствено чрез правна процедура — никога защото дадена система е офлайн.

Следователно, ако онлайн услугите не са достъпни, нищо не се променя по отношение на това кой притежава Вашата компания или кой я управлява. Прекъсване на сървър не прехвърля дяловете Ви на друг, не Ви освобождава от управителния съвет и не отменя договорите Ви. Когато системите отново заработят, всичко е точно там, където е било.

Правна приемственост: естонската държава стои зад Вашата компания

Законът, на който се основава Вашата компания, принадлежи на Република Естония. Той продължава да действа, докато естонската държава съществува и е призната от други държави. Това е основен принцип на международното право и дава на собствениците на компании висока степен на правна сигурност. Корпоративното право на Естония също е изградено върху правила, споделени в целия EU.

Естония отдава голямо значение на правната приемственост и собствената ѝ история показва защо. Тя се възприема като същата република, основана през 1918, а не като нова държава. В продължение на половин век няколко западни държави, начело със Съединените щати, продължават да признават тази република, докато нейното генерално консулство в Ню Йорк никога не преустановява работа. Независимостта ѝ е възстановена през 1991 въз основа на тази приемственост.

Посолството на данните на Естония в Люксембург: къде се съхранява резервно копие на естонски търговски регистър (Äriregister)

Големите компании съхраняват резервни копия на данните си на второ място. Естония, която предоставя почти всички свои обществени услуги онлайн, прилага същия принцип за цялата държава и го нарича цифрова приемственост. Нейното решение е посолството на данните, първото по рода си в света.

Казано просто, това е силно защитен център за данни в Люксембург, където Естония съхранява копия на своите най-важни регистри. Той работи от 2019 и съхраняваните там копия включват:

• търговския регистър, в който е вписана Вашата компания;
• регистъра на населението;
• имотния регистър;
• базата данни за документите за самоличност;
• данъчния регистър.

Идеята не е само да се съхраняват копия. При необходимост Естония може да възстанови своите данни и да поддържа работата на най-важните си услуги извън страната.

Посолството на данните следва същия принцип на правна приемственост. Споразумението между двете държави му осигурява защита, подобна на тази на посолство: никой люксембургски служител, полицейски служител или съд не може да влезе без разрешението на Естония. Съхраняваните там данни се третират като архивите на Република Естония. Ако споразумението някога приключи, те ще бъдат предадени единствено на законните представители на държавата.

Никога няма да влизате лично в посолството на данните. Ползата за Вас е проста: официалният запис за Вашата компания съществува и извън Естония и винаги остава при естонската държава.

Сигурни ли са парите на Вашата компания? Банкови сметки и доставчици на платежни услуги

Парите Ви са там, където е Вашата банка или доставчик на платежни услуги, а не там, където е регистрирана компанията Ви. Това е най-полезното нещо, което трябва да запомните.

Много естонски компании, особено тези с чуждестранни собственици, държат средствата си при доставчик на платежни услуги в друга държава от EU. В този случай парите са защитени от правилата на държавата, в която доставчикът е лицензиран, а финансовият регулатор на тази държава упражнява надзор над доставчика. Правото на EU също изисква такива доставчици да защитават парите на клиентите, като ги държат отделно от собствените си средства. Така те са защитени дори ако самият доставчик изпита финансови затруднения. Нашето ръководство за банкови сметки за компании на чуждестранни лица обяснява възможностите.

Ако сметката Ви е в естонска банка, депозитите Ви са защитени от естонската схема за гарантиране на депозитите до €100 000 за банка. Това важи и за компании, не само за физически лица. Ако банка фалира, парите се възстановяват в рамките на седем работни дни. Същата защита от €100 000 се прилага във всяка държава от EU.

Разумен навик за всеки бизнес е да има две сметки при двама различни доставчици, например в две различни държави от EU. От време на време изтегляйте извлеченията си, за да разполагате винаги със собствен запис.

Дистанционно управление на Вашата естонска компания при криза

Не е необходимо да сте в Естония, за да управлявате естонска компания. Много собственици живеят в чужбина и управляват всичко онлайн — нашата статия за управлението на естонска компания при живот в чужбина обяснява как работи това.

Същата организация продължава да работи при криза, дори ако онлайн услугите временно не са достъпни. Правата Ви като член на управителния съвет не зависят от работата на който и да е уебсайт. Все още можете да подписвате договори, да плащате сметки и да вземате решения, а онлайн подаванията могат да бъдат извършени, след като системите бъдат възстановени.

Сигурна ли е e-Residency? Вашата карта е ключ, а не компанията

Накратко, да — и причината е в начина, по който е проектирана. Вашата карта e-Residency, както и естонската ID карта, Ви позволява да влизате в системи и да подписвате документи цифрово. Тя не съхранява Вашата компания и компанията Ви не зависи от нея. Ако картата временно не може да подписва, Вие оставате член на управителния съвет със същите права.

Естония вече е показала как се справя с такава ситуация. През 2017 в чиповете на естонските ID карти, включително картите e-Residency, е открита слабост в сигурността. Като предпазна мярка държавата временно изключва онлайн функциите на засегнатите карти — влизане в системи и цифрово подписване — докато хората инсталират актуализация. Актуализацията може да бъде инсталирана онлайн, от всяка точка, и всяка карта отново работи веднага след актуализирането ѝ.

Три навика за непрекъснатост на бизнеса

• Поддържайте актуален e-mail адреса на Вашата компания в регистъра. Официалните известия се изпращат по e-mail.
• Не разчитайте само на един човек. Ако сте единственият член на управителния съвет и временно не можете да подписвате, например при подновяване на картата Ви, компанията трябва да изчака. Втори човек с право на подпис решава този проблем.
• Следете картата си. Ако подписвате с карта e-Residency, знайте кога изтича и как да я подновите. Нашето ръководство за това какво се случва когато карта e-Residency изтече Ви превежда през процеса.

Контролен списък за непрекъснатост на бизнеса за собственици на естонски компании

Поддържайте Вашата естонска компания готова за кризи с Eesti Firma

Повечето от механизмите, които защитават естонска компания при криза, вече са заложени в естонското право и правото на EU. Останалото е просто добро административно управление и именно тук помага надеждният местен партньор. Eesti Firma е лицензиран доставчик на доверителни и корпоративни услуги със седалище в Талин. Предоставяме юридически адрес за компании, управлявани от чужбина, водим счетоводството им чрез нашата счетоводна услуга и съдействаме по корпоративни въпроси чрез нашите правни услуги. Искате ли да проверим как е организирана Вашата компания? Можем да разгледаме кой може да подписва, къде се съхраняват парите Ви и с кои документи разполагате — просто ни изпратете запитване.

Изпратете запитване

Често задавани въпроси