Корпоративни документи за естонски дружества

Поръчайте извлечения от регистъра и заверени копия за вашето OÜ

Търговският регистър определя тяхното съдържание, а приемащата държава — как трябва да бъдат заверени.

Eesti Firma подготвя корпоративни документи за естонски дружества — законоустановената и регистрационната документация, която ви позволява да представлявате убедително своя бизнес на международната сцена. Занимаваме се също с регистрация на дружества в Естония и продажба на готови естонски предприятия,затова знаем точно кои фирмени документи обикновено изисква всеки контрагент. По-долу ще намерите пълния списък с документи на естонски дружества, които можем да набавим, цената на всеки от тях и кога е необходим апостил.

Поръчайте корпоративни документи

Заверени корпоративни документи за вашето естонско дружество

За кого е предназначена услугата

За собственици и директори на естонски дружества, които се нуждаят от документално доказателство за дружеството в чужбина — при откриване на чуждестранна банкова или платежна сметка, регистрация на клон или дъщерно дружество, участие в търг, подписване на договор с нов контрагент или преминаване на проверки за Due Diligence и AML/CFT при установяване на делови отношения.

• Извлечения от регистъра и законоустановени документи, набавени директно от Естонския търговски регистър

• Преводът на английски език е включен в цената на всеки документ

• Организиране на апостил за използване в повече от 120 държави по Хагската конвенция

• Данъчни удостоверения и удостоверения за VAT, получени от Естонския съвет за данъци и митници

• Куриерска доставка по целия свят до държави както в EU, така и извън EU

• Стандартен срок за подготовка от 1 до 3 работни дни за повечето документи

Естонски корпоративни документи: основни факти

Кратък справочник за собственици, директори и екипи по съответствие.

Какво представляват корпоративните документи и защо са важни?

Корпоративните документи са официалните записи, които доказват юридическото съществуване, собствеността и управлението на естонско дружество. Те потвърждават кога е регистрирано дружеството, какви са неговият регистрационен код и седалище, кои са акционерите и действителните му собственици и кой е упълномощен да подписва от негово име. Всеки сериозен контрагент — банка, платежна институция, възлагащ орган или чуждестранен данъчен орган — проверява тези факти по документи, а не въз основа на твърденията на самото дружество.

През последното десетилетие изискванията станаха по-строги. Правилата срещу изпирането на пари, процедурите за Due Diligence и стандартите за трансгранична прозрачност превърнаха документалните доказателства в обичайно изискване към всяко дружество, което извършва международна дейност. Тези доказателства трябва също да бъдат актуални, надлежно издадени и официално признати в приемащата държава: документ, който е на шест месеца, не е преведен или не е удостоверен, обикновено се отхвърля.

Документи на естонски дружества: какво можете да поръчате и колко струва

По-долу е представен пълният набор от фирмени документи, които обичайно се изискват от естонски бизнес в чужбина. Всеки от тях стандартно се предоставя с превод на английски език, а цената е фиксирана за отделен документ, без неограничено почасово таксуване.

• Регистрационна карта: извлечение от Естонския търговски регистър и основен идентификационен документ — наименование, регистрационен код, дата на регистрация, седалище, акционерен капитал, членове на управителния орган и текущ статут.
• Устав: правила за акционерния капитал, прагове за вземане на решения и права на представителство.
• Учредителен договор: учредителният акт. Формата му се различава в зависимост от това дали дружеството е учредено онлайн или чрез нотариус, поради което двата варианта имат различни цени.
• Решение за назначаване на директор: кой притежава управленски правомощия и от коя дата — стандартно изискване при установяване на отношения с банка.
• Списък на действителните собственици (UBO): физическите лица зад структурата на собствеността, както са вписани в Търговския регистър.
• Годишен отчет: подадените финансови отчети, използвани за доказване на финансовото състояние пред кредитори, инвеститори и възлагащи органи.
• Удостоверения за данъчно местно лице и VAT: издавани от Естонския съвет за данъци и митници за прилагане на облекчения по спогодби за избягване на двойното данъчно облагане и проверка на VAT.
• Удостоверение за актуално ръководство и удостоверение за добро състояние: подписани и подпечатани от Eesti Firma за контрагенти, които изискват тези формати.

Кога са ви необходими заверени корпоративни документи?

Документи на естонски дружества обикновено се изискват в няколко повтарящи се ситуации:

• Откриване на банкова или платежна сметка в чужбина — банките и институциите за електронни пари изискват актуално извлечение от регистъра, устав и информация за UBO като част от установяването на делови отношения.
• Регистрация на клон или дъщерно дружество в друга държава, когато чуждестранният регистър изисква удостоверено доказателство за дружеството майка.
• Обществени поръчки и търгове,при които обикновено се изискват доказателства за юридическо съществуване, добро състояние и подадени финансови отчети.
• Due Diligence и AML/CFT при установяване на отношения с нов клиент, доставчик, инвеститор или платформа.
• Прилагане на облекчение по спогодба за избягване на двойното данъчно облагане,когато чуждестранен платец или данъчен орган изисква удостоверение за данъчно местно лице, преди да приложи намалена ставка на данъка при източника.
• Съдебни, нотариални и договорни производства в чужбина,при които правомощията на подписващото лице трябва да бъдат официално удостоверени.

Във всеки от тези случаи задайте на приемащата страна два въпроса, преди да поръчате: колко актуален трябва да бъде документът и необходим ли е апостил? Правилните отговори на тези два въпроса предотвратяват почти всяка повторна поръчка.

Кои фирмени документи са официални и кои не са?

Не всеки документ на естонско дружество, наречен „удостоверение“, има еднаква тежест. Естонското право признава определени документи като официални документи, издадени от държавен орган; други представляват частни потвърждения, издадени от доставчик на услуги. И двата вида са полезни, но само първата категория може да бъде снабдена с апостил.

Три категории естонски корпоративни документи

Кой какво издава и за какво се приема всяка категория.

Необходим ли е апостил за вашите корпоративни документи?

Документ, който е валиден в Естония, не е автоматично валиден в чужбина. За да бъде признат в друга държава, обикновено е необходим апостил — стандартно удостоверение, потвърждаващо автентичността на подписа, печата и длъжностното качество на издалото го лице. Той не удостоверява съдържанието на самия документ.

Естония се присъединява към Хагската конвенция за апостила от 1961 г., считано от 30 септември 2001 г., така че удостоверението се признава в повече от 120 държави. В Естония то се издава от нотариуси, а не от министерство, и се предлага както на хартиен носител, така и в електронен формат. Преди да поръчате, проверете кой формат приема съответният орган.

Един практически момент: само официални документи могат да бъдат снабдени с апостил. Поради това извлечението от Естонския търговски регистър първо трябва да бъде нотариално заверено и тази стъпка е включена, когато поръчате от нас фирмени документи с апостил.

Нуждаете се от пълната процедура за апостил?

Тази страница разглежда апостила като една от стъпките при подготовката на корпоративни документи. За самата процедура — кои документи отговарят на условията, как протича нотариалният процес, сроковете, възможностите за електронен апостил и какво да направите, когато държавата на местоназначение не е страна по Конвенцията — вижте нашето специално ръководство за апостил вЕстония.

Защо да изберете Eesti Firma

От 2016 г. подпомагаме естонски и международни предприятия със структурирани корпоративни решения и решения за съответствие, включително регистрация на дружества в Естония и продажба на готови естонски предприятия.Подготовката на фирмени документи е част от ежедневната работа на нашия офис в Талин, поради което знаем какво действително приемат различните банки, регистри и органи.

Работим като регулиран доставчик на корпоративни услуги съгласно естонските правила срещу изпирането на пари и корпоративните стандарти, приложими за лицензираните TCSP, което осигурява на клиентите правна сигурност и предвидим административен процес.

Как да поръчате корпоративни документи от Естония

Процесът е изцяло дистанционен и обикновено отнема няколко работни дни от първото ви съобщение до получаването на документите.

1. 1

   Кажете ни какво се изисква

   Изпратете контролния списък на контрагента или опишете ситуацията. Ще потвърдим кои естонски документи отговарят на изискванията и дали е необходим апостил.

2. 2

   Получавате фиксирана оферта

   Описваме всеки документ, цената на апостила, когато е приложимо, и варианта за доставка — всички цени са посочени предварително.

3. 3

   Ние събираме и подготвяме всичко

   Документите от регистъра, данъчните удостоверения и потвържденията от доставчик се събират и превеждат на английски език в рамките на 1 до 3 работни дни.

4. 4

   Нотариална заверка и апостил

   Когато приемащата държава го изисква, организираме заверка от нотариус и поставяне на апостил.

5. 

   Получавате комплекта

   Сканираните копия се изпращат по имейл, а оригиналите — с куриер до всеки адрес в Европейския съюз или извън него.