Co se stane po vypršení platnosti karty e-Residency

Váš digitální průkaz e-Residency je klíčem k řízení estonské společnosti odkudkoli: podepisujete jím výroční zprávu, přihlašujete se do obchodního rejstříku a na finanční úřad a prokazujete jím svou totožnost poskytovatelům služeb. Je proto přirozené mít obavy ze dne, kdy přestane fungovat.

Stručně: vaše společnost nezanikne, ale ztratíte možnost jednat za ni online. Zde se dozvíte, co přestane fungovat v den vypršení platnosti karty e-Residency, co zůstává beze změny, čím se liší získání náhradního digitálního průkazu a jak příště předejít prodlevě.

Co přestane fungovat po vypršení platnosti karty e-Residency

Jakmile vyprší platnost certifikátů na čipu, je karta e-Residency jen plast. Najednou přestanou fungovat tři věci. Zaprvé digitální podpis. Zadruhé přístup do estonských e-služeb — e-Obchodního rejstříku, prostředí e-Tax/e-Customs (EMTA) a portálů poskytovatelů, které ověřují totožnost estonským průkazem. Zatřetí Smart-ID, které je pro držitele e-Residency vázané na platnou digitální identitu a je s ní deaktivováno, takže nepředstavuje záložní řešení.

V praxi již nemůžete:

• Digitálně podepsat výroční zprávu. I když ji připraví účetní, před odesláním do obchodního rejstříku ji musí podepsat člen představenstva.
• Měnit cokoli v e-Obchodním rejstříku. Nový člen představenstva, nová adresa, aktualizovaná kontaktní osoba či změněná společenská smlouva vyžadují podepsanou žádost.
• Udělovat nová oprávnění. Pokud jste účetnímu dosud neudělili přístup do prostředí e-Tax, nyní tak neučiníte.
• Podepisovat smlouvy a rozhodnutí. Vše, co protistrany očekávají v digitálně podepsané podobě, musí počkat nebo se podepsat jiným způsobem.

Váš firemní bankovní účet tím obvykle není dotčen — Wise, Revolut, Paysera a estonské banky používají vlastní přihlašování, nikoli kartu e-Residency. Vaše peníze jsou v bezpečí; problémem je administrativa.

Nejste si jisti, zda platnost vaší karty e-Residency již skončila? Datum vypršení je na ní vytištěno a aktuální stav certifikátů lze ověřit v softwaru DigiDoc4 nebo prostřednictvím kontroly platnosti dokladu na webu estonské policie.

Co zůstává pro vaši estonskou společnost stejné

Neplatný digitální průkaz nic nemění na samotné společnosti:

• Vaše estonská OÜ zůstává v obchodním rejstříku beze změny; nadále jste členem představenstva a společníkem a estonský osobní identifikační kód vám zůstává po celý život stejný.
• Lhůty pro podání pokračují. Výroční zpráva je nadále splatná šest měsíců po konci účetního období, přiznání k DPH a mzdová hlášení se podávají měsíčně, pokud je společnost plátcem DPH nebo má zaměstnance, a stále platí povinnost mít právní adresu a kontaktní osobu.
• Dříve udělená oprávnění — přístup účetního do systému EMTA nebo právo zadat a podat výroční zprávu na portálu obchodního rejstříku — zůstávají funkční, protože se účetní přihlašuje vlastními údaji.

Stát vaše povinnosti nepozastaví jen proto, že karta e-Residency již není platná: za zmeškané podání během prodlevy hrozí stejné sankce jako kdykoli jindy. Běžná daňová podání jsou jednodušší — naše účetní služba podává přiznání na základě předem nastavených oprávnění, a proto pokračují bez ohledu na kartu.

Získání náhradního digitálního průkazu: co se podruhé liší

Neexistuje žádné prodloužení ani ochranná lhůta: certifikáty přestanou fungovat v den vytištěný na kartě a jedinou cestou zpět je nová karta e-Residency vydaná ve stejném prostředí žádostí jako poprvé. Postup popisuje náš průvodce žádostí o e-Residency; zde je, co se liší pro vracejícího se držitele e-Residency:

• Přihlásíte se jako „Renewal applicant“. Pokud stále máte platnou kartu nebo Smart-ID, formulář se předvyplní údaji z předchozí žádosti; pokud digitální průkaz již vypršel, přihlásíte se e-mailovou adresou a vyplníte celý formulář.
• PBGB posuzuje vaši společnost, nejen vás. Před schválením vracejícího se držitele e-Residency vydávající orgán ověřuje, zda byly podány výroční zprávy, přiznány daně, aktualizovány údaje v rejstříku a zda neexistují neuhrazené daňové dluhy.
• Karta není vázána na cestovní pas. Dřívější vypršení platnosti pasu nezneplatní digitální průkaz; při žádosti a převzetí jen potřebujete platný cestovní doklad.

Pokud požádáte až po vypršení platnosti, doba zpracování a doručení bude délkou vaší prodlevy — nelze ji zkrátit, proto je důležitý následující kontrolní seznam.

Kartě e-Residency brzy končí platnost? Jak předejít prodlevě

Čtyři návyky odstraní téměř veškeré riziko:

• Zapište si datum vypršení do kalendáře o tři měsíce dříve. Rozhodnutí trvá až 30 dní a doručení sady e-Residency další dva až pět týdnů, takže žádost podaná dva až tři měsíce předem obvykle dorazí před ukončením funkčnosti staré karty. Nespoléhejte na připomínku PBGB: přijde na e-mail z první žádosti, který už možná nečtete.
• Udělete účetnímu přístup do EMTA, dokud karta funguje. Daňová podání pak poběží i bez vás.
• Udržujte společnost v souladu s povinnostmi po celý rok. Čistá historie znamená, že vaše příští žádost o e-Residency bude schválena, nikoli zamítnuta.
• Včas naplánujte cestu pro převzetí. Sadu e-Residency je nutné osobně převzít do šesti měsíců od doručení na vámi zvolené velvyslanectví nebo pracoviště, proto vyberte místo, kam se skutečně dostanete.

Závěr

Prošlá karta e-Residency vaši firmu nezavře, ale odřízne vás od vzdálené správy estonské společnosti, zatímco všechny lhůty dál běží. K pětileté platnosti přistupujte jako k pasu: požádejte včas, nejprve zajistěte, aby společnost plnila povinnosti, a nastavte oprávnění, dokud digitální průkaz ještě funguje. Pokud potřebujete provést kontrolu souladu s předpisy nebo podat dokumenty během čekání, náš tým to zařídí — každý den zakládáme a spravujeme estonské společnosti pro držitele e-Residency.

Odeslat poptávku

Často kladené otázky