Zásady ochrany osobních údajů

Eesti Firma (oficiální název: Eesti Firma OÜ, registrační kód 14164797, sídlo Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estonsko) je provozovatelem webových stránek eestifirma.ee a správcem osobních údajů zpracovávaných jejich prostřednictvím. Jsme licencovaným poskytovatelem svěřenských a podnikových služeb (licence TCSP FIU000144) pod dohledem Estonské finanční zpravodajské jednotky a důsledně dodržujeme právní předpisy o ochraně osobních údajů, včetně zákona Estonské republiky o ochraně osobních údajů a obecného nařízení o ochraně osobních údajů (EU) 2016/679 (GDPR).

Tyto zásady ochrany osobních údajů srozumitelně vysvětlují, jaké osobní údaje shromažďujeme, proč je shromažďujeme, jaký právní základ se vztahuje na každý způsob jejich použití, jak dlouho je uchováváme, s kým je sdílíme a jaká práva můžete uplatnit. Používáním webových stránek eestifirma.ee potvrzujete, že jste si přečetli zde popsané postupy zpracování údajů a porozuměli jim.

Pro úplné pochopení našeho fungování vám rovněž doporučujeme seznámit se s našimi souvisejícími zásadami a pravidly:

• Podmínky používání
• Zásady AML
• Zásady dodržování GDPR
• Oznámení o souborech cookie

Kdo jsme (správce údajů)

Správcem odpovědným za vaše osobní údaje je společnost Eesti Firma OÜ, registrační kód 14164797, se sídlem Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estonsko. Kontaktovat nás můžete na adrese info@eestifirma.ee nebo telefonním čísle +372 641 7777. Jmenovali jsme pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO), jehož kontaktní údaje jsou uvedeny níže v části „Kontaktní údaje“. DPO je vaším hlavním kontaktním místem pro jakékoli otázky týkající se nakládání s vašimi údaji.

Informace, které shromažďujeme

Shromažďujeme a zpracováváme různé druhy informací, přičemž důsledně dodržujeme zásady minimalizace údajů a jejich zákonného shromažďování. Mezi hlavní kategorie údajů, které shromažďujeme, patří:

• Osobní údaje: Informace, které nám poskytnete přímo, například své jméno, e-mailovou adresu, telefonní číslo a další údaje, které zadáte při registraci účtu, kontaktování naší společnosti nebo využívání našich služeb. V určitých případech (např. za účelem splnění požadavků AML) mohou zahrnovat také identifikační údaje, například kopii dokladu totožnosti a informace o skutečném majiteli.
• Technické údaje: Informace automaticky shromažďované při návštěvě našich webových stránek, včetně IP adresy, typu prohlížeče, informací o zařízení, verze operačního systému a dalších technických parametrů. Tyto údaje nám umožňují zajistit správné fungování webu, kompatibilitu s různými zařízeními a optimalizaci uživatelského prostředí.
• Údaje o používání: Informace o vašich interakcích s webem. Zaznamenáváme, které stránky navštěvujete, čas strávený na jednotlivých stránkách, způsob přecházení mezi sekcemi, zdroje, ze kterých jste na náš web přišli, a způsob interakce s obsahem. Tyto údaje jsou nezbytné pro analýzu aktivity uživatelů a zlepšování našich služeb.
• Údaje o komunikaci: Informace obsažené ve vaší komunikaci s námi. Pokud kontaktujete náš tým prostřednictvím e-mailu, formulářů pro zpětnou vazbu nebo jiným způsobem, uchováváme záznamy o této komunikaci, včetně poskytnutých kontaktních údajů a obsahu zpráv. Díky tomu můžeme vaše dotazy efektivně vyřizovat a zvyšovat kvalitu služeb.

Záměrně neshromažďujeme údaje osob mladších 18 let. Naše webové stránky a služby nejsou určeny nezletilým osobám. Pokud zjistíme, že byly osobní údaje dítěte shromážděny bez souhlasu rodiče nebo opatrovníka, tyto informace neprodleně vymažeme.

Jak vaše údaje používáme

Osobní údaje zpracováváme pouze na zákonných základech stanovených GDPR: za účelem plnění smluvních povinností, dodržování právních požadavků, prosazování našich oprávněných zájmů nebo na základě vašeho souhlasu. Informace používáme eticky a pouze pro účely, pro které byly shromážděny. Mezi hlavní účely zpracování vašich údajů patří:

• Poskytování služeb: Vaše údaje používáme k poskytování našich služeb a plnění smluvních povinností vůči vám. To zahrnuje zakládání společností, právní podporu, účetní služby a další služby, které nabízíme. Zpracování údajů pro tyto účely je nezbytné k uzavření nebo plnění smlouvy s vámi a ke správě probíhajících vztahů se zákazníky.
• Komunikace s uživateli: Vaše kontaktní údaje používáme k odpovídání na dotazy, poskytování konzultací ohledně služeb a zasílání důležitých oznámení a aktualizací. S vaším souhlasem vám můžeme zasílat také newslettery nebo propagační nabídky přizpůsobené vašim preferencím. Z odběru marketingových sdělení se můžete kdykoli odhlásit prostřednictvím odkazu uvedeného v e-mailu nebo tak, že nás přímo kontaktujete.
• Analýza a zlepšování služeb: Analyzujeme chování návštěvníků našich webových stránek, abychom zlepšovali jejich funkčnost a obsah. Údaje o používání (v anonymizované nebo agregované podobě) nám pomáhají porozumět potřebám uživatelů, optimalizovat navigaci, zvyšovat přívětivost uživatelského rozhraní a vyvíjet nové funkce. Toto zpracování je založeno na našem oprávněném zájmu na zlepšování služeb, přičemž přijímáme opatření k minimalizaci zásahů do vašeho soukromí (například používáním agregovaných údajů).
• Dodržování právních předpisů: Některé údaje můžeme zpracovávat a uchovávat za účelem plnění našich právních povinností. Týká se to zejména účetních a daňových předpisů a požadavků na boj proti praní peněz a financování terorismu. Ze zákona například musíme identifikovat klienty a uchovávat určité údaje pro účely hlášení. Zpracování údajů za účelem dodržování právních předpisů je povinné a vychází z právních požadavků.
• Bezpečnostní opatření: Shromážděné údaje používáme k zajištění bezpečnosti našich webových stránek, vašich účtů a našich služeb. Provádíme monitorování za účelem odhalování a prevence podvodů, neoprávněného přístupu, kybernetických útoků a dalších hrozeb. Toto zpracování je založeno na našem oprávněném zájmu chránit naši infrastrukturu a uživatele. Naše monitorovací a ochranné systémy neustále zdokonalujeme, abychom udrželi vaše údaje v bezpečí.

Upozorňujeme, že neprovádíme automatizované rozhodování, které by pro vás mělo právní nebo obdobně významné účinky. Žádné zásadní rozhodnutí (například zda vám poskytnout službu nebo za jakou cenu) nepřijímají výhradně algoritmy bez lidského zásahu.

Přehled právních základů a dob uchovávání

Níže uvedená tabulka shrnuje pro každou kategorii údajů, proč ji zpracováváme, o jaký právní základ podle GDPR se opíráme a jak dlouho údaje uchováváme. Tento přehled poskytujeme v zájmu transparentnosti; zbývající části těchto zásad vysvětlují jednotlivé body podrobněji.

Soubory cookie a sledovací technologie

Za účelem zlepšení uživatelského prostředí a analýzy návštěvnosti webových stránek používáme soubory cookie a podobné sledovací technologie. Díky nim můžeme přizpůsobovat obsah webových stránek vašim zájmům a lépe porozumět tomu, jak uživatelé s naším webem pracují.

Soubory cookie používáme v souladu s platnými právními předpisy (např. směrnicí EU o soukromí a elektronických komunikacích) a naším samostatným oznámením o souborech cookie. Používáme především následující kategorie souborů cookie:

• Nezbytně nutné soubory cookie: Tyto soubory cookie jsou nezbytné pro řádné fungování webových stránek. Umožňují základní funkce (například uložení vašich preferencí ochrany soukromí nebo zachování přihlášené relace) a nelze je zakázat, protože bez nich by webové stránky nefungovaly správně.
• Analytické soubory cookie: Tyto soubory cookie shromažďují anonymizované statistiky o tom, jak návštěvníci používají naše webové stránky, například které stránky navštěvují, jak dlouho se na jednotlivých stránkách zdržují nebo zda se setkávají s chybami. Tyto informace používáme ke zlepšování výkonu a použitelnosti webu. Tyto technologie nám například pomáhají určit nejoblíbenější sekce a odpovídajícím způsobem optimalizovat obsah.
• Marketingové soubory cookie: Tyto soubory cookie používáme k zobrazování relevantnější reklamy a propagačních nabídek našich služeb. Umožňují nám sledovat účinnost reklamních kampaní a mohou si pamatovat, co jste si na našem webu prohlíželi, abychom vám mohli nabídnout podobné služby. Marketingové soubory cookie používáme odpovědně a tam, kde je to vyžadováno, před jejich uložením do vašeho zařízení získáme váš souhlas.

Nastavení souborů cookie můžete kdykoli spravovat. Většina prohlížečů umožňuje zakázat nepotřebné soubory cookie nebo odstranit již uložené soubory cookie. Upozorňujeme však, že zakázání nezbytně nutných souborů cookie může ovlivnit funkčnost webových stránek. Podrobnější informace naleznete v našem oznámení o souborech cookie a v nastavení svého prohlížeče.

Sdílení údajů s třetími stranami

Vaše osobní údaje neprodáváme ani nepronajímáme třetím stranám. Pro provoz naší společnosti a poskytování služeb však můžeme potřebovat sdílet údaje s důvěryhodnými partnery, kteří jsou vázáni povinností mlčenlivosti. Mezi tyto třetí strany mohou patřit:

• Externí poskytovatelé služeb: Spolupracujeme se spolehlivými společnostmi a odborníky, kteří nám pomáhají s poskytováním služeb. Patří mezi ně například poskytovatelé hostingu a datová centra (pro hostování našich webových stránek a databází), služby zpracování plateb (pro zajištění transakcí), analytické platformy (pro sledování návštěvnosti) a služby zákaznické podpory. V těchto případech poskytujeme partnerům pouze minimální nezbytné množství údajů a na základě smluv o zpracování osobních údajů vyžadujeme přísné dodržování mlčenlivosti a opatření na ochranu údajů.
• Dodržování právních požadavků: Vaše údaje můžeme zpřístupnit orgánům veřejné moci, regulačním orgánům nebo jiným oprávněným subjektům, pokud nám to ukládá zákon — například Finanční zpravodajské jednotce, Daňovému a celnímu úřadu nebo soudu. Zpřístupnění může být nezbytné ke splnění soudního příkazu, během vyšetřování protiprávní činnosti nebo k ochraně našich oprávněných práv a zájmů. V každém případě pečlivě posuzujeme zákonnost požadavku a zpřístupňujeme pouze informace vyžadované zákonem.

Kromě výše uvedených případů mohou být vaše údaje převedeny v rámci restrukturalizace společnosti. Pokud se sloučíme s jiným subjektem, prodáme podnik nebo provedeme jinou reorganizaci, mohou osobní údaje uživatelů přejít na právního nástupce. V takových případech zajistíme, aby byl příjemce vázán stejnými povinnostmi mlčenlivosti, jaké stanoví tyto zásady.

Zabezpečení údajů

K ochraně vašich osobních údajů před neoprávněným zpřístupněním, protiprávním přístupem, zničením nebo změnou uplatňujeme vhodná technická a organizační opatření. Patří mezi ně šifrování, firewally, systémy detekce narušení a přísná kontrola fyzického i logického přístupu k našim serverům. Naše interní zásady informační bezpečnosti omezují přístup zaměstnanců k osobním údajům pouze na případy, kdy jej potřebují k výkonu své práce, a jsou podpořeny pravidelným školením zaměstnanců. Tato opatření společně chrání důvěrnost, integritu a dostupnost vašich údajů, jak vyžaduje GDPR. Přestože žádný způsob přenosu ani ukládání dat přes internet není nikdy 100% bezpečný, naše bezpečnostní systémy průběžně aktualizujeme a testujeme, abychom minimalizovali rizika.

Uchovávání údajů

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou ke splnění účelů popsaných v těchto zásadách, pokud zákon nevyžaduje nebo nepovoluje delší dobu. Platí konkrétní zákonné lhůty: údaje z prověření klienta (KYC) shromážděné pro účely boje proti praní peněz uchováváme 5 let po skončení obchodního vztahu, jak vyžaduje estonský zákon o prevenci praní peněz a financování terorismu; účetní doklady uchováváme 7 let po skončení účetního období, jak vyžaduje estonský zákon o účetnictví. Ostatní údaje zpravidla uchováváme po dobu trvání vztahu a následně po příslušnou promlčecí lhůtu. Po uplynutí příslušné lhůty údaje bezpečně vymažeme nebo anonymizujeme tak, aby vás již nebylo možné identifikovat. Rozsah uchovávaných údajů a doby jejich uchovávání pravidelně přezkoumáváme a údaje neuchováváme déle, než je nezbytné.

Mezinárodní předávání údajů

V současnosti jsou veškeré osobní údaje ukládány a zpracovávány v Evropském hospodářském prostoru (EHP), především na serverech umístěných v Estonsku nebo jiných zemích EU. Vaše údaje nepředáváme do zemí mimo EHP, pokud to není výslovně nezbytné k poskytování služeb (např. pokud se nacházíte mimo EU a požádáte nás, abychom kontaktovali místního partnera).

Pokud bychom někdy potřebovali předat vaše údaje mimo EHP, zavedeme veškeré záruky vyžadované zákonem. V praxi to znamená, že údaje předáme pouze do zemí, které Evropská komise uznala za země poskytující odpovídající úroveň ochrany, nebo na základě standardních smluvních doložek (SCC) či jiného schváleného mechanismu. Vaše údaje tak zůstanou chráněny, i když budou zpracovávány mimo Evropskou unii.

Odkazy na webové stránky třetích stran

Naše webové stránky mohou obsahovat odkazy na externí webové stránky nebo služby, které naše společnost nekontroluje. Tyto zásady ochrany osobních údajů se na takové zdroje třetích stran nevztahují. Za obsah ani postupy ochrany soukromí externích webových stránek neneseme odpovědnost. Před poskytnutím osobních údajů na těchto stránkách doporučujeme seznámit se se zásadami ochrany osobních údajů každého externího zdroje.

Ochrana soukromí dětí

Uvědomujeme si důležitost ochrany osobních údajů dětí. Naše webové stránky a služby nejsou určeny osobám mladším 18 let a údaje dětí vědomě neshromažďujeme bez příslušného souhlasu jejich rodičů nebo zákonných zástupců. Pokud zjistíme, že jsme nedopatřením obdrželi osobní údaje nezletilé osoby mladší 18 let, neprodleně podnikneme kroky k odstranění těchto informací z našich serverů. Rodiče, kteří zjistí, že nám jejich dítě mohlo poskytnout osobní údaje, žádáme, aby nás kontaktovali, a my příslušné informace urychleně odstraníme.

Vaše práva

V souladu s GDPR a dalšími platnými předpisy máte jako subjekt údajů rozsáhlá práva týkající se vašich osobních údajů. Tato práva respektujeme a snažíme se usnadnit jejich uplatnění. Máte právo:

• Na přístup ke svým údajům: požadovat potvrzení, zda jsou vaše osobní údaje zpracovávány, a získat kopii údajů, které o vás uchováváme. Díky tomu můžete přesně zjistit, jaké informace zpracováváme, a ověřit zákonnost jejich zpracování.
• Na opravu svých údajů: požadovat opravu nepřesných nebo zastaralých osobních údajů, které se vás týkají. Nezbytné úpravy provedeme neprodleně, abychom zajistili přesnost a aktuálnost vašich údajů.
• Na výmaz svých údajů: za určitých okolností požadovat výmaz svých osobních údajů („právo být zapomenut“). O výmaz můžete požádat například tehdy, když již údaje nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny, nebo pokud odvoláte svůj souhlas a my nemáme jiný zákonný důvod pro jejich zpracování. Upozorňujeme, že toto právo není absolutní — existují výjimky (například nemůžeme vymazat údaje, které jsme ze zákona povinni uchovávat).
• Na omezení zpracování: v určitých situacích požadovat dočasné omezení zpracování svých údajů (například po dobu, kdy zpochybňujete přesnost údajů nebo vznášíte námitku proti zpracování). Během doby omezení budeme vaše údaje pouze uchovávat a pozastavíme aktivní operace, které s nimi souvisejí.
• Vznést námitku proti zpracování: máte právo vznést námitku proti zpracování svých údajů, pokud je toto zpracování založeno na našich oprávněných zájmech nebo probíhá pro účely přímého marketingu. V určitých zákonem stanovených případech musíme na vaši žádost takové zpracování ukončit. Zejména se můžete kdykoli odhlásit z odběru sdělení a vznést námitku proti profilování pro marketingové účely.
• Na přenositelnost údajů: získat osobní údaje, které jste nám poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném formátu (např. CSV) a/nebo požádat o jejich přímé předání jinému poskytovateli, je-li to technicky proveditelné. Toto právo se uplatní, pokud je zpracování založeno na vašem souhlasu nebo smlouvě s vámi a probíhá automatizovanými prostředky.
• Odvolat souhlas: pokud je některé zpracování údajů založeno na vašem souhlasu, můžete tento souhlas kdykoli odvolat. Odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním, do budoucna však takové zpracování ukončíme. Kdykoli se například můžete odhlásit z odběru marketingových newsletterů, s jejichž zasíláním jste dříve souhlasili.

Máte rovněž právo podat stížnost u dozorového úřadu, pokud se domníváte, že byla porušena vaše práva nebo že byly vaše údaje zpracovávány protiprávně. Dozorovým úřadem v Estonsku je Inspektorát ochrany osobních údajů (Andmekaitse Inspektsioon). Můžete se obrátit na tento úřad nebo na dozorový úřad v místě svého bydliště. Doufáme, že se nám podaří jakékoli obavy vyřešit přímo, máte však právo kdykoli věc předložit regulačnímu orgánu.

Chcete-li uplatnit kterékoli z těchto práv, kontaktujte nás některým ze způsobů uvedených v části „Kontaktní údaje“. Žádosti vyřizujeme bezplatně, bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od jejich obdržení, jak vyžaduje GDPR. Pokud budeme potřebovat lhůtu prodloužit nebo budeme muset žádost ze zákonných důvodů zamítnout, budeme vás v této lhůtě informovat a vysvětlíme vám důvody.

Aktualizace zásad

Tyto zásady ochrany osobních údajů můžeme čas od času aktualizovat, aby odrážely změny našich postupů, právních předpisů nebo nových technologií. Když zveřejníme aktualizovanou verzi, zobrazí se na této stránce a v její horní části bude uvedeno datum poslední revize.

Aktualizovaná verze nabývá účinnosti okamžikem zveřejnění. Doporučujeme tuto část pravidelně kontrolovat, abyste měli přehled o aktuálním znění.

Kontaktní údaje

Máte-li otázky, připomínky nebo požadavky související se zpracováním vašich osobních údajů na našich webových stránkách, kontaktujte nás:

• Společnost: Eesti Firma OÜ
• Registrační kód: 14164797
• Adresa: Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estonsko
• Pověřenec pro ochranu osobních údajů (DPO): Ilja Nikiforov
• E-mail: info@eestifirma.ee
• Telefon: +372 641 7777

Vážíme si důvěry našich klientů a návštěvníků a snažíme se odpovídat rychle a důkladně. Odpověď obdržíte nejpozději do jednoho měsíce ode dne podání žádosti, jak vyžadují platné právní předpisy.

Vaše dotazy vítáme a vždy vám rádi poskytneme další informace o vašich osobních údajích a způsobu, jakým je chráníme. Vaše soukromí a bezpečnost údajů jsou pro nás nejvyšší prioritou.