Kontaktní osoba v Estonsku pro společnosti nerezidentů

Kontaktní osoba v Estonsku: přijímání úředních dokumentů vaším jménem

Proč musí vaše společnost v Estonsku jmenovat místní kontaktní osobu: vysvětlení hlavních právních požadavků

Od roku 2018 se od estonských společností, jejichž sídlo se nachází v zahraničí, očekává, že pro přijímání úředních dokumentů a oznámení jmenují místní kontaktní osobu zapsanou v obchodním rejstříku. Po reformě z roku 2023 to již není ve všech případech striktně povinné, nadále se to však důrazně doporučuje. Níže vysvětlujeme, co služba zahrnuje, kdy je potřebná, co kontaktní osoba může a nemůže dělat, kdo tuto funkci smí vykonávat a kolik služba stojí.

• Zápis v obchodním rejstříku jako vaše oficiální kontaktní osoba

• Přijímání procesních dokumentů a prohlášení o záměru

• Právně platná doručovací adresa pro vaši společnost v Estonsku

• Služba poskytovaná licencovaným TCSP pod dohledem FIU (FIU000144)

• Zajišťuje, aby společnost řízená na dálku plně dodržovala obchodní zákoník

• Pevný roční poplatek bez skrytých nákladů

Objednat službu kontaktní osoby

Kontaktní osoba v Estonsku: klíčová fakta

Stručné shrnutí pro jednatele nerezidenty a e‑rezidenty.

Co je kontaktní osoba v Estonsku?

Institut kontaktní osoby byl zaveden proto, že estonské společnosti mohou mít sídlo v zahraničí a být řízeny zcela na dálku, přičemž jejich řídicí orgány sídlí v jiné zemi. Estonsko se stalo oblíbenou jurisdikcí pro nerezidenty — mimo jiné díky programu e‑Residency — a desítky tisíc estonských společností nyní vlastní cizinci a e‑rezidenti.

Tento požadavek poprvé vstoupil v platnost prostřednictvím změn obchodního zákoníku z roku 2018. Později jej upřesnil zákon o obchodním rejstříku ze dne 1. února 2023, který stanovil, že ze zákona musí kontaktní osobu jmenovat pouze společnosti registrované v Estonsku se zahraniční adresou. Adresa jmenované kontaktní osoby se stává oficiální estonskou adresou, jejímž prostřednictvím lze společnost kontaktovat.

Kdy je kontaktní osoba vyžadována?

Od reformy zákona o obchodním rejstříku ze dne 1. února 2023 již jmenování kontaktní osoby není ve všech případech striktně povinné — nadále se však důrazně doporučuje vždy, když se sídlo vaší společnosti nachází v zahraničí, například pokud estonskou OÜ vlastní a řídí nerezidenti, jejichž správní rada sídlí mimo Estonsko. V praxi je licencovaná kontaktní osoba v Estonsku tím, co zajišťuje, že taková společnost zůstane spolehlivě dostupná pro úřady, soudy a obchodní partnery.

Pokud již máte sídlo v Estonsku — například prostřednictvím služby sídla společnosti v Tallinnu — kontaktní osoba zpravidla není potřeba, protože společnost je již dostupná na estonské adrese. Pokud si však společnost ponechá adresu v zahraničí, absence kontaktní osoby představuje skutečné riziko: úřední korespondenci nelze spolehlivě doručovat a obchodní rejstřík může zaznamenat a zveřejnit poznámku, že společnost není na adrese svého sídla dostupná — toto opatření má rejstříkový orgán k dispozici od začátku roku 2023.

Pravomoci kontaktní osoby

Kontaktní osoba jedná jako zástupce společnosti v přísně omezeném rozsahu a její údaje jsou uvedeny na registrační kartě společnosti. Tato role je pasivní: kontaktní osoba je oprávněna pouze přijímat úřední dokumenty adresované společnosti a nemá právo jejím jménem činit žádné právně významné úkony.

Důležité je, že doručení jakéhokoli oznámení nebo dokumentu kontaktní osobě je z právního hlediska rovnocenné doručení členům správní rady nebo jednatelům společnosti. Po jmenování se údaje kontaktní osoby stanou součástí oficiálních kontaktních údajů společnosti a adresa kontaktní osoby se stane oficiální adresou společnosti řízené ze zahraničí.

Kdo může působit jako kontaktní osoba?

Zákon omezuje okruh osob, které mohou působit jako kontaktní osoba, a přiznává toto právo pouze odborníkům, kteří již musí splňovat vysoké požadavky na kvalifikaci a náležitou péči. Podle platných právních předpisů mohou tuto funkci vykonávat:

• Notáři a notářské kanceláře.
• Advokáti a advokátní kanceláře.
• Přísežní auditoři a daňoví zástupci nerezidentů.
• Licencovaní poskytovatelé svěřenských a podnikových služeb (TCSP) — například Eesti Firma.

Naše přednosti

Již více než deset let podporujeme estonské i mezinárodní společnosti prostřednictvím strukturovaných podnikových řešení a řešení pro dodržování předpisů, včetně služeb sídla společnosti a virtuální kanceláře. Náš tým pomáhal se zakládáním společností v Estonsku a s průběžnou správou více než 5 000 subjektů pro místní i zahraniční podnikatele z mnoha odvětví.

Jednáme v souladu s estonskými požadavky AML a regulatorními požadavky na společnosti, které se vztahují na licencované TCSP, a zajišťujeme tak stabilitu, právní jistotu a předvídatelnou administrativní podporu společnostem udržujícím přítomnost v Estonsku.

Jak probíhá jmenování kontaktní osoby: krok za krokem

Zřízení služby je rychlé a probíhá zcela na dálku. Po aktivaci vše funguje na pozadí. Takto probíhá celý proces od zahájení až po průběžné využívání:

1. 1

   Potvrdíme rozsah a podepíšeme smlouvu

   Dohodneme se na službě a připravíme smlouvu o kontaktní osobě.

2. 2

   Zapíšeme se do obchodního rejstříku

   jako kontaktní osoba vaší společnosti — ať už zakládáte novou OÜ, nebo aktualizujete údaje stávající společnosti.

3. 3

   Úřední dokumenty přicházejí naším prostřednictvím

   Dopisy z obchodního rejstříku, daňového a celního úřadu a dalších orgánů přijímáme v Tallinnu.

4. 4

   Upozorníme vás a dokumenty přepošleme

   Příchozí korespondenci digitalizujeme a zašleme vám ji, přičemž originál uschováme nebo na vyžádání odešleme kurýrem.

5. 

   Společnost řídíte odkudkoli

   Vaše estonská OÜ dodržuje právní předpisy a zůstává dostupná, zatímco vy vše provozujete výhradně online.