Elektronické faktury (e-faktury) mohou znít technicky, ale jejich princip je jednoduchý. Namísto tisku faktury nebo zasílání PDF e-mailem odešle váš fakturační software doklad přímo do účetního programu zákazníka, kde se automaticky zaúčtuje. Žádné přepisování, ztracené přílohy ani chyby při ručním zadávání.
V Estonsku se bezpapírová fakturace rychle stává normou a mnoho společností má nyní zákonné právo ji vyžadovat. Tento průvodce srozumitelně vysvětluje pravidla: co se považuje za e-fakturu, kdo ji může požadovat a co by měla vaše estonská společnost udělat, aby byla připravena.
Eesti Firma OÜ je licencovaný estonský poskytovatel korporátních služeb, který nabízí účetní služby v Estonsku. Naši účetní zavedou vyhovující digitální fakturaci pro společnosti všech velikostí — od volby vhodného softwaru až po správné nastavení fakturačních podmínek ve smlouvách.
Co je e-faktura?
E-faktura (e-arve estonsky) je malý datový soubor — obvykle XML — který čtou stroje místo lidí. Váš program ho vytvoří, doručovací síť jej přenese a účetní program zákazníka jej převezme a automaticky zaúčtuje. Na obrazovce se stále může zobrazovat ve známém rozvržení, ale rozhodující je strukturovaný soubor v pozadí.
PDF není e-faktura
Faktura zaslaná jako příloha PDF je elektronický dokument, ale není e-fakturou. Účetní software ji neumí automaticky zaúčtovat — někdo musí údaje stále přepsat. Za e-fakturu se považuje pouze strukturovaný, strojově čitelný soubor.
Jak si software různých dodavatelů rozumí se stejným souborem? Díky společnému standardu. V Estonsku je výchozím standardem evropský standard elektronické fakturace EN 16931: faktura, která jej dodržuje, se považuje za správně formátovanou. Strany se mohou dohodnout i na jiném formátu — například na starším estonském standardu XML — a je to zcela zákonné.
Kdo může v Estonsku požadovat elektronické faktury?
Pravidla elektronické fakturace jsou v zákoně o účetnictví (Raamatupidamise seadus). Obsah každé faktury — částky, data, registrační čísla — upravuje zákon o DPH (Käibemaksuseadus). Základní pravidlo je stručné: volí kupující. Společnost registrovaná v e-Business Register jako příjemce e-faktur může od svých dodavatelů vyžadovat strojově čitelné faktury — a pokud je takto označen váš zákazník, musíte je umět doručit.
Od povinnosti pro veřejný sektor k volbě kupujícího
E-fakturace vstoupila do estonského práva prostřednictvím veřejného sektoru: od 1. července 2019 musel každý, kdo fakturoval státnímu nebo obecnímu orgánu, zaslat e-fakturu. Od 1. července 2025 se tento princip obrátil. Plošná povinnost zanikla a každý registrovaný příjemce — veřejný i soukromý — má místo ní právo požadovat digitální faktury. Pro vládní orgány se v praxi změnilo jen málo — všechny jsou stejně registrovány jako příjemci; skutečnou novinkou je běžný obchod mezi podniky, kde byla strukturovaná fakturace dříve čistě dobrovolná.
Volí kupující
E-fakturace není v Estonsku povinná pro všechny. Pokud je však váš zákazník registrován jako příjemce e-faktur, standardně mu fakturujete elektronicky — ledaže jste se oba dohodli na jiném formátu.
Registrace jako příjemce e-faktur
Označení příjemce funguje jako veřejná informace v záznamu vaší společnosti v e-Business Register: „zde přijímáme strojově čitelné faktury“. Můžete je přidat sami nebo to za vás na základě smlouvy o službách provede váš provozovatel e-fakturace. Jakmile je označení viditelné, dodavatelé by vám měli standardně fakturovat elektronicky. Prodávající, který to nemůže — nebo nechce — splnit, by se měl s kupujícím předem dohodnout na formátu, ideálně ve smlouvě.
Označení již má více než 15 000 estonských společností a jejich počet stále roste. Doručování probíhá decentralizovanou sítí provozovatelů — Finbite, Telema, Unifiedpost, Billberry a bezplatným státním prostředím e-arveldaja — kteří jsou vzájemně propojeni i s mezinárodní sítí Peppol, takže faktury plynule přecházejí mezi různými systémy.
| Právní základ | Zákon o účetnictví (Raamatupidamise seadus) |
|---|---|
| Základní pravidlo | Volí kupující — registrovaní příjemci mohou požadovat strukturované faktury |
| Rozsah | Fakturace veřejnému sektoru a mezi podniky; bez povinnosti pro B2C |
| Výchozí standard | Evropský standard elektronické fakturace EN 16931 |
| Jiné formáty | Povoleny po vzájemné dohodě, včetně estonského standardu XML |
| Registrace | e-Business Register — přímo společností nebo prostřednictvím provozovatele |
Co pravidla znamenají pro vaši estonskou společnost
Pokud prodáváte: ujistěte se, že váš fakturační software nebo účetní umí vytvářet a odesílat e-faktury. Když o ně registrovaný příjemce požádá, musíte je doručit — proto si formát nastavte jednou ve smluvních šablonách, namísto vyjednávání o každé faktuře.
Pokud nakupujete: registrace jako příjemce je dobrovolná, ale představuje nejsnazší cestu k automatizaci faktur. Přijaté faktury se dostanou přímo do účetního systému, chyby při přepisování zmizí a schvalování i platby se zrychlí. Čím více dodavatelských faktur dostáváte, tím více ušetříte.
Pokud jste e-rezident: pravidla jsou zcela stejná. Společnost registrovaná v Estonsku se řídí estonským právem bez ohledu na to, kde žijete, proto ověřte, že váš fakturační nástroj — nebo účetní — zvládne elektronické faktury vždy, když je estonský partner vyžaduje.
Další vývoj: povinnost B2B a ViDA
Současný model „volí kupující“ je obecně považován za mezikrok. Ministerstvo financí navrhlo zavést povinnou elektronickou fakturaci pro všechny tuzemské transakce mezi podniky registrovanými k DPH a zrušit limit, pod nímž se jednotlivé transakce nemusí oznamovat. Jde o návrhy, nikoli o právo: vyžadovaly by změny zákona o DPH a dosud nebyly přijaty, proto termíny uváděné v tisku berte jako předběžné.
Evropská unie stanovila jistější milník. V rámci balíčku DPH v digitálním věku (ViDA) budou strukturované e-faktury a digitální vykazování povinné pro přeshraniční transakce mezi podniky v EU od 1. července 2030. Směr je jasný — společnosti, které přejdou dobrovolně již nyní, nebudou muset později nic znovu budovat.
Příprava na digitální fakturaci
Nepotřebujete projektový tým — stačí čtyři praktické kroky. Ověřte, že váš software nebo provozovatel umí odesílat a přijímat faktury ve standardu EN 16931. Zapište formát fakturace do smluvních šablon. Rozhodněte, zda se vám označení příjemce vyplatí při nákupu. A pokud máte účetnictví externě, jednoduše požádejte účetního o potvrzení, že je vše připraveno.
