Elektroonilised arved (e-arved) võivad kõlada tehniliselt, kuid nende põhimõte on lihtne. Arve printimise või PDF-i e-postiga saatmise asemel saadab teie arveldustarkvara arve otse kliendi raamatupidamisprogrammi, kus see registreeritakse automaatselt. Ei mingit käsitsi sisestamist, kadunud manuseid ega vigu.
Eestis on paberivaba arveldamine kiiresti muutumas tavapäraseks ning paljudel ettevõtetel on nüüd seaduslik õigus seda nõuda. See juhend selgitab lihtsas keeles, mis on e-arve, kes võib seda nõuda ja mida teie Eesti ettevõte peaks valmisolekuks tegema.
Eesti Firma OÜ on litsentseeritud Eesti äriteenuste osutaja, kes pakub raamatupidamisteenuseid Eestis. Meie raamatupidajad aitavad igas suuruses ettevõtetel kasutusele võtta nõuetele vastava digitaalse arveldamise — alates sobiva tarkvara valimisest kuni lepingute arveldustingimuste korrastamiseni.
Mis on e-arve?
E-arve on väike andmefail — tavaliselt XML-vormingus — mida loevad inimeste asemel masinad. Teie programm koostab selle, edastusvõrk saadab selle edasi ning kliendi raamatupidamisprogramm võtab selle vastu ja registreerib automaatselt. Seda saab endiselt kuvada ekraanil tuttava kujundusega, kuid toimiv versioon on selle aluseks olev struktureeritud fail.
PDF ei ole e-arve
PDF-manusena saadetud arve on elektrooniline dokument, kuid mitte e-arve. Raamatupidamistarkvara ei saa seda automaatselt registreerida — keegi peab numbrid siiski käsitsi sisestama. E-arvena kvalifitseerub ainult struktureeritud, masinloetav fail.
Kuidas mõistavad eri tarnijate tarkvarad sama faili? Ühise standardi abil. Eestis on vaikestandard Euroopa e-arveldamise standard EN 16931: sellele vastavat arvet eeldatakse olevat korrektselt vormistatud. Pooled võivad kokku leppida ka teises vormingus — näiteks vanemas Eesti XML-standardis — ning ka see on täiesti seaduslik.
Kes võib Eestis e-arvet nõuda?
E-arveldamise reeglid tulenevad raamatupidamise seadusest (Raamatupidamise seadus). Iga arve kohustuslikud andmed — summad, kuupäevad ja registrinumbrid — tulenevad käibemaksuseadusest (Käibemaksuseadus). Põhireegel on lühike: ostja otsustab. E-äriregistris e-arve vastuvõtjana registreeritud ettevõte võib nõuda oma tarnijatelt masinloetavaid arveid — ja kui teie klient on selliselt märgitud, peate suutma need edastada.
Avaliku sektori kohustusest ostja valikuni
E-arveldamine jõudis Eesti õigusesse avaliku sektori kaudu: alates 1. juulist 2019 pidid kõik riigi- või kohaliku omavalitsuse asutusele arve esitavad isikud saatma e-arve. Alates 1. juulist 2025 on loogika vastupidine. Üldine kohustus on kadunud ning selle asemel on igal registreeritud vastuvõtjal — nii avalikus kui ka erasektoris — õigus nõuda digitaalseid arveid. Riigiasutuste jaoks muutus praktikas vähe, sest need on niigi vastuvõtjatena registreeritud; tegelik uuendus puudutab tavapärast ettevõtetevahelist kaubandust, kus struktureeritud arveldamine oli varem täiesti vabatahtlik.
Otsuse teeb ostja
E-arveldamine ei ole Eestis kõigile kohustuslik. Kui teie klient on registreeritud e-arve vastuvõtjaks, tuleb talle vaikimisi esitada e-arve — välja arvatud juhul, kui olete omavahel kokku leppinud teises vormingus.
E-arve vastuvõtjaks registreerimine
Vastuvõtja märge toimib nagu avalik teade teie ettevõtte e-äriregistri kandes: „siia võtame vastu masinloetavaid arveid”. Saate selle lisada ise või teeb seda teie e-arve operaator teenuslepingu alusel. Kui märge on nähtav, eeldatakse, et tarnijad esitavad teile vaikimisi e-arveid. Müüja, kes ei saa või ei soovi seda täita, peaks vormingus ostjaga eelnevalt kokku leppima, eelistatavalt lepingus.
Rohkem kui 15 000 Eesti ettevõttel on see märge juba olemas ning arv kasvab. Edastus toimub detsentraliseeritud operaatorite võrgustiku kaudu — Finbite, Telema, Unifiedpost, Billberry ja riigi tasuta e-arveldaja keskkond — mis on ühendatud nii omavahel kui ka rahvusvahelise Peppoli võrgustikuga. Nii liiguvad arved eri süsteemide vahel sujuvalt.
| Õiguslik alus | Raamatupidamise seadus |
|---|---|
| Põhireegel | Ostja otsustab — registreeritud vastuvõtjad võivad nõuda struktureeritud arveid |
| Kohaldamisala | Avaliku sektori ja ettevõtetevaheline arveldamine; B2C kohustust ei ole |
| Vaikestandard | Euroopa e-arveldamise standard EN 16931 |
| Muud vormingud | Lubatud poolte kokkuleppel, sh Eesti XML-standard |
| Registreerimine | E-äriregister — ettevõtte enda või operaatori kaudu |
Mida reeglid teie Eesti ettevõttele tähendavad
Kui müüte: veenduge, et teie arveldustarkvara või raamatupidaja suudab e-arveid koostada ja saata. Registreeritud vastuvõtja nõudmisel peate need edastama — seega määrake vorming lepingumallides üks kord, selle asemel et pidada läbirääkimisi iga arve üle.
Kui ostate: vastuvõtjaks registreerimine on vabatahtlik, kuid see on lihtsaim tee arvete automatiseerimiseni. Ostuarved jõuavad otse teie raamatupidamissüsteemi, sisestusvead kaovad ning kinnitamine ja maksmine kiirenevad. Mida rohkem tarnijaarveid saate, seda rohkem see säästab.
Kui olete e-resident: reeglid on täpselt samad. Eestis registreeritud ettevõttele kohaldub Eesti õigus olenemata teie elukohast, seega kontrollige, et teie arveldustööriist või raamatupidaja suudaks e-arveid töödelda alati, kui Eesti partner neid nõuab.
Edasine suund: B2B kohustus ja ViDA
Praegust „ostja otsustab” mudelit peetakse laialdaselt vaheetapiks. Rahandusministeerium on teinud ettepaneku muuta e-arveldamine kohustuslikuks kõigis riigisisestes tehingutes käibemaksukohustuslaste vahel ning kaotada piirmäär, millest väiksemaid üksiktehinguid ei pea deklareerima. Need on ettepanekud, mitte õigusnormid: need eeldavad käibemaksuseaduse muutmist ning neid ei ole vastu võetud, seega käsitlege ajakirjanduses toodud kuupäevi esialgsetena.
Euroopa Liit on seadnud kindlama tähtaja. Digiajastu käibemaksu paketi (ViDA) kohaselt muutuvad struktureeritud e-arved ja digitaalne aruandlus ELi-siseste piiriüleste ettevõtetevaheliste tehingute puhul kohustuslikuks alates 1. juulist 2030. Suund on selge — ettevõtetel, kes lähevad vabatahtlikult üle juba praegu, ei ole hiljem vaja midagi ümber ehitada.
Digitaalseks arveldamiseks valmistumine
Teil ei ole vaja projektitiimi — piisab neljast praktilisest sammust. Kontrollige, et teie tarkvara või operaator saab arveid saata ja vastu võtta standardis EN 16931. Kirjutage arvevorming lepingumallidesse. Otsustage, kas vastuvõtja märge tasuks end ostude poolel ära. Kui teie raamatupidamine on sisse ostetud, paluge lihtsalt raamatupidajal kinnitada, et kõik on korras.
