Sådan ansætter du din første medarbejder i Estland: kontrakt, ansættelsesregister og første lønkørsel

Indtil nu har din virksomhed sandsynligvis kun betalt én person: dig som medlem af direktionen (juhatus). Den første medarbejder ændrer dette. At betale dig selv et direktionshonorar kræver kun lidt mere end en beslutning fra selskabsdeltagerne. En løn medfører arbejdsret: en skriftlig kontrakt, en mindsteløn, betalt ferie og et ansættelsesregister, der skal kende personen før vedkommendes første arbejdstime. Intet af det er svært, og alt foregår online; det afgørende er rækkefølgen. Denne vejledning gennemgår trin for trin, hvordan du ansætter din første medarbejder i Estland, hvis du som stifter aldrig før har været arbejdsgiver her. Den dækker en medarbejder, der arbejder i Estland.

Hvem betragtes som medarbejder

Reglerne nedenfor gælder for en person, der arbejder for din virksomhed under dens ledelse, på faste tidspunkter og med dens værktøjer. Det er en medarbejder, uanset hvad kontrakten kaldes. En specialist, der leverer et defineret resultat på sin egen måde og på egen risiko, er en kontrahent med en tjenesteydelseskontrakt. En kontrahent har ingen mindsteløn eller betalt ferie, selv om virksomheden stadig betaler lønskatter af honoraret, hvis kontrahenten er en privatperson. En person, der leder virksomheden, er et direktionsmedlem og aflønnes efter en aftale for direktionsmedlemmer frem for en ansættelseskontrakt.

To fejl går igen. Den første er at betale en faktisk medarbejder via fakturaer eller gennem vedkommendes eget selskab for at spare socialskat; Skatte- og Toldstyrelsen omklassificerer sådanne ordninger, og vores vejledning om skjulte ansættelsesforhold forklarer de kriterier, domstolene anvender. Den anden er at placere stifterens egen aflønning på en ansættelseskontrakt. Kun arbejde, der klart er adskilt fra ledelse, for eksempel som udvikler af virksomhedens produkt, kan være på en ansættelseskontrakt ved siden af direktionsrollen.

Ansæt en medarbejder i Estland trin for trin

Estland har ingen særskilt arbejdsgiverregistrering. Din virksomhed bliver arbejdsgiver i det øjeblik, den foretager sin første registrering i ansættelsesregistret og indsender sin første lønindberetning. Trinene nedenfor står i den rækkefølge, du har brug for dem.

1. Indsaml medarbejderens oplysninger. Du skal bruge fulde navn, estisk personidentifikationsnummer (isikukood, det 11-cifrede nummer, som alle indbyggere har), hjemmeadresse og bankkonto. En udlænding uden personnummer ansøger om et hos Politi- og Grænsevagtsstyrelsen eller et lokalt myndighedskontor.
2. Underskriv den skriftlige ansættelseskontrakt. Employment Contracts Act kræver en skriftlig kontrakt; den eneste undtagelse er et job, der varer højst to uger. Den kan underskrives digitalt eller på papir, på et hvilket som helst sprog, I begge forstår, og virksomheden opbevarer den i ti år efter dens ophør. Hvad den skal indeholde, er angivet i næste afsnit.
3. Registrer medarbejderen i ansættelsesregistret, før arbejdet starter. Dette er det trin, stiftere oftest tager fejl af, og det, der kan udløse en bøde. Registreringen foretages i e-MTA, Skatte- og Toldstyrelsens selvbetjeningsportal, og registret har sit eget afsnit nedenfor.
4. Modtag ansøgningen om skattefrit indkomstbeløb. Arbejdsgiveren må kun fradrage det månedlige grundfradrag på 700 € før tilbageholdelse af indkomstskat, hvis medarbejderen har indgivet en skriftlig ansøgning. Uden den tilbageholdes indkomstskat af hele lønnen.
5. Få sikkerhedsdokumentationen på plads. Enhver arbejdsgiver med mindst én medarbejder skal have en risikovurdering af arbejdsmiljøet registreret i Arbejdstilsynets selvbetjeningssystem og skal instruere medarbejderen i sikkerhed, før arbejdet starter. Hvis vurderingen viser risikofaktorer, og regelmæssigt skærmarbejde tæller med, skal medarbejderen også til lægeundersøgelse inden for fire måneder fra startdatoen. For et kontorjob er dette en kort øvelse.
6. Kør den første løn. Udbetal lønnen mindst én gang om måneden på den dag, der er angivet i kontrakten, med tilbageholdelse af indkomstskat, arbejdsløshedsforsikring og, hvis medarbejderen har tilsluttet sig den opsparingsbaserede pension, pensionsbidraget. Senest den 10. i den følgende måned indsender virksomheden TSD, den månedlige indberetning, der dækker alle lønskatter, og betaler dem til Skatte- og Toldstyrelsen.

Hvad ansættelseskontrakten skal angive

Employment Contracts Act (töölepingu seadus, TLS) angiver de oplysninger, som enhver skriftlig ansættelseskontrakt skal indeholde. Den angiver parterne, startdatoen, jobbet og dets titel samt arbejdsstedet. Den angiver bruttolønnen med løndagen og betalingsmetoden, arbejdstiden, varigheden af den årlige ferie og prøvetiden samt opsigelsesvarslerne for at afslutte kontrakten.

Der er nogle standardregler, som er værd at kende, før du udfylder disse felter. Fuldtidsarbejde er 40 timer om ugen, og den årlige ferie er mindst 28 kalenderdage. Loven forudsætter en prøvetid på fire måneder, medmindre I aftaler en kortere periode eller slet ingen, og i prøvetiden kan begge parter opsige kontrakten med 15 kalenderdages varsel. Lønnen aftales brutto og må ikke være lavere end den nationale mindsteløn for fuldtidsarbejde, som regeringen fastsætter ved bekendtgørelse, og som er 946 € om måneden.

Registrering af medarbejderen i ansættelsesregistret (TÖR)

Ansættelsesregistret (töötamise register, TÖR) er en database, som Tax and Customs Board fører, og hvori alle arbejdsgivere registrerer, hvem der arbejder for dem, på hvilket grundlag og fra hvilken dato. Registreringen er det, staten bruger til at fastlægge medarbejderens rettigheder til sygeforsikring, arbejdsløshedsforsikring og pension. Derfor kræver loven, at den er på plads før arbejdet begynder og ikke efter første lønningsdag. I henhold til Taxation Act skal ansættelse registreres senest på det tidspunkt, medarbejderen begynder at arbejde. En virksomhed, der undlader dette eller gør det for sent, risikerer en bøde på op til 3.200 €.

For en ansættelseskontrakt beder registret om seks ting: medarbejderens personnummer, ansættelsestypen, startdatoen, stillingsbetegnelsen, adressen, hvor arbejdet udføres, og arbejdstidsprocenten (1,0 for fuldtid, 0,5 for en halv stilling osv.). Et direktionsmedlem logger ind på e-MTA med et estisk ID-kort, e-Residency-kort, Mobile-ID eller Smart-ID og indtaster enten oplysningerne eller giver en revisor ret til at gøre det; vores revisorer foretager registreringerne for kunder som en del af lønadministrationen. Portalen har en engelsk brugerflade, registreringen tager få minutter og kan foretages på forhånd med en fremtidig startdato. Hvis ingen kan få adgang til portalen i tide, er en forenklet registrering pr. telefon eller SMS tilladt, og den skal færdiggøres i e-MTA inden for syv dage.

Registreringen starter også medarbejderens offentlige sygeforsikring. For en person, der ikke allerede er forsikret, begynder dækningen, når en ventetid på 14 dage fra startdatoen i registret er gået, og den fortsætter i to måneder efter slutdatoen, der indtastes ved ophør.

Hvad din første medarbejder koster

Lønnen i kontrakten er hverken det, medarbejderen modtager, eller det, virksomheden betaler. Ud over bruttolønnen betaler virksomheden 33 % socialskat og 0,8 % arbejdsløshedsforsikring, så arbejdsgiverens omkostning er bruttolønnen ganget med 1,338. Fra bruttolønnen tilbageholdes 22 % indkomstskat efter grundfradraget på 700 €, 1,6 % arbejdsløshedsforsikring og medarbejderens opsparingsbaserede pensionsbidrag på 2 %, 4 % eller 6 %.

Én regel omfatter deltidsansættelser. Socialskat opkræves af mindst et månedligt grundlag fastsat af staten på 886 €, så virksomheden betaler mindst 292,38 € om måneden i socialskat for hver medarbejder, selv når lønnen er lavere. Pensionister, studerende og nogle få andre grupper er fritaget for denne bundgrænse. Den fulde beregning og den månedlige TSD-cyklus findes i vores vejledning om lønskatter i Estland.

Ansættelse af en udenlandsk medarbejder i Estland

Estisk arbejdsret gælder for en udenlandsk medarbejder, der arbejder i Estland, på præcis samme måde som for en estisk medarbejder, så kontrakten, ansættelsesregistret og skatterne er de samme. Det, der er anderledes, er retten til at arbejde, og den afhænger af medarbejderens statsborgerskab.

Kortvarig ansættelse kan registreres i op til 365 dage inden for en periode på 455 dage; alt længere kræver en opholdstilladelse, hvortil arbejdsgiveren normalt først indhenter samtykke fra Unemployment Insurance Fund. Police and Border Guard Board offentliggør betingelserne for begge procedurer. En medarbejder, der arbejder for din virksomhed fra et andet land, er en anden situation. Vedkommendes løn beskattes dér, hvor arbejdet udføres, og vores guide til betaling af fjernmedarbejdere i udlandet forklarer, hvad det betyder for virksomheden.

Ansæt din første medarbejder med Eesti Firma

Den første ansættelse er dér, hvor mange stiftere holder op med selv at føre regnskab: lønadministration tilføjer en månedlig frist og et register, der skal være korrekt før første dag. Vores revisorer registrerer medarbejderen i ansættelsesregistret, opsætter fradragene, beregner nettolønnen og arbejdsgiverens omkostning hver måned og indsender TSD. Vores juridiske team udarbejder ansættelseskontrakten på engelsk og estisk, hvor det er nødvendigt, og håndterer registrering af kortvarig ansættelse ved ansættelse uden for EU.

Send en forespørgsel

Ofte stillede spørgsmål