Selskabsdokumenter for estiske virksomheder

Bestil registerudskrifter og bekræftede kopier til din OÜ

Handelsregistret bestemmer, hvad de indeholder; modtagerlandet bestemmer, hvordan de skal bekræftes.

Eesti Firma udarbejder selskabsdokumenter til estiske virksomheder — den lovpligtige dokumentation og registreringsdokumentation, der giver dig mulighed for at repræsentere din virksomhed troværdigt internationalt. Vi håndterer også virksomhedsregistrering i Estland og salg af færdigregistrerede estiske virksomheder,så vi ved præcist, hvilke selskabsdokumenter de enkelte modparter typisk efterspørger. Nedenfor finder du den komplette liste over estiske selskabsdokumenter, som vi kan indhente, hvad de hver især koster, og hvornår en apostille er nødvendig.

Bestil selskabsdokumenter

Bekræftede selskabsdokumenter til din estiske virksomhed

Hvem er dette til?

Ejere og direktører i estiske virksomheder, som har brug for dokumentation for virksomheden i udlandet — ved åbning af en udenlandsk bank- eller betalingskonto, registrering af en filial eller et datterselskab, deltagelse i et udbud, indgåelse af aftale med en ny modpart eller gennemførelse af Due Diligence- og AML/CFT-onboardingkontroller.

• Registerudskrifter og lovpligtige dokumenter indhentet direkte fra det estiske Handelsregister

• Oversættelse til engelsk inkluderet i prisen på hvert dokument

• Apostille arrangeret til brug i mere end 120 stater, der er parter i Haagkonventionen

• Skatte- og momsattester indhentet fra det estiske skatte- og toldvæsen

• Kurérlevering til hele verden, både til destinationer i og uden for EU

• Standardklargøring på 1 til 3 arbejdsdage for de fleste dokumenter

Estiske selskabsdokumenter: vigtige fakta

En kort oversigt til ejere, direktører og compliance-teams.

Hvad er selskabsdokumenter, og hvorfor er de vigtige?

Selskabsdokumenter er de officielle dokumenter, der beviser en estisk virksomheds juridiske eksistens, ejerskab og ledelse. De bekræfter, hvornår virksomheden blev registreret, dens registerkode og registrerede adresse, hvem dens aktionærer og reelle ejere er, og hvem der har bemyndigelse til at underskrive på dens vegne. Enhver seriøs modpart — en bank, et betalingsinstitut, en indkøbsmyndighed eller en udenlandsk skattemyndighed — verificerer disse oplysninger ud fra dokumenter frem for virksomhedens egne udsagn om sig selv.

Kravet er blevet skærpet i løbet af det seneste årti. Regler om bekæmpelse af hvidvask, Due Diligence-procedurer og standarder for grænseoverskridende gennemsigtighed har gjort dokumentation til et rutinemæssigt krav for enhver virksomhed, der handler internationalt. Dokumentationen skal også være aktuel, korrekt udstedt og formelt anerkendt i modtagerlandet: Et dokument, der er seks måneder gammelt, ikke oversat eller ikke bekræftet, bliver rutinemæssigt afvist.

Estiske selskabsdokumenter: hvad du kan bestille, og hvad det koster

Nedenfor findes hele udvalget af selskabsdokumenter, som en estisk virksomhed normalt bliver bedt om at fremlægge i udlandet. Alle dokumenter leveres som standard med en engelsk oversættelse, og prisen er fast pr. dokument uden ubegrænset timeafregning.

• Registerkort: En udskrift fra det estiske Handelsregister og virksomhedens centrale identitetsdokument — navn, registerkode, registreringsdato, registreret adresse, selskabskapital, bestyrelsesmedlemmer og nuværende status.
• Vedtægter: Regler om selskabskapital, beslutningstærskler og tegningsrettigheder.
• Stiftelsesoverenskomst: Stiftelsesdokumentet. Dets form varierer, alt efter om virksomheden blev stiftet online eller via en notar, og derfor prissættes de to separat.
• Beslutning om udnævnelse af en direktør: Hvem der har bestyrelsesbemyndigelse, og fra hvilken dato — et standardkrav ved onboarding i en bank.
• Liste over reelle ejere (UBO): De personer, der står bag ejerstrukturen, som registreret i Handelsregistret.
• Årsrapport: De indleverede årsregnskaber, der bruges til at dokumentere den økonomiske situation over for långivere, investorer og indkøbsmyndigheder.
• Skattehjemsteds- og momsattester: Udstedt af det estiske skatte- og toldvæsen med henblik på lempelse efter dobbeltbeskatningsoverenskomster og verificering af moms.
• Certificate of Incumbency og Certificate of Good Standing: Underskrevet og stemplet af Eesti Firma til modparter, der forventer disse formater.

Hvornår har du brug for bekræftede selskabsdokumenter?

Estiske selskabsdokumenter efterspørges normalt i nogle få tilbagevendende situationer:

• Åbning af en bank- eller betalingskonto i udlandet — banker og elektroniske pengeinstitutter anmoder om en nylig registerudskrift, vedtægter og UBO-oplysninger som en del af onboardingen.
• Registrering af en filial eller et datterselskab i et andet land, hvor det udenlandske register kræver bekræftet dokumentation for moderselskabet.
• Offentlige udbud og indkøb,som typisk kræver dokumentation for juridisk eksistens, god status og indleverede årsregnskaber.
• Due Diligence- og AML/CFT-onboarding hos en ny kunde, leverandør, investor eller platform.
• Anmodning om lempelse efter en dobbeltbeskatningsoverenskomst,hvor en udenlandsk betaler eller skattemyndighed kræver en skattehjemstedsattest, før en reduceret kildeskattesats kan anvendes.
• Retslige, notarielle og kontraktlige procedurer i udlandet,hvor underskriverens bemyndigelse skal dokumenteres formelt.

I hvert af disse tilfælde bør du stille modtageren to spørgsmål, før du bestiller: Hvor nyt skal dokumentet være, og skal det have en apostille? Korrekte svar på disse to spørgsmål forhindrer næsten alle genbestillinger.

Hvilke selskabsdokumenter er officielle, og hvilke er ikke?

Ikke alle estiske selskabsdokumenter, der kaldes en »attest«, har samme vægt. Estisk lov anerkender visse dokumenter som offentlige dokumenter udstedt af en statslig myndighed; andre er private bekræftelser udstedt af en tjenesteudbyder. Begge er nyttige, men kun den første kategori kan forsynes med apostille.

Tre kategorier af estiske selskabsdokumenter

Hvem udsteder hvad, og hvad accepteres hver kategori til?

Skal dine selskabsdokumenter have en apostille?

Et dokument, der er gyldigt i Estland, er ikke automatisk gyldigt i udlandet. For at blive anerkendt i et andet land skal det normalt have en apostille — en standardattest, der bekræfter, at den udstedende embedsmands underskrift, stempel og bemyndigelse er ægte. Den siger intet om selve dokumentets indhold.

Estland tiltrådte Haagerkonventionen af 1961 om apostille med virkning fra den 30. september 2001, og derfor anerkendes attesten i mere end 120 stater. I Estland udstedes den af notarer og ikke af et ministerium, og den findes både på papir og elektronisk. Kontrollér, hvilken version den modtagende myndighed accepterer, før du bestiller.

En praktisk detalje: Kun offentlige dokumenter kan få en apostille. En udskrift fra det estiske Handelsregister skal derfor først notarbekræftes, og dette trin er inkluderet, når du bestiller selskabsdokumenter med apostille hos os.

Har du brug for hele apostilleproceduren?

Denne side beskriver apostille som ét trin i klargøringen af selskabsdokumenter. Du kan læse vores særskilte vejledning om apostille i Estlandfor at få oplysninger om selve proceduren — hvilke dokumenter der er berettigede, hvordan notarprocessen fungerer, tidsfrister, muligheder for e-apostille, og hvad du skal gøre, når bestemmelseslandet ikke er omfattet af konventionen.

Hvorfor vælge Eesti Firma?

Siden 2016 har vi hjulpet estiske og internationale virksomheder med strukturerede selskabs- og compliance-løsninger, herunder virksomhedsregistrering i Estland og salg af færdigregistrerede estiske virksomheder.Udarbejdelse af selskabsdokumenter er en del af det daglige arbejde på vores kontor i Tallinn, og derfor ved vi, hvad forskellige banker, registre og myndigheder rent faktisk accepterer.

Vi arbejder som en reguleret selskabstjenesteudbyder i henhold til Estlands regler om bekæmpelse af hvidvask og de selskabsstandarder, der gælder for licenserede TCSP'er, hvilket giver kunderne retssikkerhed og en forudsigelig administrativ proces.

Sådan bestiller du selskabsdokumenter fra Estland

Processen foregår helt digitalt og tager normalt nogle få arbejdsdage fra din første besked, til du har dokumenterne i hånden.

1. 1

   Fortæl os, hvad der kræves

   Send modpartens tjekliste, eller beskriv situationen. Vi bekræfter, hvilke estiske dokumenter der opfylder kravene, og om en apostille er nødvendig.

2. 2

   Du modtager et fast tilbud

   Vi oplister hvert dokument, prisen på apostille, hvor det er relevant, og leveringsmuligheden — alt sammen prissat på forhånd.

3. 3

   Vi indhenter og klargør alt

   Registerdokumenter, skatteattester og bekræftelser fra tjenesteudbydere indhentes og oversættes til engelsk inden for 1 til 3 arbejdsdage.

4. 4

   Notarbekræftelse og apostille

   Hvor modtagerlandet kræver det, arrangerer vi bekræftelse hos en notar og vedhæfter apostillen.

5. 

   Du modtager dokumentsættet

   Scannede kopier sendes via e-mail, og originalerne sendes med kurér til enhver adresse i eller uden for Den Europæiske Union.