Kontaktperson i Estland for ikke-hjemmehørende virksomheder

Kontaktperson i Estland: Modtagelse af officielle dokumenter på dine vegne

Derfor bør din virksomhed i Estland udpege en lokal kontaktperson: Forklaring af de vigtigste lovkrav

Siden 2018 har estiske virksomheder med registreret adresse i udlandet skullet udpege en lokal kontaktperson, der registreres i virksomhedsregistret og modtager officielle dokumenter og meddelelser. Efter reformen i 2023 er dette ikke længere strengt obligatorisk i alle tilfælde, men det anbefales fortsat kraftigt. Nedenfor forklarer vi, hvad servicen omfatter, hvornår den er nødvendig, hvad en kontaktperson må og ikke må gøre, hvem der kan fungere som kontaktperson, og hvad det koster.

• Registreret i virksomhedsregistret som din officielle kontaktperson

• Modtagelse af procesdokumenter og hensigtserklæringer

• En juridisk gyldig leveringsadresse for din virksomhed i Estland

• Leveres af en godkendt TCSP under tilsyn af FIU (FIU000144)

• Sikrer, at en fjernadministreret virksomhed overholder handelsloven fuldt ud

• Fast årligt gebyr uden skjulte omkostninger

Bestil kontaktpersonservice

Kontaktperson i Estland: Vigtige fakta

En kort oversigt til ikke-hjemmehørende direktører og e-residents.

Hvad er en kontaktperson i Estland?

Kontaktpersonordningen blev indført, fordi estiske virksomheder kan have en registreret adresse i udlandet og ledes fuldstændigt på afstand, mens deres ledelsesorganer befinder sig i et andet land. Estland er blevet en populær jurisdiktion for ikke-hjemmehørende — blandt andet takket være landets e-Residency-program — og titusindvis af estiske virksomheder ejes nu af udlændinge og e-residents.

Kravet trådte første gang i kraft med ændringerne af handelsloven i 2018. Det blev senere præciseret i loven om handelsregistret af 1. februar 2023, som fastslog, at kun virksomheder, der er registreret i Estland med en udenlandsk adresse, er juridisk forpligtet til at udpege en kontaktperson. Den udpegede kontaktpersons adresse bliver den officielle estiske adresse, hvor virksomheden kan kontaktes.

Hvornår er en kontaktperson nødvendig?

Efter reformen af loven om handelsregistret den 1. februar 2023 er det ikke længere strengt obligatorisk at udpege en kontaktperson i alle tilfælde — men det anbefales fortsat kraftigt, når din virksomheds registrerede adresse er i udlandet, eksempelvis når en estisk OÜ ejes og ledes af ikke-hjemmehørende, hvis bestyrelse befinder sig uden for Estland. I praksis er en godkendt kontaktperson i Estland det, der sikrer, at en sådan virksomhed pålideligt kan kontaktes af myndigheder, domstole og modparter.

Hvis dit registrerede kontor allerede ligger i Estland — eksempelvis via en juridisk adressetjeneste i Tallinn — er en kontaktperson normalt ikke nødvendig, da virksomheden allerede kan kontaktes på en estisk adresse. Hvis virksomheden derimod beholder sin adresse i udlandet, indebærer det en reel risiko at undvære en kontaktperson: Officiel korrespondance kan ikke leveres pålideligt, og virksomhedsregistret kan registrere og offentliggøre en bemærkning om, at virksomheden ikke kan kontaktes på sin registrerede adresse — en foranstaltning, som registerføreren har haft mulighed for at anvende siden begyndelsen af 2023.

En kontaktpersons beføjelser

En kontaktperson fungerer som virksomhedens repræsentant med strengt begrænsede beføjelser, og vedkommendes oplysninger fremgår af virksomhedens registreringskort. Rollen er passiv: Kontaktpersonen har kun tilladelse til at modtage officielle dokumenter adresseret til virksomheden og har ingen ret til at foretage juridisk betydningsfulde handlinger på dens vegne.

Det er vigtigt, at leveringen af enhver meddelelse eller ethvert dokument til kontaktpersonen juridisk sidestilles med levering til virksomhedens bestyrelsesmedlemmer eller direktører. Når kontaktpersonen er udpeget, bliver vedkommendes oplysninger en del af virksomhedens officielle kontaktoplysninger, og kontaktpersonens adresse bliver den officielle adresse for den udenlandsk ledede virksomhed.

Hvem kan fungere som kontaktperson?

Loven begrænser, hvem der må fungere som kontaktperson, og giver kun denne ret til fagpersoner, som allerede er underlagt høje krav til kvalifikationer og due diligence. I henhold til gældende lovgivning kan følgende varetage rollen:

• Notarer og notarkontorer.
• Advokater og advokatkontorer.
• Statsautoriserede revisorer og skatterepræsentanter for ikke-hjemmehørende.
• Godkendte udbydere af trust- og virksomhedsservice (TCSP) — såsom Eesti Firma.

Vores styrker

I mere end ti år har vi hjulpet estiske og internationale virksomheder med strukturerede virksomheds- og compliance-løsninger, herunder tjenester til juridisk adresse og virtuelt kontor. Vores team har bistået med virksomhedsstiftelse i Estland og løbende administration af mere end 5.000 enheder for lokale og udenlandske iværksættere i en lang række brancher.

Vi handler i overensstemmelse med de estiske AML-krav og virksomhedsretlige krav, der gælder for godkendte TCSP'er, og sikrer dermed stabilitet, retssikkerhed og forudsigelig administrativ støtte til virksomheder med tilstedeværelse i Estland.

Sådan udpeges en kontaktperson: Trin for trin

Det er hurtigt og foregår fuldstændigt online at oprette servicen, og når den er aktiv, kører alt i baggrunden. Sådan fungerer det fra opstart til løbende brug:

1. 1

   Bekræft omfanget, og underskriv aftalen

   Vi aftaler servicen og udarbejder kontaktpersonaftalen.

2. 2

   Vi registreres i virksomhedsregistret

   som din virksomheds kontaktperson — uanset om du stifter en ny OÜ eller opdaterer en eksisterende virksomhed.

3. 3

   Officielle dokumenter ankommer på dine vegne

   Breve fra virksomhedsregistret, skatte- og toldmyndigheden samt andre myndigheder modtages i Tallinn.

4. 4

   Vi giver dig besked og videresender dokumenterne

   Indgående korrespondance digitaliseres og sendes til dig, mens originalen opbevares eller sendes med kurer efter anmodning.

5. 

   Du driver virksomheden hvor som helst fra

   Din estiske OÜ overholder reglerne og forbliver tilgængelig, mens du driver den fuldstændigt online.