Privatlivspolitik

Eesti Firma (juridisk navn: Eesti Firma OÜ, registreringskode 14164797, registreret adresse Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estland) driver webstedet eestifirma.ee og er dataansvarlig for de personoplysninger, der behandles via det. Vi er en autoriseret udbyder af trust- og virksomhedsserviceydelser (TCSP-licens FIU000144) under tilsyn af Estlands finansielle efterretningsenhed, og vi overholder nøje databeskyttelseslovgivningen, herunder Republikken Estlands lov om beskyttelse af personoplysninger og den generelle forordning om databeskyttelse (EU) 2016/679 (GDPR).

Denne privatlivspolitik forklarer i et klart sprog, hvilke personoplysninger vi indsamler, hvorfor vi indsamler dem, retsgrundlaget for hver anvendelse, hvor længe vi opbevarer dem, hvem vi deler dem med, og hvilke rettigheder du kan udøve. Ved at bruge webstedet eestifirma.ee bekræfter du, at du har læst og forstået den praksis for databehandling, der er beskrevet heri.

For at få en fuldstændig forståelse af vores virksomhed anbefaler vi også, at du gennemgår vores relaterede politikker og regler:

• Brugsvilkår
• AML-politik
• Principper for overholdelse af GDPR
• Cookiemeddelelse

Hvem vi er (dataansvarlig)

Den dataansvarlige for dine personoplysninger er Eesti Firma OÜ, registreringskode 14164797, registreret på Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estland. Du kan kontakte os på info@eestifirma.ee eller +372 641 7777. Vi har udpeget en databeskyttelsesrådgiver (DPO), hvis kontaktoplysninger fremgår af afsnittet “Kontaktoplysninger” nedenfor. DPO'en er dit centrale kontaktpunkt for alle spørgsmål om, hvordan dine oplysninger behandles.

Oplysninger, vi indsamler

Vi indsamler og behandler forskellige typer oplysninger under nøje overholdelse af principperne om dataminimering og lovlig dataindsamling. De primære kategorier af oplysninger, vi indsamler, omfatter:

• Personoplysninger: Oplysninger, som du giver os direkte, såsom dit navn, din e-mailadresse, dit telefonnummer og andre oplysninger, du indsender ved oprettelse af en konto, når du kontakter os eller bruger vores tjenester. I visse tilfælde (f.eks. for at overholde AML-krav) kan dette også omfatte identifikationsoplysninger såsom en kopi af et identitetsdokument og oplysninger om reelle ejere.
• Tekniske oplysninger: Oplysninger, der automatisk indsamles, når du besøger vores websted, herunder IP-adresse, browsertype, enhedsoplysninger, operativsystemversion og andre tekniske parametre. Disse oplysninger gør det muligt for os at sikre, at webstedet fungerer korrekt, er kompatibelt med forskellige enheder, og at brugeroplevelsen optimeres.
• Brugsdata: Oplysninger om din interaktion med webstedet. Vi registrerer, hvilke sider du besøger, hvor lang tid du bruger på hver side, hvordan du navigerer mellem afsnit, hvilke kilder der henviser dig til vores websted, og hvordan du interagerer med indholdet. Disse oplysninger er afgørende for at analysere brugeraktivitet og forbedre vores tjenester.
• Kommunikationsdata: Oplysninger i din korrespondance med os. Hvis du kontakter vores team via e-mail, feedbackformularer eller andre kanaler, opbevarer vi registreringer af denne kommunikation, herunder de angivne kontaktoplysninger og meddelelsernes indhold. Det gør det muligt for os at behandle dine henvendelser effektivt og forbedre servicekvaliteten.

Vi indsamler bevidst ikke oplysninger om personer under 18 år. Vores websted og tjenester er ikke beregnet til mindreårige. Hvis vi bliver opmærksomme på, at et barns personoplysninger er blevet indsamlet uden samtykke fra en forælder/værge, sletter vi straks disse oplysninger.

Sådan bruger vi dine oplysninger

Vi behandler kun personoplysninger på de lovlige grundlag, der er fastsat i GDPR: for at opfylde kontraktlige forpligtelser, overholde juridiske krav, forfølge vores legitime interesser eller på grundlag af dit samtykke. Vi anvender oplysninger etisk og kun til de formål, hvortil de blev indsamlet. De primære formål med behandlingen af dine oplysninger omfatter:

• Levering af tjenester: Vi bruger dine oplysninger til at levere vores tjenester og opfylde vores kontraktlige forpligtelser over for dig. Dette omfatter virksomhedsregistrering, juridisk bistand, regnskabsydelser og andre tjenester, vi tilbyder. Behandling af oplysninger til disse formål er nødvendig for at indgå eller opfylde en kontrakt med dig samt for at administrere løbende kundeforhold.
• Kommunikation med brugere: Dine kontaktoplysninger bruges til at besvare dine henvendelser, rådgive dig om tjenester og sende vigtige meddelelser og opdateringer. Med dit samtykke kan vi også sende nyhedsbreve eller tilbud, der er tilpasset dine præferencer. Du kan altid fravælge markedsføringsmeddelelser ved hjælp af afmeldingslinket i e-mailen eller ved at kontakte os direkte.
• Analyse og forbedring af tjenester: Vi analyserer besøgendes adfærd på vores websted for at forbedre dets funktionalitet og indhold. Brugsdata (i anonymiseret eller aggregeret form) hjælper os med at forstå målgruppens behov, optimere navigationen, gøre brugergrænsefladen mere brugervenlig og udvikle nye funktioner. En sådan behandling er baseret på vores legitime interesse i at forbedre tjenesterne, samtidig med at vi træffer foranstaltninger til at begrænse indgrebet i dit privatliv (f.eks. ved brug af aggregerede oplysninger).
• Overholdelse af lovgivningen: Vi kan behandle og opbevare bestemte oplysninger for at opfylde vores juridiske forpligtelser. Dette gælder navnlig regnskabs- og skatteregler samt krav om bekæmpelse af hvidvask og finansiering af terrorisme. Ifølge loven skal vi eksempelvis identificere kunder og opbevare visse oplysninger til indberetningsformål. Behandling af oplysninger med henblik på overholdelse af lovgivningen er obligatorisk og baseret på juridiske krav.
• Sikkerhedsforanstaltninger: De indsamlede oplysninger bruges til at sikre vores websted, dine konti og vores tjenester. Vi overvåger aktiviteter for at opdage og forhindre svig, uautoriseret adgang, cyberangreb og andre trusler. En sådan behandling er baseret på vores legitime interesse i at beskytte vores infrastruktur og brugere. Vi forbedrer løbende vores overvågnings- og beskyttelsessystemer for at holde dine oplysninger sikre.

Bemærk, at vi ikke anvender automatiske afgørelser, der har retsvirkning eller på tilsvarende måde har væsentlig betydning for dig. Ingen afgørende beslutning (såsom om en tjeneste skal leveres eller til hvilken pris) træffes udelukkende af algoritmer uden menneskelig medvirken.

Retsgrundlag og opbevaringsperioder i korte træk

Tabellen nedenfor opsummerer for hver datakategori, hvorfor vi behandler oplysningerne, hvilket retsgrundlag i GDPR vi anvender, og hvor længe vi opbevarer dem. Denne oversigt gives af hensyn til gennemsigtigheden; resten af denne politik forklarer hvert punkt mere detaljeret.

Cookies og sporingsteknologier

For at forbedre din brugeroplevelse og analysere trafikken på webstedet bruger vi cookies og lignende sporingsteknologier. Det gør det muligt for os at tilpasse webstedets indhold til dine interesser og bedre forstå, hvordan brugerne interagerer med vores websted.

Brugen af cookies sker i overensstemmelse med gældende lovgivning (f.eks. EU-direktivet om databeskyttelse inden for elektronisk kommunikation) og vores særskilte cookiemeddelelse. De vigtigste kategorier af cookies, vi bruger, er:

• Strengt nødvendige cookies: Disse cookies er nødvendige for, at webstedet fungerer korrekt. De muliggør grundlæggende funktioner (såsom at gemme dine privatlivsindstillinger eller opretholde din aktive login-session) og kan ikke deaktiveres, da webstedet ellers ikke ville fungere korrekt.
• Analysecookies: Disse cookies indsamler anonymiseret statistik om, hvordan besøgende bruger vores websted, f.eks. hvilke sider der besøges, hvor lang tid brugerne bruger på hver side, og om de støder på fejl. Vi bruger disse oplysninger til at forbedre webstedets ydeevne og brugervenlighed. Sådanne teknologier hjælper os eksempelvis med at identificere de mest populære afsnit og optimere indholdet derefter.
• Markedsføringscookies: Disse cookies bruges til at vise mere relevante annoncer og kampagner for vores tjenester. De gør det muligt for os at følge effektiviteten af reklamekampagner og kan huske, hvad du har set på vores websted, så vi kan tilbyde dig lignende tjenester. Vi bruger markedsføringscookies ansvarligt og indhenter, hvor det kræves, dit samtykke, før de placeres på din enhed.

Du har til enhver tid ret til at administrere dine cookieindstillinger. De fleste browsere giver dig mulighed for at deaktivere unødvendige cookies eller slette eksisterende cookiefiler. Vær dog opmærksom på, at deaktivering af strengt nødvendige cookies kan påvirke webstedets funktionalitet. Du kan finde mere detaljerede oplysninger i vores cookiemeddelelse og i indstillingerne i din browser.

Deling af oplysninger med tredjeparter

Vi sælger eller udlejer ikke dine personoplysninger til tredjeparter. For at drive vores virksomhed og levere vores tjenester kan vi dog være nødt til at dele oplysninger med betroede samarbejdspartnere, der er underlagt tavshedspligt. Sådanne tredjeparter kan omfatte:

• Eksterne tjenesteudbydere: Vi samarbejder med pålidelige virksomheder og specialister, som hjælper os med at levere tjenester. Disse omfatter eksempelvis hostingudbydere og datacentre (til hosting af vores websted og databaser), betalingstjenester (til behandling af transaktioner), analyseplatforme (til overvågning af trafik) og kundesupporttjenester. I disse tilfælde giver vi kun samarbejdspartnerne den mindst nødvendige mængde oplysninger og kræver streng overholdelse af fortroligheds- og databeskyttelsesforanstaltninger i henhold til databehandleraftaler.
• Overholdelse af juridiske krav: Vi kan videregive dine oplysninger til offentlige myndigheder, tilsynsmyndigheder eller andre bemyndigede organer, når loven kræver det — eksempelvis til den finansielle efterretningsenhed, skatte- og toldmyndigheden eller en domstol. Videregivelse kan være nødvendig for at efterkomme en retskendelse, i forbindelse med efterforskning af ulovlige aktiviteter eller for at beskytte vores legitime rettigheder og interesser. I hvert enkelt tilfælde vurderer vi omhyggeligt anmodningens lovlighed og videregiver kun de oplysninger, som loven kræver.

Ud over ovenstående tilfælde kan dine oplysninger overføres som led i en virksomhedsomstrukturering. Hvis vi fusionerer med en anden enhed, sælger virksomheden eller på anden måde omorganiserer den, kan brugernes personoplysninger overgå til efterfølgeren. I sådanne tilfælde sikrer vi, at modtageren er underlagt de samme fortrolighedsforpligtelser som fastsat i denne politik.

Datasikkerhed

Vi anvender passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger til at beskytte dine personoplysninger mod uautoriseret videregivelse, ulovlig adgang, tilintetgørelse eller ændring. Disse omfatter kryptering, firewalls, systemer til registrering af indtrængen og streng kontrol med fysisk og logisk adgang til vores servere. Internt begrænser vores informationssikkerhedspolitikker medarbejdernes adgang til personoplysninger efter need-to-know-princippet, understøttet af regelmæssig uddannelse af medarbejderne. Tilsammen beskytter disse foranstaltninger dine oplysningers fortrolighed, integritet og tilgængelighed som krævet i GDPR. Selvom ingen metode til overførsel eller lagring via internettet nogensinde er 100 % sikker, opdaterer og tester vi løbende vores sikkerhedssystemer for at minimere risikoen.

Opbevaring af oplysninger

Vi opbevarer kun personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde de formål, der er beskrevet i denne politik, medmindre en længere periode kræves eller tillades ved lov. Der gælder særlige lovbestemte perioder: Kundekendskabsoplysninger (KYC), der indsamles med henblik på bekæmpelse af hvidvask, opbevares i 5 år efter forretningsforholdets ophør som krævet i Estlands lov om forebyggelse af hvidvask og finansiering af terrorisme; regnskabsbilag opbevares i 7 år efter regnskabsårets udgang som krævet i Estlands regnskabslov. Andre oplysninger opbevares generelt i hele forholdets varighed plus den gældende forældelsesfrist. Når den relevante periode udløber, slettes eller anonymiseres oplysningerne på sikker vis, så du ikke længere kan identificeres. Vi gennemgår regelmæssigt vores beholdning af oplysninger og opbevaringsperioderne, så oplysningerne ikke opbevares længere end nødvendigt.

Internationale dataoverførsler

På nuværende tidspunkt opbevares og behandles alle personoplysninger inden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (EØS), primært på servere i Estland eller andre EU-lande. Vi overfører ikke dine oplysninger til lande uden for EØS, medmindre det udtrykkeligt er nødvendigt for at levere tjenester (f.eks. hvis du befinder dig uden for EU og beder os kontakte en lokal samarbejdspartner).

Hvis vi på noget tidspunkt får behov for at overføre dine oplysninger uden for EØS, indfører vi alle de sikkerhedsforanstaltninger, som loven kræver. I praksis betyder det, at oplysninger kun overføres til lande, som Europa-Kommissionen har anerkendt som lande med et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, eller i henhold til standardkontraktbestemmelser (SCC) eller en anden godkendt mekanisme. Dine oplysninger forbliver beskyttede, selv hvis de behandles uden for Den Europæiske Union.

Links til tredjeparters websteder

Vores websted kan indeholde links til eksterne websteder eller tjenester, som ikke kontrolleres af vores virksomhed. Denne privatlivspolitik omfatter ikke sådanne tredjepartsressourcer. Vi er ikke ansvarlige for eksterne websteders indhold eller praksis vedrørende beskyttelse af personoplysninger. Vi anbefaler, at du gennemgår privatlivspolitikken for hver ekstern ressource, før du afgiver personoplysninger på sådanne websteder.

Beskyttelse af børns personoplysninger

Vi anerkender vigtigheden af at beskytte børns personoplysninger. Vores websted og tjenester er ikke beregnet til personer under 18 år, og vi indsamler ikke bevidst oplysninger om børn uden behørigt samtykke fra deres forældre eller værger. Hvis vi bliver opmærksomme på, at vi utilsigtet har modtaget personoplysninger fra en mindreårig under 18 år, træffer vi straks foranstaltninger til at slette disse oplysninger fra vores servere. Forældre, der opdager, at deres barn muligvis har givet os personoplysninger, opfordres til at kontakte os, så vi hurtigt kan fjerne de pågældende oplysninger.

Dine rettigheder

I henhold til GDPR og andre gældende regler har du som registreret omfattende rettigheder vedrørende dine personoplysninger. Vi respekterer disse rettigheder og bestræber os på at gøre det nemt at udøve dem. Du har ret til at:

• Få adgang til dine oplysninger: anmode om bekræftelse på, at dine personoplysninger behandles, samt få en kopi af de oplysninger, vi opbevarer om dig. Det gør det muligt for dig at vide præcist, hvilke oplysninger der behandles, og kontrollere, om behandlingen er lovlig.
• Berigtige dine oplysninger: anmode om rettelse af urigtige eller forældede personoplysninger om dig. Vi foretager straks de nødvendige ændringer for at sikre, at dine oplysninger er korrekte og ajourførte.
• Få dine oplysninger slettet: under visse omstændigheder anmode om sletning af dine personoplysninger (“retten til at blive glemt”). Du kan eksempelvis anmode om sletning, hvis oplysningerne ikke længere er nødvendige til de formål, hvortil de blev indsamlet, eller hvis du trækker dit samtykke tilbage, og vi ikke har noget andet lovligt grundlag for behandlingen. Bemærk, at denne ret ikke er absolut — der findes undtagelser (vi kan eksempelvis ikke slette oplysninger, som vi er juridisk forpligtede til at opbevare).
• Begrænse behandlingen: i bestemte situationer anmode om midlertidig begrænsning af behandlingen af dine oplysninger (f.eks. mens du bestrider oplysningernes rigtighed eller gør indsigelse mod behandlingen). I begrænsningsperioden opbevarer vi blot dine oplysninger og sætter aktive handlinger, der involverer dem, på pause.
• Gøre indsigelse mod behandling: du har ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine oplysninger, hvis behandlingen er baseret på vores legitime interesser eller sker med henblik på direkte markedsføring. I visse lovbestemte tilfælde skal vi standse behandlingen efter din anmodning. Du kan navnlig altid afmelde udsendelser og gøre indsigelse mod profilering til markedsføringsformål.
• Dataportabilitet: modtage de personoplysninger, du har givet os, i et struktureret, almindeligt anvendt format (f.eks. CSV) og/eller anmode om, at de overføres direkte til en anden udbyder, hvis dette er teknisk muligt. Denne ret gælder, når behandlingen er baseret på dit samtykke eller en kontrakt med dig og udføres automatisk.
• Trække samtykke tilbage: hvis en behandling af oplysninger er baseret på dit samtykke, kan du til enhver tid trække dette samtykke tilbage. Tilbagetrækningen påvirker ikke lovligheden af den behandling, der blev foretaget før tilbagetrækningen, men vi ophører fremover med den pågældende behandling. Du kan eksempelvis til enhver tid afmelde markedsføringsnyhedsbreve, som du tidligere har accepteret at modtage.

Du har også ret til at indgive en klage til en tilsynsmyndighed, hvis du mener, at dine rettigheder er blevet krænket, eller at dine oplysninger er blevet behandlet ulovligt. Tilsynsmyndigheden i Estland er Databeskyttelsesinspektoratet (Andmekaitse Inspektsioon). Du kan kontakte denne myndighed eller en tilsynsmyndighed på dit bopælssted. Vi håber at kunne løse eventuelle problemer direkte, men du har til enhver tid ret til at indbringe sagen for tilsynsmyndigheden.

For at udøve en af disse rettigheder skal du kontakte os via en af de metoder, der er anført i afsnittet “Kontaktoplysninger”. Vi behandler anmodninger gratis og svarer uden unødig forsinkelse og under alle omstændigheder senest en måned efter modtagelsen af din anmodning som krævet i GDPR. Hvis vi har behov for en forlængelse eller er nødt til at afslå en anmodning på et lovligt grundlag, giver vi dig besked inden for denne periode og forklarer årsagerne.

Opdateringer af politikken

Vi kan fra tid til anden opdatere denne privatlivspolitik for at afspejle ændringer i vores praksis, lovgivningen eller nye teknologier. Når vi offentliggør en opdateret version, vises den på denne side med datoen for den seneste revision øverst.

Den opdaterede version træder i kraft, så snart den offentliggøres. Vi anbefaler, at du regelmæssigt gennemgår dette afsnit for at holde dig orienteret om den gældende version.

Kontaktoplysninger

Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller anmodninger vedrørende behandlingen af dine personoplysninger på vores websted, bedes du kontakte os:

• Virksomhed: Eesti Firma OÜ
• Registreringskode: 14164797
• Adresse: Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estonia
• Databeskyttelsesrådgiver (DPO): Ilja Nikiforov
• E-mail: info@eestifirma.ee
• Telefon: +372 641 7777

Vi værdsætter vores kunders og besøgendes tillid og bestræber os på at svare hurtigt og fyldestgørende. Du modtager et svar senest en måned fra datoen for din anmodning som krævet i gældende lovgivning.

Vi tager gerne imod dine spørgsmål og giver altid med glæde yderligere oplysninger om dine personoplysninger, og hvordan vi beskytter dem. Beskyttelsen af dit privatliv og dine oplysninger har vores højeste prioritet.