Eesti Firma OÜ
Kort fortalt
- Denne politik dækker kun vores LEI-relaterede tjenester. Vores øvrige tjenester er dækket af Eesti Firmas generelle privatlivspolitik.
- Til en LEI-ansøgning har vi brug for navn, e-mailadresse og telefonnummer på organisationens repræsentant, dokumenter, der bekræfter vedkommendes bemyndigelse, samt betalingsoplysninger.
- Vi er en registreringsagent: Vi modtager din ansøgning og videresender den til LEI-udstederen. Betalinger håndteres af en betalingsudbyder.
- Den åbne internationale LEI-database, som vedligeholdes af GLEIF-fonden, indeholder oplysninger om organisationen, ikke dens repræsentant: det kræver GLEIF's regler.
- Vi kan dele kontaktoplysninger med vores koncernselskaber og kontraktpartnere. Du kan til enhver tid fravælge dette.
- Vi opbevarer data, så længe vi administrerer organisationens LEI, og i yderligere 3 år derefter. Vi opbevarer kun data længere, når loven kræver det: fakturaer i 7 år og data om hvidvask i 5 år.
- Vores forhold til dig er underlagt lovgivningen i Republikken Estland.
- Ved spørgsmål om dine data kan du skrive til [email protected].
1. Hvem vi er
LEI-relaterede tjenester leveres af Eesti Firma OÜ: registreringskode 14164797, LEI 2549006RA6TCO1KHOJ54, adresse Vesivärava tn 50-301, 10152 Tallinn, Estland. Vi er en LEI-registreringsagent: Via webstedet eestifirma.ee/lei modtager vi ansøgninger om at få, forny eller overføre en LEI og videresender dem til LEI-udstederen. Vi er ansvarlige for vores del af behandlingen af personoplysninger: I henhold til EU's generelle forordning om databeskyttelse (GDPR) er vi dataansvarlige. Udstederen og betalingsudbyderen er hver især ansvarlige for deres egen del (se afsnit 4).
Ved spørgsmål om dine data kan du skrive til [email protected].
LEI'er fås af organisationer, ikke privatpersoner, så oplysninger om selve organisationen er ikke personoplysninger. Der er én undtagelse: En enkeltmandsvirksomhed får en LEI i eget navn, og dens data er personoplysninger. I alle andre tilfælde vedrører personoplysningerne i en ansøgning organisationens repræsentant eller kontaktperson (kontaktisik): navn, e-mailadresse og telefonnummer.
Denne politik gælder kun vores LEI-relaterede tjenester. Vores øvrige tjenester er dækket af Eesti Firmas generelle privatlivspolitik, der er offentliggjort på eestifirma.ee.
2. Hvilke data vi indsamler
Vi indsamler de data, vi har brug for til at gennemgå ansøgningen, modtage betaling og opfylde lovkrav. Uden disse data kan vi ikke arrangere en LEI.
| Data | Kilde |
|---|---|
Repræsentantens eller kontaktpersonens for- og efternavn, e-mailadresse, telefonnummer, stilling eller grundlag for bemyndigelse |
Ansøgeren |
Dokumenter, der beviser bemyndigelse og viser koncernstruktur (fuldmagt, registerudskrift, dokumenter om moderselskaber); disse kan indeholde navn, personnummer og underskrift |
Ansøgeren og officielle registre |
Betalingsdata: betalerens navn, tidspunkt, beløb og betalingsmetode; ved kortbetalinger et token, dvs. en pseudonymiseret kortidentifikator fra betalingsudbyderen |
Betaleren og betalingsudbyderen |
Korrespondance med os |
Du |
Data om brug af webstedet (IP-adresse, cookies) |
Din enhed |
Både vi og udstederen kan kontrollere ansøgningsdata mod officielle registre og GLEIF's åbne database. Vi ser eller opbevarer ikke kortnummeret, udløbsdatoen eller sikkerhedskoden: kun betalingsudbyderen håndterer dem.
En ansøgning indsendes ofte ikke af direktøren personligt, men af en revisor, advokat eller anden hjælper. Hvis du medtager en anden persons data i en ansøgning, f.eks. data om et medlem af direktionen (juhatus) eller den person, der underskrev fuldmagten, bedes du vise vedkommende denne politik. Hvis en anden har givet os dine data, gælder denne politik også for dig, herunder alle rettigheder i afsnit 7.
3. Hvorfor vi bruger data
Tabellen nedenfor angiver, hvorfor vi bruger data, og på hvilket retsgrundlag. Der kræves ikke særskilt samtykke for at indsende en ansøgning: Uden disse data kan kontrakten ikke indgås eller opfyldes.
| Hvorfor | Retsgrundlag |
|---|---|
At gennemgå en ansøgning om at få, forny eller overføre en LEI, verificere repræsentantens bemyndigelse, modtage betaling (herunder automatisk fornyelse med et token) og besvare dine spørgsmål |
For en enkeltmandsvirksomhed: kontrakten med denne og foranstaltninger før kontraktindgåelse (art. 6, stk. 1, litra b, GDPR). For en organisations repræsentant: vores og organisationens legitime interesse i at indgå og opfylde kontrakten (art. 6, stk. 1, litra f) |
At minde dig om, at LEI'en snart udløber |
Legitim interesse, vores og organisationens (art. 6, stk. 1, litra f): Med en udløbet LEI risikerer organisationen at blive afvist af en bank eller mægler |
At skrive til kunder om vores lignende tjenester |
Legitim interesse (art. 6, stk. 1, litra f): at fortælle kunder, hvad vi ellers kan gøre for dem |
At dele kontaktoplysninger med vores koncernselskaber og kontraktpartnere, så de kan tilbyde kunden relaterede tjenester |
Legitim interesse, vores og modtagerens (art. 6, stk. 1, litra f): vækst i virksomheden og tilbud af relaterede tjenester til kunder |
At føre regnskab, besvare anmodninger fra offentlige myndigheder og overholde krav om hvidvask og internationale sanktioner |
Retlig forpligtelse (art. 6, stk. 1, litra c) |
At forsvare vores rettigheder i tvister, holde webstedet kørende og sikkert, føre intern statistik og forbedre tjenesten |
Legitim interesse (art. 6, stk. 1, litra f) |
At indsamle webstedsstatistik og måle annoncering ved hjælp af cookies |
Dit samtykke (art. 6, stk. 1, litra a) |
Du kan fravælge vores e-mails og deling af dine kontaktoplysninger ved at sende en e-mail til [email protected]. Servicemeddelelser (bekræftelser, fakturaer, meddelelser om en kommende opkrævning ved automatisk fornyelse) sendes under alle omstændigheder: De er en del af tjenesten.
Når vi kontrollerer ansøgninger og dokumenter, anvender vi automatiserede værktøjer, herunder værktøjer baseret på kunstig intelligens. De bistår vores specialister. Hvis du er uenig i resultatet af en kontrol, kan du skrive til os, så gennemgår et menneske ansøgningen.
4. Hvem vi deler data med
Hver modtager får kun så meget data, som vedkommende har brug for til at udføre sit arbejde.
| Hvem | Rolle | Hvorfor |
|---|---|---|
LEI-udstederen, en organisation akkrediteret af GLEIF-fonden til at udstede LEI'er (GLEIF-dokumenter kalder den også en Local Operating Unit, LOU). Vores udsteder er angivet i de generelle vilkår for LEI-tjenesten |
Ansvarlig for data i eget navn (en uafhængig dataansvarlig i henhold til GDPR) |
Udsteder, fornyer og overfører LEI'er. Modtager ansøgningsdata, herunder repræsentantens navn og kontaktoplysninger samt dokumenter, der bekræfter vedkommendes bemyndigelse |
Den betalingsudbyder, du ser ved betaling |
Ansvarlig for data i eget navn (en uafhængig dataansvarlig i henhold til GDPR) |
Behandler betalinger, herunder kortoplysninger |
Vores tjenesteudbydere: hosting, e-maillevering, chat, værktøjer til dokumentkontrol, regnskab |
Handler efter vores instrukser (databehandlere i henhold til GDPR) |
Holder webstedet og chatten kørende, sender e-mails, kontrollerer dokumenter og udfører regnskabet. De må ikke bruge dataene til egne formål |
Vores koncernselskaber og kontraktpartnere |
Ansvarlige for data i eget navn (uafhængige dataansvarlige i henhold til GDPR) |
Modtager organisationens navn og dens repræsentants kontaktoplysninger for at betjene kunden eller tilbyde relaterede tjenester |
Analyse- og annonceringstjenester |
Efter vores instrukser eller selvstændigt |
Webstedsstatistik og måling af annoncering, kun med dit samtykke |
Vi skifter fra tid til anden udbydere og partnere, så vi angiver kun deres kategorier her. Hvis du skriver til [email protected], oplyser vi dig præcist om, hvem der aktuelt modtager dine data.
Desuden kan data modtages af offentlige myndigheder og domstole, når loven foreskriver det, og af vores advokater, revisorer og andre professionelle rådgivere, når det er nødvendigt for at beskytte vores rettigheder eller gennemgå vores arbejde. Hvis vi overdrager denne virksomhed til et andet selskab, overgår kundernes data til det, og kunderne underrettes.
I henhold til GLEIF's regler videregiver udstederen organisationens data til fonden, og de offentliggøres i den åbne database: navn, registreringsnummer, adresser, LEI-status og oplysninger om moderselskaber. Disse data er offentlige, og alle kan bruge dem. Repræsentantens navn og kontaktoplysninger er ikke en del af dette datasæt. Hvis organisationen ejes af en privatperson, angives kun dette forhold uden navn. Undtagelse: En enkeltmandsvirksomhed får en LEI i eget navn, så dens navn og adresse offentliggøres.
Vi opbevarer data hovedsageligt i Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde. Nogle modtagere er placeret uden for dette område eller behandler data der. I så fald er overførslen baseret på en tilstrækkelighedsafgørelse fra Europa-Kommissionen eller på standardkontraktbestemmelser. Skriv til [email protected], så giver vi dig oplysningerne, herunder landene.
5. Hvor længe vi opbevarer data
Vi opbevarer ikke data længere, end det er nødvendigt for tjenesten eller krævet ved lov.
| Data | Periode |
|---|---|
Ansøgning, dokumenter og korrespondance |
Så længe vi administrerer organisationens LEI og i yderligere 3 år (forældelsesfristen efter estisk ret) |
Data, som vi er forpligtet til at opbevare efter regler om hvidvask |
5 år efter klientforholdets ophør |
Ubetalte ansøgninger og forespørgsler, der ikke førte til en ordre |
6 måneder |
Fakturaer og andre regnskabsbilag |
7 år fra udgangen af regnskabsåret, som krævet i den estiske regnskabslov |
Token til kortbetaling |
Mens automatisk fornyelse er aktiveret, eller indtil kortet udløber |
Data vedrørende en tvist |
Indtil tvisten er endeligt afgjort |
Når perioden udløber, sletter eller anonymiserer vi dataene ved næste planlagte oprydning. Udstederen opbevarer ansøgningsdata efter egne regler og er selv ansvarlig for det.
6. Cookies
Cookies, der er nødvendige for, at webstedet fungerer, anvendes uden samtykke. Alle andre (funktionelle cookies, statistik- og marketingcookies) aktiveres kun, hvis du har accepteret dem i cookiemeddelelsen. Du kan til enhver tid ændre eller trække dit samtykke tilbage i cookieindstillingerne på webstedet. Listen over cookies med deres udbydere og opbevaringsperioder findes også der.
7. Dine rettigheder
Du kan:
- få oplyst, hvilke af dine data vi behandler, og modtage en kopi af dem;
- anmode os om at rette urigtige data;
- anmode os om at slette data, hvis de ikke længere er nødvendige, eller der ikke er grundlag for at behandle dem;
- anmode os om at begrænse behandlingen, f.eks. mens der er tvivl om dataenes rigtighed;
- gøre indsigelse mod behandling, som vi udfører på grundlag af legitim interesse. Vi stopper på din første anmodning påmindelser, enhver direkte markedsføring og deling af kontaktoplysninger med koncernselskaber og partnere, og du behøver ikke angive en grund;
- modtage de data, vi behandler i henhold til en kontrakt eller på grundlag af samtykke, i et maskinlæsbart format eller, hvor det er teknisk muligt, anmode os om at overføre dem til et andet selskab;
- til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Dette påvirker ikke behandling, der allerede er udført.
For at gøre dette kan du skrive til [email protected]. Vi svarer inden for en måned. Hvis anmodningen er kompleks, kan vi forlænge perioden med yderligere to måneder og giver dig besked inden for den første måned. Vi beder nogle gange om identitetsbevis, så data ikke udleveres til den forkerte person.
8. Lovvalg, klager og ændringer af denne politik
Vores forhold til dig er underlagt lovgivningen i Republikken Estland, herunder GDPR, som den gælder i Estland.
Hvis du mener, at vi håndterer dine data forkert, kan du skrive til os på [email protected], så gør vi vores bedste for at rette op på det. Du har også ret til til enhver tid at indgive en klage til den estiske tilsynsmyndighed for databeskyttelse (Andmekaitse Inspektsioon, Tatari 39, 10134 Tallinn; [email protected]; +372 627 4135) eller til tilsynsmyndigheden i det land, hvor du bor eller arbejder.
Den aktuelle version af denne politik offentliggøres altid på eestifirma.ee/lei, og datoen for seneste opdatering vises øverst. Vi meddeler væsentlige ændringer på webstedet eller pr. e-mail.