Udgifter til forretningsrejser og dagpenge: Hvad et estisk selskab kan betale skattefrit

Rejser er et af de få områder, hvor et estisk selskab kan dække ejerens personlige udgifter, herunder måltider, uden skat, og derfor spørger stiftere så ofte til det. Reglerne er korte og findes i Income Tax Act og i Government Regulation No 110 on business trips. De angiver, hvad en forretningsrejse er, hvor meget der kan betales i skattefrie dagpenge, og hvilke rejseudgifter der refunderes mod dokumentation.

I vores praksis er reglerne sjældent problemet. Problemet er, hvad der sker på selve rejsen: alt går på firmakortet, kvitteringer gemmes ikke, og en kundemiddag står ved siden af en familiefrokost på samme kontoudtog. Bogholderen arver derefter en bunke kortbetalinger uden rejsebeslutning bag dem. Denne guide forklarer, hvilke udgifter til forretningsrejser en estisk OÜ kan betale skattefrit, hvad der bliver til et skattepligtigt personalegode, og hvordan reglerne fungerer for et direktionsmedlem, der bor i udlandet. Den slutter med rutinen, der holder bilagene i orden, så et spørgsmål fra Estonian Tax and Customs Board (EMTA) ikke ændrer noget.

Hvad tæller som en forretningsrejse i Estland

En forretningsrejse starter fra din sædvanlige arbejdsplads, så det er det første, der skal fastlægges. For en medarbejder er arbejdspladsen den, der står i ansættelseskontrakten, aftalt mindst på by- eller kommuneniveau. Et selskab i Tallinn, der sender en medarbejder til Tartu eller Berlin, sender vedkommende på forretningsrejse. En medarbejder, hvis kontrakt angiver »Estland« som arbejdsplads, kan ikke være på forretningsrejse noget sted i landet, kun i udlandet. Rejser mellem hjemmet og den normale arbejdsplads er aldrig forretningsrejser.

Samme regler og samme skattefrie grænser gælder for medlemmer af direktion (juhatus). Et direktionsmedlem behøver hverken ansættelseskontrakt, direktionshonorar eller løn, for at selskabet kan dække vedkommendes rejser. EMTA guidance on business trips angiver, at de skattefrie grænser gælder, uanset om personen modtager vederlag. Den eneste forskel er, at et direktionsmedlem ikke har en lovbestemt ret til at kræve dagpenge, så om selskabet betaler dem, er et aftalespørgsmål. For en stifter, der driver sin egen OÜ, betyder det, at selskabet kan betale rejserne, selv om det aldrig har betalt et direktionshonorar eller noget andet.

Den skriftlige beslutning, der afgør alt

Før rejsen udsteder selskabet en skriftlig beslutning med navn på den rejsende, destination, varighed, formål, hvilke udgifter der refunderes, og satsen for dagpenge. Der findes ingen officiel formular; én side, dateret og underskrevet af et direktionsmedlem på selskabets vegne, er nok. I et selskab med én person underskriver direktionsmedlemmet en beslutning om sin egen rejse, hvilket føles mærkeligt første gang og er helt normalt.

Beslutningen er det første, en bogholder eller skatteinspektør ser efter. EMTA’s holdning er klar: uden en skriftlig beslutning, eller hvis rejsen viser sig slet ikke at være en forretningsrejse, beskattes udgifter betalt mod kvitteringer som et personalegode og pengeoverførsler til personen som løn. En ferie forklædt som forretningsrejse behandles på samme måde. En beslutning skrevet efter rejsen er bedre end ingen, men den skal så stemme overens med billetterne, datoerne og et reelt arbejdsformål, og bogholderen vil langt hellere have den, før pengene flyttes.

Skattefrie dagpenge ved rejser i udlandet

Dagpenge dækker måltider og de små udgifter ved at være væk hjemmefra. De betales pr. dag uden kvitteringer, og på en rejse i udlandet kan selskabet betale dem skattefrit inden for følgende grænser.

Selskabet må betale mere end grænsen, men det overskydende beskattes som løn. Grænserne fastsættes ved bekendtgørelse og ændres fra tid til anden; tallene i denne guide er dem, der gjaldt ved sidste opdatering. Indenlandske rejser er anderledes: der er ingen skattefrie dagpenge for en forretningsrejse i Estland, og hvis selskabet alligevel betaler dem, beskattes de som løn. Måltider på en indenlandsk rejse kan heller ikke refunderes skattefrit, heller ikke mod kvitteringer. Hoteller, billetter og transport i Estland refunderes fuldt ud mod dokumentation, som på enhver anden rejse.

Dagpengene og de måltider, de er beregnet til, kan ikke betales to gange. Hvis selskabet betaler dagpenge og også dækker den rejsendes egne restaurantregninger, er restaurantregningerne et personalegode. Morgenmad inkluderet i hotelprisen er en del af overnatningsudgiften og forbliver skattefri, ligesom et måltid inkluderet i en billet. Hvis måltider stilles gratis til rådighed på destinationen, f.eks. af en konferencearrangør, kan selskabet reducere dagpengene med op til 70%.

Hvilke rejseudgifter refunderes skattefrit

Alle andre udgifter til forretningsrejsen refunderes mod et dokument, der viser, hvad der er købt, af hvem og for hvor meget. Loven fastsætter ingen øvre grænse for disse udgifter; den kræver blot, at de var nødvendige for rejsen.

Brug af din egen bil

Hvis du kører i din egen bil på en forretningsrejse, kan selskabet vælge én af to veje. Det kan refundere rejsens faktiske udgifter mod dokumentation, dvs. brændstof, parkering, vejafgifter og færgebilletter, uden øvre grænse, men uden reparationer og vedligeholdelse. Eller det kan betale den almindelige godtgørelse for brug af privat bil: op til €0,50 pr. kilometer og højst €550 om måneden. Den løsning kræver en kørebog med dato, rute og kilometer for hver rejse. De samme kilometer kan ikke kræves efter begge metoder, og alt over det månedlige loft efter den anden metode er et personalegode. Direktionsmedlemmer kan bruge begge metoder på samme måde som medarbejdere.

Direktionsmedlemmer og ejere, der bor i udlandet

De fleste estiske selskaber med udenlandske ejere drives fra ejerens hjemland, og ejeren kommer til Estland nogle gange om året for at møde bogholderen, banken eller en partner. Om besøget er en forretningsrejse afhænger af, hvor ejerens arbejdsplads er, og Income Tax Act besvarer det på en måde, stiftere ikke forventer.

For et direktionsmedlem anser EMTA arbejdspladsen for at være dér, hvor personen normalt udfører sine opgaver. En stifter, der leder selskabet fra Lissabon, har sin arbejdsplads i Lissabon, og en rejse til Tallinn er for vedkommende en forretningsrejse i udlandet. Income Tax Act anvender derefter de skattefrie grænser i det land, hvor arbejdet udføres, ikke den estiske sats. EMTA har bekræftet i sine published answers on business trips, at selskabet ikke kan vælge de estiske grænser i stedet. Fly, hotel og taxaer refunderes som sædvanligt fuldt ud mod dokumentation; kun dagpengene følger hjemlandets satser. Hvordan hjemlandet beskatter disse dagpenge, er et særskilt spørgsmål, som det er værd at stille en lokal rådgiver før den første betaling.

Nogle guides skrevet til e-residents siger det modsatte: at Estland er selskabets hjemsted, og at et besøg i Tallinn aldrig kan være en forretningsrejse. Den fortolkning ignorerer, hvor arbejdet udføres. Det er mere sikkert at fastlægge arbejdspladsen én gang, skrive den i rejsebeslutningerne og anvende den på samme måde på hver rejse. Hvor ejeren reelt arbejder, er også spørgsmålet bag fast driftssted, som vi forklarer i vores artikel om running an Estonian company while living abroad.

Hvad sker der, når reglerne brydes

En udgift, der ikke består testen, forsvinder ikke fra regnskabet; den får en anden skattemæssig betegnelse. Tabellen viser, hvad selskabet betaler af €100 i hvert tilfælde. Personalegodet er det dyre, fordi indkomstskat først beregnes af godet, og socialskat derefter beregnes af godet og indkomstskatten tilsammen.

Alle disse indberettes på TSD for den måned, hvor pengene blev betalt, hver på sit eget bilag, og skatten betales den samme 10. i den følgende måned. Personalegoder og ikke-erhvervsmæssige udgifter er blandt de betalinger, som Income Tax Act behandler som skattepligtige udlodninger, som vores guide til corporate income tax in Estonia forklarer. Et selskab, der aldrig har betalt udbytte, kan derfor stadig skylde skat af en dårligt dokumenteret rejse.

En tredages rejse gennemgået

Et direktionsmedlem i et Tallinn-selskab flyver til Berlin mandag og vender tilbage onsdag aften for at møde en kunde og besøge en fagmesse. Rejsebeslutningen underskrives ugen før og angiver datoerne, formålet og dagpenge på €75.

Den sidste linje er den, de fleste stiftere ikke ville forvente. Frokosterne koster selskabet €60 plus €42,31 i skat, mens de samme €60 ikke ville have kostet noget, hvis direktionsmedlemmet havde betalt frokosten af de €225 i dagpenge. Løsningen er enkel: Hvis måltider ender på firmakortet, reduceres dagpengene for de dage med samme beløb, og totalen holder sig inden for den skattefrie grænse. Kundemiddagen kan ikke reddes på samme måde, men den kan planlægges, fordi en måned med direktionshonorar eller løn har en højere repræsentationsgrænse.

Hvorfor firmakortet giver flest problemer

I vores praksis er de kunder, der ender med en skatteregning på rejser, ikke dem, der misforstår dagpengene. Det er dem, der betalte hele rejsen, og ofte resten af måneden, med firmakortet og ikke gemte noget. Ved årets udgang har bogholderen et kontoudtog fuldt af udenlandske restauranter, butikker og hoteller, ingen rejsebeslutning, ingen kvitteringer og ingen måde at skelne en kundemiddag fra en familieferie. De betalinger kan ikke føres i regnskabet som erhvervsudgifter. De bliver et personalegode, en ikke-erhvervsmæssig udgift eller et tilgodehavende hos ejeren, og den sidste mulighed er begyndelsen på det problem, vi beskriver i vores guide til shareholder loans from an Estonian company.

En rutine, der holder regnskabet rent

1. Underskriv rejsebeslutningen, før du rejser, eller senest den dag du bestiller billetterne, og giv bogholderen en kopi.
2. Fastlæg dagpengene i beslutningen, og betal dem som én overførsel efter rejsen; lad ikke firmakortet erstatte dem.
3. Betal kun hotel, billetter, transport og de øvrige udgifter i tabellen ovenfor med firmakortet, og fotografer hver kvittering samme dag. En linje på kontoudtoget er ikke en kvittering.
4. Hold private udgifter på dit eget kort, herunder måltider når der betales dagpenge, og alt for personer, der rejser med dig.
5. Send bogholderen én udgiftsrapport pr. rejse inden for en uge efter hjemkomst: beslutningen, kvitteringerne, beregningen af dagpenge og en note om eventuelle kundemøder.

En rejse, der håndteres sådan, tager bogholderen få minutter at bogføre og giver EMTA intet at omklassificere.

Hold styr på rejseudgifter med Eesti Firma

Udgifter til forretningsrejser er værd at håndtere korrekt, fordi de er en af de mest enkle måder, et estisk selskab kan dække ejerens reelle udgifter på. Vores bogholdere udarbejder rejsebeslutningerne, beregner dagpengene og bogfører udgiftsrapporterne, og alt, der falder uden for grænserne, indberettes korrekt på TSD. Hvis du kun planlægger dit selskab, etablerer vi udgiftsrutinen som en del af selskabsstiftelse i Estland.

Send en forespørgsel

Ofte stillede spørgsmål