So stellen Sie Ihren ersten Mitarbeiter in Estland ein: Vertrag, Beschäftigungsregister und erste Lohnabrechnung

Bisher hat Ihr Unternehmen vermutlich nur einer Person gezahlt: Ihnen als Mitglied der Geschäftsführung (juhatus). Der erste Mitarbeiter ändert das. Für eine Vergütung der Geschäftsführung brauchen Sie kaum mehr als einen Gesellschafterbeschluss. Mit einem Gehalt kommt das Arbeitsrecht hinzu: ein schriftlicher Vertrag, ein Mindestlohn, bezahlter Urlaub und ein Beschäftigungsregister, das die Person vor ihrer ersten Arbeitsstunde kennen muss. Nichts davon ist schwierig, und alles wird online erledigt; entscheidend ist die Reihenfolge. Dieser Leitfaden führt Gründer, die hier noch nie Arbeitgeber waren, Schritt für Schritt durch die Einstellung ihres ersten Mitarbeiters in Estland. Er behandelt einen Mitarbeiter, der in Estland arbeitet.

Wer als Mitarbeiter gilt

Die folgenden Regeln gelten für eine Person, die für Ihr Unternehmen nach dessen Weisungen, zu festgelegten Zeiten und mit dessen Arbeitsmitteln arbeitet. Das ist ein Mitarbeiter, unabhängig von der Bezeichnung des Vertrags. Ein Spezialist, der ein definiertes Ergebnis auf eigene Weise und auf eigenes Risiko liefert, ist ein Auftragnehmer mit einem Dienstleistungsvertrag. Ein Auftragnehmer hat keinen Mindestlohn und keinen bezahlten Urlaub, obwohl das Unternehmen auf das Honorar weiterhin Lohnsteuern zahlt, wenn der Auftragnehmer eine Privatperson ist. Eine Person, die das Unternehmen leitet, ist Mitglied der Geschäftsführung und wird aufgrund einer Vereinbarung für Mitglieder der Geschäftsführung statt eines Arbeitsvertrags vergütet.

Zwei Fehler treten immer wieder auf. Der erste besteht darin, einem faktischen Mitarbeiter zur Einsparung der Sozialsteuer Rechnungen auszustellen oder über dessen eigenes Unternehmen zu zahlen; die Steuer- und Zollbehörde stuft solche Vereinbarungen um, und unser Leitfaden zu verdeckten Arbeitsverhältnissen erläutert die von den Gerichten angewandten Kriterien. Der zweite besteht darin, die eigene Vergütung des Gründers über einen Arbeitsvertrag abzurechnen. Nur Arbeit, die klar von der Geschäftsführung getrennt ist, etwa als Entwickler am Produkt des Unternehmens, kann neben der Rolle in der Geschäftsführung in einem Arbeitsvertrag stehen.

Einen Mitarbeiter in Estland Schritt für Schritt einstellen

Estland hat keine separate Arbeitgeberregistrierung. Ihr Unternehmen wird in dem Moment Arbeitgeber, in dem es seinen ersten Eintrag im Beschäftigungsregister vornimmt und seine erste Lohnsteuererklärung einreicht. Die folgenden Schritte stehen in der benötigten Reihenfolge.

1. Daten des Mitarbeiters einholen. Sie benötigen den vollständigen Namen, den estnischen persönlichen Identifikationscode (isikukood, die 11-stellige Nummer, die jeder Einwohner hat), die Wohnadresse und das Bankkonto. Ein Ausländer ohne persönlichen Code beantragt ihn bei der Polizei- und Grenzschutzbehörde oder einer örtlichen Verwaltungsstelle.
2. Unterzeichnen Sie den schriftlichen Arbeitsvertrag. Das Employment Contracts Act verlangt einen schriftlichen Vertrag; die einzige Ausnahme ist eine Beschäftigung von höchstens zwei Wochen. Er kann digital oder auf Papier in jeder Sprache unterzeichnet werden, die Sie beide verstehen, und das Unternehmen bewahrt ihn zehn Jahre nach seinem Ende auf. Was er enthalten muss, ist im nächsten Abschnitt aufgeführt.
3. Den Mitarbeiter vor Arbeitsbeginn im Beschäftigungsregister registrieren. Diesen Schritt machen Gründer am häufigsten falsch, und dafür kann eine Geldbuße verhängt werden. Der Eintrag erfolgt in e-MTA, dem Selbstbedienungsportal der Steuer- und Zollbehörde; das Register wird weiter unten separat behandelt.
4. Den Antrag auf steuerfreies Einkommen entgegennehmen. Der Arbeitgeber darf den monatlichen Grundfreibetrag von 700 € vor dem Einbehalt der Einkommensteuer nur abziehen, wenn der Mitarbeiter einen schriftlichen Antrag eingereicht hat. Ohne ihn wird die Einkommensteuer vom gesamten Gehalt einbehalten.
5. Die Unterlagen zur Arbeitssicherheit ordnen. Jeder Arbeitgeber mit mindestens einem Mitarbeiter muss eine Gefährdungsbeurteilung der Arbeitsumgebung im Selbstbedienungssystem der Arbeitsinspektion eintragen und den Mitarbeiter vor Arbeitsbeginn in Sicherheitsfragen unterweisen. Zeigt die Beurteilung Risikofaktoren – regelmäßige Bildschirmarbeit zählt dazu –, muss der Mitarbeiter außerdem innerhalb von vier Monaten nach dem Startdatum zur medizinischen Untersuchung. Bei einer Bürotätigkeit ist dies kurz erledigt.
6. Die erste Lohnabrechnung durchführen. Zahlen Sie das Gehalt mindestens einmal monatlich an dem im Vertrag genannten Tag und behalten Sie Einkommensteuer, Arbeitslosenversicherung und, falls der Mitarbeiter der kapitalgedeckten Rente beigetreten ist, dessen Rentenbeitrag ein. Bis zum 10. des Folgemonats reicht das Unternehmen die TSD ein, die monatliche Erklärung für alle Lohnsteuern, und zahlt diese an die Steuer- und Zollbehörde.

Was der Arbeitsvertrag enthalten muss

Der Employment Contracts Act (töölepingu seadus, TLS) nennt die Angaben, die jeder schriftliche Arbeitsvertrag enthalten muss. Er bezeichnet die Parteien, das Startdatum, die Tätigkeit und ihre Bezeichnung sowie den Arbeitsort. Er enthält das Bruttogehalt mit Zahltag und Zahlungsweise, die Arbeitszeit, die Dauer des Jahresurlaubs und der Probezeit sowie die Kündigungsfristen.

Einige Standardregeln sollten Sie kennen, bevor Sie diese Felder ausfüllen. Vollzeit beträgt 40 Stunden pro Woche, und der Jahresurlaub umfasst mindestens 28 Kalendertage. Das Gesetz vermutet eine Probezeit von vier Monaten, sofern Sie keine kürzere oder gar keine vereinbaren; während der Probezeit kann jede Seite den Vertrag mit 15 Kalendertagen Frist beenden. Das Gehalt wird brutto vereinbart und darf bei Vollzeit nicht unter dem nationalen Mindestlohn liegen, den die Regierung per Verordnung festlegt und der 946 € monatlich beträgt.

Registrierung des Mitarbeiters im Beschäftigungsregister (TÖR)

Das Beschäftigungsregister (töötamise register, TÖR) ist eine von der Tax and Customs Board geführte Datenbank, in der jeder Arbeitgeber erfasst, wer für ihn arbeitet, auf welcher Grundlage und ab welchem Datum. Der Eintrag dient dem Staat zur Feststellung der Ansprüche des Arbeitnehmers auf Krankenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Rente. Deshalb verlangt das Gesetz, dass er vor Beginn der Arbeit und nicht erst nach dem ersten Zahltag vorliegt. Nach dem Taxation Act muss eine Beschäftigung spätestens in dem Moment registriert werden, in dem der Arbeitnehmer die Arbeit aufnimmt. Ein Unternehmen, das dies unterlässt oder verspätet tut, riskiert eine Geldstrafe von bis zu 3.200 €.

Bei einem Arbeitsvertrag fragt das Register sechs Angaben ab: den persönlichen Code des Mitarbeiters, die Art der Beschäftigung, das Startdatum, die Stellenbezeichnung, die Adresse des Arbeitsorts und den Arbeitszeitanteil (1,0 für Vollzeit, 0,5 für eine halbe Stelle usw.). Ein Mitglied der Geschäftsführung meldet sich mit einer estnischen ID-Karte, e-Residency-Karte, Mobile-ID oder Smart-ID bei e-MTA an und gibt die Daten ein oder erteilt einem Buchhalter das Recht dazu; unsere Buchhalter nehmen die Einträge für Kunden im Rahmen der Lohnabrechnung vor. Das Portal hat eine englische Benutzeroberfläche, der Eintrag dauert wenige Minuten und kann im Voraus mit einem zukünftigen Startdatum erfolgen. Kann niemand rechtzeitig auf das Portal zugreifen, ist eine vereinfachte Registrierung per Telefon oder SMS zulässig, die innerhalb von sieben Tagen in e-MTA vervollständigt werden muss.

Der Eintrag setzt außerdem die öffentliche Krankenversicherung des Mitarbeiters in Gang. Für eine Person, die nicht bereits versichert ist, beginnt der Schutz nach Ablauf einer 14-tägigen Wartezeit ab dem im Register eingetragenen Startdatum und besteht nach dem bei Beendigung eingetragenen Enddatum noch zwei Monate fort.

Was Ihr erster Mitarbeiter kostet

Das im Vertrag vereinbarte Gehalt ist weder der Betrag, den der Mitarbeiter erhält, noch der Betrag, den das Unternehmen zahlt. Zusätzlich zum Bruttogehalt zahlt das Unternehmen 33 % Sozialsteuer und 0,8 % Arbeitslosenversicherung; die Arbeitgeberkosten entsprechen daher dem Bruttogehalt multipliziert mit 1,338. Vom Brutto behält es nach dem Grundfreibetrag von 700 € 22 % Einkommensteuer, 1,6 % Arbeitslosenversicherung sowie den kapitalgedeckten Rentenbeitrag des Mitarbeiters von 2 %, 4 % oder 6 % ein.

Eine Regel betrifft Teilzeiteinstellungen. Die Sozialsteuer wird mindestens auf eine staatlich festgelegte Monatsbasis von 886 € erhoben; daher zahlt das Unternehmen für jeden Mitarbeiter selbst bei niedrigerem Gehalt mindestens 292,38 € Sozialsteuer monatlich. Rentner, Studenten und einige weitere Gruppen sind von dieser Untergrenze befreit. Die vollständige Berechnung und den monatlichen TSD-Zyklus finden Sie in unserem Leitfaden zu Lohnsteuern in Estland.

Einen ausländischen Mitarbeiter in Estland einstellen

Für einen ausländischen Mitarbeiter, der in Estland arbeitet, gilt das estnische Arbeitsrecht genauso wie für einen estnischen Mitarbeiter; Vertrag, Beschäftigungsregister und Steuern sind daher gleich. Anders ist nur die Arbeitsberechtigung, die von der Staatsangehörigkeit des Mitarbeiters abhängt.

Eine kurzfristige Beschäftigung kann für bis zu 365 Tage innerhalb eines Zeitraums von 455 Tagen registriert werden; für jede längere Beschäftigung ist eine Aufenthaltserlaubnis erforderlich, wofür der Arbeitgeber gewöhnlich zunächst die Zustimmung des Unemployment Insurance Fund einholt. Das Police and Border Guard Board veröffentlicht die Voraussetzungen beider Verfahren. Ein Arbeitnehmer, der für Ihr Unternehmen aus einem anderen Land arbeitet, ist ein anderer Fall. Sein Gehalt wird dort besteuert, wo die Arbeit ausgeführt wird, und unser Leitfaden zu der Bezahlung von Remote-Arbeitern im Ausland erklärt, was das für das Unternehmen bedeutet.

Ihren ersten Mitarbeiter mit Eesti Firma einstellen

Bei der ersten Einstellung hören viele Gründer auf, ihre Buchhaltung selbst zu führen: Die Lohnabrechnung bringt eine monatliche Frist und ein Register mit sich, das vor dem ersten Tag korrekt sein muss. Unsere Buchhalter registrieren den Mitarbeiter im Beschäftigungsregister, richten die Abzüge ein, berechnen monatlich Nettogehalt und Arbeitgeberkosten und reichen die TSD ein. Unser Rechtsteam erstellt den Arbeitsvertrag bei Bedarf auf Englisch und Estnisch und übernimmt die Registrierung einer kurzfristigen Beschäftigung bei einer Einstellung außerhalb der EU.

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