VAT OSS für E-Commerce: Wie ein estnisches Unternehmen EU-Verkäufe in einer Erklärung meldet

Online-Verkäufe in der EU fühlen sich wie ein einziger Markt an, steuerlich sind es jedoch siebenundzwanzig. Oberhalb einer moderaten Schwelle erwartet das Land jedes Kunden seine eigene VAT zu seinem eigenen Satz. VAT OSS, der One-Stop Shop der EU, erspart Ihnen die Registrierung in jedem dieser Länder. Dieser Leitfaden erläutert das System umfassend; den größeren Zusammenhang zu Verbraucherregeln, Zahlungen und Zoll finden Sie in unserem Überblick wie ein E-Commerce-Unternehmen in Estland funktioniert.

Was ist VAT OSS und wie funktioniert es?

VAT OSS ist das Sonderverfahren der EU zur Angabe von VAT auf grenzüberschreitende Verkäufe an Verbraucher (B2C), nicht an Unternehmen. In der Praxis funktioniert es in vier Schritten:

1. Sie berechnen jedem Kunden beim Checkout den VAT-Satz seines Landes.
2. Sie erfassen jeden Verkauf nach Verbrauchsland.
3. In jedem Quartal reichen Sie in e-MTA eine OSS-VAT-Erklärung ein, die Verkäufe und VAT je Land ausweist.
4. Sie leisten eine Zahlung an EMTA, das jedem Land seinen Anteil weiterleitet.

Es ist ein Meldeverfahren, keine Steuervergünstigung: Sie schulden dieselbe VAT wie bei lokalen Registrierungen, haben es jedoch mit einer Steuerbehörde statt mit einem Dutzend zu tun.

Gilt VAT OSS nur für E-Commerce?

Nein. Webshops bilden die größte Nutzergruppe, doch das Union-OSS-Verfahren — die von estnischen Unternehmen genutzte Version — umfasst zwei Arten von Lieferungen an Privatverbraucher in anderen EU-Ländern:

• Innergemeinschaftliche Fernverkäufe von Waren: Waren, die aus einem EU-Land an einen Verbraucher in einem anderen versandt werden, unabhängig davon, ob sie über Ihre eigene Website oder einen Marktplatz verkauft werden.
• In einem anderen EU-Land besteuerte Verbraucherdienstleistungen (B2C): digitale Dienstleistungen wie Software-Abonnements, Apps, Streaming, E-Books, Online-Kurse und andere Downloads, aber auch Offline-Leistungen — Arbeiten an Immobilien im Ausland, Kultur-, Sport-, Bildungs- oder Unterhaltungsveranstaltungen in einem anderen Mitgliedstaat sowie Fahrzeugvermietung.

Damit kann ein SaaS-Start-up, ein Online-Nachhilfeanbieter oder ein Schulungsunternehmen, das kostenpflichtige Workshops in Riga veranstaltet, OSS nutzen, ohne ein einziges Paket zu versenden.

Wenn Ihre Waren von einem Lieferanten außerhalb der EU direkt zu Ihren Kunden gelangen, benötigen Sie IOSS statt OSS — siehe unseren Leitfaden zu IOSS für estnische Unternehmen.

Muss ich mich für OSS registrieren? Die €10.000-Schwelle für Fernverkäufe

Nach der EU-Schwelle für Fernverkäufe darf ein ausschließlich in Estland ansässiges Unternehmen auf Fernverkäufe von Waren und digitalen Dienstleistungen an EU-Verbraucher estnische VAT berechnen. Voraussetzung ist, dass die Summe dieser Verkäufe in andere Mitgliedstaaten sowohl im laufenden als auch im vorangegangenen Kalenderjahr innerhalb von €10.000 bleibt. Sobald die Summe darüber liegt, gilt die VAT des Kundenlandes, beginnend mit dem Verkauf, der die Grenze überschreitet. Danach haben Sie zwei Möglichkeiten: die OSS-Registrierung in Estland oder eine separate Umsatzsteuerregistrierung in jedem Land, in dem Sie verkaufen.

Die Schwelle ist ein Betrag für die gesamte EU, kein Limit je Land, und steht einem Unternehmen mit Niederlassungen in mehr als einem EU-Land nicht zur Verfügung. Sie umfasst zudem nur Waren und digitale Dienstleistungen: Andere im Ausland besteuerte B2C-Dienstleistungen, etwa eine Veranstaltung in einem anderen Mitgliedstaat, unterliegen ab dem ersten Euro der VAT dieses Landes. Unterhalb der Schwelle können Sie sich weiterhin für die VAT des Bestimmungslandes entscheiden, doch diese Wahl bindet Sie für mindestens zwei Kalenderjahre.

Beispiel. Eine estnische OÜ, die Lederwaren online verkauft, erzielt bis Oktober €10.400 Umsatz mit Verbrauchern in Finnland und Deutschland. Ab der Bestellung, die €10.000 überschritten hat, berechnet sie finnischen Käufern finnische VAT und deutschen Käufern deutsche VAT. Mit OSS erklärt sie beides in einer Erklärung gegenüber EMTA; ohne OSS bräuchte sie finnische und deutsche estnische Umsatzsteuernummern (KMKR).

OSS für Online-Kurse, Webinare und Live-Streams

Online-Bildung erfordert eine genauere Betrachtung, weil zwei ähnliche Produkte unterschiedlich besteuert werden. Ein aufgezeichneter Kurs, auf den Kunden ohne Live-Beteiligung zugreifen, gilt als digitale Dienstleistung; daher gilt für ihn die €10.000-Schwelle. Live-Webinare, Online-Kurse und andere an Verbraucher gestreamte Veranstaltungen werden ab dem ersten Euro im Land des Zuschauers besteuert — die Schwelle erfasst sie nicht. In beiden Fällen ist VAT OSS das Verfahren, mit dem ein estnisches Unternehmen die Verkäufe meldet.

Was der One-Stop Shop nicht abdeckt

• B2B-Verkäufe. Ein Kunde mit einer gültigen EU-VAT-Nummer wird nach dem Reverse-Charge-Verfahren abgerechnet, und der Verkauf erscheint in Ihrer regulären estnischen VAT-Erklärung. Es empfiehlt sich, die Nummer des Käufers in VIES zu prüfen, bevor Sie die Rechnung ausstellen.
• Verkäufe aus Lagerbestand im Kundenland. Ein deutsches Fulfilment-Center, das an einen deutschen Verbraucher versendet, tätigt einen inländischen deutschen Verkauf, der eine deutsche estnische Umsatzsteuernummer (KMKR) benötigt. Dies ist ein häufiges Thema für Amazon-Verkäufer mit einem estnischen Unternehmen. Dropshipping folgt derselben Logik: Versendet Ihr italienischer Lieferant an einen Verbraucher in Deutschland, läuft der Verkauf über OSS; versendet er an einen Verbraucher in Italien, ist es ein italienischer Inlandsverkauf.
• Verkäufe an estnische Verbraucher aus Estland. Diese bleiben in Ihrer regulären estnischen VAT-Erklärung (Formular KMD).
• Bestimmte Waren. Neue Fahrzeuge, Waren, die Sie beim Kunden installieren oder montieren, sowie gebrauchte Waren, Kunstgegenstände oder Antiquitäten, die im Rahmen der Margenregelung verkauft werden, folgen jeweils eigenen VAT-Regeln und sind keine Fernverkäufe.
• Ausfuhren außerhalb der EU und geringwertige Einfuhren. Waren, die an Verbraucher außerhalb der EU ausgeführt werden — etwa in das Vereinigte Königreich (außer Nordirland), nach Norwegen oder in die Schweiz — werden in Estland mit null besteuert. Pakete bis zu €150, die von außerhalb in die EU versandt werden, laufen über den Import One-Stop Shop.

OSS-Registrierung in Estland

Um VAT OSS zu nutzen, benötigt ein estnisches Unternehmen vor allem eines: eine estnische Umsatzsteuernummer (KMKR), die zugleich seine OSS-Nummer wird. EMTA lässt nur VAT-registrierte Unternehmen zu; daher muss sich ein kleines Unternehmen unterhalb der estnischen Registrierungsschwelle freiwillig für VAT registrieren. Wenn Sie noch keine Nummer haben, beginnen Sie mit der Umsatzsteuerregistrierung in Estland. Unternehmen, die von e-residents aus dem Ausland geführt werden, sollten bereit sein, eine tatsächliche Geschäftstätigkeit nachzuweisen — unser Artikel darüber, warum Unternehmen von e-residents keine VAT-Nummer erhalten, erläutert, was EMTA prüft.

Danach beantragen Sie die Registrierung online in e-MTA unter Registers and inquiries → Registration → Registering as a user of special schemes for e-commerce and services (OSS/IOSS) und wählen das Union-Verfahren. EMTA erhebt dafür keine Gebühr. Das Verfahren gilt ab dem ersten Tag des nächsten Quartals oder ab Ihrem ersten qualifizierenden Verkauf, wenn Sie den Antrag bis zum 10. Tag des Folgemonats stellen.

OSS gilt nach dem Alles-oder-nichts-Prinzip: Sobald Sie teilnehmen, laufen alle qualifizierenden Lieferungen in jedes EU-Land darüber. Sie können nicht einige Länder lokal erklären und den Rest über OSS abwickeln.

EU-VAT-Sätze und Nachweis des Kundenstandorts

Im One-Stop Shop berechnen Sie den VAT-Satz des Kundenlandes einschließlich ermäßigter Sätze und wenden ihn beim Checkout an, nicht erst in der Erklärung. Versandkosten sind Teil des Preises und unterliegen daher derselben VAT des Bestimmungslandes. Die meisten E-Commerce- und Abrechnungsplattformen können Bestimmungssätze automatisch anwenden; prüfen Sie deren Einstellungen anhand der offiziellen Datenbank der EU zu VAT-Sätzen.

Bei Waren ist das Kundenland schlicht das Land, in dem die Sendung endet. Für digitale Dienstleistungen wie SaaS, Apps oder E-Books benötigen Sie Nachweise darüber, wo der Kunde lebt — in der Regel zwei einander nicht widersprechende Belege wie Rechnungsadresse, IP-Adresse oder das Land der Bank des Kunden.

Kleinere Verkäufer erhalten eine Vereinfachung. Wenn Ihr Unternehmen ausschließlich in Estland ansässig ist und seine grenzüberschreitenden digitalen Verkäufe sowohl im laufenden als auch im vorangegangenen Jahr innerhalb von €100.000 lagen, genügt ein Nachweis. Er muss jedoch von einem am Verkauf beteiligten Dritten stammen, etwa der Bank oder dem Zahlungsdienstleister. Bewahren Sie diesen Nachweis zusammen mit Ihren OSS-Unterlagen auf.

Die OSS-VAT-Erklärung: Fristen, Zahlung und Aufzeichnungen

Die OSS-VAT-Erklärung umfasst ein Kalenderquartal. Sowohl die Erklärung als auch die Zahlung sind bis zum letzten Tag des Folgemonats fällig.

Für jedes Land geben Sie steuerpflichtigen Wert, Satz und VAT in Euro an. Verkäufe in anderen Währungen werden zum Kurs der Europäischen Zentralbank am letzten Tag des Quartals umgerechnet. Diese Termine stehen neben Ihren anderen Einreichungen im Steuerkalender für estnische Unternehmen.

• Für ein Quartal ohne OSS-Verkäufe ist eine Nullmeldung erforderlich.
• Fehler werden innerhalb von drei Jahren in einer späteren Erklärung berichtigt, nicht durch Änderung der ursprünglichen.
• Vorsteuer wird in Ihrer regulären estnischen Erklärung geltend gemacht, nicht in der OSS-Erklärung.
• Nach estnischen Vorschriften ist für über OSS erklärte Fernverkäufe von Waren keine Rechnung erforderlich, für Dienstleistungen jedoch schon.
• OSS-Aufzeichnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.

Eine verspätete Einreichung hat Folgen über Estland hinaus. EMTA verschickt die erste Erinnerung, danach fordert jedes Verbrauchsland seinen eigenen Anteil nach seinen eigenen Regeln ein, einschließlich Zinsen und Strafen. Wiederholtes Versäumnis, einzureichen oder zu zahlen, führt zum Ausschluss aus dem Verfahren und zu einem zweijährigen Verbot.

Was sich ändert: ein erweiterter One-Stop Shop

Im Rahmen der EU-Reformen VAT in the Digital Age (ViDA) wird der One-Stop Shop mehr Lieferungen an Verbraucher sowie Transfers Ihres eigenen Lagerbestands in Lagerhäuser anderer Mitgliedstaaten abdecken. Für Verkäufer, die Waren in mehreren Ländern lagern, sollte dies letztlich viele ausländische Umsatzsteuerregistrierungen überflüssig machen.

VAT-OSS-Registrierung und vierteljährliche Erklärungen mit Eesti Firma

Eesti Firma hilft estnischen Unternehmen, die für OSS erforderliche VAT-Nummer zu erhalten, die OSS-Registrierung in e-MTA abzuschließen und im Rahmen unseres Buchhaltungsservice vierteljährliche OSS-VAT-Erklärungen einzureichen. Wenn Sie gerade einen Shop starten, regelt unser E-Commerce-Unternehmensaufbau das Unternehmen und seine VAT-Position von Beginn an. Teilen Sie uns mit, was Sie verkaufen und wo sich Ihre Kunden befinden, und wir beraten Sie dazu, ob OSS, IOSS oder eine lokale VAT-Nummer zu Ihrem Modell passt.

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