Σύντομη απάντηση
Μια εσθονική εταιρεία μπορεί να πληρώσει πτήσεις, ξενοδοχείο, μεταφορές και άλλα έξοδα επαγγελματικού ταξιδιού χωρίς φόρο. Σε ταξίδι στο εξωτερικό μπορεί επίσης να καταβάλει ημερήσια αποζημίωση €75 την ημέρα για τις πρώτες 15 ημέρες και €40 την ημέρα στη συνέχεια, χωρίς φόρο εισοδήματος και κοινωνική εισφορά. Ισχύουν δύο προϋποθέσεις: η εταιρεία εκδίδει γραπτή απόφαση για το ταξίδι και κάθε έξοδο, εκτός από την ημερήσια αποζημίωση, τεκμηριώνεται με τιμολόγιο ή απόδειξη. Κάθε ποσό που καταβάλλεται χωρίς αυτά φορολογείται ως παροχή σε είδος, με επιβάρυνση περίπου 70% επιπλέον για την εταιρεία.
Τα ταξίδια είναι από τους λίγους τομείς όπου μια εσθονική εταιρεία μπορεί να καλύπτει τα προσωπικά έξοδα του ιδιοκτήτη της, συμπεριλαμβανομένων γευμάτων, χωρίς φόρο· γι’ αυτό οι ιδρυτές ρωτούν τόσο συχνά. Οι κανόνες είναι σύντομοι και περιλαμβάνονται στον Νόμο περί Φόρου Εισοδήματος και στον Κυβερνητικό Κανονισμό αριθ. 110 για επαγγελματικά ταξίδια. Ορίζουν τι είναι επαγγελματικό ταξίδι, ποια ημερήσια αποζημίωση καταβάλλεται αφορολόγητα και ποια έξοδα επιστρέφονται με παραστατικά.
Στην πρακτική μας, οι κανόνες σπάνια αποτελούν πρόβλημα. Πρόβλημα είναι ό,τι συμβαίνει στο ίδιο το ταξίδι: όλα χρεώνονται στην εταιρική κάρτα, οι αποδείξεις δεν φυλάσσονται και ένα δείπνο με πελάτη εμφανίζεται δίπλα σε οικογενειακό γεύμα στο ίδιο statement. Ο λογιστής καταλήγει τότε με σωρό πληρωμών κάρτας χωρίς απόφαση ταξιδιού. Αυτός ο οδηγός εξηγεί ποια έξοδα επαγγελματικού ταξιδιού μπορεί να πληρώσει αφορολόγητα μια εσθονική OÜ, τι μετατρέπεται σε φορολογητέα παροχή και πώς λειτουργούν οι κανόνες για μέλος διαχειριστικού οργάνου που ζει στο εξωτερικό. Κλείνει με τη διαδικασία που διατηρεί τα αρχεία σε τάξη, ώστε ένα ερώτημα από την Estonian Tax and Customs Board (EMTA) να μη μεταβάλλει τίποτα.
| Όρος | Τι σημαίνει |
|---|---|
| Επαγγελματικό ταξίδι | Μετακίνηση στην οποία σας στέλνει η εταιρεία για να εκτελέσετε εργασία της εκτός του συνήθους τόπου εργασίας σας |
| Ημερήσια αποζημίωση | Σταθερό ποσό ανά ημέρα ταξιδιού στο εξωτερικό, που καταβάλλεται χωρίς αποδείξεις για γεύματα και μικρά έξοδα· σε πολλές χώρες λέγεται per diem |
| Απόφαση ταξιδιού | Η γραπτή εντολή της εταιρείας για το ταξίδι: ποιος ταξιδεύει, πού, πότε, γιατί και τι θα επιστραφεί |
| Παροχή σε είδος | Προσωπική παροχή που η εταιρεία δίνει σε εργαζόμενο ή μέλος διαχειριστικού οργάνου, όπως ιδιωτικό γεύμα πληρωμένο από την εταιρεία· η εταιρεία καταβάλλει φόρο εισοδήματος και κοινωνική εισφορά |
| TSD | Η φορολογική δήλωση που υποβάλλει κάθε μήνα η εσθονική εταιρεία στην EMTA έως τη 10η· σε αυτή δηλώνονται οι φορολογητέες πληρωμές ταξιδιού |
Τι θεωρείται επαγγελματικό ταξίδι στην Εσθονία
Το επαγγελματικό ταξίδι αρχίζει από τον συνήθη τόπο εργασίας σας, άρα αυτό πρέπει πρώτα να προσδιοριστεί. Για εργαζόμενο, ο τόπος εργασίας είναι εκείνος της σύμβασης εργασίας, συμφωνημένος τουλάχιστον σε επίπεδο πόλης ή δήμου. Εταιρεία στο Τάλιν που στέλνει εργαζόμενο στο Τάρτου ή στο Βερολίνο τον στέλνει σε επαγγελματικό ταξίδι. Εργαζόμενος του οποίου η σύμβαση ορίζει ως τόπο εργασίας την «Εσθονία» δεν μπορεί να είναι σε επαγγελματικό ταξίδι εντός της χώρας, μόνο στο εξωτερικό. Οι μετακινήσεις μεταξύ κατοικίας και κανονικού τόπου εργασίας δεν είναι ποτέ επαγγελματικά ταξίδια.
Οι ίδιοι κανόνες και τα ίδια φορολογικά όρια ισχύουν για μέλη του διαχειριστικού οργάνου (juhatus). Μέλος διαχειριστικού οργάνου δεν χρειάζεται σύμβαση εργασίας, αμοιβή μέλους ή μισθό για να καλύπτει η εταιρεία τα ταξίδια του. Η καθοδήγηση της EMTA για επαγγελματικά ταξίδια ορίζει ότι τα αφορολόγητα όρια ισχύουν είτε το πρόσωπο λαμβάνει αμοιβή είτε όχι. Η μόνη διαφορά είναι ότι μέλος διαχειριστικού οργάνου δεν έχει νόμιμο δικαίωμα να απαιτήσει ημερήσια αποζημίωση, επομένως η καταβολή της εξαρτάται από συμφωνία. Για ιδρυτή που διαχειρίζεται τη δική του OÜ, αυτό σημαίνει ότι η εταιρεία μπορεί να πληρώνει τα ταξίδια του ακόμη κι αν δεν του έχει ποτέ καταβάλει αμοιβή μέλους διαχειριστικού οργάνου ή οτιδήποτε άλλο.
Η γραπτή απόφαση που καθορίζει τα πάντα
Πριν από το ταξίδι, η εταιρεία εκδίδει γραπτή απόφαση που αναφέρει ποιος ταξιδεύει, πού, για πόσο, για ποιον σκοπό, ποια έξοδα θα επιστραφούν και με ποιο ποσό ημερήσιας αποζημίωσης. Δεν υπάρχει επίσημο έντυπο· αρκεί μία σελίδα, με ημερομηνία και υπογραφή μέλους διαχειριστικού οργάνου για λογαριασμό της εταιρείας. Σε εταιρεία ενός προσώπου, το μέλος διαχειριστικού οργάνου υπογράφει απόφαση για το δικό του ταξίδι, κάτι που αρχικά φαίνεται παράξενο αλλά είναι απολύτως φυσιολογικό.
Η απόφαση είναι το πρώτο στοιχείο που αναζητά λογιστής ή φορολογικός ελεγκτής. Η θέση της EMTA είναι σαφής: χωρίς γραπτή απόφαση ή αν το ταξίδι τελικά δεν είναι επαγγελματικό, τα έξοδα που πληρώθηκαν με αποδείξεις φορολογούνται ως παροχή σε είδος και οι μεταφορές μετρητών στο πρόσωπο ως μισθός. Με τον ίδιο τρόπο αντιμετωπίζεται διακοπή που παρουσιάζεται ως επαγγελματικό ταξίδι. Απόφαση που συντάσσεται μετά το ταξίδι είναι καλύτερη από καμία, αλλά πρέπει να συμφωνεί με τα εισιτήρια, τις ημερομηνίες και πραγματικό εργασιακό σκοπό· ο λογιστής προτιμά σαφώς να την έχει πριν κινηθούν τα χρήματα.
Αφορολόγητη ημερήσια αποζημίωση για ταξίδια στο εξωτερικό
Η ημερήσια αποζημίωση καλύπτει γεύματα και μικρά έξοδα της απουσίας από το σπίτι. Καταβάλλεται ανά ημέρα χωρίς αποδείξεις και, σε ταξίδι στο εξωτερικό, η εταιρεία μπορεί να την πληρώνει αφορολόγητα εντός των ακόλουθων ορίων.
| Κανόνας | Τι ισχύει |
|---|---|
| Αφορολόγητο ποσό | €75 την ημέρα για τις πρώτες 15 ημέρες του ταξιδιού, €40 την ημέρα για κάθε επόμενη ημέρα |
| Μηνιαίο όριο του υψηλότερου ποσού | Έως 15 ημέρες τον μήνα με €75, υπολογιζόμενες σε όλα τα ταξίδια του ημερολογιακού μήνα· οι επόμενες ημέρες εκείνον τον μήνα είναι €40 |
| Ελάχιστο για εργαζομένους | €40 την ημέρα, ποσό που ο εργαζόμενος μπορεί να απαιτήσει εκ του νόμου· μέλος διαχειριστικού οργάνου δεν έχει τέτοιο δικαίωμα |
| Απόσταση | Ο προορισμός πρέπει να απέχει τουλάχιστον 50 km από τα όρια της πόλης όπου βρίσκεται ο τόπος εργασίας |
| Ημέρα αναχώρησης | Υπολογίζεται αν το μεταφορικό μέσο αναχωρεί το αργότερο στις 21:00 |
| Ημέρα επιστροφής | Υπολογίζεται αν το μεταφορικό μέσο φθάνει μετά τις 03:00 |
| Μονοήμερο ταξίδι | Υπολογίζεται ως μία ημέρα ανεξάρτητα από τις ώρες |
| Αποδείξεις | Δεν απαιτούνται· η αποζημίωση δεν χρειάζεται να δαπανηθεί |
Η εταιρεία μπορεί να πληρώσει περισσότερο από το όριο, αλλά το υπερβάλλον ποσό φορολογείται ως μισθός. Τα όρια ορίζονται με κανονισμό και μεταβάλλονται κατά διαστήματα· τα ποσά αυτού του οδηγού ισχύουν κατά την τελευταία ενημέρωσή του. Τα εσωτερικά ταξίδια διαφέρουν: δεν υπάρχει αφορολόγητη ημερήσια αποζημίωση για επαγγελματικό ταξίδι εντός Εσθονίας και, αν η εταιρεία καταβάλει τέτοια αποζημίωση, φορολογείται ως μισθός. Ούτε τα γεύματα σε εσωτερικό ταξίδι μπορούν να επιστραφούν αφορολόγητα, ακόμη και με αποδείξεις. Ξενοδοχεία, εισιτήρια και μεταφορές εντός Εσθονίας επιστρέφονται πλήρως με παραστατικά, όπως σε κάθε άλλο ταξίδι.
Η αποζημίωση και τα γεύματα που προορίζεται να καλύπτει δεν μπορούν να πληρωθούν δύο φορές. Αν η εταιρεία καταβάλλει ημερήσια αποζημίωση και καλύπτει επίσης τους λογαριασμούς εστιατορίου του ταξιδιώτη, οι λογαριασμοί εστιατορίου είναι παροχή σε είδος. Πρωινό που περιλαμβάνεται στην τιμή ξενοδοχείου αποτελεί μέρος του κόστους διαμονής και παραμένει αφορολόγητο, όπως και γεύμα που περιλαμβάνεται σε εισιτήριο. Αν παρέχονται δωρεάν γεύματα στον προορισμό, για παράδειγμα από διοργανωτή συνεδρίου, η εταιρεία μπορεί να μειώσει την αποζημίωση έως 70%.
Ποια έξοδα ταξιδιού επιστρέφονται αφορολόγητα
Κάθε άλλο έξοδο επαγγελματικού ταξιδιού επιστρέφεται με παραστατικό που δείχνει τι αγοράστηκε, από ποιον και για ποιο ποσό. Ο νόμος δεν θέτει ανώτατο όριο για αυτά τα κόστη· απαιτεί να ήταν αναγκαία για το ταξίδι.
| Έξοδο | Αφορολόγητο; | Προϋπόθεση ή όριο | Παραστατικό |
|---|---|---|---|
| Πτήσεις, τρένα, πλοία, λεωφορεία | Ναι | Οι ημερομηνίες συμφωνούν με την απόφαση ταξιδιού· μία μετ’ επιστροφής διαδρομή προς τον προορισμό | Εισιτήριο ή τιμολόγιο |
| Ξενοδοχείο ή άλλη διαμονή | Ναι, χωρίς όριο | Για τις ημέρες του ταξιδιού· το πρωινό στην τιμή δωματίου θεωρείται διαμονή | Τιμολόγιο |
| Ταξί, δημόσιες μεταφορές, στάθμευση αεροδρομίου, διόδια | Ναι | Αναγκαία για το ταξίδι, συμπεριλαμβανομένων διαδρομών εντός της πόλης προορισμού | Απόδειξη |
| Ενοικιαζόμενο αυτοκίνητο στο εξωτερικό | Ναι | Αναγκαίο για το ταξίδι· επιστρέφονται όλα τα έξοδα αυτοκινήτου | Σύμβαση ενοικίασης, αποδείξεις καυσίμων |
| Ταξιδιωτική ασφάλιση, τέλη βίζας, αποσκευές, ζημία συναλλαγματικής μετατροπής, roaming | Ναι | Αναφέρονται από την EMTA ως εύλογα έξοδα ταξιδιού | Απόδειξη ή τραπεζικό statement |
| Ημερήσια αποζημίωση | Ναι, εντός ορίου | Τα ποσά του παραπάνω πίνακα· καμία στην Εσθονία | Μόνο απόφαση ταξιδιού |
| Δικά σας γεύματα επιπλέον της ημερήσιας αποζημίωσης | Όχι | Παροχή σε είδος, εκτός αν η αποζημίωση μειωθεί κατά το ίδιο ποσό | Απαιτείται και πάλι απόδειξη |
| Δείπνο με πελάτη ή συνεργάτη | Εντός του ορίου ψυχαγωγικών εξόδων | Έξοδο ψυχαγωγίας όπου κι αν πραγματοποιείται: €50 τον μήνα συν 2% της μηνιαίας μισθοδοσίας που υπόκειται σε κοινωνική εισφορά είναι αφορολόγητα, το υπόλοιπο φορολογείται με 22/78· εταιρεία χωρίς μισθοδοσία έχει μόνο τα €50 | Απόδειξη με τα ονόματα των καλεσμένων |
| Μέλος οικογένειας που ταξιδεύει μαζί σας | Όχι | Τα εισιτήρια, η αναβάθμιση δωματίου και τα γεύματά του είναι παροχή σε είδος | Κανένα παραστατικό δεν το καθιστά αφορολόγητο |
| Επιπλέον ημέρες διακοπών στο ταξίδι | Μερικώς | Καμία αποζημίωση ή ξενοδοχείο για τις ημέρες διακοπών· το εισιτήριο παραμένει αφορολόγητο, εκτός αν οι ημερομηνίες διακοπών το έκαναν ακριβότερο | Απόφαση που δείχνει τις εργάσιμες ημερομηνίες |
Χρήση του δικού σας αυτοκινήτου
Αν οδηγείτε το δικό σας αυτοκίνητο σε επαγγελματικό ταξίδι, η εταιρεία μπορεί να επιλέξει μία από δύο μεθόδους. Μπορεί να επιστρέψει τα πραγματικά έξοδα διαδρομής με παραστατικά, δηλαδή καύσιμα, στάθμευση, διόδια και εισιτήρια πλοίου, χωρίς ανώτατο όριο αλλά εξαιρουμένων επισκευών και συντήρησης. Εναλλακτικά, μπορεί να καταβάλει γενική αποζημίωση για χρήση προσωπικού αυτοκινήτου: έως €0,50 ανά χιλιόμετρο και έως €550 τον μήνα. Η μέθοδος αυτή απαιτεί ημερολόγιο διαδρομών με ημερομηνία, διαδρομή και χιλιόμετρα κάθε μετακίνησης. Τα ίδια χιλιόμετρα δεν μπορούν να ζητηθούν και με τις δύο μεθόδους, και κάθε ποσό πάνω από το μηνιαίο όριο της δεύτερης αποτελεί παροχή σε είδος. Τα μέλη διαχειριστικού οργάνου μπορούν να χρησιμοποιούν οποιαδήποτε μέθοδο όπως οι εργαζόμενοι.
Μέλη διαχειριστικού οργάνου και ιδιοκτήτες που ζουν στο εξωτερικό
Οι περισσότερες εσθονικές εταιρείες ξένης ιδιοκτησίας διοικούνται από τη χώρα κατοικίας του ιδιοκτήτη και ο ιδιοκτήτης έρχεται στην Εσθονία λίγες φορές τον χρόνο για να συναντήσει λογιστή, τράπεζα ή συνεργάτη. Το αν αυτή η επίσκεψη είναι επαγγελματικό ταξίδι εξαρτάται από τον τόπο εργασίας του ιδιοκτήτη και ο Νόμος περί Φόρου Εισοδήματος απαντά με τρόπο που οι ιδρυτές δεν αναμένουν.
Για μέλος διαχειριστικού οργάνου, η EMTA θεωρεί τόπο εργασίας το μέρος όπου το πρόσωπο συνήθως εκτελεί τα καθήκοντά του. Ιδρυτής που διαχειρίζεται την εταιρεία από τη Λισαβόνα έχει τόπο εργασίας τη Λισαβόνα και ταξίδι στο Τάλιν είναι για αυτόν επαγγελματικό ταξίδι στο εξωτερικό. Ο Νόμος περί Φόρου Εισοδήματος εφαρμόζει τότε τα αφορολόγητα όρια της χώρας όπου εκτελείται η εργασία, όχι το εσθονικό ποσό. Η EMTA έχει επιβεβαιώσει στις δημοσιευμένες απαντήσεις της για επαγγελματικά ταξίδια ότι η εταιρεία δεν μπορεί να επιλέξει αντί αυτών τα εσθονικά όρια. Οι πτήσεις, το ξενοδοχείο και τα ταξί επιστρέφονται πλήρως με παραστατικά ως συνήθως· μόνο η ημερήσια αποζημίωση ακολουθεί τα ποσά της χώρας κατοικίας. Ο τρόπος φορολόγησης της αποζημίωσης από τη χώρα κατοικίας είναι ξεχωριστό ζήτημα και αξίζει να το εξετάσετε με τοπικό σύμβουλο πριν από την πρώτη πληρωμή.
Ορισμένοι οδηγοί γραμμένοι για e-residents υποστηρίζουν το αντίθετο: ότι η Εσθονία είναι η έδρα της εταιρείας και επίσκεψη στο Τάλιν δεν μπορεί ποτέ να είναι επαγγελματικό ταξίδι. Η ερμηνεία αυτή αγνοεί πού εκτελείται η εργασία. Είναι ασφαλέστερο να αποφασίσετε τον τόπο εργασίας μία φορά, να τον αναγράφετε στις αποφάσεις ταξιδιού και να τον εφαρμόζετε με τον ίδιο τρόπο σε κάθε ταξίδι. Ο τόπος όπου πραγματικά εργάζεται ο ιδιοκτήτης είναι επίσης το ζήτημα πίσω από τη μόνιμη εγκατάσταση, που εξηγούμε στο άρθρο μας για τη διαχείριση εσθονικής εταιρείας ενώ ζείτε στο εξωτερικό.
Τι συμβαίνει όταν παραβιάζονται οι κανόνες
Έξοδο που δεν περνά τον έλεγχο δεν εξαφανίζεται από τα λογιστικά βιβλία· αλλάζει φορολογική κατηγορία. Ο πίνακας δείχνει τι πληρώνει η εταιρεία για €100 σε κάθε περίπτωση. Η παροχή σε είδος είναι η ακριβή περίπτωση, επειδή πρώτα επιβάλλεται φόρος εισοδήματος στην παροχή και στη συνέχεια κοινωνική εισφορά στην παροχή και στον φόρο εισοδήματος μαζί.
| Τι πήγε λάθος | Πώς το φορολογεί η EMTA | Φόρος σε €100 |
|---|---|---|
| Έξοδο ταξιδιού που επιστράφηκε σε μέλος διαχειριστικού οργάνου ή εργαζόμενο χωρίς απόφαση ταξιδιού ή γεύματα πληρωμένα επιπλέον της αποζημίωσης | Παροχή σε είδος: 22/78 φόρος εισοδήματος συν 33% κοινωνική εισφορά | Περίπου €70 |
| Διακοπές δηλωμένες ως επαγγελματικό ταξίδι | Κάθε επιστραφέν κόστος γίνεται παροχή σε είδος | Περίπου €70 |
| Ημερήσια αποζημίωση πάνω από το όριο ή καταβληθείσα για ταξίδι εντός Εσθονίας | Μισθός: παρακράτηση 22% φόρου εισοδήματος και επιπλέον 33% κοινωνική εισφορά, συν ασφάλιση ανεργίας για εργαζομένους | Περίπου €55 έως €57 |
| Πληρωμή κάρτας χωρίς απόδειξη και χωρίς καταγραφή του σκοπού της | Μη επιχειρηματικό έξοδο, δηλαδή η εταιρεία φορολογείται σαν να δαπάνησε τα χρήματα για κάτι άσχετο με τη δραστηριότητά της: 22/78 φόρος εισοδήματος | Περίπου €28 |
Όλα αυτά δηλώνονται στο TSD του μήνα κατά τον οποίο καταβλήθηκαν τα χρήματα, το καθένα στο δικό του παράρτημα, και ο φόρος καταβάλλεται έως την ίδια 10η του επόμενου μήνα. Οι παροχές σε είδος και τα μη επιχειρηματικά έξοδα συγκαταλέγονται στις πληρωμές που ο Νόμος περί Φόρου Εισοδήματος θεωρεί φορολογητέες διανομές, όπως εξηγεί ο οδηγός μας για τον φόρο εισοδήματος νομικών προσώπων στην Εσθονία. Επομένως, εταιρεία που δεν έχει ποτέ καταβάλει μέρισμα μπορεί και πάλι να οφείλει φόρο για ταξίδι με ανεπαρκή τεκμηρίωση.
Παράδειγμα τριήμερου ταξιδιού
Μέλος διαχειριστικού οργάνου εταιρείας του Τάλιν πετά στο Βερολίνο τη Δευτέρα και επιστρέφει το βράδυ της Τετάρτης για να συναντήσει πελάτη και να επισκεφθεί εμπορική έκθεση. Η απόφαση ταξιδιού υπογράφεται την προηγούμενη εβδομάδα και αναφέρει τις ημερομηνίες, τον σκοπό και ημερήσια αποζημίωση €75.
| Κόστος | Ποσό | Μεταχείριση | Φόρος |
|---|---|---|---|
| Πτήσεις μετ’ επιστροφής Τάλιν–Βερολίνο | €280 | Έξοδο ταξιδιού, εισιτήρια στο αρχείο | Κανένας |
| Ξενοδοχείο, δύο νύχτες με πρωινό | €300 | Διαμονή, τιμολόγιο στο αρχείο | Κανένας |
| Ταξί και S-Bahn | €45 | Έξοδο ταξιδιού, αποδείξεις στο αρχείο | Κανένας |
| Ημερήσια αποζημίωση, 3 × €75 | €225 | Εντός αφορολόγητου ορίου | Κανένας |
| Δείπνο με τον πελάτη | €120 | Έξοδο ψυχαγωγίας· €50 αφορολόγητα αυτόν τον μήνα αν δεν υπάρχει μισθοδοσία, €70 φορολογούνται με 22/78 | €19,74 |
| Δικά σας γεύματα με την εταιρική κάρτα | €60 | Παροχή σε είδος επιπλέον της αποζημίωσης | €42,31 |
Η τελευταία γραμμή είναι εκείνη που οι περισσότεροι ιδρυτές δεν θα ανέμεναν. Τα γεύματα κοστίζουν στην εταιρεία €60 συν €42,31 φόρο, ενώ τα ίδια €60 δεν θα κόστιζαν τίποτα αν το μέλος διαχειριστικού οργάνου είχε πληρώσει το γεύμα από την αποζημίωση €225. Η λύση είναι απλή: αν τα γεύματα χρεώνονται στην εταιρική κάρτα, μειώστε την αποζημίωση για τις συγκεκριμένες ημέρες κατά το ίδιο ποσό και το σύνολο παραμένει εντός αφορολόγητου ορίου. Το δείπνο με τον πελάτη δεν διορθώνεται με τον ίδιο τρόπο, αλλά μπορεί να προγραμματιστεί, επειδή μήνας με αμοιβή μέλους διαχειριστικού οργάνου ή μισθό έχει υψηλότερη αποζημίωση ψυχαγωγίας.
Γιατί η εταιρική κάρτα προκαλεί τα περισσότερα προβλήματα
Στην πρακτική μας, οι πελάτες που καταλήγουν με φορολογικό λογαριασμό για ταξίδια δεν είναι όσοι παρερμήνευσαν την ημερήσια αποζημίωση. Είναι όσοι πλήρωσαν όλο το ταξίδι, και συχνά το υπόλοιπο του μήνα, με την εταιρική κάρτα και δεν κράτησαν τίποτα. Στο τέλος του έτους ο λογιστής έχει τραπεζικό statement γεμάτο ξένα εστιατόρια, καταστήματα και ξενοδοχεία, χωρίς απόφαση ταξιδιού, χωρίς αποδείξεις και χωρίς τρόπο να διακρίνει δείπνο πελάτη από οικογενειακές διακοπές. Αυτές οι πληρωμές δεν μπορούν να καταχωριστούν ως επιχειρηματικά έξοδα. Γίνονται παροχή σε είδος, μη επιχειρηματικό έξοδο ή απαίτηση από τον ιδιοκτήτη, και η τελευταία επιλογή είναι η αρχή του προβλήματος που περιγράφουμε στον οδηγό μας για δάνεια εταίρου από εσθονική εταιρεία.
Μια διαδικασία που διατηρεί τα λογιστικά καθαρά
- Υπογράψτε την απόφαση ταξιδιού πριν φύγετε ή το αργότερο την ημέρα που κλείνετε τα εισιτήρια και δώστε αντίγραφο στον λογιστή.
- Ορίστε την ημερήσια αποζημίωση στην απόφαση και καταβάλετέ την με μία μεταφορά μετά το ταξίδι· μην αφήνετε την εταιρική κάρτα να την υποκαθιστά.
- Χρησιμοποιείτε την εταιρική κάρτα μόνο για ξενοδοχείο, εισιτήρια, μεταφορές και τα λοιπά κόστη του παραπάνω πίνακα και φωτογραφίζετε κάθε απόδειξη την ίδια ημέρα. Μια γραμμή statement κάρτας δεν είναι απόδειξη.
- Κρατήστε τις ιδιωτικές δαπάνες στη δική σας κάρτα, συμπεριλαμβανομένων γευμάτων όταν καταβάλλεται ημερήσια αποζημίωση και κάθε δαπάνης για άτομα που ταξιδεύουν μαζί σας.
- Στείλτε στον λογιστή μία έκθεση εξόδων ανά ταξίδι εντός μίας εβδομάδας από την επιστροφή: την απόφαση, τις αποδείξεις, τον υπολογισμό ημερήσιας αποζημίωσης και σημείωση για τυχόν συναντήσεις πελατών.
Ταξίδι που διαχειρίζεται έτσι χρειάζεται λίγα λεπτά για να καταχωριστεί από τον λογιστή και δεν αφήνει τίποτα στην EMTA να επαναχαρακτηρίσει.
Οργάνωση εξόδων ταξιδιού με την Eesti Firma
Τα έξοδα επαγγελματικού ταξιδιού αξίζει να αντιμετωπίζονται σωστά, επειδή είναι ένας από τους καθαρότερους τρόπους για να καλύπτει εσθονική εταιρεία τα πραγματικά έξοδα του ιδιοκτήτη της. Οι λογιστές μας προετοιμάζουν αποφάσεις ταξιδιού, υπολογίζουν την ημερήσια αποζημίωση και καταχωρίζουν τις εκθέσεις εξόδων, ενώ οτιδήποτε εκτός ορίων δηλώνεται σωστά στο TSD. Αν σχεδιάζετε μόνο τώρα την εταιρεία σας, οργανώνουμε τη διαδικασία εξόδων στο πλαίσιο της σύστασης εταιρείας στην Εσθονία.
Συχνές ερωτήσεις
€75 την ημέρα για τις πρώτες 15 ημέρες ταξιδιού στο εξωτερικό, με όριο 15 ημερών στο ποσό αυτό ανά ημερολογιακό μήνα, και €40 την ημέρα για κάθε επόμενη ημέρα. Δεν υπάρχει αφορολόγητη ημερήσια αποζημίωση για ταξίδια εντός Εσθονίας.
Ναι. Τα αφορολόγητα όρια ισχύουν για μέλη του διαχειριστικού οργάνου είτε λαμβάνουν αμοιβή είτε όχι. Η εταιρεία δεν υποχρεούται να καταβάλει αποζημίωση σε μέλος διαχειριστικού οργάνου, άρα το ποσό ορίζεται στην απόφαση ταξιδιού.
Όχι. Η ημερήσια αποζημίωση καταβάλλεται ανά ημέρα βάσει της απόφασης ταξιδιού και δεν χρειάζεται να δαπανηθεί. Αποδείξεις απαιτούνται για όλα τα υπόλοιπα: εισιτήρια, ξενοδοχεία, μεταφορές και λοιπά έξοδα ταξιδιού.
Σε ταξίδι στο εξωτερικό, τα γεύματα καλύπτονται από την ημερήσια αποζημίωση. Αν η εταιρεία πληρώνει και λογαριασμούς εστιατορίου σας, αυτοί είναι παροχή σε είδος εκτός αν η αποζημίωση μειωθεί κατά το ίδιο ποσό. Σε ταξίδι εντός Εσθονίας, τα γεύματα δεν επιστρέφονται αφορολόγητα καθόλου.
Μπορεί να είναι, αν ο τόπος εργασίας σας είναι στο εξωτερικό και το ταξίδι έχει επιχειρηματικό σκοπό. Εισιτήρια, ξενοδοχείο και μεταφορές επιστρέφονται με παραστατικά με τον συνήθη τρόπο. Η ημερήσια αποζημίωση ακολουθεί τα αφορολόγητα όρια της χώρας όπου εργάζεστε, όχι το εσθονικό ποσό.
Η εταιρεία σας επιστρέφει τα ποσά με τις αποδείξεις, χωρίς φόρο, εφόσον υπάρχει απόφαση ταξιδιού και τα κόστη ήταν αναγκαία για το ταξίδι. Η προσωπική πληρωμή είναι αποδεκτή· η έλλειψη παραστατικών όχι.
Μόνο οι εργάσιμες ημέρες λαμβάνουν ημερήσια αποζημίωση και επιστροφή ξενοδοχείου. Το εισιτήριο επιστροφής παραμένει αφορολόγητο αν οι διακοπές δεν το έκαναν ακριβότερο· κάθε επιπλέον κόστος από τις ημερομηνίες διακοπών είναι παροχή σε είδος. Ταξίδι χωρίς εργασιακό σκοπό είναι διακοπές και κάθε ποσό που επιστρέφεται για αυτό φορολογείται.
