Respuesta rápida
Un certificado de vigencia confirma quién dirige y posee actualmente una sociedad. Procede de países de common law y ninguna autoridad estonia lo expide. Como proveedor autorizado de servicios fiduciarios y societarios, Eesti Firma puede emitir en su propio nombre un certificado de vigencia para su sociedad estonia. Antes de emitirlo, verificamos la sociedad en el Registro Mercantil estonio (Äriregister) y otras fuentes oficiales.
Qué es un certificado de vigencia
Un certificado de vigencia, también llamado certificado de cargos, indica quién ocupa un cargo en una sociedad en una fecha determinada: los directores, los socios y, cuando corresponda, el secretario de la sociedad. En Reino Unido, Chipre, Hong Kong, las Islas Vírgenes Británicas y otras jurisdicciones de common law, lo firma el secretario de la sociedad o el agente registrado, y los bancos lo consideran prueba de quién puede actuar por la sociedad.
La legislación estonia no contempla tal documento. La misma información es pública en el e-Business Register, por lo que un banco estonio simplemente consulta la empresa. Los problemas comienzan cuando la lista de verificación de una contraparte extranjera solicita por nombre un «certificate of incumbency».
Cuándo lo necesita una sociedad estonia
Las solicitudes proceden casi siempre de fuera de Estonia: un banco extranjero o una institución de pago que abre una cuenta, un mercado en línea o un exchange de criptoactivos que incorpora a un comerciante, abogados que realizan una comprobación KYC o un notario en el extranjero que gestiona una operación inmobiliaria o de participaciones.
Una tarjeta registral del e-Business Register suele ser suficiente, especialmente con una apostilla. Sin embargo, algunos equipos de cumplimiento exigen un documento titulado «Certificate of Incumbency» y firmado por un profesional regulado, y no aceptan en su lugar una copia impresa del registro.
Por qué las autoridades estonias no lo expiden
El Registro Mercantil estonio (Äriregister) expide tarjetas registrales y extractos, no certificados, mientras que un notario certifica firmas y copias. Una OÜ estonia no tiene secretario de sociedad ni agente registrado, por lo que aquí no existe la persona que normalmente firma un certificado de vigencia.
Lo que sí existe es un proveedor autorizado de servicios fiduciarios y societarios (TCSP). En virtud de la Ley de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, dichos proveedores poseen una licencia de la Unidad de Inteligencia Financiera (FIU) y trabajan bajo su supervisión. Un certificado de vigencia emitido en su propio nombre por un TCSP autorizado es el equivalente estonio más cercano a lo que espera un banco extranjero y, hasta ahora, ninguno de los nuestros ha sido rechazado.
Qué contiene nuestro certificado de vigencia
Emitimos el certificado con membrete de Eesti Firma, indicando nuestro código registral y número de licencia FIU, y confirmamos lo siguiente respecto de su sociedad:
| Elemento | Qué confirma |
|---|---|
| Nombre, código registral, fecha de registro, forma jurídica | Los datos exactos de la sociedad tal como constan en el Registro Mercantil estonio (Äriregister), y que es una sociedad estonia de responsabilidad limitada (OÜ) |
| Capital social | El importe y si ha sido desembolsado |
| Ejercicio financiero | Normalmente, del 1 de enero al 31 de diciembre |
| Situación | Que la sociedad está inscrita en el registro y se encuentra en buena situación jurídica |
| Deuda tributaria | Que la sociedad no tiene deuda tributaria en la fecha del certificado, según la EMTA |
| Órgano de administración y socios | Cada miembro del órgano de administración y cada socio, con sus datos de identificación |
Antes de firmar, verificamos la sociedad en el Registro Mercantil estonio (Äriregister), la consulta de deuda tributaria de la EMTA y otras fuentes oficiales. El certificado indica la fecha de verificación, y lo firman y sellan un abogado y un miembro del órgano de administración de Eesti Firma. Si el destinatario lo exige, un notario puede certificar la firma. La apostilla es una cuestión distinta: está destinada a documentos públicos, por lo que un certificado privado como este no puede apostillarse directamente. Si el destinatario insiste en ello, una tarjeta registral apostillada es la mejor alternativa.
Cómo solicitarlo
Envíenos el nombre de la sociedad e indíquenos quién recibirá el certificado y si necesita una firma notarial. El certificado cuesta 100 € y, con datos registrales actualizados, estará listo en un día laborable. Si el registro no está actualizado, por ejemplo, porque un miembro del órgano de administración ya se ha marchado, le indicaremos primero qué debe corregir.
Preguntas frecuentes
No. El registro expide tarjetas registrales y extractos, que a menudo satisfacen a un destinatario extranjero. Cuando el destinatario exige un documento denominado certificado de vigencia, lo emite un proveedor de servicios autorizado.
No tiene una validez fija: refleja el registro en la fecha de emisión. La mayoría de los destinatarios desea un documento emitido durante los últimos meses, así que compruebe su requisito antes de solicitarlo.
Solicitud de documentos societarios para su sociedad estonia
Si necesita un certificado de vigencia u otros documentos societarios para su sociedad estonia, podemos prepararlos. Y si la sociedad aún no existe, podemos empezar con la constitución de una sociedad en Estonia.
