Respuesta rápida
VIES (VAT Information Exchange System) es la herramienta en línea gratuita de la Comisión Europea para comprobar si un número de IVA de la UE es válido para el comercio transfronterizo. Seleccione el país, introduzca el ID de IVA sin el prefijo del país, añada su propio número de IVA y envíe la consulta. Si el resultado es «válido», guarde el número de consulta: es su prueba de que verificó al cliente antes de aplicar el 0% de IVA.
Una consulta de número de IVA en VIES no es una búsqueda en una base de datos central. La herramienta reenvía su consulta en tiempo real al registro nacional de IVA del Estado miembro seleccionado y muestra la respuesta; por ello, algunos países devuelven el nombre y la dirección de la empresa, mientras que otros solo confirman el estado del registro a efectos del IVA. La comprobación es gratuita, tarda menos de un minuto y no requiere cuenta ni inicio de sesión.
Cómo comprobar un número de IVA de la UE en VIES: paso a paso
- Abra la página de validación de números de IVA VIES en el sitio web de la Comisión Europea.
- Seleccione el Estado miembro. Tenga en cuenta que Grecia aparece como «EL», no «GR», e Irlanda del Norte utiliza el prefijo «XI» únicamente para bienes.
- Introduzca el número de IVA sin el código de país y sin espacios, puntos ni guiones. Para DE 123 456 789, escriba solo 123456789.
- Introduzca su propio número de IVA en los campos «Requester». Es opcional, pero sin él no recibirá un número de consulta.
- Envíe la consulta y lea el resultado. VIES devuelve «Valid» o «Invalid», la fecha y hora de la consulta y, cuando el país lo proporciona, el nombre y la dirección registrados del comerciante.
- Guarde la confirmación junto con la factura o en su sistema contable.
Cómo interpretar un resultado de validación de número de IVA VIES
| Resultado | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| Válido | El número de IVA está registrado para transacciones intracomunitarias en el momento de la consulta. | Compare el nombre y la dirección devueltos con el pedido de su cliente. Un número válido que pertenece a otra empresa es una señal de alerta, no una luz verde. |
| No válido | El número no existe, no se ha activado para transacciones intracomunitarias o el registro aún no se ha finalizado. | No aplique el 0% de IVA ni la inversión del sujeto pasivo. Pida al cliente que lo resuelva con su oficina tributaria y vuelva a verificarlo antes de facturar. |
| Servicio del Estado miembro no disponible | La base de datos nacional está temporalmente fuera de línea: es un error técnico, no un veredicto sobre el número. | Inténtelo de nuevo más tarde y conserve una nota del intento. |
VIES indica «Invalid», pero el ID de IVA es correcto: causas habituales
Un resultado «Invalid» no siempre significa que el número de registro de IVA sea falso. Las causas habituales son un error de escritura, un número cancelado, un registro nuevo que aún no ha llegado a VIES o un cliente de España o Italia que no ha completado el registro separado para el comercio intracomunitario. Los clientes alemanes a veces indican su número fiscal nacional en lugar del número de identificación de IVA DE.
El número de consulta VIES y la frecuencia de las reverificaciones
El número de consulta es una referencia única emitida por VIES cuando incluye su propio número de IVA en la solicitud. Registra que se realizó una validación, cuándo se realizó y cuál fue el resultado. Como VIES muestra solo el estado actual y no conserva historial, sus números de consulta guardados son la única prueba de que el número de IVA de un cliente era válido en la fecha de la factura.
Verifique a los clientes nuevos antes de la primera factura, vuelva a comprobar periódicamente a los existentes y hágalo siempre antes de un pedido inusualmente grande. Si utiliza software de contabilidad o facturación, VIES también ofrece una API gratuita, de modo que la validación del ID de IVA puede ejecutarse automáticamente al facturar.
Por qué importa verificar el número de IVA: el coste de un ID de IVA no válido
Cuando una empresa vende bienes o servicios a una empresa registrada a efectos del IVA en otro país de la UE, normalmente no aplica IVA nacional: los bienes tributan al 0% como entrega intracomunitaria y la mayoría de los servicios B2B transfronterizos están sujetos a la inversión del sujeto pasivo. Ambos tratamientos dependen de que el cliente tenga un ID de IVA de la UE válido y, para los bienes, esta es una condición sustantiva según las normas de IVA de la UE: sin un número válido de otro Estado miembro, la exención no se aplica.
El riesgo recae por completo en el vendedor. Si emite una factura con un 0% de IVA y posteriormente se demuestra que el número del cliente no es válido, la autoridad tributaria puede considerar la venta como una entrega nacional sujeta a impuestos y liquidar el IVA al tipo nacional del vendedor —24% en Estonia—, más intereses y, en casos graves, sanciones. Recuperar ese importe de un cliente meses después rara vez es realista, por lo que el impuesto sale de su margen. Un ID de IVA no válido también hace que la factura sea defectuosa, lo que puede impedir la deducción del IVA soportado por el cliente. Una comprobación de VIES de un minuto con un número de consulta guardado elimina casi toda esa exposición.
VIES frente a las herramientas nacionales de búsqueda de números de IVA
VIES cubre los 27 Estados miembros de la UE e Irlanda del Norte, y solo confirma si un número es válido para el comercio intracomunitario. La mayoría de las autoridades tributarias nacionales también disponen de su propia búsqueda de números de IVA para fines nacionales, que suele ser más rápida y a veces muestra más detalles que una consulta en VIES. En Estonia, por ejemplo, la Tax and Customs Board ofrece una búsqueda de números de IVA estonios que devuelve el nombre del contribuyente, el código de registro y la fecha de registro para cualquier número EE (EE seguido de nueve dígitos). Para una empresa estonia que necesite su propio número de IVA, consulte nuestra guía sobre el registro a efectos del IVA en Estonia.
Asistencia para el cumplimiento del IVA de empresas estonias
Como parte de nuestro servicio de contabilidad, Eesti Firma verifica las contrapartes en VIES, prepara las declaraciones de IVA y la lista recapitulativa de operaciones intracomunitarias (formulario VD) y mantiene en orden la documentación justificativa. Si desea que asumamos el cumplimiento del IVA de su empresa estonia, envíenos una solicitud y le responderemos con una propuesta.
Preguntas frecuentes
Sí. Tanto el formulario web como la API son proporcionados gratuitamente por la Comisión Europea.
No. VIES funciona solo con el propio número. Para encontrar el número de IVA de una empresa, pregunte al cliente o consulte sus facturas o su sitio web; después, valide el número en VIES.
Los números de Gran Bretaña (prefijo GB) no están en VIES; utilice en su lugar el servicio de HMRC «Check a UK VAT number». Solo los números de Irlanda del Norte con el prefijo XI están incluidos en VIES, y únicamente para bienes.
No. Algunos Estados miembros, como Alemania y España, no divulgan nombres ni direcciones mediante VIES. En esos casos, confirme los datos directamente con el cliente.
Antes de la primera factura, después a intervalos regulares (muchas empresas vuelven a comprobarlo trimestralmente) y siempre antes de un pedido grande o inusual. Guarde el número de consulta de cada comprobación.
