Compte PayPal Business pour une société estonienne : ouverture, frais et limites

De nombreux acheteurs en ligne recherchent un bouton PayPal au moment du paiement, surtout lorsqu’ils achètent auprès d’une boutique qu’ils ne connaissent pas. Si votre société vend via un site web ou à des clients particuliers à l’étranger, proposer PayPal peut réduire le nombre de paniers abandonnés.

Une société estonienne à responsabilité limitée (OÜ) peut utiliser PayPal comme toute autre entreprise de l’UE. Ce guide explique comment ouvrir un compte PayPal Business, son coût en Estonie et comment retirer les fonds. Il traite aussi des difficultés auxquelles sont le plus souvent confrontés les e-residents et autres fondateurs qui dirigent une société depuis l’étranger : retenues de paiement, limitations de compte et comptabilité.

Une société estonienne peut-elle ouvrir un compte PayPal Business ?

Oui. PayPal sert les clients estoniens par l’intermédiaire de PayPal Europe, qui détient une licence bancaire au Luxembourg. Son contrat d’utilisation pour l’Estonie exige qu’une entreprise soit enregistrée en Estonie ou dans un autre pays figurant sur sa liste. Une société inscrite au registre du commerce estonien (Äriregister) remplit donc cette condition, même si son propriétaire vit à l’étranger.

PayPal vérifie également la personne qui gère le compte et peut demander un justificatif de son adresse personnelle. Les fondateurs vivant dans un pays où PayPal ne propose pas ses services doivent s’attendre à des vérifications plus approfondies. La plupart des problèmes commencent lorsque les informations de la demande ne correspondent pas aux documents.

Le compte doit être un compte professionnel, et non personnel : les conditions de PayPal l’exigent pour vendre, et les ventes de la société doivent être reçues par la société plutôt que sur le PayPal personnel du fondateur.

Ce que PayPal Business apporte à votre OÜ

Un compte PayPal Business permet à la société d’accepter des paiements de plusieurs manières :

• un bouton PayPal à la caisse de votre site web ou boutique en ligne, avec des plugins pour des plateformes telles que Shopify et WooCommerce ;
• des paiements par carte d’acheteurs qui n’ont pas de compte PayPal ;
• des factures et liens de paiement que vous pouvez partager par e-mail, SMS ou réseaux sociaux ;
• des paiements par code QR pour les ventes en personne.

Les paiements arrivent sur un solde PayPal pouvant détenir plusieurs devises. Le programme de Protection des Marchands de PayPal couvre les ventes éligibles payées depuis le compte PayPal d’un acheteur contre les réclamations pour paiement non autorisé et non-livraison, mais pas les paiements par carte d’acheteurs qui n’en ont pas.

PayPal convient surtout aux ventes en ligne aux consommateurs : e-commerce, produits numériques et cours en ligne. Pour le B2B, il est moins important, car les clients professionnels paient généralement par virement bancaire, et une société qui prévoit un volume élevé de paiements par carte devrait aussi le comparer à Stripe.

Comment ouvrir un compte PayPal Business pour une société estonienne

Vous ne pouvez faire la demande qu’une fois l’OÜ inscrite au registre du commerce estonien (Äriregister) ; créez donc d’abord la société, soit en ligne avec e-Residency, soit chez un notaire.

1. Rendez-vous sur le site de PayPal pour l’Estonie et choisissez un compte professionnel.
2. Copiez à l’identique le nom de la société, le code d’enregistrement et l’adresse du siège figurant dans le registre du commerce estonien (Äriregister).
3. Ajoutez les informations de la personne qui gérera le compte et des bénéficiaires effectifs de la société, les personnes qui détiennent ou contrôlent en dernier ressort l’entreprise.
4. Décrivez ce que vend la société, où se trouvent ses clients et quel site web vous utiliserez.
5. Associez et confirmez le compte bancaire en euros de la société, puis effectuez toute étape de vérification affichée par PayPal.

Documents que PayPal peut demander

PayPal confirme souvent vos informations automatiquement et demande des documents lorsqu’il ne le peut pas. Les demandes typiques sont une pièce d’identité avec photo et un justificatif d’adresse personnelle de la personne gérant le compte, un document de la société et des informations sur ce que vous vendez, parfois avec des informations d’identification fiscale. Pour la société, le document standard est la fiche de registre, un extrait en anglais du registre du commerce estonien (Äriregister) indiquant les informations de la société, l’organe de direction (juhatus) et l’adresse. Si PayPal demande également une facture de services publics pour l’adresse de la société, notre guide sur une facture de services publics pour une société estonienne explique quoi fournir à la place.

Frais PayPal en Estonie

L’ouverture du compte est gratuite et la page des frais de PayPal n’indique aucun frais mensuel. La société paie principalement lorsqu’elle reçoit de l’argent. PayPal considère un paiement comme national lorsque l’acheteur et le vendeur se trouvent tous deux dans l’Espace économique européen (EEE). Votre OÜ paie donc les mêmes frais, que le client soit en Allemagne ou à Tallinn.

Voici les principaux montants de la page des frais pour l’Estonie de PayPal :

Par exemple, une vente de 100 € à un client en France coûte 3,75 € de frais. La même vente à un client aux États-Unis coûte 5,74 € en raison des frais internationaux de 1,99 %.

Comment retirer de l’argent de PayPal vers le compte de la société

Un compte PayPal estonien fonctionne en euros, et les conditions de PayPal n’autorisent les retraits que dans cette devise, sauf accord contraire de sa part. Les dollars ou les livres peuvent rester sur le solde, mais ils doivent être convertis en euros, avec des frais de 3 %, avant de pouvoir être retirés. Si beaucoup de vos clients sont hors de la zone euro, intégrez ce coût à vos prix ou facturez en euros.

Un retrait en euros est gratuit et arrive généralement sous un jour ouvrable, bien que certaines banques prennent de trois à cinq jours. Associez un compte bancaire au nom de la société, jamais le vôtre. Le compte ne doit pas obligatoirement être estonien : selon Revolut, PayPal accepte les comptes Revolut Business de sociétés estoniennes, et un compte Wise Business avec un IBAN en euros peut également fonctionner. Si le formulaire de PayPal refuse l’IBAN, contactez son service client.

Retenues, limitations et fermetures de comptes PayPal

Le contrat d’utilisation de PayPal lui permet de retenir un paiement, de conserver une partie de vos fonds entrants en réserve ou de limiter l’ensemble du compte, ce qui peut bloquer les retraits. Les motifs typiques sont une hausse soudaine des ventes sur un nouveau compte, les contestations d’acheteurs, les biens soumis à restrictions et des informations manquantes sur la société ou ses propriétaires.

Dans l’exemple de réserve glissante de PayPal, une partie des ventes de chaque jour est retenue pendant 90 jours. Après une violation de ses règles, les fonds peuvent être conservés plus de 180 jours. PayPal peut aussi fermer un compte avec un préavis de deux mois, ou plus tôt après une telle violation.

Vous réduisez le risque en décrivant précisément l’activité lors de l’inscription, en répondant rapidement aux demandes de documents et en expédiant à temps avec une preuve de livraison. Avant de vendre quoi que ce soit de sensible, lisez l’Acceptable Use Policy : crypto, jeux d’argent, investissements, alcool et plusieurs autres catégories exigent l’accord préalable de PayPal.

Ne gardez pas l’argent de la société sur PayPal plus longtemps que nécessaire. Son solde est de la monnaie électronique, et non un dépôt bancaire ; il ne produit donc aucun intérêt et n’est assorti d’aucune garantie des dépôts. Payez impôts, salaires et fournisseurs depuis un compte professionnel principal, et transférez-y régulièrement les fonds PayPal. Si PayPal ou un autre prestataire ferme le compte de la société, notre guide sur que faire lorsqu’une banque ferme le compte de votre société explique les étapes suivantes.

Fonds PayPal et comptabilité de votre société

L’argent sur le compte PayPal de la société appartient à l’OÜ, et non à vous. Les fondateurs qui passent du travail indépendant à une société continuent parfois d’utiliser PayPal comme portefeuille personnel, mais les achats privés payés avec l’argent de la société rendent celle-ci redevable de l’impôt sur le revenu. Prélevez de l’argent pour vous uniquement via le compte bancaire de la société, sous forme de salaire, de rémunération de membre de l’organe de direction ou de dividende. Notre comparaison entre salaires et dividendes présente l’impôt applicable à chacun.

Comme PayPal prélève ses frais sur chaque paiement avant que l’argent n’atteigne votre solde, les seuls virements bancaires sous-estiment à la fois les ventes et les coûts. Envoyez aussi à votre comptable le rapport mensuel d’activité PayPal afin que chaque vente, frais, remboursement et conversion soit comptabilisé. Si la société vend à des consommateurs dans d’autres pays de l’UE, elle peut y devoir la TVA ; notre guide sur la TVA OSS pour l’e-commerce explique les règles.

Comment Eesti Firma vous aide

Nous enregistrons des sociétés estoniennes pour les e-residents et les fondateurs à l’étranger, fournissons l’adresse du siège et préparons les documents de la société demandés par les prestataires de paiement. Notre équipe comptable peut ensuite tenir la comptabilité de votre société, y compris ses transactions PayPal.

Si vous envisagez de vendre en ligne via une société estonienne et d’accepter PayPal, indiquez-nous brièvement ce que vous vendez et à qui. Nous vous proposerons une structure de société adaptée.

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Questions fréquentes