出張費用と日当：エストニア法人が非課税で支払えるもの

出張は、食事を含む所有者の個人的費用をエストニア法人が非課税で負担できる数少ない分野の一つであり、創業者から頻繁に質問を受けます。規則は短く、所得税法および出張に関する政府規則第110号に定められています。そこでは、出張の定義、非課税で支払える日当額、書類に基づき精算される出張費用が示されています。

実務上、規則そのものが問題になることは稀です。問題は出張中に起きます。すべてを会社カードで支払い、領収書を保管せず、同じ明細に顧客との夕食と家族との昼食が並びます。すると会計担当者は、出張決定のないカード決済の山を引き継ぐことになります。本ガイドでは、エストニアのOÜが非課税で支払える出張費用、課税対象のベネフィットとなるもの、海外居住の取締役会メンバーへの規則の適用を説明します。さらに、EMTAから照会があっても問題にならない記録管理の手順を紹介します。

エストニアで出張と認められるもの

出張は通常の勤務地から始まるため、まず勤務地を明確にする必要があります。従業員の場合、勤務地は雇用契約に記載された場所であり、少なくとも市または自治体の水準で合意されていなければなりません。タリンの会社が従業員をタルトゥまたはベルリンへ送る場合、その従業員は出張です。契約上の勤務地が「Estonia」とされる従業員は、国内ではどこへ行っても出張にならず、海外のみが出張です。自宅と通常の勤務地の間の移動は、決して出張ではありません。

取締役会（juhatus）のメンバーにも、同じ規則と税務上限が適用されます。取締役会メンバーは、会社が出張費を負担するために雇用契約、取締役報酬、給与のいずれも必要としません。EMTAの出張ガイダンスは、報酬の有無にかかわらず非課税上限が適用されるとしています。唯一の違いは、取締役会メンバーには日当を請求する法的権利がないため、会社が支払うかどうかは合意事項となる点です。自身のOÜを運営する創業者の場合、会社は取締役会メンバー報酬その他を一度も支払っていなくても、出張費を支払えます。

すべてを左右する書面決定

出張前に、会社は出張者、目的地、期間、目的、精算する費用および日当率を記載した書面決定を発行します。公式書式はありません。会社を代表して取締役会メンバーが日付を入れ署名した1ページで十分です。一人会社では、取締役会メンバーが自身の出張について決定に署名します。初めては奇妙に感じますが、完全に通常の手続です。

この決定は、会計担当者または税務調査官が最初に確認するものです。EMTAの立場は明確です。書面決定がない場合、またはそもそも業務出張でないことが判明した場合、領収書に基づき支払った費用はフリンジ・ベネフィットとして、本人への送金は給与として課税されます。出張を装った休暇も同様に扱われます。出張後に作成した決定でも、ないよりはよいですが、チケット、日付および実際の業務目的と一致しなければなりません。会計担当者としては、資金が動く前に受け取りたい書類です。

海外出張の日当の非課税枠

日当は食事および自宅を離れている際の小さな費用を対象とします。日当は領収書なしで日ごとに支払われ、海外出張では会社は以下の上限内で非課税で支払えます。

会社は上限を超えて支払うこともできますが、超過分は給与として課税されます。上限は規則で定められ、随時変更されます。本ガイドの数値は最終更新時点で有効なものです。国内出張は異なります。エストニア国内の業務出張には非課税の日当はなく、会社が支払えば給与として課税されます。国内出張中の食事も、領収書があっても非課税で精算できません。エストニア国内のホテル、チケットおよび交通費は、他の出張と同様に書類に基づき全額精算されます。

日当と、その日当が対象とする食事を二重に支払うことはできません。会社が日当を支払い、かつ出張者自身のレストラン代も負担する場合、そのレストラン代はフリンジ・ベネフィットです。ホテル料金に含まれる朝食は宿泊費の一部であり非課税のままです。チケットに含まれる食事も同様です。たとえば会議主催者が目的地で無料の食事を提供する場合、会社は日当を最大70%減額できます。

非課税で精算できる出張費用

その他すべての出張費用は、何を、誰から、いくらで購入したかを示す書類に基づいて精算されます。法律はこれらの費用に上限を設けていません。求められるのは、出張に必要であったことです。

自家用車の使用

出張で自家用車を運転する場合、会社は2つの方法から選べます。一つは、燃料、駐車場、通行料、フェリーチケットの実費を、書類に基づき精算する方法です。上限はありませんが、修理および保守は除きます。もう一つは、自家用車使用に対する一般補償です。1 km当たり最大€0.50、かつ月額最大€550です。この方法には、各移動の日付、経路および走行距離を記録した運転記録簿が必要です。同じ走行距離を両方の方法で請求することはできず、後者の月額上限を超える分はフリンジ・ベネフィットです。取締役会メンバーも従業員と同様に、いずれの方法も利用できます。

海外居住の取締役会メンバーと所有者

外国人所有のエストニア法人の多くは、所有者の居住国から運営され、所有者は会計担当者、銀行またはパートナーと会うため年に数回エストニアを訪れます。この訪問が出張かどうかは所有者の勤務地によって決まり、所得税法は創業者が予想しない形でこれに答えています。

取締役会メンバーについて、EMTAは通常職務を遂行する場所を勤務地とみなします。リスボンから会社を経営する創業者の勤務地はリスボンであり、その人にとってタリンへの移動は海外出張です。所得税法はその場合、エストニアの率ではなく、業務を行う国の非課税上限を適用します。EMTAは出張に関する公表済みの回答で、会社が代わりにエストニアの上限を選べないことを確認しています。航空券、ホテルおよびタクシーは通常どおり書類に基づき全額精算されます。居住国の率に従うのは日当のみです。その国での日当への課税は別問題なので、最初の支払前に現地の助言者へ相談する価値があります。

e-resident向けに書かれた一部のガイドは、エストニアが会社の本拠であり、タリン訪問は決して出張にならないと逆の説明をしています。その解釈は、実際に業務を行う場所を無視しています。勤務地を一度決め、出張決定に記載し、すべての出張に一貫して適用する方が安全です。所有者が実際に働く場所は、恒久的施設の判断にも関わります。これについては海外居住のままエストニア法人を運営する記事で説明しています。

規則違反時に起こること

要件を満たさない費用は、帳簿から消えるのではなく税務上の区分が変わります。表は各ケースで会社が€100に対して支払う税額を示します。フリンジ・ベネフィットは、まずベネフィットに所得税が課され、その後ベネフィットと所得税の合計に社会税が課されるため、高額になります。

これらはすべて、支払った月のTSDで、それぞれの付表に申告し、税金は翌月同じ10日までに支払います。フリンジ・ベネフィットおよび事業外費用は、所得税法が課税対象分配とみなす支払の一つであり、エストニアの法人所得税ガイドで説明しています。したがって、配当を一度も支払ったことのない会社でも、不十分な書類の出張について税額を負う可能性があります。

3日間の出張例

タリンの会社の取締役会メンバーが、顧客との面談と見本市訪問のため、月曜日にベルリンへ飛び、水曜日の夕方に戻ります。出張決定は前週に署名され、日付、目的および€75の日当が記載されています。

最後の行は、多くの創業者が予想しない部分です。昼食は会社に€60と税金€42.31を負担させますが、取締役会メンバーが€225の日当から昼食を支払っていれば、同じ€60に費用はかかりません。対処は簡単です。食事が会社カードで支払われた場合、その日の日当を同額減額すれば、合計は非課税上限内に収まります。顧客との夕食は同様には処理できませんが、取締役報酬または給与のある月は交際費枠が大きくなるため、計画できます。

会社カードが最も問題を起こす理由

実務上、出張に関する税額を負担する顧客は、日当を読み違えた人ではありません。出張全体、そしてしばしば残りの月の支払も会社カードで行い、何も保管しなかった人です。年末には、会計担当者は海外のレストラン、店舗、ホテルが並ぶ銀行明細を受け取りますが、出張決定も領収書もなく、顧客との夕食と家族旅行を区別する方法もありません。これらの支払を事業費用として帳簿に計上することはできません。フリンジ・ベネフィット、事業外費用、または所有者に対する債権となり、最後の選択肢はエストニア法人からの持分保有者貸付ガイドで説明する問題の始まりです。

帳簿を整える手順

1. 出発前、遅くともチケット予約日に出張決定へ署名し、会計担当者に写しを渡します。
2. 決定に日当を定め、出張後に1回の送金で支払います。会社カードを日当の代わりにしないでください。
3. 会社カードはホテル、チケット、交通費および上表のその他費用のみに使い、すべての領収書を同日に撮影します。カード明細の行は領収書ではありません。
4. 日当支給時の食事および同行者の費用を含め、私的支出は自身のカードで支払います。
5. 帰着後1週間以内に、出張ごとに決定、領収書、日当計算および顧客面談についての注記を含む費用報告書を1件、会計担当者へ送ります。

この方法で処理された出張なら、会計担当者の記帳は数分で済み、EMTAが再分類するものも残りません。

Eesti Firmaによる出張費用管理

出張費用は、エストニア法人が所有者の実際の費用を負担する最も明確な方法の一つであるため、適切に扱う価値があります。当社の会計担当者は、出張決定を作成し、日当を計算し、費用報告を記帳します。上限外となるものもTSDで正しく申告します。会社を計画中の場合は、エストニアでの会社設立の一環として費用管理手順を整備します。

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