エストニア法人の登記住所を変更する方法

会社が移転する理由は一般的です。新しいオフィス、エストニアを離れる創業者、閉業する住所提供事業者、または会社設立時に登録した自宅住所から専門的な住所への切替などです。理由を問わず、登記が変更されるまで公的郵便物は旧住所へ届き続けるため、取締役会は登記住所を更新しなければなりません。本ガイドでは、エストニアで会社住所を変更する方法を説明します。手続き自体は短く、異なるのは必要書類です。

3つの状況と3種類の書類

登記住所を変更する際にe-Business Registerが求める書類は、会社の移転先によって異なります。区分となるのは地方自治体、すなわち市（linn）または地方自治体（vald）です。

たとえばTallinn内でKesklinnからLasnamäeへ移る場合、数回のクリックと署名で済みます。TallinnからTartuへの移転では、Commercial Codeにより定款に会社の所在地を記載するため、定款が変更されます。Commercial Register Actに基づき、エストニアに認可済み連絡担当者がいれば、外国住所も利用できます。

e-Business Registerで会社住所を変更する方法

1. IDカード、e-Residencyカード、Mobile-IDまたはSmart-IDでログインし、「My dashboard」を開いて会社を選択し、「Change data」をクリックします。
2. 「Contacts」セクションで登記住所を置き換えます。エストニアの住所は国の住所システムから選択し、外国住所は手入力します。連絡担当者も変更する場合は、旧担当者を削除し、新担当者を任期終了日とともに追加します。メールアドレスも確認してください。登記所からの通知はそこに送付されます。
3. 地方自治体が変わる場合または住所を国外へ移す場合は、「Articles of association」セクションに新定款を、「Documents」に持分保有者決議をアップロードします。どちらにも電子署名が必要です。提出後は両方とも公開されます。
4. 申請書に署名します。登記上、取締役会メンバーが共同でのみ行為できると示されている場合を除き、取締役会メンバー1名の署名で足ります。
5. 手数料が発生する場合は、ポータル内の銀行リンクを通じて国家手数料を支払います。その後、申請は自動的に提出されます。
6. 登記官は1～5営業日以内に決定します。

e-Residencyカードなしでの申請

エストニアの電子署名を持たない取締役会メンバーは、オンラインで申請を提出できません。代替手段は、会社を代理して申請するエストニアの公証人です。公証人事務所で署名する、エストニアの代理人に委任状を交付する、または書面で署名します。この方法で追加されるのは数日であり、数週間ではありません。これは代替策ではなく通常の確立された選択肢です。e-Residencyを持たない多くの創業者がすべての変更をこの方法で提出しており、当社も顧客のために手配します。

ポータルが求めないもの

フォームでは新住所を使用できることの証明は求められず、実務上、登記官が後から求めることもほとんどありません。しかし、これは住所が形式的なものだという意味ではありません。登記所に虚偽の情報を故意に提出することは処罰対象であり、その責任を負うのは取締役会メンバーです。銀行は確実に求めるため、賃貸借契約、所有者の書面による同意、または法的住所提供事業者との契約を保管してください。

会社がその住所で連絡不能な場合、登記官は会社を抹消し、会社カードに連絡困難の注記を付し、問題が解消されなければ会社を解散させることができます。エストニア法人の住所証明に関する当社ガイドでは、銀行が受理する書類を説明しています。

住所提供事業者の変更

多くの住所変更は実際には移転ではなく、ある法的住所提供事業者から別の事業者への切替です。旧提供事業者から離れるために許可は不要です。契約条件に従って契約を終了すればよいため、申請前に通知期間を確認してください。新しい登記が登記所に表示されるまで旧サービスを維持してください。そうしないと、会社は数日間、有効な住所を失います。

新しい提供事業者が連絡担当者にもなる場合、同じ申請で連絡担当者の登記も変更されます。この変更には、新住所が同一市内であっても€25の国家手数料がかかります。手数料は変更ごとではなく申請ごとに課されるため、取締役会メンバーまたはメールアドレスも同時に変更しても、合計は€25です。

外国住所を持つ会社について、もう1点あります。旧提供事業者が連絡担当者であり、その職を辞任する場合、登記官は新たな担当者を選任する期限を定めます。その期限経過後3か月で会社を抹消できるため、旧登記が消える前に後任を確保してください。

登記後：新住所を知らせる必要がある相手

Tax and Customs Boardを含む国家当局は、エストニア商業登記所（Äriregister）から会社住所を取得するため、これらの当局に提出するものはありません。銀行、顧客、仕入先、郵便局にはご自身で連絡する必要があり、銀行は通常、新住所を示す書類を求めます。

Eesti Firmaによる住所変更

新住所が同一市内、別の地方自治体、または国外のいずれであっても、当社が決議書と変更定款を作成し、変更を提出します。取締役会の誰もe-Residencyカードを持たない場合は、公証人による方法を手配します。住所そのものが必要な場合、当社の法的住所サービスでは会社をTallinnのKadrioru Plazaに登記し、国外で登記された会社については認可済み連絡担当者を務めます。当社のTallinnのバーチャルオフィスでは郵便取扱いも追加され、受領した郵便物をスキャンして転送します。

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