Uw eerste werknemer in Estland aannemen: contract, arbeidsregister en eerste loonadministratie

Tot nu toe heeft uw onderneming waarschijnlijk slechts één persoon betaald: uzelf, als lid van het bestuur. De eerste werknemer verandert dat. Uzelf een bestuursvergoeding betalen vereist weinig meer dan een aandeelhoudersbesluit. Een salaris brengt het arbeidsrecht met zich mee: een schriftelijk contract, een minimumloon, betaald verlof en een arbeidsregister dat de persoon vóór het eerste werkuur moet kennen. Niets hiervan is moeilijk en alles gebeurt online; de volgorde is belangrijk. Deze gids behandelt stap voor stap het aannemen van uw eerste werknemer in Estland, voor een oprichter die hier nog nooit werkgever is geweest. Het gaat om een werknemer die in Estland werkt.

Wie geldt als werknemer

De onderstaande regels gelden voor iemand die voor uw onderneming werkt onder haar leiding, op vaste tijden en met haar middelen. Dat is een werknemer, ongeacht de naam van het contract. Een specialist die op eigen wijze en eigen risico een afgebakend resultaat oplevert, is een opdrachtnemer op grond van een overeenkomst van opdracht. Een opdrachtnemer heeft geen minimumloon of betaald verlof, hoewel de onderneming nog steeds loonheffingen over de vergoeding betaalt als de opdrachtnemer een natuurlijk persoon is. Iemand die de onderneming leidt, is een bestuurslid en wordt betaald op grond van een overeenkomst voor bestuursleden in plaats van een arbeidsovereenkomst.

Twee fouten komen telkens weer voor. De eerste is een feitelijke werknemer via facturen, of via diens eigen onderneming, betalen om sociale belasting te besparen; de Belasting- en Douanedienst herkwalificeert dergelijke regelingen, en onze gids over verborgen arbeidsrelaties licht de toetsen toe die de rechter toepast. De tweede is de eigen beloning van de oprichter onder een arbeidsovereenkomst plaatsen. Alleen werk dat duidelijk losstaat van het bestuur, bijvoorbeeld als ontwikkelaar van het product van de onderneming, kan naast de bestuursrol onder een arbeidsovereenkomst vallen.

Een werknemer in Estland aannemen: stap voor stap

Estland kent geen afzonderlijke werkgeversregistratie. Uw onderneming wordt werkgever zodra zij haar eerste inschrijving in het arbeidsregister doet en haar eerste loonbelastingaangifte indient. De onderstaande stappen staan in de volgorde waarin u ze nodig heeft.

1. Verzamel de gegevens van de werknemer. U heeft de volledige naam, de Estse persoonlijke identificatiecode (isikukood, het 11-cijferige nummer dat iedere inwoner heeft), het woonadres en de bankrekening nodig. Een buitenlander zonder persoonlijke code vraagt er een aan bij de Politie- en Grensbewakingsdienst of een lokaal overheidskantoor.
2. Onderteken de schriftelijke arbeidsovereenkomst. De Employment Contracts Act vereist een schriftelijke overeenkomst; de enige uitzondering is werk dat niet langer dan twee weken duurt. Deze kan digitaal of op papier worden ondertekend, in elke taal die beide partijen begrijpen, en de onderneming bewaart deze tien jaar na afloop. Wat deze moet bevatten, staat in de volgende sectie.
3. Registreer de werknemer vóór de start in het arbeidsregister. Dit is de stap die oprichters het vaakst verkeerd uitvoeren, en waaraan een boete is verbonden. De inschrijving wordt gedaan in e-MTA, het selfserviceportaal van de Belasting- en Douanedienst, en hieronder volgt een afzonderlijke sectie over het register.
4. Neem de aanvraag voor belastingvrij inkomen in ontvangst. De werkgever mag de maandelijkse basisaftrek van €700 vóór inhouding van inkomstenbelasting alleen toepassen als de werknemer een schriftelijke aanvraag heeft ingediend. Zonder deze aanvraag wordt inkomstenbelasting ingehouden over het volledige salaris.
5. Breng de veiligheidsdocumentatie op orde. Iedere werkgever met ten minste één werknemer moet een risicoanalyse van de werkomgeving in het selfservicesysteem van de Arbeidsinspectie invoeren en de werknemer vóór de start over veiligheid instrueren. Wanneer de beoordeling risicofactoren toont, waartoe regelmatig beeldschermwerk behoort, ondergaat de werknemer ook binnen vier maanden na de startdatum een medisch onderzoek. Voor kantoorwerk is dit een korte procedure.
6. Verwerk de eerste loonbetaling. Betaal het salaris ten minste eenmaal per maand op de in het contract genoemde dag, met inhouding van inkomstenbelasting, werkloosheidsverzekering en, als de werknemer aan het kapitaalgedekte pensioen deelneemt, diens pensioenbijdrage. Uiterlijk op de 10e van de volgende maand dient de onderneming de TSD in, de maandelijkse aangifte voor alle loonheffingen, en betaalt zij deze aan de Belasting- en Douanedienst.

Wat de arbeidsovereenkomst moet vermelden

De Employment Contracts Act (töölepingu seadus, TLS) vermeldt de gegevens die elke schriftelijke arbeidsovereenkomst moet bevatten. Deze noemt de partijen, de startdatum, de functie en functietitel, en de werkplek. Zij vermeldt het brutosalaris met betaaldag en betalingswijze, de werktijd, de duur van het jaarlijkse verlof en de proeftijd, en de opzegtermijnen voor beëindiging van het contract.

Enkele standaardregels zijn nuttig om te kennen voordat u deze velden invult. Voltijds werk bedraagt 40 uur per week en het jaarlijkse verlof is ten minste 28 kalenderdagen. De wet gaat uit van een proeftijd van vier maanden, tenzij u een kortere of helemaal geen proeftijd overeenkomt, en tijdens de proeftijd kan elke partij de overeenkomst beëindigen met een opzegtermijn van 15 kalenderdagen. Het salaris wordt bruto overeengekomen en mag voor voltijds werk niet lager zijn dan het nationale minimumloon, dat de overheid bij regeling vaststelt en dat €946 per maand bedraagt.

De werknemer registreren in het arbeidsregister (TÖR)

Het arbeidsregister (töötamise register, TÖR) is een databank van de Tax and Customs Board waarin elke werkgever registreert wie er voor hem werkt, op welke basis en vanaf welke datum. De registratie bepaalt voor de staat de rechten van de werknemer op ziektekostenverzekering, werkloosheidsverzekering en pensioen. Daarom verlangt de wet dat deze vóór aanvang van het werk plaatsvindt, en niet na de eerste betaaldag. Op grond van de Taxation Act moet arbeid uiterlijk worden geregistreerd op het moment dat de werknemer begint te werken. Een onderneming die dit nalaat of te laat doet, riskeert een boete tot € 3.200.

Voor een arbeidsovereenkomst vraagt het register zes zaken: de persoonlijke code van de werknemer, het soort dienstverband, de startdatum, de functietitel, het adres waar het werk wordt verricht en de arbeidsduurfactor (1,0 voor voltijds, 0,5 voor een halve functie enzovoort). Een bestuurslid logt in op e-MTA met een Estse ID-kaart, e-Residency-kaart, Mobile-ID of Smart-ID en voert de gegevens in of verleent een accountant het recht dit te doen; onze accountants doen de inschrijvingen voor klanten als onderdeel van de loonadministratie. Het portaal heeft een Engelstalige interface, de inschrijving duurt enkele minuten en kan vooraf met een toekomstige startdatum worden gedaan. Als niemand tijdig toegang tot het portaal kan krijgen, is vereenvoudigde registratie per telefoon of sms toegestaan, die binnen zeven dagen in e-MTA moet worden voltooid.

De inschrijving start ook de publieke zorgverzekering van de werknemer. Voor iemand die nog niet verzekerd is, begint de dekking zodra een wachttijd van 14 dagen vanaf de startdatum in het register is verstreken, en deze loopt twee maanden door na de bij beëindiging ingevoerde einddatum.

Wat uw eerste werknemer kost

Het salaris in het contract is noch wat de werknemer ontvangt, noch wat de onderneming betaalt. Boven op het brutosalaris betaalt de onderneming 33% sociale belasting en 0,8% werkloosheidsverzekering, zodat de werkgeverskosten gelijk zijn aan het brutosalaris vermenigvuldigd met 1,338. Van het bruto houdt zij 22% inkomstenbelasting in na de basisaftrek van €700, 1,6% werkloosheidsverzekering en de kapitaalgedekte pensioenbijdrage van de werknemer van 2%, 4% of 6%.

Eén regel is van belang bij deeltijdaanstellingen. Sociale belasting wordt geheven over ten minste een door de staat vastgesteld maandbedrag van €886, zodat de onderneming minimaal €292,38 per maand aan sociale belasting betaalt voor iedere werknemer, ook wanneer het salaris lager is. Gepensioneerden, studenten en enkele andere groepen zijn van deze ondergrens vrijgesteld. De volledige berekening en de maandelijkse TSD-cyclus vindt u in onze gids over loonheffingen in Estland.

Een buitenlandse werknemer in Estland aannemen

Het Estse arbeidsrecht geldt voor een buitenlandse werknemer die in Estland werkt precies zoals voor een Estse werknemer; het contract, het arbeidsregister en de belastingen zijn dus hetzelfde. Wat verschilt, is het recht om te werken, dat afhangt van de nationaliteit van de werknemer.

Kortdurende arbeid kan worden geregistreerd voor maximaal 365 dagen binnen een periode van 455 dagen; voor langere arbeid is een verblijfsvergunning nodig, waarvoor de werkgever doorgaans eerst toestemming van het Unemployment Insurance Fund verkrijgt. De Police and Border Guard Board publiceert de voorwaarden voor beide procedures. Een werknemer die vanuit een ander land voor uw onderneming werkt, is een ander geval. Het salaris wordt belast waar het werk wordt verricht, en onze gids over betaling van werknemers op afstand in het buitenland legt uit wat dit voor de onderneming betekent.

Uw eerste werknemer aannemen met Eesti Firma

Bij de eerste aanstelling stoppen veel oprichters met hun eigen boekhouding: loonadministratie voegt een maandelijkse deadline en een register toe dat vóór de eerste dag correct moet zijn. Onze accountants registreren de werknemer in het arbeidsregister, stellen de inhoudingen in, berekenen elke maand het nettosalaris en de werkgeverskosten en dienen de TSD in. Ons juridisch team stelt de arbeidsovereenkomst op, indien nodig in het Engels en Ests, en behandelt de registratie van kortdurend werk voor een aanstelling van buiten de EU.

Stuur een aanvraag

Veelgestelde vragen