Hoe een EU-btw-nummer op VIES te verifiëren

Een opzoeking van een btw-nummer op VIES is geen zoekopdracht in een centrale databank. De tool stuurt uw aanvraag in real time door naar het nationale btw-register van de door u geselecteerde lidstaat en toont het antwoord. Daarom geven sommige landen de naam en het adres van de onderneming terug, terwijl andere alleen de status van de btw-registratie bevestigen. De controle is gratis, duurt minder dan een minuut en vereist geen account of login.

Een EU-btw-nummer op VIES controleren: stap voor stap

1. Open de pagina VIES-validatie van btw-nummers op de website van de Europese Commissie.
2. Selecteer de lidstaat. Let erop dat Griekenland als “EL” verschijnt, niet als “GR”, en dat Noord-Ierland de prefix “XI” uitsluitend voor goederen gebruikt.
3. Voer het btw-nummer zonder landcode in en zonder spaties, punten of streepjes. Voor DE 123 456 789 typt u alleen 123456789.
4. Voer uw eigen btw-nummer in in de velden “Aanvrager”. Dit is optioneel, maar zonder dit nummer ontvangt u geen raadplegingsnummer.
5. Verzend en lees het resultaat. VIES geeft “Geldig” of “Ongeldig” terug, evenals de datum en tijd van de aanvraag en, wanneer het land dit verstrekt, de geregistreerde naam en het adres van de handelaar.
6. Bewaar de bevestiging samen met de factuur of in uw boekhoudsysteem.

Een resultaat van VIES-validatie van btw-nummers lezen

VIES meldt “Ongeldig”, maar het btw-ID is correct: veelvoorkomende oorzaken

Een resultaat “Ongeldig” betekent niet altijd dat het btw-registratienummer vals is. Veelvoorkomende oorzaken zijn een typefout, een geannuleerd nummer, een nieuwe registratie die VIES nog niet heeft bereikt, of een klant in Spanje of Italië die de afzonderlijke registratie voor intracommunautaire handel niet heeft voltooid. Duitse klanten vermelden soms hun binnenlandse belastingnummer in plaats van het DE-btw-identificatienummer.

Het VIES-raadplegingsnummer en hoe vaak opnieuw te verifiëren

Het raadplegingsnummer is een unieke referentie die VIES verstrekt wanneer u uw eigen btw-nummer in de aanvraag opneemt. Het registreert dat een validatie is uitgevoerd, wanneer deze is uitgevoerd en wat het resultaat was. Omdat VIES alleen de huidige status toont en geen geschiedenis bewaart, zijn uw opgeslagen raadplegingsnummers het enige bewijs dat het btw-nummer van een klant geldig was op de factuurdatum.

Verifieer nieuwe klanten vóór de eerste factuur, controleer bestaande klanten periodiek opnieuw en altijd vóór een ongebruikelijk grote bestelling. Als u boekhoud- of factureringssoftware gebruikt, biedt VIES ook een gratis API, zodat validatie van btw-ID’s automatisch kan plaatsvinden bij het factureren.

Waarom verificatie van btw-nummers belangrijk is: de kosten van een ongeldig btw-ID

Wanneer een onderneming goederen of diensten verkoopt aan een voor btw geregistreerde onderneming in een ander EU-land, berekent zij doorgaans geen binnenlandse btw: goederen zijn belast tegen het nultarief als intracommunautaire levering en de meeste grensoverschrijdende B2B-diensten vallen onder de verleggingsregeling. Beide behandelingen berusten erop dat de klant een geldig EU-btw-ID heeft, en voor goederen is dit een materiële voorwaarde volgens de EU-btw-regels: zonder geldig nummer uit een andere lidstaat is de vrijstelling niet van toepassing.

Het risico ligt volledig bij de verkoper. Als u een factuur met 0% btw uitreikt en het nummer van de klant later ongeldig blijkt, kan de belastingdienst de verkoop behandelen als een binnenlandse belastbare levering en btw heffen tegen het nationale tarief van de verkoper — 24% in Estland — plus rente en, in ernstige gevallen, boetes. Dit bedrag maanden later op de klant verhalen is zelden realistisch, dus de belasting komt uit uw marge. Een ongeldig btw-ID maakt de factuur ook gebrekkig, wat de aftrek van voorbelasting door de klant kan blokkeren. Een VIES-controle van één minuut met een opgeslagen raadplegingsnummer neemt vrijwel al dat risico weg.

VIES versus nationale zoektools voor btw-nummers

VIES omvat de 27 EU-lidstaten en Noord-Ierland en bevestigt alleen of een nummer geldig is voor intracommunautaire handel. De meeste nationale belastingdiensten hebben ook een eigen zoekfunctie voor btw-nummers voor binnenlandse doeleinden, die vaak sneller is en soms meer details toont dan een VIES-opzoeking. In Estland biedt de Tax and Customs Board bijvoorbeeld een zoekfunctie voor Estse btw-nummers die voor elk EE-nummer (EE gevolgd door negen cijfers) de naam, registercode en registratiedatum van de belastingplichtige teruggeeft. Voor een Estse onderneming die zelf een btw-nummer nodig heeft, raadpleegt u onze gids voor btw-registratie in Estland.

Ondersteuning bij btw-naleving voor Estse ondernemingen

Als onderdeel van onze boekhouddienst verifieert Eesti Firma tegenpartijen op VIES, stelt btw-aangiften en de EC Sales List (formulier VD) op en houdt het ondersteunende bewijs op orde. Als u wilt dat wij de btw-naleving voor uw Estse onderneming overnemen, stuurt u ons een aanvraag; wij komen dan terug met een voorstel.

Stuur een aanvraag

Veelgestelde vragen