Kort antwoord
Een incumbencyverklaring bevestigt wie een vennootschap momenteel bestuurt en bezit. Zij is afkomstig uit common-lawlanden en geen Estse instantie geeft er één af. Als erkende trust and company service provider kan Eesti Firma op eigen naam een incumbencyverklaring voor uw Estse vennootschap afgeven. Vooraf controleren wij de vennootschap in het Ests handelsregister (Äriregister) en andere officiële bronnen.
Wat een incumbencyverklaring is
Een incumbencyverklaring, of incumbencycertificaat, vermeldt wie op een bepaalde datum een functie in een vennootschap bekleedt: de bestuurders, de aandeelhouders en, indien relevant, de vennootschapssecretaris. In het Verenigd Koninkrijk, Cyprus, Hongkong, de Britse Maagdeneilanden en andere common-lawrechtsgebieden ondertekent de vennootschapssecretaris of registered agent dit document, en banken beschouwen het als bewijs van wie namens de vennootschap mag handelen.
De Estse wet kent een dergelijk document niet. Dezelfde informatie is openbaar in het e-Business Register, dus een Estse bank zoekt de vennootschap eenvoudig op. Problemen ontstaan wanneer de checklist van een buitenlandse tegenpartij specifiek om een “certificate of incumbency” vraagt.
Wanneer een Estse vennootschap er één nodig heeft
Verzoeken komen vrijwel altijd van buiten Estland: van een buitenlandse bank of betalingsinstelling die een rekening opent, een marktplaats of cryptobeurs die een handelaar onboardt, advocaten die een know-your-customer (KYC)-controle uitvoeren, of een notaris in het buitenland die een vastgoed- of aandelentransactie behandelt.
Een registerkaart uit het e-Business Register volstaat vaak, vooral met een apostille. Sommige complianceteams staan echter op een document met als opschrift “Certificate of Incumbency”, ondertekend door een gereguleerde professional, en accepteren daarvoor geen registeruittreksel.
Waarom Estse instanties dit niet afgeven
Het Ests handelsregister (Äriregister) geeft registerkaarten en uittreksels af, geen verklaringen, terwijl een notaris handtekeningen en kopieën waarmerkt. Een Estse OÜ heeft geen vennootschapssecretaris of registered agent, zodat de persoon die normaal een incumbencycertificaat ondertekent hier niet bestaat.
Wel bestaat er een erkende trust and company service provider (TCSP). Krachtens de Money Laundering and Terrorist Financing Prevention Act beschikken zulke dienstverleners over een vergunning van de Financial Intelligence Unit (FIU) en werken zij onder haar toezicht. Een op eigen naam door een erkende TCSP afgegeven incumbencyverklaring is het dichtstbijzijnde Estse equivalent van wat een buitenlandse bank verwacht, en tot dusver is geen van onze verklaringen afgewezen.
Wat onze incumbencyverklaring bevat
Wij geven de verklaring af op briefpapier van Eesti Firma, met vermelding van onze registratiecode en FIU-vergunningnummer, en bevestigen voor uw vennootschap het volgende:
| Onderdeel | Wat het bevestigt |
|---|---|
| Naam, registratiecode, registratiedatum, rechtsvorm | De exacte gegevens van de vennootschap zoals opgenomen in het Ests handelsregister (Äriregister), en dat zij een Estse besloten vennootschap (OÜ) is |
| Aandelenkapitaal | Het bedrag en of het is volgestort |
| Boekjaar | Gewoonlijk van 1 januari tot 31 december |
| Status | Dat de vennootschap in het register is ingeschreven en juridisch in goede staat verkeert |
| Belastingschuld | Dat de vennootschap op de datum van de verklaring geen belastingschuld heeft, volgens de Tax and Customs Board (EMTA) |
| Bestuur en aandeelhouders | Elk bestuurslid en elke aandeelhouder met hun identificatiegegevens |
Vóór ondertekening controleren wij de vennootschap in het Ests handelsregister (Äriregister), de EMTA-zoekopdracht naar belastingschulden en andere officiële bronnen. De verklaring vermeldt de controledatum en wordt ondertekend en gestempeld door een advocaat en bestuurslid van Eesti Firma. Indien de ontvanger dit vereist, kan een notaris de handtekening waarmerken. Een apostille is iets anders: die is bedoeld voor openbare documenten, zodat een particuliere verklaring zoals deze niet rechtstreeks van een apostille kan worden voorzien. Als de ontvanger daarop staat, is een geapostilleerde registerkaart de betere route.
Hoe u bestelt
Stuur ons de naam van de vennootschap en vertel ons wie de verklaring ontvangt en of een notarieel gewaarmerkte handtekening nodig is. De verklaring kost €100 en is, met actuele registergegevens, binnen één werkdag gereed. Als het register verouderd is, bijvoorbeeld omdat een bestuurslid al is vertrokken, vertellen wij u eerst wat u moet herstellen.
Veelgestelde vragen
Nee. Het register geeft registerkaarten en uittreksels af, en die voldoen vaak voor een buitenlandse ontvanger. Wanneer de ontvanger op een document met de naam incumbencyverklaring staat, geeft een erkende dienstverlener dit af.
Deze heeft geen vaste geldigheidsduur: zij geeft het register weer op de datum van afgifte. De meeste ontvangers willen een document dat in de afgelopen maanden is afgegeven; controleer daarom hun vereiste voordat u bestelt.
Vennootschapsdocumenten voor uw Estse vennootschap bestellen
Als u een incumbencyverklaring of andere vennootschapsdocumenten voor uw Estse vennootschap nodig heeft, kunnen wij die opstellen. En als de vennootschap nog niet bestaat, kunnen wij beginnen met oprichting van een vennootschap in Estland.
