Geen geldige e-Residency-kaart? Uw Estse jaarrekening kan nog steeds worden ingediend

Elk rapportageseizoen stellen e-residents ons dezelfde vraag: “Mijn e-Residency-kaart werkt niet meer, hoe dien ik dan de jaarrekening in?” Dat is een terechte zorg, aangezien vrijwel alles in de Estse e-services met een digitale handtekening werkt. Toch is een ontbrekende kaart een praktisch, geen juridisch probleem, en er is een beproefde oplossing.

Wanneer u niet met uw e-Residency-kaart kunt ondertekenen

• De kaart is verlopen. De certificaten werken niet meer en het duurt tijd voordat een vervangende e-Residency-kaart wordt uitgegeven en opgehaald, soms langer dan de tijd die u nog hebt vóór de deadline.
• De kaart is verloren, gestolen of geblokkeerd. Zodra de certificaten zijn opgeschort, kunt u er niet langer mee ondertekenen.
• U hebt er nooit een gehad. Uw bedrijf is bijvoorbeeld opgericht zonder e-Residency en u hebt helemaal geen Estse digitale ID.

Jaarrekening zonder e-Residency-kaart: wat verandert er

Normaal logt het bestuurslid met de kaart in bij het e-Business Register, geeft de accountant toegang tot de jaarrekening van de onderneming en ondertekent deze digitaal zodra zij klaar is. Zonder werkende kaart is geen van beide stappen mogelijk: u kunt niemand toegang geven en u kunt niet online ondertekenen.

Dat is geen doodlopende weg. Onze accountant stelt de jaarrekening eenvoudig buiten het portaal op, als een PDF volgens de Estse boekhoudnormen. Zodra u deze hebt ondertekend, regelen wij de indiening. Met andere woorden: “geen kaart” betekent niet “geen jaarrekening”; de jaarrekening bereikt het register alleen via een andere route.

Hoe de jaarrekening via een notaris wordt ingediend

Wanneer een jaarrekening niet elektronisch kan worden ondertekend en ingediend, verwijst het register ondernemingen zelf naar een Estse notaris, die de jaarrekening namens de onderneming indient. Afhankelijk van waar u bent en wat de notaris accepteert, zijn er drie manieren om te ondertekenen:

• Bij een notariskantoor. Het bestuurslid ondertekent de jaarrekening persoonlijk en de notaris stuurt deze naar het register.
• Via een volmacht. Het bestuurslid machtigt ons om de indiening bij het notariskantoor af te handelen, zodat reizen naar Estland niet nodig is.
• Op papier, per post. Het bestuurslid ondertekent de afgedrukte jaarrekening met de hand en stuurt deze per post naar ons. Wij geven deze vervolgens door aan een notaris die handondertekende jaarrekeningen accepteert. Dit is vaak de eenvoudigste optie.

U hoeft niet zelf uit te zoeken welke optie het beste bij u past: wij bevelen er een aan op basis van uw situatie.

Stap voor stap: van PDF naar ingediende jaarrekening

1. U laat ons weten dat uw kaart niet kan worden gebruikt en stuurt ons uw boekhoudstukken.
2. Onze accountant stelt de jaarrekening op als PDF.
3. U hoeft slechts één handeling te verrichten: ondertekenen bij een notariskantoor, ons een volmacht geven, of de jaarrekening op papier ondertekenen en per post naar ons sturen.
4. Wij regelen de indiening met de notaris en laten u weten zodra de jaarrekening in het register staat.

De deadline voor de jaarrekening is hetzelfde met of zonder werkende kaart, en documenten die per post worden verstuurd hebben tijd nodig om aan te komen. Hoe eerder u contact opneemt, hoe minder haast er is.

Kaart verlopen? Wij regelen de indiening via de notaris voor u

Wat er ook met uw kaart is gebeurd, uw jaarrekening wordt ingediend. Wij stellen de jaarrekening op, regelen de notaris en bevestigen het resultaat; u hoeft alleen te ondertekenen. Bekijk wat onze jaarrekeningservice omvat, of stuur ons een kort bericht waarin u uw situatie beschrijft.

Verzoek versturen

FAQ